文件及档案管理制度

文件及档案管理制度

为加强公司档案管理，更好地为公司的经济活动服务，特制定本规定。

一、管理体制：公司行政部设专职档案管理员，负责本公司档案的收集、管理、利用及装订（装盒）。各部门设兼职档案管理人员，负责本部门档案材料的收集、整理、使用及送存,形成档案管理网络，便于查阅与归集，保证档案的准确、完整、保密、安全。

二、档案的分类：

1、须归档管理的外来文件包括：

⑴适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；

⑵政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。

⑶政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与建设有关批文。

⑷勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证图纸会审记录；

⑸监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；

⑹工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告；

⑺经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料；

⑻作为工作依据的其它外来文件和资料；

2、须管理的对外发文和内部文件包括：

⑴向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件。

⑵对重要问题提出见解和处理办法。

⑶招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。

⑷设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；

⑸人事录用档案；用工合同；

⑹公司内部文件、会议记录纪要、工作计划、考评鉴定、管理制度等。

⑺工地现场检查记录、施工日志和大事记、公司阶段工作总结。

⑻销售过程中与客户、外协单位交往中形成的文字资料、图纸、图表、计算材料、声像资料等。

三、职责划分：公司各部门负责各自职责范围内有关文件资料的具体管理工作，各部门应建立本部门文件清单或文件目录，掌握文件分布和更改记录。

1、计划部负责与设计单位沟通，收集工程各阶段勘测设计文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设计总结等资料，按项目整理、移交。并负责提交本项目施工图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。编写卷内目录及光盘（或电子文件）一份。

2、工程部负责与施工及监理单位沟通，收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内形成的各项监理工作（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交，对竣工档案在形成中是否收集完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核并签署意见。负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。

3、销售部负责在策划、推广、销售过程中与客户及外单位交往中形成的有关档案文件

的管理。

4、行政部负责有关合同、招标、人事及公司日常管理档案的统一管理，并就档案管理工作对各部门的具体工作进行指导监督。

四、文件及档案管理办法

1、自编文件的处理程序步骤按如下执行：

说明:

①以上程序适用于发往公司外的各类文件，如各类合同、协议等以及发往公司内部的各类文件，如决定,通知,请示等。发文交接由办公室组织发文签收表的填写与保管。《发文签

收表》见附件1。

②合同流转程序参见《合同管理制度》。

③公司所发的各类文件均由档案管理员根据编号登记、归档保存。同时负责向相关人员提供查询。

④公司各类多页文件进入审批程序前，须先到行政部盖启封章。

2、外来文件的处理程序步骤按如下执行：

文件签收→文件编号→文件登记→文件处理意见→文件交办→跟踪催办→处理结果

交验→文件归档管理

3、文件的换版及作废：文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进行处理。需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识；由于保管期到或其他原因需销毁的档案资料，必须经公司领导书面批示，档案管理员填写档案销毁登记表，并完备签字手续后，由办公室领导现场监督销毁。档案销毁登记表见附件4。

4、文字材料的整编按下列要求整理：

⑴按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排列;一般文字材料在前,图样在后；复文在前，来文在后。

⑵文字材料组卷应按专业进行分别组卷,组卷要遵循科技文件材料形成的规律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料完整、齐全、真实、准确。文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。

⑶文字材料的编目：案卷页号均以有书写内容的页面编写页号，单面的文件材料在右下角编写页号；双面书写材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录（图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用阿拉伯数字从001 依次标注页号；连接的案卷，每一卷都必须从001 开始编写。

⑷文字材料的装订：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4(或16K),有文字面向内折。为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订(装订为3 孔,每孔孔距为8cm)。

⑸案卷卷盒使用统一国标卷盒,卷内文字材料排列顺序为：内软封皮（采用牛皮纸）、签字页、卷内目录、正文、备考表（采用牛皮纸）。

⑹卷内软封面的填写：立卷单位名称应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件材料（竣工图）日期，卷脊用牛皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字(加粗),第一竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.

5、档案的归集：

⑴归档文件(合同)必须完整、准确地反映公司经营活动。

⑵归集的文件(合同)按类别、时间、内容、构成形式分类、归档。

⑶公司行政部为档案管理的主要责任部门,必须抓好各部门原始资料的积累,并督促专、兼职档案管理员及时、完整地收集整理、立卷、移交、归档等系列工作。

⑷归档文件交接时，必须填写《档案归存表》，见附件2，完成交接手续。

⑸案管理员必须认真做好档案统计工作，定期进行整理、核对、做好明细表（台帐），确保档案齐全、完整。

⑹凡违反上述规定者，给予批评、教育、情节严重或造成公司损失的将追究相关责任。

6、档案的利用

⑴查借阅档案时,必须履行登记手续,填写《查（借）阅档案登记表》，见附件3。