链家居间合同管理规定

• 助理在每周的晨会中，要对合同管理规定中关于“合同管理流程”进 行宣读，加强店内人员的意识。 • 助理离职时，需填写《离职助理合同交接表》，核对合同只需区域助 理、大区助理、合同管理专员签字确认，即可正常办理离职。
运 营 支 持 部
运 营 支 持 部
降低合同 丢失的风险
运 营 支 持 部
从助理团队角度 ：对合同使用规 范化,标准化,使 助理在日常合同 管理中井井有条 ,统一标准,提升 助理合同管理能 力。
合同种类的划分
租赁合同 合同 买卖合同
• • • • • 北京市房屋租赁合同； 租赁定金协议书 ； 委托支付租赁定金协议书； 权利义务转移协议; 钥匙托管协议； 正常管理 非正常管理
运 营 支 持 部
合同管理流程
运营支持部店面合同管理规定
合同领用人
开始
领用签字
店面助理
合同预定 合同预定表
接收合同，入库登记 入库登记表
未用
已使用
丢失
作废
区域助理
区域汇总（1 号17：00 前）
接收合同，安排区 域下发 合同预定表
合同下发2个工 作日内核对完毕
合同管理专员
汇总（5号 前）
合同预定表
运 营 支 持 部
合同管理的注意事项
• 借合同的情况需将所借合同号码提前报给合同专职助理，双方签字确 认并传真至合同专职助理处，如助理未及时报备，出现问题由合同所 属店面助理负责。 • 如出现临时领合同的现象，助理需提前申请，由部门经理签字，合 同专职助理才能给予发放。临时领合同的现象只能有以下几种方式： 新店开店，市场原因交易量突然增加，特殊原因（店面被盗等原因）。
阶段2：已作废
助理需将作废的全部联次收回，备档。每月第二周固定时间段来合同专职助理 处交还作废合同。作废合同如出现缺粉联和绿联，填写通用审批单区经理签字并填写 《作废合同明细表》电子版及纸版，随作废合同一起上交给合同专职助理。
阶段3：已丢失
助理发现合同丢失，24小时内上报区助。并且帮助经纪人进行查找，如3个工作日内未 找到，上报给合同专职助理，同时填写通用审批单区经理签字，《合同丢失确认单》
合同管理规定
——运营支持部
内容大纲
1.合同管理规定的目的及适用范围 2.合同种类的划分和管理办法 3.合同管理的相关流程 4.合同管理规定相关注意事项
运 营 支 持 部
目的
What？
• 适用于全体助理 和运营中心所有 员工
从运营角度：充 分满足运营对合 同使用需求,保 证运营在日常合 同使用及时性, 一目了然便于取 用。
注意：合同包管理 的细节
①
合同包的合同追踪
1.1领用人在合同包领取24小内， 该店助理应对合同去向及时进行 追踪。 1.2店面助理每周一下班将本合 同包使用情况上报于区助理。 1.3每签一单，助理只提供一个 合同包。
②
③
合同包使用反馈：
④
运 营 支 持 部
(1)、已使用：领用人将合同交于助理，助理整理后报件。 填写助理报单登记表。 (2)、已作废：作废的合同交还到助理处，由助理从合同库 中取相应合同作为替换。 (3)、已丢失：对领用人进行处罚，填写通用审批单上交 合同专职助理。 (4)、未使用：对未使用的合同直接交还给助理入库。
1、在合同柜中每 类合同配套相应 合同夹，并在合 同夹配置明显合 同类型标志 2 、每类合同夹中 只留存不少于5份 不多于10份合同， 方便检查 3 、当经纪人或 店经理领取合同 时，指导他们使 用领用登记本进 行登记并签字确 认。 4 、经纪人或店经 理每次领取合同 或定金最多不能 超过两份
当助理休息或要 每月8号前合同 外出时，要给予 管理专员将整理 店面充足的合同 好的库存表下发 使用，可以将钥 ，区域助理进行 匙交接给店经理， 核对检查。 月底 根据合同柜钥匙 上交纸版 交接表进行登记
已 未 作 丢 用 用 废 失
运 营 支 持 部
重点步骤如何进行？
阶段1：已使用
助理应主动要求看一下已签的合同，并对当天需要报的合同进行合同反馈登记，如此合 同已签，应及时上报。并且对已签合同填写成交记录表备档助理在报合同时将合同中涉 及到的合同号列到《助理报单登记表》中，在报合同过程中交由权证主办/业绩组签字确认， 纸版自己留存，每周一下班前区域助理将上周报送的 《助理报单登记表》电子版上传合 同管理专员处，并由合同管理专员将合同号记录到《店面合同库存表》中。
由责任人和店经理签字，随时上交给合同专职助理。
运 营 支 持 部
合同包管理的流程
合同包使用注意事项：
2.1在合同包使用过程中，如出现合同作废 或其他情况，再行领取相应合同时，助理 应从合同库中进行领用，不要破坏其他合 同包。 2.2对作废再次领取的合同，只需要在相应 合同包处进行补充登记。 2.3对作废的合同，助理应及时进行追踪及 检查，及时收回。
合同库存表整 理
通用审批单，区 经理签字上交
整齐联次上交
权证专员
相关合同号签字 确认 助理报单登记表
相关合同号签字 确认 助理报单登记 表
业绩组 采购部
安排印刷，下发区 域
最终监督，审核
运 营 支 持 部
流程说明
合同预定 入库登记 领取登记 合同反馈
助理必须24小时 反馈合同使用情 况，以保证合同 无丢失，助理每 天早上到店后， 应对合同夹中的 合同进行清点； 并且对领用登记 上的领出进行反 馈； 反馈中， 对经纪人给予的 不同反馈结果应 给予不同的解决 方案：
合同交接
核对
Hale Waihona Puke Baidu1、每月1号 17：00前助理 将次月的预定合 同数量填写到《 合同预定表》合 同管理专员汇总 2、每月5号17：00 前合同管理专员 将上月采购下发 合同编号下发区 域助理要求2个 工作日内限期核 对反馈，过期不 予更改。
1、采购部将各 区预定合同下发 到各区内，由区 域店助主管下发 给各店助理 2、店面助理将领 取到店的合同1个 工作日内在领用 登记库存表中对 所有合同进行登 记，以备查询。
• 房屋出租居间需求登记表
• 看房确认书； • • • • • • • • • •
区别：作废联次不齐 全也可以上交
合同
合同包
居间成交确认书； 过户、按揭代理合同； 公积金贷款补充协议； 置换定金协议书； 和解协议书；房屋出售居间协议 委托支付买卖定金协议书； 备忘录； 房屋购买居间协议及看房确认书； 钥匙托管协议书； 房屋出售居间登记表。
我们所需要用到的管理工具
合同管理
• 合同预定表 • 合同库存表
合同预定
• 助理报单登记 表
合同交接
• 借用合同登记表 • 离职合同交接单
管理工具
合同领用
合同反馈
运 营 支 持 部
• 作废合同登记表 • 合同丢失确认单
合同管理中我们的职责
• 负责店面内各类合同文本的库存数量的备 份，合同预定上交。 • 负责店面合同的管理。 • 负责合同24小时的追踪反馈。 • 负责店面作废合同/丢失情况整理及上交公 司。 • 负责配合各层级人员店面合同管理情况的 检查。