第四章办公室环境的布置与管理

②布置的原则2 布置的原则2
全体职员的座位，应面对同一方向布置。 全体职员的座位，应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 公共空间和私人空间，应保持一定的独立性。 公共空间和私人空间，应保持一定的独立性。 桌与桌之间，应留有一米左右的距离。 桌与桌之间，应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线 光线由工作人员的左侧射 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射 入。 最常用的办公物品，应放在伸手可及的地方。 最常用的办公物品，应放在伸手可及的地方。 办公自动化设备，应有其独立的空间， 办公自动化设备，应有其独立的空间，既要 方便使用又不影响别人工作。 方便使用又不影响别人工作。
办公室环境的含义（重点） 一、 办公室环境的含义（重点）
• 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自 然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、 然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、 空气环境、健康与安全环境。 空气环境、健康与安全环境。 • 上司及文秘人员的 办公室、问讯处、 办公室、问讯处、 接待室或会议室等。 接待室或会议室等。
• • • （1）布局 ） ①封闭式布局。 封闭式布局。 ②开放式布局
（2）办公环境布置（难点） 办公环境布置（难点）
① 布置要点 营造一个安静的工作环境； ◇ 营造一个安静的工作环境； 保证良好的采光、照明条件； ◇ 保证良好的采光、照明条件； 合理安排座位； ◇ 合理安排座位； 力求整齐、清洁。 ◇ 力求整齐、清洁。
• 通常企业办公室中安全检查的方法是: 通常企业办公室中安全检查的方法是: 1.确定检查周期， 1.确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行 确定检查周期 安全方面的检查； 安全方面的检查； 2.发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 2.发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 发现隐患 3.如果发现个人职权无法排除的危险， 3.如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义 如果发现个人职权无法排除的危险 务报告、跟进、直至解决； 务报告、跟进、直至解决； 4.将第3条中异常情况的发现、报告、 4.将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程 将第 认真记录在本企业的 在本企业的“ 认真记录在本企业的“隐患记录及 处理表” 处理表”中。
办公室的视觉环境管理2 办公室的视觉环境管理
• 2．照明： ．照明： • 1）光线的量；2）光线的质；3）光的设计。 ）光线的量； ）光线的质； ）光的设计。 • 光亮宜遵循以下原则设计： 光亮宜遵循以下原则设计： 降低光源强度； ①降低光源强度； 避免直接光射； ②避免直接光射； 避免物体遮光。 ③避免物体遮光。
行政 主管 张强 行政 主管 张强 研发 部经 理王 立统
安装窗帘
强调接待 处职责要 求 周一部务 会上强调
3 11月 研发部 周末 号 负责研 月 周末5号 25日 日 文件资料 发的人 柜未锁 员外出 开会
设备故障表
时间 发现人
设备 名称 维修 要求
故障 原因 维修 负责人
（4）安全管理重点
怎样优化办公设备？ 怎样优化办公设备？ –安装隔音设备 安装隔音设备 安装 –配备合适光源 配备合适光源 配备合适 –选择理想的办公桌椅 选择理想的办公桌椅 选择理想的 –合理放置办公设备 合理放置办公设备 合理放置 –调节合适的空调温度 调节合适的空调温度 调节合适的 –选择合适的屏风、窗帘、档案柜 选择合适的屏风 选择合适的屏风、窗帘、
考考你
考考你
怎样美化办公环境？ 怎样美化办公环境？ 办公室装饰 办公室绿化
四、办公室的视觉环境管理1 办公室的视觉环境管理
• 包括办公室内覆盖物的颜色和照明。 包括办公室内覆盖物的颜色和照明。 • 1.覆盖物，它包括墙壁、天花板、 覆盖物，它包括墙壁、天花板、 覆盖物 地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。 地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。 • (1)有效地使用颜色。 有效地使用颜色。 有效地使用颜色 • (2) 颜色应协调一致。 颜色应协调一致。
办公室环境 的布置和管理
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• 学习目的 本章重点介绍办公室事务中的办公环 学习目的:本章重点介绍办公室事务中的办公环 境和用品管理,帮助你尽快熟悉办公室的工作环 境和用品管理 帮助你尽快熟悉办公室的工作环 提高工作效率。 境，提高工作效率。 • 学习重点 、办公环境管理的内容与要求； 学习重点:1、办公环境管理的内容与要求； • 2、办公环境管理的措施。 、办公环境管理的措施。 • 学习难点 、如何布置办公室； 学习难点:1、如何布置办公室； • 2、办公室安全管理的 、 方法与技巧； 方法与技巧； • 3、识别办公室安全隐患； 、识别办公室安全隐患； • 4、技能训练。 、技能训练。
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②布置的原则1 布置的原则
– 办公室，采用一个大间。 办公室，采用一个大间。 – 桌子， 使用同一大小。 桌子， 使用同一大小。 – 档案柜，应与其他柜子的高度一致。 档案柜，应与其他柜子的高度一致。 – 布置，采用直线对称。 布置，采用直线对称。 – 有许多客户来访的部门，通常置于入口处。 有许多客户来访的部门，通常置于入口处。 – 主管的办公区域，需保留适当的访客空间。 主管的办公区域，需保留适当的访客空间。 – 主管的工作区域，位于部属座位之后方。 主管的工作区域，位于部属座位之后方。
二、办公环境的管理原则 重点） （重点）
方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 安全。 (1)创造舒适而工作效率高的环境。 创造舒适而工作效率高的环境。 创造舒适而工作效率高的环境 (2)塑造组织形象。 塑造组织形象。 塑造组织形象 (3)建立挡驾制度。 建立挡驾制度。 建立挡驾制度 (4)有利于保密工作。 有利于保密工作。 有利于保密工作 • 上司的工作内容、爱好、 上司的工作内容、爱好、 年龄和个性。 年龄和个性。
相关知识
办公用品的发放和管理 1
• （1）办公用品主要包括五大类： ）办公用品主要包括五大类： • ① 纸簿类 包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、 包括复印纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、 收据本等； 收据本等； • ② 笔尺类 包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等； 包括各类笔、橡皮、赤子、修正液等； • ③ 装订类 包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等； 包括订书器、剪刀、胶带、大头针、曲别针等； • ④ 归档用品 包括文件夹、档案袋、收件日期戳等。 包括文件夹、档案袋、收件日期戳等。 办公用易耗品主要有哪些？ 办公用易耗品主要有哪些？
(2)识别办公室安全隐患2 (2)识别办公室安全隐患2 识别办公室安全隐患
–办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露、 办公设备及操作中的隐患： 电线磨损裸露、 办公设备及操作中的隐患 磨损裸露 拖曳电话线或电线、电脑显示器摆放不当的 电话线或电线 拖曳电话线或电线、电脑显示器摆放不当的 反光、复印机的辐射 违规操作等。 的辐射、 反光、复印机的辐射、违规操作等。 -工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上 工作中疏忽大意的人为隐患： 站在转椅上 工作中疏忽大意的人为隐患 举放物品、女士的长头发卷进有关的机器设备、 长头发卷进有关的机器设备 举放物品、女士的长头发卷进有关的机器设备、 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上、在 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上、 保密原件遗留在复印机玻璃板上 办公室里抽烟 不能识别有关的安全标识等 抽烟、 有关的安全标识等。 办公室里抽烟、不能识别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头 烟头、 -消防隐患：如乱扔烟头、灭火 设备已损坏或过时 已损坏或过时、 设备已损坏或过时、灭火器前 堆放物品、火灾警报失灵等 失灵等. 堆放物品、火灾警报失灵等.
＊ 防盗
在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时 24 值班。 值班。 ＊ 防火 火灾首重预防，电器电线应作定期检查， 火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以 防走火跑电引起火灾。 防走火跑电引起火灾。 ＊ 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生， 为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员 进行防止意外事故的教育， 进行防止意外事故的教育，使之 平时养成安全的工作习惯。 平时养成安全的工作习惯。
(3)进行安全检查 (3)进行安全检查
包括办公环境和办公设备两部分： 包括办公环境和办公设备两部分： 办公环境 两部分 要区分“隐患记录及处理表” 要区分“隐患记录及处理表”和 设备故障表”的使用。 “设备故障表”的使用。 前者记录的是隐患， 前者记录的是隐患，包括办公环 记录的是隐患 境和办公设备两部分； 境和办公设备两部分； 后者是记录办公设备运行中 后者是记录办公设备运行中 出现的故障。 出现的故障。
隐患记录及处理表
序 时间 号 地点 发现的隐 患 造成隐 患的原 因 无窗帘 遮阳 接待人 员离岗 隐患 的危 害和 后果 有损 眼睛 有安 全和 失密 隐患 失密 隐患 处理 人 采取的措 施
1 11月 研发部 靠窗一排 月 4日 日 电脑屏幕 耀眼 2 11月 研发部 一名外来 月 19日 日 人员没有 访客胸卡
想想看： 想想看：
• 办公室的七大效率杀手有哪些？ 办公室的七大效率杀手有哪些？ 1、空气杀手； 、空气杀手； 3、声音杀手； 、声音杀手； 5、设备杀手； 、设备杀手； 7、职能杀手。 、职能杀手。 2、光线杀手； 、光线杀手； 4、空间杀手； 、空间杀手； 6、文件杀手； 、文件杀手；
三、办公室的布局与布置 办公室的布局与布置
七、办公室的保健与安全环境管理 1、保健
＊定期健康检查；＊灌输卫生知识； 定期健康检查； 灌输卫生知识； 采取疾病预防； 保持环境整洁； ＊采取疾病预防；＊保持环境整洁； 推行健康运动； 举办康乐活动。 ＊推行健康运动；＊举办康乐活动。
2、安全管理
（1）树立安全意识
–掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 掌握基本的法律知识， 掌握基本的法律知识 法劳动权益； 法劳动权益； –上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、 上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产 劳动保护的规定和本组织有关的规章制度 规章制度； 劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； –细心检查并主动识别存在于工作场所及机器 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器 细心检查并主动识别 设备等的隐患， 及时排除或向上司报告， 设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽 快解决，以维护好健康安全的工作环境。 快解决，以维护好健康安全的工作环境。
五、办公室的听觉环境管理
• 听觉环境：指办公 听觉环境： 室所处的有益声音 或有害声音。 或有害声音。
六、办公室的空气环境管理
1) 温度： 温度： 22 ～26℃ ℃ 2）湿度： ）湿度： 40%～60% ～ 3）新鲜度 ： ） 25米／秒 米 4）清洁度： ）清洁度： 打扫、拖洗、擦净、 打扫、拖洗、擦净、 上腊与打光等。 上腊与打光等。
清理和清扫的范围
办公用品、 办公用品、 书架上的书籍、 书架上的书籍、 文件夹里的资料、 文件夹里的资料、 地毯、 地毯、 整套沙发装饰、 整套沙发装饰、 抽烟工具、 抽烟工具、 挂画、摆设、废物筒。 挂画、摆设、废物筒。
文员办公室的布置
• 办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、 办公桌、电话、文件夹、各种笔、胶水、剪刀、 回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、 回形针、印盒等文具、办公桌抽屉里的物品、 文件柜等。（下班前） 。（下班前 文件柜等。（下班前）
(2)识别办公室安全隐患1 难点） (2)识别办公室安全隐患1（难点） 识别办公室安全隐患
–办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 办公建筑隐患：主要指地 办公建筑隐患 天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施， 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公 室前忘记关窗、锁门等。 室前忘记关窗、锁门等。 –办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺 办公室物理环境方面的隐患： 光线不足或刺 办公室物理环境方面的隐患 温度、湿度调节欠佳 噪音控制不当等 调节欠佳， 控制不当等。 眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 –办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆 办公家具方面的隐患： 办公家具和设备等摆 办公家具方面的隐患 放不当，阻挡通道； 放不当，阻挡通道；家具和设备 有突出的棱角； 有突出的棱角；橱柜等端堆放太多 东西有倾斜倾向等。 东西有倾斜倾向等。