WORD文件排版要求及技巧

Word实用技巧(1)
快速定位
拖动“垂直滚动条”：页面少时 利用“文档结构图”：有大纲级别或标题样式时 利用 “选择浏览对象”：明确浏览对象时 <Ctrl＋G>目标定位：明确定位目标时
第 7页
Word实用技巧(2)
快速选中文本
在文本中双击左键选中词，3击选中一段 在文本左侧，鼠标指针为“ ”时，单击选中行，双击选中
排版指引-设置图片
② 单击“段落”对话框中的“制表位”按钮。 ③ 选中制表位位置，选择“清除”
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排版指引-设置图片
10. 缩放图形
图中的字体大小应与正文大体一致，若相差太大，应改变图形的尺寸。 ① 选择图形，图形周围出现黑色小方块（选择句柄） ② 把光标指向其中一个角选择句柄，此时指针变成了一个对角线方向的双方向的箭头。 ③ 按住鼠标左键，拖动鼠标扩大或缩小图形，到满意大小时，松开鼠标。
内容同步变化【可衍生到与Excel间】 使用“修订”和“批注”审核文件【如何恢复页面正常版面？】
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W常o用rd快实捷用键技巧
重复命令 剪切 复制 粘贴
Ctrl＋Y或F4 Ctrl＋X Ctrl＋C Ctrl＋V
全选 查找 定位 另存为
Ctrl＋A Ctrl＋F Ctrl＋G Ctrl＋S
1. 格式设置：选中要设为项目列的段落，在“样式和格式”任务窗口 中，单击对应的项目列格式即可。
第 27 页
排版指引-设置正文项目列
2. 编号设置：当一篇文档中有多个同级项目列，在采用了上面的设置 方法后出现编号续上节的情况时，用左键单击需重新编号的第一列 ，然后单击右键，在出现的下拉菜单中选择“重新开始编号”即可 。
上 2.54 2.27
页边距（厘米）
下
左
2.54
2.27
2.27
2.54
装订 右 线（厘米）
2.27
0
2.54
0
装订线位置
左 上
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排版指引-设置页面
3. 选择“版式”选项卡，设置参数如下：
页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米；垂直对 齐方式：顶端对齐。
4. 选择“文档网格”选项卡，设为：无网格。 最后单击确定键，设置完毕
➢ 字体：使用宋体小五 ➢ 格式：第X页 共X页 ➢ 位置：居中 ➢ 页码编排：目录部分与正文部分一起编排
第 24 页
排版指引-设置标题
3. 把光标放在需要设置的标题的位置，在“样式和格式”任务窗口中 ，单击对应的标题格式。例：标题一的设置
4. 其他标题方法同上。
注意： 对于编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略，但必须注意标题编号方 式是否正确，不正确的按上面方法设置。
文件排版要求及技巧
广州杰赛科技股份有限公司
GCI Science & Technology Co.,Ltd.
演讲人：安朋朋 2020/3/31
大纲
一
二
Word实用技巧
三
设计文件排版指引
四
自由交流
第 2页
www.themegal
WORD之道
* 让操作——实现自动化 让版面——充满艺术感 让思想——流淌在字里行间 所有这些，都将属于你
8. 选中“模板文件”中的所有项 （鼠标左键单击第一项，按住键 盘Shift，左键单击最后一项即可） , 单击中间的“复制”将模板中 的样式复制到Word的内置模板 中（Normal.dot）
第 18 页
排版指引-更新内置模版
9. 在弹出的确认窗口 中单击“全是。
10. 再单击“管理器”对话 框中的“关闭”键， 更新完毕。
说明： ① 图与示图名称应在同一页显示。若不在同一页，应按上面缩放图形的方法适当缩小图片，或把图
片用分页符放到下一页（单击：插入\分隔符\分页符）。 ② 上下两张图之间如果没有隔着一行文字（不包括图示名称），应空一行（按回车键空一行）。
第 38 页
排版指引-设置表格
1. 设置表名：在表格上一行输入表格名称（注意没有缩进符），单击 “样式和格式”任务窗口中的表格名称格式。
段，3击选中全文<Ctrl＋A>；按住左键垂直拖动选中连续行 利用<F8>键的扩展功能：选择大面积文本时 利用“样式和格式”任务窗格的“全选” 利用“样式和格式”任务窗格当前格式名称右侧下拉列表中的
“选择所有N实例”
第 8页
Word实用技巧(3)
灵活调整文件中表格宽度/高度
直接在表格上按住鼠标左键调节（可配合<Alt>键微调） 在水平标尺上调节（影响表格宽度） <Ctrl＋Shift>键配合鼠标调节（平均分配各列）
第 9页
Word实用技巧(4)
活用“格式和样式”
加载公司标准模板 隐藏多余样式
删除多余样式【需要提前注意什么？】
快速选择相同样式进行排版
第 10 页
Word实用技巧(5)
其它常用小技巧
设置上标快捷键<Ctrl＋Shift＋＝>；下标<Ctrl＋＝>，重复命令可以 还原，如m2 ，米2
输入特殊数学函数：“插入”－“域”－“等式和公式”－“Eq”－ “公式编辑器”；或“插入”－“对象”－“新建”对话框中 “Microsoft 公式3.0”
说明： ① 目录和正文的页面设置统一。 ② 此步骤一般在套用模板时已自动更新，所以
此步骤我们只作检查即可。
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排版指引-设置页眉页脚
1. 页眉设置：
① 设置格式：双击页眉所在的位置，再单击“样式和格式”任务窗口中对应的页眉标准 格式。
② 检查，按照以下页眉格式要求进行检查。
➢ 字体：宋体小五 ➢ 格式：图标在左（使用新的图标），文件名称在右 ➢ 文件名称格式组成：
第 28 页
排版指引-设置正文项目列
3. 删除手输的编号：如果编文件时手输有项目编号，必须删除。
第 29 页
排版指引-设置正文项目列
4. 检查
设置完毕后，必须注意检查段落设置，首行是否缩进2字符，行距是否1.5倍。制表位 位置是否3.5字符。对于多级的正文项目列，还应注意编号模式是否按(1)、(A)、(a)依次设 置。
注：编号会自动生成。编号应符合W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第 Z张图（W、X、Y、Z为0—9阿拉伯数字）。如果过长，可以使表格的编号为一行，表格的名称为下一 行。
第 39 页
排版指引-设置表格
2. 删除制表位：跟步骤九图片方法一样（段落/制表位/清除）
3. 设置格式：
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常规动作
启动/退出 (Alt+F4) 打开(Ctrl+O)
新建(Ctrl+N) 关闭(Ctrl+F4)
保存(Ctrl+S) 另存为(F12)
走出Word操作误区
常见错误操作 ×
1 使用空格设置段落（首行）缩进 2 使用空格进行文本、数据对齐 3 使用空白段落增加段间距或行高 4 以段落格式设置代替页面设置 5 手动绘制表格 6 手动进行多级编号 7 忽视样式、忽视自动化（目录）
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排版指引-设置图片
5. 单击一次裁剪按钮关闭裁剪命令。 6. 居中：选中图片，单击“格式”工具栏中的“居中”按钮。 7. 取消缩进符：选中图片，拉动水平标尺的首行缩和悬挂缩进到0。
第 34 页
排版指引-设置图片
8. 设置示图名称格式：在图片下一行输入图名（注意没有缩进符）。 单击“样式和格式”任务窗口中的示图名称格式。
第 25 页
排版指引-设置段落
1. 选中需要设置的段落，在“样式和格式”任务窗口中，单击正文格 式：正文，正文（V1试）。
说明： 对于编写文件时候已经套了模板的文档，此步骤可省略。但必须注意： 文件中的乘号统一为“×”（不使用“*”和“x”）。 段落：左对齐，首行缩进2字符。
第 26 页
排版指引-设置正文项目列
第 19 页
排版指引-套用模板
1. 打开需要排版的文件（例：内蒙G网 十一期配套可研文件），重复步骤一 的第3和第4点，此时管理器对话框中 左边显示的即为当前打开的文件。
2. 在“管理器”对话框中，选中内置模
板（Normal.dot）中的所有项，单击中
间的“复制”将当前文件的样式更新为
内置模板（Normal.dot）的样式。
第 30 页
排版指引-设置正文项目列
第 31 页
排版指引-设置图片
1. 裁剪：单击图片，如果图片四边有太多空白，裁剪掉空白部分。 2. 调出“图片”工具栏（单击：视图\工具栏\图片）
第 32 页
排版指引-设置图片
3. 选中图片（在图片任何一处单击），单击“图片”工具栏中的“裁 剪”按钮。
4. 将裁剪指针移到裁剪边上，按住鼠标左键拖动到满意位置，松开鼠 标裁剪完成。
正确操作 √ 使用【段落】对话框中的缩进设置 使用段落对齐方式及制表位 使用【段落】对话框中的间距行距 使用【页面设置】中【文档网格】 使用【插入表格】 使用【项目符号与编号】对话框 使用【样式】、【索引与目录】
第 5页
大纲
一
Word概述
二
三
设计文件排版指引
四
自由交流
第 6页
www.themegal
3. 如步骤一的第9点，在弹出的确认窗
口中单击“全是”。
4. 再单击“管理器”对话框中的
“关闭”键，套用完毕。
第 20 页
排版指引-设置页面
1. 单击菜单“文件”中的“页面设置”。
2. 弹出 “页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡，按照表4－1设
置对应参数值。
表4－1 页边距参数
页面方向
纵向 横向
注：编号会自动生成。编号规则：W.X.Y-Z，其中W：第W章；X：第X节；Y：第Y小节；Z：第Z 张图（W、X、Y、Z为0—9阿拉伯数字）。如果过长，可以使图的编号为一行，图的名称为下一行。
第 35 页
排版指引-设置图片
9. 删除制表位。
① 把光标放在图名位置，单击鼠标右键，单击段落。
第 36 页
第 13 页
大纲
一
Word概述
二
Word实用技巧
三
四
自由交流
第 14 页
www.themegal
设计文件排版要求
总体要求
页面设置
页眉、页脚
目录
正文部分
图纸目录
第 15 页
排版指引-更新文件模版
1. 将模板文件拷贝至本地计算机（保存路径自主） 2. 打开或新建任意WORD文档 3. 单击菜单“工具”中的“模板和加载项”
① 选中整个表格（单击表格左上角的十字箭头小方块）
第 40 页
排版指引-设置表格
② 单击“样式和格式Baidu Nhomakorabea任务窗口中的“表格内容五号”或“表格内容小五”（看表格的 大小决定）。
4. 设置表格宽度和表 框线宽：
① 选中整个表格，单击右键 ，在出现的下拉菜单中选 择“表格属性”
第 41 页
排版指引-设置表格
4. 在弹出的“模板和加载项” 对话框中选择“管理器”
第 16 页
排版指引-更新内置模版
5. 在 “管理器”对话框中，单击左手边的 “关闭文件”
6. “关闭文件”换成了 “打开文件”，单击“打开文件”
第 17 页
排版指引-更新内置模版
7. 在“打开”对话框中，选择步 骤1保存的模板文件，双击它打开。
单项文件：工程简称、设计阶段、业务区、专业名称、——分册名称。 单册文件：工程简称、设计阶段 破折号：—— （中文标点符号状态下输入）
第 23 页
排版指引-设置页眉页脚
2. 页脚设置
① 设置格式：切换到页脚，单击“样式和格式”任务窗口中对应的页脚标准格式。
② 检查。设置完毕，按照页脚格式要求进行检查：
查找/替换中巧用通配符：“*”代表任何内容、“？”代表一个字符 ，确定好查找/替换字符后只需要在“高级”中选中“使用通配符”
英文字母大小写切换快捷键：<Shift+f3> 局域网中多人同时操作一个文档
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Word实用技巧
其它常用小技巧（续）
配合快速选择文本提高格式刷效率 重复上一次操作：<F4>键或<Ctrl＋Y>，也可以使用宏 选中全部文件后利用右键菜单中的“打印”批量打印文档 利用<Ctrl＋Z>临时取消自动编号功能【恢复？】 利用“选择性粘贴”－“粘贴链接”－“无格式文本”保持2个区域
* 绝对是打开电脑就要面对的 最熟悉不过的界面 而问题所在？ 低效的工作一直在进行着……
* Word不过是用来打打字 至多做一些简单的格式调整 在绝大多数人眼中？ 动作如此简单，早已无师自通了
第 3页
Word界面通览与常规动作
标题栏 菜单栏 常用工具栏 水平标尺栏 任务窗格
工 作 区 域
视图方式按钮 滚动条 绘图工具栏 状态栏
② 在“表格属性”对话框中选择“表格”选项卡，在“制定宽度”输入：16cm。再单
击“边框和底纹”按钮。
③ 选择“边框”选项卡，在宽度一栏选择“1
磅”，然后单击确定键。
④ 回到“表格属性”对话框，继续单击“ 确定”键退出对话框，设置完毕。
第 42 页
排版指引-设置表格