数码档案整理方法

4．2 分类 4．2．1 分年度 首先将所有照片按其形成年度分开，不 同年度的照片不能混在一起归档。 4．2．2 分组（专题、事由） 将同一年内的所有照片按内容进行分组， 即同一组的照片应该是同一次次会议、 同一项活动、同一个项目所形成的照片。


4．3 排列 照片排列的顺序为：年度－组－张。 4．3．1 不同年度所形成的照片，按年度 先后顺序排列。 4．3．2 一年内所形成的照片按组排列， 组与组按形成的时间顺序排列。
组号 1-20

2．光盘编目 编目顺序为同一年内依次排列数码照片光盘、数码视频、 数码音频光盘和其他数码档案光盘。格式如下：
序 号 1 2 3 4
光盘号
2010-1 2010-2 2010-3 2007-4
类别
照片 照片 视频 音频
光盘概述
组别
文件 数 306 178 2 2
备 注
河北保定外国语学校2010年各 1-14 类活动的数码照片（一） 河北保定外国语学校2010各类 1-10 活动的数码照片（二） 河北保定外国语学校2010年档 案工作大会的视频 河北保定外国语学校2010年档 案工作大会的录音 1 1

3．光盘的保管 3．1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘面裸 露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片 沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。 3．2 归档光盘必须配有光盘盒，存放时保持 盘片垂直。 3．3 环境温度为14°C－24°C，波动范 围小于2°C；相对湿度45％－60％，波动 范围小于5％。

3．3 拍摄数码照片的像素数应在300万 以上，扫描照片的精度应不低于600dpi。
3．4 数码照片应同时冲洗纸质照片归档， 纸质照片档案管理方法另附 。

4．整理方法
整理流程：
鉴定 分类 排列 编号 刻盘 编目
4．1 鉴定 对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。 反映同一场景的数码照片一般只收集一张。



3．4 远离热源、酸碱等有害气体和强磁 场环境。
3．5 光盘一般每满4年转存一次，原盘同 时保留时间不少于4年 ；应每年对光盘进 行一次有效性、安全性检查，如发现光盘 出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发 生改变，则应及时转换。

01-XXXXXXXX的照片
2010年照片
02-XXXXXXXX的照片

4．5．3 ． 4 归档时间
光盘制作完成后，立刻归档。

4．5．3 ． 5 归档份数
归档光盘至少一式两套， A套封存保管， B套供 查阅使用。
4．6 组编目
序 号 光盘号 组号
01 02 03
题
名
照片 张数
2 4 1
拍摄时间 摄影者
20101027 董建兵 20101030 田宝春 2 20101120 董建兵

2．数码照片的收集 2．1 在教育教学活动中形成的数码照片 应实行集中统一管理。各处室在照片形成 后，按照数码档案管理规定进行整理，并 及时向档案室移交。

2．2 收集范围
数码档案归档范围参照《文书档案归
档范围及保管期限表（声像类）》执
行


3．归档要求
3．1 属于归档范围的声像材料，形成部门 要对声像材料进行必要的编辑和拟写文字说 明，并及时向档案室移交，不得私自保存或 者据为己有； 3．2 根据国家档案局《档案管理软件功能 要求暂行规定》中推荐的图像数据格式，要 求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF 格式。



Hale Waihona Puke Baidu
4．3．3 每组内的照片按图像所反映的重 要程度结合照片形成的时间顺序排列。
4．4 编号
4．4 ．1 组编号：在同一年度内按照时间顺
序排列组文件夹，文件命名格式为，序号-组题名。 例如：2010年 01－省教育厅来我校调研新课程 改革情况照片
4．4 ．2 张编号：同一组内，按照片重要程度结
河北保定外国语学校 梁香爱
一、概

述
什么是数码档案
由数码设备产生的，以数字形式保存和传 输的图像或影音文件。

主要包括：数码照片、数码视频和数码音 频档案等。
二、数码照片档案整理



1．定义 1．1 数码照片 指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，存 储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅 读并可在通信网络上传送的静态图像文件。 1．2 数码照片档案 国家机构、社会组织以及个人在社会活动中 形成的，对国家和社会有保存价值的数码照 片。数码照片档案一般由数码照片和对该照 片的文字说明两部分组成。

4．5．3 光盘刻制要求 4．5．3 ．1 数码照片档案归档的最终载 体为一次性写入光盘。 4．5．3 ．2 归档的光盘要保证质量，光 盘刻录的内容要确保数据准确、图像清晰。



4．5．3 ．3 刻盘
建议每年刻制光盘进行数据保存。个别数码档案 产生量较少的处室，可以将两年的数码档案刻制 在一张光盘内。具体要求如图
1 2010-1 2 2010-1 3 2010-1
省教育厅来我校调研新 课程改革情况的照片 促进教师专业化成长照 片 省市领导来学校调研未 成年人思想道德建设工 作照片 学生获奖照片
4 2011-1
01
10
20101230 董建兵
三、其他数码档案的整理



1 ．数码视频档案 利用数码摄像机获取的数字视频文件，归档格式 为MPEG或AVI。 1．1 要求：根据数码视频档案的特点，我们建 议每次活动刻制一张或几张。 1．2整理 1．2．1 分类：采用年度－事由分类。 1．2．2 排列 排列的顺序为：年度－事由。首先划分年度，在 同一年度内排列事由（按时间先后顺序排列）。
本张光盘的内容包括：
全宗名称：河北保定外国语学校 光盘号：2010－1
类别：数码照片 光盘内照片概述：本张光盘收录的是河北保定外国语学校2010年内 所有档案工作会议、宣传活动及其它工作中形成的数码照片，共14 组180张。 阅读环境：安装有Windows98和Office2000以上版本、具有 Access程序及识别JPEG（JPG）格式文件的浏览器或软件的微机。
合时间顺序进行排列，照片命名格式为，序号-张题 名。例如：04-学生获奖照片
4．5 刻盘 光盘刻录内容包括：照片文件夹和光盘自 述文件。（暂不刻盘，但应写好自述文件）
4．5．1 照片文件夹
存储经过分组、排列、编号的所有照片。
4．5．2 光盘自述文件 光盘自述文件的格式为TXT格式文件，内容有： 全宗名称：单位全称； 光盘号：由归档年度－盘号组成； 例：2010－1； 类别：数码照片； 照片情况概述：光盘共计存放照片的组数、张数； 简要介绍照片的内容，对重要的照片要重点介绍； 阅读环境要求：微机安装的操作系统、运行软件的 版本。例：安装有Windows98和Office2000 以上版本，能够识别JPEG（JPG）格式文件的浏 览器或软件的微机。
2010-1
03-XXXXXXXX的照片
光盘自述文件
2010年照片
2011年照片
2010-1
光盘自述文件
数码相机拍照尺寸对照：
500万像素=2560X1920。可冲洗照片尺寸17X13，21英寸 400万像素=2272X1704。可冲洗照片尺寸15X11，19英寸 300万像素=2048X1536。可冲洗照片尺寸14X10，17英寸 200万像素= 1600X1200。可冲洗照片尺寸11X8，13英寸 130万像素= 1280X960。可冲洗照片尺寸9X6，11英寸 80万像素= 1024X768。可冲洗照片尺寸7X5，9英寸 50万像素= 800X600。可冲洗照片尺寸5X4，7英寸 30万像素= 640X480。可冲洗照片尺寸4X3，5英寸

2．数码音频档案：WAV和MP3格式。
四、光盘的编目与保存


1．归档光盘要求 1．1光盘盘面要清洁、无划痕，光盘数据无病毒。 1．2在光盘的标签层用记号笔或软笔标明档号。 1．3光盘装盒后要附有标签。标签应填写全宗名称、 光盘号、套别、说明和组号。
河北保定外国语学校 套别 2010-1 光盘号 2010年各项活 说明 动的照片 A