数码档案整理方法

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数码照片归档与管理规范

数码照片归档与管理规范（DA/T 50—2014）发布时间： 2015-08-20 信息来源：业务处点击率：1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。

本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 2887-2011计算机场地通用规范GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

3.2数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。

3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。

注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。

谈谈高校数码照片档案的管理

华许必建陈超
谈会”。即ＸＺＩｌ－ｏｌ；第二个事件是：“学校召开先进集体、先进个人表彰会”，即ｘｚ！ｌ—０２，依次类推。即“迎春座谈会”中形成数码照片１０张，起止号为ｌ—ｌＯ，“表彰会”中形成数码照片１５张，起止号为ｌｌ－２５，“校际合作”形成的数码照片８张，起止号为２５—３３，…… 这种分类方案可使一年—个二级类目产生的事件有—个统一的流水号，照片的张数也有—个流水号。此分类方案的优点，一是事件结束后形成的数码照片随时冲（或打）印、整理、装册。数码照片的元数据也可直接在计算机内随时整理、编目．避免形成积压。二是年底可以直接统计出一年内同一类目下的事件数、照片张数。三是能够实现年度照片档案按事件整理编目，按册进行统一管理。３．冲（或打）印出来的数码照片整理、编目的操作方法。（１）整理、编目。将冲（或打）印出来的数码照片像前面讲的一样按照分类方案规定，即按事件发生的先后顺序整理编目。（２）装册。完整的数码照片档案，应包括数码照片的元数据（或数码照片的分辨率、色彩空间等特性）图像文件、冲（或打）印出来的数码照片和文字说明三部分。每组数码照片档案的总说明、分类号（由二级类目号和一组照片的顺序号组成）、冲（或打）印出来的数码照片起止号（一组照片在本二级类目下的起止号）、数码照片元数据的文件名、事由、时间、地点、人物（重要人物）、背景、摄影者、简要说明（关键词）等。冲（或打）印出来的每张照片的说明包括：照片号（本张照片在本二级类目下的顺序号）、数码照片（元数据）的文件名、事由、时间、地点、人物（重要人物）、背景、摄影者等。每一册照片装满后，都要在册内写本册数码照片内容的总说明，册内归档数码照片目录。４．依ＥＡ－ｔｄ算机系统对数码照片元数据的整理、编目、保管。依托计算机系统对数码照片元数据进行分类、整理、编目与装册的归档数码照片的方法相同。笔者认为，数码照片元数据与冲（或打）印出来的数码照片没有必要——对应保存。计算机内的数码照片的数量可以相对多—些，以备将来多方面的需求。一年或一学年（机关为年度。院系为学年）工作结束后，为了保证数码照片档案信息不被修改．应通过计算机转移刻录到只读光ｒｅ＿ｌ：进行脱机保存。刻录的光盘应—式三套；—套封存保管；—套供查阅使用；—套异地保存。５．装册的数码照片归档目录与元数据数码照片的归档目录相同。无论是装册的归档数码照片。还是依托计算机系统处理的元数据数码照片都要有一个完整的归档数码照片目录，且填写内容一致。目录内容有：顺序号是指一组照片的编号（事件的流水号）；照片起止号；数码照片起止号是指本组数码照片在本二级类目下的起止号（数码照片的流水号）；题名要简明概括、准确反映数码照片的基本内容；照片张数；元数据张数；日期；保管期限；摄影者；备注里写明ｌＥｔＳ数码照片在数码照片元数据中的位置（包括光盘号、类别、组号）。这种归档目录的一致，便于数码照片档案的查找与利用，体现了数码照片档案管理的规范、完整、统一。总之。归档的数码照片与元数据的数码照片的统一管理，既符合照片档案管理规范，还利于数码照片档案的保管和利用。

照片档案收集整理要求

照片档案收集整理要求一、收集。

按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》要求，收集立档单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。

1、收集范围：（1）记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片。

（2）记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

（4）记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片。

（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

（6）记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

（7）其他具有保存价值的照片。

2、收集要求：（1）反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代表性的照片归档。

（2）归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

二、数码照片档案的整理（结合实际，目前收集整理的主要为数码照片档案）。

数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素在300万以上。

1、保管期限的划分。

只收集永久与长期照片档案，短期不作要求。

2、照片号的编制。

照片号是固定和反映每张照片分类与排列顺序的一组字符代码。

格式为“保管期限代码—张号”，永久、长期的代码分别用Y、C标注，张号是同一保管期限内的照片跨年度从“1”开始逐张拉通编定的流水号，如Y—1、C—1。

3、照片的入册。

按照片号的顺序将照片固定在照片芯页上，可用双面胶粘贴。

4、照片说明的填写。

在照片芯页上有照片说明，包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明7个项目，具体填写要求见附录1。

5、照片册的装订。

将照片芯页按照片号顺序排列编页，并在左（右）上角填上页号（贴有照片的页面为一页），首页前加册内目录，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过30张。

数码照片归档与管理规范

组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。字符型文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年
16
1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作
17
1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\

数码照片归档与管理规范

数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。

本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

3.2数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。

数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。

3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。

EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。

数码照片档案管理

数码照片光盘目录全宗号：
光盘号
题名
起止年月
张数
保管期限
备注
附件2：盘内数码照片文件目录示例
盘内数码照片文件目录
附件2：盘内数码照片文件目录示例
光盘档盘光号内盘数档：码号照：（片（全文全件宗宗目号录—号保—管期保限代管号—期光限盘号代）号—光盘号）
数码照片号
பைடு நூலகம்
题名
拍摄时间
拍摄者
备注
附件3：数码照片光盘盒封面示例
三.存储
• （二）永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别用A、B、C标注： A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A 套和B套。
• （三）光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标注光盘档号（全宗号—保管期限代号—光盘号）
四.保管
• (一)存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在 17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅度不超过±5%。
一.归档要求
• （三）拍摄数码照片的像素数应在300 万以上，扫描照片的线数应不低于 600dpi。
• （四）对具有永久保存价值的数码照片，收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档。
• 按照国家标准GB/Tl 1821—2019《照片档案管理规范》整理保存，并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号。
二.整理
• （一）分类：在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成年度”分类。
• 形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。

数码照片档案整理的探讨

（一）收集范围。１录本单位主．记
要职能活动和重要工作成果的数码照片。２领导人和著名人物参加与本单．位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。３记录本单位、本地区重大．
（二）鉴定。在鉴定应归档的照片
码相机已成为绝大多数单位和个人的
首选。数码照片整理归档比传统的相纸照片整理归档更有利于收集和整理，而且操作程序简单、方便快捷。
一
时，剔除没有归档价值的或重复的照
片。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限可以参照文书档案的划分办法永久和定期（定期又分为３Ｏ年和１０年），如果一个
录本地区地理概貌、城乡建设、重点
单位每年形成的照片比较少，可以一律定为永久保管。
（三）分类。将数码照片按其形成年度、保管期限、问题分类。不同年
度的数码照片应分别整理。如果一个
工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。５其他．
数码照片档案的定义
数码照片是指用扫描仪、数码相
是解决了许多单位共同存在的摄影
者借口工作需要不愿意把相纸照片移

数码照片档案整理操作规范

数码照片档案整理操作规范
本规范适用于学校党委宣传部对归档数码照片档案的整理。

1、操作内容（以2009年1月宣传部数码照片为例）
（1）建立一个“2009年1月”文件夹，保存本月份数码照片；（2）将整理后的照片直接存入“2009年1月”文件夹；每张照片的文字说明作文件名，同一活动的不同照片以“文件名+数字序号”为文件名；
（3）每年6月底以前，将上一年的数码照片整理后向档案馆移交。

2、照片技术要求
（1）图像格式为JPEG或TIFF格式；
（2）拍摄像素在300万像素以上。

3、照片文件名编写说明
（1）由题名、地点、人物三项组成；
（2）文字简洁通顺，准确揭示照片内容。

如有必要，应在题名后加括号，注明拍摄地点和照片中的主要人物的姓名以及在照片中的位置，多人以逗号分隔。

档案馆
2010年9月6日。

照片档案整理规范

• 2、照片档案的编号 • 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符 • 格式：全宗号-册号-张号 46-1-23
• 3、底片的编号与照片的编号相同
• 5、单张照片说明的填写 • （1）说明格式 • 题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明、 • （2）说明的内容 • 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由、时间 • 照片号：全宗号—册号—张号 46-1-23 • 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，如文书档案0046一WS·2016一Y—0001 • 时间：照片产生的时间 20160703 • 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位 • 文字说明：揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
• 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中
直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式，有保存价值的历史记录。 • 照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
• （一）照片档案归档范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片 3、本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片 4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 • 5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 • • • •
一般应在计算机硬盘非系统分区建立分区建立数码数码照片照片档案档案总文件夹在总文件总文件夹在总文件夹下依次按不同保管期限年度和照片组建夹下依次按不同保管期限年度和照片组建立层级文件夹并以保管期限代码年度和立层级文件夹并以保管期限代码年度和照片组号命名层级文件夹

数码照片档案的规范整理

具体位置）、事由
市爱卫办廖红卫主任（左
、背景等要素；
20110003
二）在市长办公会议上汇报《海口市病媒生物预防
2011 0415
唐文彬
控制管理办法》立法工作
（二）盘内数码照片文件目录的编制
拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如 20110104；
拍摄者：一般填写个人，必要时可加填单位；
保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注
B098－Y－0002 －20110011
五、数码照片的编号
数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹 “DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。形成年度和流水号各为4 位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。
盘内数码照片文件目录
光盘档号：（全宗号—保管期限—光盘号）
数码照片号
题
名
拍摄时间
拍摄者
备注
（二）盘内数码照片文件目录的编制
盘内数码照片文件目录
数码照片号：是指在同一保管期限
光盘档号：B098-Y-0002
同一年度（光盘根目录文件夹 “DATA”）内数
数码照片号
题名
拍摄时间
拍摄者
备注
备注
（一）数码照片光盘目录的编制
起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如 “201101201112”；
张数：光盘内数码照片文件数；
保管期限：根据划定情况填写 “永久”或“30 年”；
备注：注释需要补充和说明的情况。
数码照片光盘目录
王芳
市爱卫办廖红卫主任（左

特殊载体档案整理

特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。

（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。

档案数字化技术标准

档案数字化技术标准对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。

进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。

一、整理（弱化）。

在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。

将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。

2、顺序号。

根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。

凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。

3、页号。

档案常常会有漏编、跳号的情况。

对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。

出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。

若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。

如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。

文件的最后一页必须是正码，不能编副码。

如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。

正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。

凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。

档案论文：数码照片归档与管理

数码照片归档与管理内容摘要：近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，因此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。

本文对数码照片的产生、归档要求和管理进行了论述。

首先阐述了数码照片档案管理的必要性和重要性，具有很强的现实意义。

数码照片管理的完善化、规范化，不但可以实现优化地提供查找利用，而且可以促进数码照片管理水平和质量的不断提高，促进企业经营生产的发展。

因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件，保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。

接着，对数码照片的归档范围进行了界定，明确凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围。

同时，介绍了数码照片的收集归档方法和要求。

在做好前期收集工作的基础上，数码照片的档案管理关键在于数码照片的整理和保管，本文将数码照片分为七类，对数码照片的整理分类提出了参考意见。

对于数码照片的保管，本文从技术上指出了注意事项，以保证数码照片档案的长期有效。

文末指出数码照片档案的研究是新生事物，尚处于摸索阶段，还有待于积极研究数码照片档案的特点，不断完善数码照片的管理。

关键词：数码照片档案管理数码照片归档与管理近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，因此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。

一、数码照片档案管理的重要性1、定义。

数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。

2、数码照片的特点。

传统的纸质照片档案管理中，要求底片、说明、照片3位一体，才是一份完整的照片档案。

但是在实际收集过程之中，往往不是缺说明就是少底片。

此外在相当多的机关和部门，由于原底片的唯一性，冲洗复制的资金问题，使得照片档案收集成为一项难题。

数码照片档案的搜集与整理

数码照片档案的搜集与整理
泉州师范学院齐菁
摘要：数码照片档案是机关、集体、企事业单位档案全宗的一个重要组成部份。

制定数码照片档案的搜集范围；标准数码照片档案整理的方式与步骤；应用档案治理系统对数码照片进行整理、编目，实现数码照片档案的标准化与标准化治理，全面提高数码照片的搜集与整理水平。

关键词：数码照片档案；搜集与整理，方式步骤
数码照片档案作为人类记录历史、传递信息、交流情感的重要工具，在人类社会生活中所起的作用愈来愈明显，已经成为档案宝库中一个重要的组成部份。

具有保留价值，通过标准整理的数码照片档案是机关、集体、企事业单位档案全宗的一个重要组成部份，在社会生活的各个领域都起着举足轻重的作用。

一、数码照片档案的特点
1.形象生动
数码照片档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展此刻利用者眼前，具有较强的形象性和直观性，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。

2.时空感强
数码照片运用先进科学摄影技术，可将一瞬即逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时刻感和空间感。

3. 传输分享方便
应用通信网络传送数码照片，能与办公局域网中的电脑终端连接，并通过网上发布，从而拓展其共享范围。

4.便于复制和备份
数码档案复制与备份简捷，利用数字存储与备份技术进行数据保留。

数码照片能够冲印成纸质照片，也能够生成底片，对丢失底片的传统照片，能够通过扫描方式数字化，真实地保留原始照片信息。

数码照片存在着对软硬件的依托性。

医院数码照片档案、胶片档案以及旧照片档案的整理及归档

数据应存在硬盘中。
对二大类的整理：用一般的相机拍摄。有胶片底片和冲洗照片，这类照片需要仔细分类，包括旧的照片。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。对以前的照片调查论证，如：照片、底片的内容、质量、破损程度、修复手段、装具要求等进行调查摸底。这些照片主要是医院成立初期以来的照片，大小不一，形式各异，未经过系统整理，由于保管条件的限制，照片与底片卷曲变形，发黄变脆，霉变、灰尘粘结等现象比较严
档案以及旧照片档案的整理及归档
李春蓉
（成都市妇女儿童中心医院，四川成都６１００１５）摘要：当前，数码照片在许多图像记录领域大量产生，而数码照片档案管理则处于无法可依，无章可循，各行其道的状态，由于数码影像数据
对第一大类：以下归档的数码照片包括数码相机直接照的照片、扫描的以前的胶卷照片和翻拍的旧照片。归类方法：将照好的数码照片从相机里倒入电脑里，再在电脑里进行分类，首先按科室进行分类，我们分成院务部、医务部、后勤等职能科室、产科、妇科、儿科病区、门诊等临床科室，再在各分科的大类上进行各个部门下设不同内容的组，各会议活动等内容设一个组，重大事项单独列组，如：地震的救治等。二、保存原则：将大量的数码照片，根据各个主题选择有代表性的、重要的、能说明问题或者主题的（如会议一般都要选择有横幅的、一目了然就能知道是什么内容的照片）、及利用价值的照片作为归档的标准。三、归档的数量；根据主题的重要程度，适量选择部分相关的照片，一般是５张左右。四、文件保存格式：一般为ＪＰＧ，文件像数一般为５００万，也有一些扫描的数码照片制作幻灯片的，要求像素不是很高，文件像素可以在３００万，还有一些照片因为人员众多如集体照，或着其他一些需要将照片像素保存较大，分类按不同的要求进行保存。五、照片的标注：所选出来的照片，按组、按类建立文件夹，并将文件夹重新命名，打上卷宗号，案卷号，本组的第一和最后一张照片及本组的简单说明。同时，注明人物的姓名、职务、参加的什么事情。片子自身的数据就不用再记了，只要按一定规律（如日期、地点）文件夹归档刻盘就行，最好是文件名上能体现。六、照片的归卷：１、加上所在数码照片的保存路径。如：１号电脑、Ｄ盘、特卷、地震、当天、手术室、一组、ｌ、２、３号照片及光盘编号为特卷３一地震１一当天、手术室１。２、刻录的光盘归卷：光盘刻录完毕，先按年度分类编号，再按科室分类装入光盘袋，在光盘的表面

特殊载体档案整理

特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。

（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。