文件的编号和编写格式规定

芜湖华丽工程塑料制品有限公司

文件名称：文件编号与编写格式规定

文件编号：HL3—001

版本号：A

编制：章庆红审批：批准：

日期：2011.3.1 日期：日期：

修订记录

1 目的

规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。

2 范围

适用于本公司所有文件的编号以及编写。质量手册。

不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。

3 职责

3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写；

3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应

的记录表格。

3.3 办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。

4 工作内容

4.1 编号方法

4.1.1 质量手册 HL/TS-

分别表示为企业代号/体系代号-质量手册号0001

4.1.2 程序文件

分别表示为企业代号/体系代号-程序文件流水号

4.1.3 作业指导书

分别表示为企业代号/体系代号-部门代号－该文件的流水号

4.1.4 记录表单

分别表示为企业代号/体系代号-制定部门代号－文件编号－版本号

部门代号规定

部门代号

总经理 AA

管代 BB

市场部 SC

质量部 ZL

采购部 CG

设计开发部 SJ

财务部 CW

4.1.5 公司内部规定类文件 HL/1－

分别表示为企业代号/规定-文件流水号

4.1.6 文件的版本号

a.首版文件的版本为A版

b.同一版本的文件，已经修订三次，或一次修订的内容牵涉到三页（含三页）以上的文件时，需要换版本，即提升版本号的字母，即B版。

4.2 书写用纸、格式及字体。

文件采用A4的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为：上边和左边边距为2厘米，下边和右边边距为0.5厘米。页眉距边界为2厘米，页脚距边界为0厘米。具体格式要求如下：

a.封面见附件1。

b.修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。

4.3 文件结构

文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。

4.3.2 目的

重点描述编写本文件的目的。

4.3.2 范围

重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件

的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。

4.3.3 职责

描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。

4.3.4 工作内容

按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。

流程图的符号按以下规定：

表示各阶段性事件或活动的叙述

表示必须做决定、检查或检验的过程

表示事件发生的顺序或方向

4.3.5 相关文件

描述与本文有关的文件编号与名称。

4.3.6 质量记录

描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。

4.4 书写格式

项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列：

“1 …………

2 …………

2.1 ……………………………………………………………………………………

………………………………

3 ……………………

3.1 …………………………

3.1.1……………………………………………………………………………………………………

a.

4.5 页码与装订

4.5.1 封面、附件不编页码。

4.5.2 文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。

4.5.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。

4.6 外来文件

当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.3的规定进行各部门编号。

4.7 文件编写注意事项

4.7.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要

求等。

4.7.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，

一定要注意文件的可操作性。

4.7.3 对已有管理制度中实用的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条

款。

5 相关文件

5.1 MY2-001 《文件控制程序》

6 质量记录

无