文件控制程序-1
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。
通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。
文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。
用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。
2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。
用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。
这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。
3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。
用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。
如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。
4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。
用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。
这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。
5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。
用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。
此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。
6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。
用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。
而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。
文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。
它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。
无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。
总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。
1文件控制程序
1 范围本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。
2 引用文件《记录控制程序》3 职责办公室归口实施，其他各部门配合实施。
4 过程展开与控制4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；c.程序文件；d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；f.记录。
4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：XX- XX - XX↓↓↓单位代号文件类别文件序号或章节号注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书修订状态： X / X↓↓版本修订号注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。
4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。
受控文件清单由办公室主任批准。
4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。
4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。
电子文件控制程序(1)
5.7.4 电子文件的保存 对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧 版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保 留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或 相关部门最高负责人确认后方可销毁。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
3. 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效 地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保 部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相 关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文 控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技 术支持。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范
围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时 组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受 控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用 者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司 ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性， 需修改的反馈至原制定部门进行修订。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
5.7.5 各分公司电子文件的管理 a. 各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保 密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文 件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司 制度填写申请单。 b. 外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员 不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序 要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。 c. 文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、 防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。
《文件控制程序》课件
审核与批准
修订后的文件需经过文件审核 人员审核，确保内容准确无误 后，交由授权人员批准。
提出更改需求
由文件使用部门或相关人员提 出文件更改需求，填写《文件 更改申请表》。
文件修订
根据审批结果，由文件编制部 门负责修订文件。
文件发布与分发
批准后的文件由文件管理部门 负责发布和分发，同时更新文 件分发清单。
提高组织效率
通过有效的文件控制，提高组织的效率，减 少不必要的浪费和重复工作。
提高信息准确性
确保文件的准确性，避免因错误信息导致的 决策失误和工作失误。
文件控制的基本原则
01
完整性原则
确保文件的完整性， 包括内容完整、格式 完整和签章完整。
02
准确性原则
确保文件的准确性， 包括数据真实、记录 准确和信息无误。
审核文件内容
检查文件内容是否准确、完整， 是否符合公司或组织的政策和标
准。
审核文件格式
检查文件的格式是否规范，是否 符合公司或组织的规范要求。
审核文件语言表达
检查文件的语言表达是否清晰、 简洁，是否易于理解。
文件批准程序
提交文件给相关部门或领导审批
01
在完成文件的编制和审核后，应将文件提交给相关部门或领导
进行审批。
审批意见的跟踪和落实
02
在审批过程中，应及时跟踪审批意见，并在审批完成后落实相
关意见和建议。
文件的最终批准和发布
03
经过审批后，文件应得到最终的批准，并进行发布。
04
文件发放、使用和保管
Chapter
文件发放流程
文件发放前应确保文件的完整性和准确性，包括内容、 格式、数据等。
文件发放应按照规定的程序进行，确保文件的发放范围 、数量和时间符合要求。
1文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。
例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。
b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。
例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。
绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。
b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
COP01
版本 总经办
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文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
9000质量体系认证文件控制程序[1]
![9000质量体系认证文件控制程序[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/87cf1227bcd126fff7050b40.png)
文件控制程序1．目的对质量管理体系文件进行控制，确保本公司在质量管理体系中顺利运行，以及相关场所能得到相应文件的有效版本。
2．范围适用于质量管理体系中有关文件的控制和管理。
3．职责3．1 本公司质量管理体系文件由企管部负责控制和管理。
3．2 本公司技术文件由技术部控制和管理。
3．3 本公司各部门专用文件由相关部门自身管理。
4．文件控制要求4.1文件的分类：a)质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）；b)程序文件c)作业类文件（如作业指导书、操作规程、技术文件等）；d)管理性文件e)质量记录（含标准要求的记录和本公司认为需要的）f)外来文件（包括适用的法律、法规、国标、行标等文件）4.2 文件的编号所有与质量体系有关的文件必须按规定进行编号4．2．1 质量手册的编号规定XXX/QM—2003公司代号/手册代号—发布年号，其中QM是英文Quality Manual 的简称，为质量手册的代码。
4．2．2 程序文件编号的规定XXX/QP—□□公司代号/程序文件代号—序号，其中QP英文为程序文件的代码。
4．2．3 作业文件编号的规定XXX/WI—□□—□□公司代号/作业文件代号—部门代号—序号，其中WI是英文Work Intraductions的简称，为作业文件代码。
4．2．4 质量记录文件编号的规定XXX/QR—□□—□□公司代号/质量记录代号—部门代号—序号，其中QR是英文Quality Records的简称，为质量记录的代码。
4．3 文件控制状态4．3．1 “受控”文件的要求文件发放前，必须盖有“受控”印章，当此种文件失效或作废时，应立即通知文件所持有者，统一收回，统一销毁或者盖“作废”印章，妥善保管。
4．3．2 “非受控”文件的要求此种文件更改和作废，不必通知该文件所持有者。
4．3．3文件的修订状态要求文件的修订状态标识采用“版本状态/修订状态”，其中版本状态采用A、B、C、……分别表示第一版、第二版、第三版。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
1文件控制程序
1.1文件控制程序1目的对本公司良好农业规范管理体系运行所涉及的有关文件进行控制，以保证本公司涉及到该管理体系的各个岗位有效版本文件的使用。
2 范围适用于本公司良好农业规范管理体系运行所用文件的控制。
3 职责3.1 市场部负责本公司良好农业规范管理手册和程序文件的编制、修改；办公室负责发放、回收、作废的管理。
3.2 生产部负责本部门管理制度和作业指导书等文件的编制、修改。
3.3 场长负责管理手册所涉及的各场的记录表格的编制。
3.4总经理负责手册的批准。
3.5外来文件根据性质不同，由办公室发放给生产部并进行存档，有文件更新时，旧的存档文件自动作废。
4 工作程序4.1 文件控制范围4.1.1良好农业操作规范管理手册、质量安全方针、质量安全目标；4.1.2 生产部的作业指导书、记录表格；4.1.3 其它管理性文件、其它质量和安全文件；4.1.4 外来文件包括：适用的法律法规、行业标准、强制性标准。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 文件层次：文件分为三个层次：第一层次：管理手册：纲领性文件，是阐述公司的管理框架；第二层次：程序文件：阐述工作流程及与此有关的各部门间的业务接口关系；第三层次：规章制度、作业指导书、外来文件：是操作性文件。
4.2.2文件编号规定：本公司GAP管理手册、程序文件、作业指导书均执行以下编码：SYPX A（B/C/W） 001公司代码 GAP管理体系代码顺序码文件类别代码文件顺序号，即从001开始，依次顺延。
4.3文件管理4.3.1文件的发放、回收和作废由办公室负责，同时在标识等方面执行本规定的管理流程和要求；领用人在《文件发放和接收记录表》上签字，并负责保管领用的文件。
4.4 文件的更改4.4.1 管理体系运行后，所涉及的文件需要进行更改时，由生产部提交《文件更改申请表》，说明更改原因及理由，经管理者代表审核更改后，经总经理批准实施。
4.5 文件的作废和销毁4.5.1 当管理手册涉及的文件经多次修改，或当国家标准、法规有重大修改时，管理者代表适时换版，并填写相应记录。
1.文件控制程序QR-01
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保各使用部门得到有效版本文件，防止作废的文件非预期使用，提高企业各部门的工作效率，从而形成高效的企业管理。
2适用范围
2.1与质量体系有关的所有文件，包括技术性文件、图纸资料、外来文件和顾客提供的文件资料及其复印件。
2.2本程序适用于质量管理体系文件的制订、批准、发布、使用和保管。
A(0)表示第一版
“01”分类文件的顺序号(质量)
JS表示“技术部文件”，ZL表示“质量检验部文件”，ZH表示“综合部文件”，CW表示“财务核算中心文件”，GY表示“物资供应部文件”，YX表示“市场营销部文件”，SH标示“售后服务部”SC表示“生产制造部文件”。QD表示“作业文件”
WD为“****专用汽车有限公司”的简称
4.7 文件的换版与作废
4.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版。原版的文件作废，换发新版本。
4.1.3文件的分类
各类文件按层次可分4类，其代码如下：
质量手册—QA
程序文件—QR
作业文件—QD
质量记录—JL
4.2文件的编号
4.2.1质量体系文件的编号登记工作由办公室负责。
具体编号方法及含义说明如下：
1)质量手册编号：WD / QA - 2020 - A(0)
A(0)表示第一版
表示2020年发布
4.4.2 质量手册由质量保证负责人审核，总经理批准。质量体系程序文件由部门负责人编制，质量检验部长审核，质量保证负责人批准。
4.4.3 技术性文件分设计文件、工艺文件和检验文件。三类文件分别由技术部和质量部负责编制Байду номын сангаас部门主管审核，管理者代表批准。
4.4.4确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
1-1文件控制程序
1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。
本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。
3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。
3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。
3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。
3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。
3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。
3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。
3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。
3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。
4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。
4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。
4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。
文件控制程序QP-1
6.1 《文件领用（发放）登记表》 6.2 《文件领用申请表》 6.3 《文件资料借阅登记表》 6.4 《文件更改通知单》 6.5 《文件销毁登记表》 6.6 《受控文件目录》 6.7 《外来文件清单》 6.8 《技术文件更改通知单》
WZ
4．5
玉环万洲机械有限公司
文件控制程序
文件编号 状 态 制订日期 第4页
WZ/QP-1 B/0 2005/9/20 共5页
文件名称
文件特殊特性的标识：
对于那些需要质量方面特别证明的产品和特殊特性的文件，须在该文件上加注特别标 识“D”。 4．6 文件的作废及销毁： 4.6.1 文件更改后， 办公室文控员或生产技术部须按原发放记录收回作废的旧文件，同时填写 《文件销毁登记表》经批准后予以保留或销毁。 4.6.2 作为资料保留的作废的原版文件，加盖“作废”加“保留”印章。 4.6.3 当有关人员使用的文件破损严重，影响使用时，应与办公室或生产技术部办理更换手续， 交回破损文件，补发新文件。新文件的颁发号仍然沿用原文件分发号，文控员将原破损 文件销毁。 4.6.4 当文件使用人将文件遗失后，应重新办理手续。办公室文控员或生产技术部在补发文件 时应给予新的分发号，并注明遗失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知 各部门，防止误用。 4．7 文件的定期监控： 4.7.1 文件有效性的监控： 办公室文控员制订《受控文件目录》并发放到各部门，涉及文件变更时，及时修订。各 部门根据清单进行自查，并将自查结果反馈办公室。 4.7.2 文件适宜性监控： 文件的适宜性作为管理评审内容之一，于每年管理评审时进行。 4.7.3 顾客工程规范的管理和监控： A.来自于顾客的工程规范、文件由生产技术部负责汇总、登记，记录于《外来文件清单》 中。 B.对顾客所有的工程规范及其更改， 生产技术部应在 3 个有效工作日内组织进行评审、 受控分发和实施。记录并保存每次更改在生产中实施日期的记录，及时更新《外来文 件清单》。按《技术文件管理规定》执行。 C.当这些规范影响 PPAP 文件时，生产技术部组织 CFT 小组成员讨论并实施 PPAP 更新。 4.7.4 来自于其它方的与质量管理体系相关的文件，由办公室负责汇总、登记，记录于《外来 文件清单》中。并由办公室负责定期审查，以确定其有效使用状态。 4.8 4.9 文件的借阅： 借阅文件须填写《借阅登记单》。原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。 文件的保存期限： 4.9.1 需作为资料保留的作废文件的保存期限为十年。 4.9.2 涉及产品安全及责任方面的文件的保存期限为十五年(顾客有特殊要求时按顾客
文件控制程序
文件控制程序简介文件控制程序是一种用于管理和控制文件系统中文件的程序。
它提供了一系列功能，包括创建、查看、编辑、复制、移动和删除文件，以及管理文件的权限和属性等。
文件控制程序广泛应用于操作系统和应用程序中，使用户可以方便地管理和操作文件。
功能文件控制程序通常具有以下功能：1. 创建文件文件控制程序允许用户创建新的文件。
用户可以指定文件的名称、路径和类型等属性，并在文件系统中创建相应的文件。
创建文件时，文件控制程序通常会检查文件名的合法性，并确保文件的唯一性。
2. 查看文件文件控制程序允许用户查看文件的内容。
用户可以选择浏览整个文件或指定查看文件的部分内容。
文件控制程序通常提供了多种查看方式，包括文本方式、图形方式等。
3. 编辑文件文件控制程序允许用户编辑文件的内容。
用户可以修改文件的文本、添加新的内容，或删除不需要的内容。
文件控制程序通常提供了常用的编辑功能，如剪切、复制、粘贴等。
4. 复制文件文件控制程序允许用户复制文件。
用户可以选择将文件复制到不同的位置，或在同一位置创建文件的副本。
复制文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保复制的文件唯一性。
5. 移动文件文件控制程序允许用户移动文件。
用户可以选择将文件移动到不同的位置，或修改文件的路径和名称等属性。
移动文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保文件的唯一性。
6. 删除文件文件控制程序允许用户删除文件。
用户可以选择删除文件，并将其从文件系统中永久删除。
删除文件时，文件控制程序通常会提示用户确认操作，并确保用户拥有相应的权限。
7. 管理文件权限和属性文件控制程序允许用户管理文件的权限和属性。
用户可以设置文件的访问权限，如读、写、执行等。
文件控制程序还可以管理文件的属性，如文件大小、创建时间、修改时间等。
应用实例文件控制程序应用广泛于各种操作系统和应用程序中，提供了方便的文件管理功能。
操作系统操作系统中的文件控制程序提供了对文件系统的管理和操作功能。
文件控制程序全
引言：文件控制程序是一种用于管理和控制计算机文件的软件程序。
它能够帮助用户有效地组织、存储、检索和保护文件，提高工作效率和数据安全性。
本文将详细介绍文件控制程序的全面性功能和优势。
概述：文件控制程序是一种综合性的软件工具，它提供了许多功能和特性，包括文件管理、权限控制、版本控制、文件备份和还原等。
通过这些功能，用户可以轻松地管理和操作文件，确保数据的完整性和可靠性。
正文内容：1.文件管理文件管理是文件控制程序的核心功能之一，它包括文件的创建、打开、读写、删除和重命名等操作。
文件控制程序提供了直观的用户界面和便捷的操作方式，使用户能够轻松地管理和查找文件。
文件控制程序还支持文件的分类和标签等功能，帮助用户更好地组织文件。
文件的读写和删除：文件控制程序允许用户对文件进行读写操作，确保用户能够随时查看和修改文件内容。
同时，用户还可以通过文件控制程序安全地删除文件，防止数据泄漏和误操作。
文件的重命名和复制：文件控制程序支持文件重命名和复制操作，用户可以通过简单的操作更改文件名或创建文件的副本，方便文件的管理和备份。
2.权限控制权限控制是文件控制程序的另一个重要功能，它可以保障文件的安全性，防止未经授权的用户访问和修改文件。
文件控制程序通过用户身份验证和权限分配，确保只有授权用户才能访问和操作文件。
用户身份验证：文件控制程序通常要求用户提供用户名和密码等身份识别信息进行登录认证，确保只有合法用户可以使用文件控制程序。
文件控制程序还支持多种身份验证方式，如指纹识别、面部识别等，增加登录安全性。
权限分配：文件控制程序允许管理员对用户进行权限分配，包括读取、写入、修改和删除等操作权限。
管理员可以根据用户的工作需求和职责，灵活地设置不同用户的权限，保护重要文件的安全性。
3.版本控制版本控制是文件控制程序的重要特性之一，它可以追踪和管理文件的不同版本，帮助用户更好地组织和跟踪文件的修改历史。
文件控制程序通过版本控制，可以进行版本比较、回滚和合并等操作，确保文件的完整性和可追溯性。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
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1、目的
规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。
2、范围
本公司所有质量/环境管理体系受控文件。
3、定义
受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管
控的体系文件。
4、作业流程
5、补充说明
5.1文件类别
5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下：
注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系
5.2文件编号规定
5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：
一阶文件 Q E M —×××
一阶文件代码文件流水序号
二阶文件 Q E P —×××
二阶文件代码文件流水序号
三阶文件 Q S/ E S —×××—×××
三阶文件代码部门代别文件流水序号
四阶文件 Q R / E R —×××—×××
四阶表单代码部门代别表单流水序号
5.2.2 部门代码：
5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。
5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修
订时应及时更新其版本号。
5.2.5 外来文件的获取及编号规定
外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。
5.3
5.4 文件提交
5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。
5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将
原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。
5.5 文件的发放和回收
5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。
5.5.2 文控文员根据文件发放的数量，通过将原文件复印需要发放的份数，同时加盖红色
“受控文件”印章，以受控副本形式下发到发放部门。
5.5.3 文控文员下发文件时，应填写《文件发放/回收记录表》，要求文件签收人签名；对
于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上盖“作废文件”印章。
5.5.4 文控文员将提交的原文件作为受控正本，不需盖章，保存于文控处。
5.5.5 公司内所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由
文控文员及时收回销毁并追究责任。
5.5.6 外来文件需在公司执行时，首先由文控文员登记于《文件总览表》上，并在复印分发
时加盖红色“外来文件”印章，发放时填写《文件发放/回收记录表》。
5.6 文件更改和作废
5.6.1 文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，由管理者代表审核；文件
的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》。
5.6.2 文控文员在发放新文件时，应先回收旧版文件，再发放新版文件，同时应填写《文件
发放/回收记录表》；同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。
5.6.3 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号；只是版
本依次升级。
5.6.4 作废文件由文控处统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁。
5.7 文件补发
5.7.1 公司任何部门或个人不得私自复印受控文件，若需要补发文件时，由使用部门填写
《文件补发申请表》，且需详细说明补发原因，由文控文员办理补发手续。
5.7.2 因文件破损需要补发时，使用部门须同时提供破损文件给文控文员。
5.7.3 若文件遗失，文控将追究部门主管对文件管理责任；额外补发，按5.7.1执行。
5.8 文件保管
5.8.1文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止
遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。
5.8.2各部门文员负责本部门文件管理，文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归
档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。
5.8.3 公司各部门应妥善保管受控文件，若发现受控文件遗失一份，品保课文控直接
对文件签收人给予追究；若文件签收人调离或离职，则追究其部门责任人。
5.8.4 若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故，品保课文控将直接追究部
门主管对文件管理的责任。
5.8.5 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写和乱画，切实保证文件的权威性和严肃
性。
5.8.6 文件的保管期限
5.8.
6.1长期保存的文件：现行质量/环境体系文件，包括质量/环境手册、程序文件
及三级文件。
5.8.
6.2 需保存三年的文件：质量/环境体系所有表单记录、外来文件及过期、作废的
文件；离职人员的档案等。
5.8.
6.3 所有的质量/环境运行记录，由其原部门保存。
5.9 外来文件管理
5.9.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。
如是传真
时，则需拷贝管理。
5.9.2 收到外来文件时，在《文件总览表》上登记，注明外来文件，各部门需申请发放外
来文件，依5.4条款执行。
5.10 受控文件电子文档管理
文件编制部门保存原始文件的WORD/EXCEL等形式电子文档，品保课文控保存所有原始文件的PDF档格式；顾客、供应商等第三方若需要本公司管理手册、程序文件等其它文件，只能以PDF形式发放，并及时登入《文件发放/回收记录表》。
6. 相关文件
无
7. 记录表单
《文件总览表》
《文件发放申请单》
《文件发放/回收记录表》
《文件修订/废止申请单》
《文件补发申请表》。