文件控制程序-1

1、目的

规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。

2、范围

本公司所有质量/环境管理体系受控文件。

3、定义

受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管

控的体系文件。

4、作业流程

5、补充说明

5.1文件类别

5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下：

注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系

5.2文件编号规定

5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：

一阶文件 Q E M —×××

一阶文件代码文件流水序号

二阶文件 Q E P —×××

二阶文件代码文件流水序号

三阶文件 Q S/ E S —×××—×××

三阶文件代码部门代别文件流水序号

四阶文件 Q R / E R —×××—×××

四阶表单代码部门代别表单流水序号

5.2.2 部门代码：

5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。

5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修

订时应及时更新其版本号。

5.2.5 外来文件的获取及编号规定

外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。

5.3

5.4 文件提交

5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。

5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将

原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。

5.5 文件的发放和回收

5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。

5.5.2 文控文员根据文件发放的数量，通过将原文件复印需要发放的份数，同时加盖红色

“受控文件”印章，以受控副本形式下发到发放部门。

5.5.3 文控文员下发文件时，应填写《文件发放/回收记录表》，要求文件签收人签名；对

于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上盖“作废文件”印章。

5.5.4 文控文员将提交的原文件作为受控正本，不需盖章，保存于文控处。

5.5.5 公司内所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由

文控文员及时收回销毁并追究责任。

5.5.6 外来文件需在公司执行时，首先由文控文员登记于《文件总览表》上，并在复印分发

时加盖红色“外来文件”印章，发放时填写《文件发放/回收记录表》。

5.6 文件更改和作废

5.6.1 文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，由管理者代表审核；文件

的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》。

5.6.2 文控文员在发放新文件时，应先回收旧版文件，再发放新版文件，同时应填写《文件

发放/回收记录表》；同时在旧版文件或作废文件上加盖“作废文件”印章。

5.6.3 文件更改或作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号；只是版

本依次升级。

5.6.4 作废文件由文控处统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁。

5.7 文件补发

5.7.1 公司任何部门或个人不得私自复印受控文件，若需要补发文件时，由使用部门填写

《文件补发申请表》，且需详细说明补发原因，由文控文员办理补发手续。

5.7.2 因文件破损需要补发时，使用部门须同时提供破损文件给文控文员。

5.7.3 若文件遗失，文控将追究部门主管对文件管理责任；额外补发，按5.7.1执行。

5.8 文件保管

5.8.1文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所(设置专门的文件柜)并妥善保存、防止

遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。

5.8.2各部门文员负责本部门文件管理，文件管理应根据本部门文件特点对其进行整理和归

档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。

5.8.3 公司各部门应妥善保管受控文件，若发现受控文件遗失一份，品保课文控直接

对文件签收人给予追究；若文件签收人调离或离职，则追究其部门责任人。

5.8.4 若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文件而造成质量事故，品保课文控将直接追究部

门主管对文件管理的责任。

5.8.5 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写和乱画，切实保证文件的权威性和严肃

性。

5.8.6 文件的保管期限

5.8.

6.1长期保存的文件：现行质量/环境体系文件，包括质量/环境手册、程序文件

及三级文件。

5.8.

6.2 需保存三年的文件：质量/环境体系所有表单记录、外来文件及过期、作废的

文件；离职人员的档案等。

5.8.

6.3 所有的质量/环境运行记录，由其原部门保存。

5.9 外来文件管理

5.9.1 外来文件不可涂改或损毁,并保持其完整性，并加盖“外来文件”章。如是传真

时，则需拷贝管理。

5.9.2 收到外来文件时，在《文件总览表》上登记，注明外来文件，各部门需申请发放外

来文件，依5.4条款执行。

5.10 受控文件电子文档管理

文件编制部门保存原始文件的WORD/EXCEL等形式电子文档，品保课文控保存所有原始文件的PDF档格式；顾客、供应商等第三方若需要本公司管理手册、程序文件等其它文件，只能以PDF形式发放，并及时登入《文件发放/回收记录表》。

6. 相关文件

无

7. 记录表单

《文件总览表》

《文件发放申请单》

《文件发放/回收记录表》

《文件修订/废止申请单》

《文件补发申请表》