制度体系文件格式及编号管理指引

制度体系文件格式及编号管理指引

编制__________ 日期__________

审核__________ 日期__________

批准__________ 日期__________

修订记录

1.目的

为统一公司制度流程文件的格式，借鉴行业标杆的做法，以促进文件流程的IT化、分类管理及更新存档，特制定本指引。

2.适用范围

适用于集团及各下属公司。

3.术语与定义

3.1.目的：阐明拟定文件的目的以及要求。

3.2.适用范围：文件所适用的对象以及所管理的范畴。

3.3.术语与定义：对文件中使用的缩略语、专用词汇或其它有特定含义的词语做出说明。

3.4.职责：规定文件涉及的部门或人员的工作要求，包含责任部门、相关部门等。

3.5.关键活动描述：文件的实质内容：为达到管理的目的所提出的执行要求及操作步骤等。

3.6.支持文件：相关的补充说明，正文附属的文件，或能支持本文件局部内容的相关其他文件。

3.7.适用工具：按文件的要求，在文件执行过程中形成的各种表格、报告、模板等，记录一般随

文件同时发布。

4.职责

4.1.集团决策层

4.1.1.负责审批决定集团制度流程文件的格式版本；

4.1.2.负责审核/审批拟发布的文件及待废止的文件。

4.2.集团人事行政部

4.2.1.负责拟订集团制度流程文件的格式，并进行统一规范管理；

4.2.2.负责对集团制度流程文件进行编号并分类存档。

4.3.集团其他各部门

4.3.1.负责根据统一的格式要求，编写本部门的制度流程文件。

5.关键活动描述

5.1.文件格式要求

5.1.1.文件封面。采用统一的文件封面格式，详见本指引封面：

1)文件标题采用一号宋体字、加粗。

2)其他封面内容：采用宋体四号字体，加粗。

5.1.2.文件页眉。页眉格式固定如下：

1)第一列：知名地产公司国际LOGO及公司名称，当公司LOGO有更新时，应作同步调整。

2)第二列：文件名称，采用三号黑体字。

3)第三列：文件的编号、版号、页码，中文采用五号黑体字，英文及数字采用五号Arial字

体，具体编号及版号规则见5.2。

5.1.3.文件页面及内容

1)文件页边距，上2,2，下2，左右各2.5。

2)文件的一级标题：1.、2.、3.、4.、5.、6.、7.采用宋体加黑五号字体。

3)文件的二级标题：1.1、1.2。。。采用宋体加黑五号字体，数字顶格对齐，文字缩进对齐。

4)文件的三级标题：1.1.1、1.2.1。。。采用宋体五号字体，数字顶格对齐，文字缩进对齐。

5)文件的四级标题：1）、2）、3）。。。采用宋体五号字体，数字缩进两格，与三级标题对

齐，文字缩进对齐。

6)文件采用1.5倍行距，各一级标题以及4./5.下的二级标题之间空一行，其他标题之间不

空行。

5.2.文件编号规则

5.2.1.公司所有发布的文件均由人事行政部统一进行编号管理。

5.2.2.文件编号规则：

LM－□□－□□□□

1)

2)文件类别代号：ZD为制度文件代号，P1为流程文件代号，P2为指引类文件代号。

3)文件所属管理模块代号：

4)文件流水号：每一管理模块所属文件流水号从01开始，01、02…依次顺延；

5)文件版本号：版号的顺序从A开始，A、B…依次顺延，“A/0”，表示第一版文件发布；“A/1”，

表示第一版文件，第一次修改。以此类推。

5.3.记录表格格式及编号规则

5.3.1.记录表格页眉。所有的表格均要设置页眉。

1)第一列：知名地产公司国际LOGO及公司名称，当公司LOGO有更新时，应作同步调整。

2)第二列：表格的名称，采用三号黑体字。

3)第三列：文件的编号、版号、生效日期，中文采用五号黑体字，英文及数字采用五号Arial

字体，生效日期与文件的生效日期一致。

5.3.2.记录编号规则：在所属文件的编号后加“-QR□□”，QR为记录代号,从01开始，01、02…

依次顺延。

记录表单页眉：采用统一的文件格式，左为公司LOGO，右为五号宋体，知名地产公司国际集团（XX 文件）。

5.4流程图格式及字体要求

5.4.1流程图的基本框图使用范围如下：

5.4.2流程图应写明流程名称，流程涉及的部门及审批主体，流程的每个活动步骤，流程的字体要

求如下：

1）流程标题：采用14号加黑宋体字。

2）部门名称：采用12号加黑宋体字。

2）框图文字：采用8-10号宋体字。

6.支持文件

6.1.【制度体系文件管理制度】

7．相关工具

无