档案的整理与保管

二、档案保管工作
（六）档案库房管理
1.进出库制度和八防措施 2.库房的温湿度控制 3.库房编号与装具的排列 4.档案在装具中的存放方式
5.档案存放位置索引和档案代卷卡
二、档案保管工作
6.定期检查、清点
7.全宗卷
全宗卷是由在管理某一全宗过程中所形成 的管理记录性材料组成的专门案卷。它是全 宗的档案，但不是全宗内的档案。
二、档案保管工作
（七）档案使用过程中的维护和保护
1.档案使用的登记与交接制度
档案出库、入库登记；将档案交给使用 者时的登记及交接清点、签收手续 2.档案使用行为的管理与限制制度 这一制度应涉及档案使用行为的方式方 法及应注意防止的不良现象。

二、档案保管工作
如：使用者不得在使用时吸烟、喝水、吃食物， 不得在档案上勾画、涂抹，更不得有撕损剪切等破 坏行为； 档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在 桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自 带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）； 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各 自所利用的档案； 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长 短也应有一定的限度。

二、档案保管工作
（八）案例分析
案例1.1998年某月某日，华中某县镇政府
1975-1991年度150卷档案失窃。经侦破发现， 系6名小学生撬门入库，窃得档案后当废纸卖 了。 问：
①该镇政府在档案保管工作中存在哪些问题？ ②你认为应该采取什么措施避免类似事情发生？

二、档案保管工作
案例2. 2002年5月，某高校文秘专业的学生在 中原某省某县政府办公室实习时发现，该办公室的 档案从1982年至今一直没有整理（内容涉及党群、 人事、农林、工业、工商等多方面），也没有向机 关档案室移交。 问：


1.你认为该办公室在档案管理方面存在什么问题？ 2.机关档案室有责任吗？为什么？ 3.假如让你来整理这些档案，你将采取哪种分类方法？
档案的整理与保管
教学时数：2课时
教学目标：了解档案保管的物质条件及库房
管理的有关内容，理解档案整理和保管工作 的主要内容。 教学重点：档案库房管理 教学方法：讲授法
一、档案整理工作
（一）概念 即将零乱的和需要进一步条理化的档案，经分 类、组合、排列和编目，使之系统起来，便于保管 和利用。 （二）主要内容 1.系统排列和编制档案目录（档案室） 2.对整理不善的档案进行局部整理（档案室 <馆>） 3.全过程的档案整理工作（档案馆）

二、档案保管工作
3.档案使用过程中的维护与保护方法
（1）量与顺序的控制
分批定量、实体排列顺序 （2）对利用行为的现场监督与检查 人员现场监督、闭路电视监控

二、档案保管工作
（3）利用方式及利用场所的限制
现场阅览、集中式的大阅览室；经允许 的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员 承担。 （4）对重要档案的保护性措施 严格限制利用；一般不提供原件（可以 是缩微品或复印件），格外注意监护问题， 必要时可责成专人始终陪伴进行利用。

一、档案整理工作




（三）原则 1.ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ持档案间的历史联系（来源、时间、内容、形式） 2.充分利用原有的整理基础 3.便于保管利用 ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一 份为光盘时，如何整理？ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一 份为普通时，如何整理？ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为短期，一 份为永久时，如何整理？ 保持档案间的历史联系——根本原则 便于保管利用——基本出发点、最终要求
一、档案整理工作
（四）基本程序
1.了解情况，拟订方案 2.区分全宗 3.全宗内档案的分类 4.档案的排列、编号、编目
二、档案保管工作
（一）概念 “保管”有广义和狭义之分。 广义上的保管就是指管理； 狭义上的保管是指对已整理好并已存入库房及 其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。 （维护秩序、保护实体） （二）内容 1.档案库房管理 2.档案流动过程中的保护 3.保护档案的专门措施（复制、修补等技术处理）

二、档案保管工作
（三）具体任务 1.防治档案的损坏 2.延长档案的寿命 3.维护档案的安全 （四）基本要求 1.以防为主，防治结合 2.加强重点，照顾一般 3.自力更生，勤俭节约 4.立足长远，保证当前

二、档案保管工作
（五）档案保管物质条件
1.档案库房 2.资料库 3.装具 4.包装材料（档案盒） 5.技术设备 6.消耗品