卷内目录(以件为单位)—式样
档案的整理与编目方法
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
五、会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj,分四个属类:kj1：会计报表(永久或长期）;kj2:会计帐簿(２5年);kj３:会计凭证(15年);ｋj4：其他(永久或长期）。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
４、编页号凭证类不需编页码;报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时,可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间+会计材料名称类别号=大类代字＋属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间＋会计材料名称”的模式著录。
８、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》,会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列:一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：附表２：会计档案目录六、科技(基建)档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
施工阶段:在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
档案管理常用目录表格式样
档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面） (2)档案移交清册（内页） (3)基建技改项目文件交付验收审核单 (4)基建技改项目文件交接目录 (5)基建技改工程档案验收表 (6)二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录 (7)（文书档案档案盒内）备考表 (8)（科技档案）卷内目录 (9)（科技档案）卷内备考表 (10)科技档案案卷封面 (11)科技档案目录 (12)会计档案目录 (12)企业职工档案目录（卷内目录） (12)职工档案目录（案卷级） (13)合同档案目录 (13)书刊档案目录 (13)底图目录 (14)底图袋标签 (14)照片档案目录 (14)音像档案目录 (15)荣誉档案目录 (15)印章档案目录 (15)电子档案目录（总目录） (15)归档电子文件登记表（首页） (16)归档电子文件登记表（续页） (17)三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面） (18)档案销毁清册（内页） (19)科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20)四、档案利用方面档案利用登记表 (21)档案利用效果登记表 (22)五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表 (23)文书档案分布表（台帐） (24)会计档案分布表（台帐） (24)职工档案分布表（台帐） (25)科技档案分布表（台帐） (25)本钢档案室基本情况年报表 (26)档案移交清册（封面）档案移交清册（内页）基建技改项目文件交付验收审核单双方各存一份。
基建技改项目文件交接目录方各存一份。
基建技改工程档案验收表文书档案归档文件目录备考表卷内目录卷内备考表科技档案案卷封面科技档案目录会计档案目录企业职工档案目录（卷内目录）职工档案目录合同档案目录书刊档案目录底图目录底图袋标签照片档案目录音像档案目录荣誉档案目录印章档案目录电子档案目录（总目录）归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（续页）档案销毁清册（封面）档案销毁清册（内页）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)
科技档案模卷构成的一般要求(2008 年订正 )科学技术档案模卷构成的一般要求1范围本标准规定了科学技术档案模卷的组卷原则和方法，模卷和模卷内文件资料的摆列、模卷的编目、模卷的装订、卷盒、表格规格及其制成资料的质量要求。
本标准合用于一般科学技术档案的模卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件以下文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的改正单（不包含勘误的内容）或订正版均不合用于本标准，但是，鼓舞依据本标准达成协议的各方研究能否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
GB/T 10609.3技术制图复制图的折叠方法3术语和定义以下术语和定义合用于本标准。
3.1 科学技术文件资料scientific and technological records记录和反应科学研究、生产营运、项目建设活动和设施仪器运转、保护及其管理工作的文字、图表、声像等不一样形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3.2 科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人拥有保留价值的，应该归档保留的科技文件，以下简称科技档案。
3.3 模卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保留单位。
3.4 卷内文件目录inner-file item list登录模卷内文件题名及其余特色并固定文件摆列序次的表格，摆列在卷内文件以前，以下简称卷内目录。
3.5 卷内备考表file note卷内文件状况的记录单。
3.6 档号 archival code以字符形式给予档案实体的用以固定和反应档案摆列次序的一组代码。
3.7 模卷目录file list登录模卷题名、档号、保留限期及其余特色，并按模卷号序次摆列的档案目录。
4模卷组织4.1 组卷原则按照科技文件的形成规律，保持模卷内科技文件的有机联系和模卷的成套、系统，便于档案的保留和利用。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》
科学技术档案案卷构成的一般要求（发稿时间：2011-5-25 18:08:28 信息来源：本站原创查看次数：( 9268 )1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然页，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3·1科学技术文件材料scientific and technical records记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3·2科学技术档案（以下简称科技档案）scientific and technical archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3·3案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3·4卷内目录（以下简称卷内目录）inner-file item list登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。
3·5卷内备考表file note卷内文件状况的记录单。
3·6档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
竣工档案案卷构成及质量要求
竣工档案案卷构成及质量要求一、术语（一）案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。
（四）档号：由分类号和案卷号组成。
二、案卷组卷要求（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和保管。
（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。
（三）案卷内文件材料制作和书写材料，必须利于长期保存。
书写材料必须用碳素墨水，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。
凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。
（四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。
三、卷内文件的排列（一）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在本办法有关章节中。
（二）设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。
（三）竣工图按里程、图号排列。
（四）卷内文件一般文字材料在前，图样在后。
四、案卷的编目（一）编写案卷页号1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2、页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号.3、卷内目录、备考表不编页号。
4、案郑的页号，要求以件为单位编写小流水号。
5、页号暂用铅笔编写。
（二）案卷封面的编写1、案卷封面：采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见附件一。
2、案卷题名：案卷题名应简明、准确，提示卷内科技文件材料的内容。
每一案卷题名都要写：“佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目”字样。
（1）项目技术文件案卷题名的表示形式佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目第××合同段××桩号××工程××结构××名称。
2008科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修改版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 科学技术文件材料scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。
3.2 科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件,以下简称科技档案。
3.3 案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4 卷内文件目录 inner-file item list登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前,以下简称卷内目录。
3.5 卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单3.6 档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码3.7 案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
02 上市公司两会(国内公司三会)档案整理操作指南
上市公司两会（国内公司三会）档案整理操作指南1范围本指南规范了上市公司两会（国内公司三会）档案的整理操作要求。
本指南适用于XX中国总部、各子公司本部及其下属所有由XX管控的公司；非XX管控的参股公司，可参照执行。
2定义2.1上市公司两会档案指XX中国上市公司在两会（股东会、董事会）的构成、变更、履行职责和维护权益活动中直接形成的有保存价值的各种形式的文件材料。
2.2国内公司三会档案指XX中国下属国内公司在三会（股东会、董事会、监事会）的构成、变更、履行职责和维护权益活动中直接形成的有保存价值的各种形式的文件材料。
3职责XX中国董事会办公室负责上市公司两会（国内公司三会）档案的收集、整理、归档。
XX中国下属各公司根据组织架构，由相应的职能部门负责上市公司两会（国内公司三会）档案的收集、整理、归档。
4档案分类按表1、2执行。
表1 上市公司两会档案分类及代号设置表2 国内公司三会档案分类及代号设置5归档范围5.1上市公司两会档案5.1.1股东会档案按表3归档范围执行。
表3 股东会档案整理表5.1.2董事会档案按表4归档范围执行。
表4 董事会档案整理表5.2国内公司三会档案5.2.1股东会档案按表5归档范围执行。
表5 股东会档案整理表5.2.2董事会档案按表6归档范围执行。
表6 董事会档案整理表5.2.3监事会档案按表7归档范围执行。
表7 监事会档案整理表6归档时间上市公司两会（国内公司三会）文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
7移交时间项目公司的三会档案实行整体移交，须在项目整体交付后4个月内移交至子公司档案室。
8上市公司两会（国内公司三会）档案整理8.1组卷股东会/董事会/监事会一年形成的文件材料组一卷。
8.2拟写案卷题名XXX公司XXX年股东会/董事会/监事会文件。
8.3划分保管期限按表3至表7的第3列确定保管期限。
8.4组卷内件按表3至表7的第4列组卷内件、拟写件题名。
8.5件内文件编页以件为单位逐页编写页号。
殡葬服务单位业务档案管理办法——民发〔2010〕164号( 民政部、 国家档案局)
殡葬服务单位业务档案管理办法第一条为了加强殡葬服务单位业务档案的规范化管理，更好地为殡葬事务管理服务，维护公民、法人和其他组织的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《殡葬管理条例》，制定本办法。
第二条本办法所称殡葬服务单位业务档案（以下简称殡葬档案），是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位，在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。
第三条各级人民政府民政部门应当将殡葬档案工作纳入殡葬管理和民政档案工作中，加强指导、监督和检查。
殡葬档案工作接受档案行政管理部门的业务指导和监督。
第四条殡葬服务单位应当履行下列档案工作职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位殡葬档案管理的各项规章制度，保证殡葬档案工作的有序开展；（二）明确负责殡葬档案工作的机构和人员，统一管理本单位的殡葬档案；（三）采用科学的管理方法，确保殡葬档案的安全保管；（四）提供殡葬档案查阅服务，依据档案出具有关证明。
第五条遗体火化过程中形成的下列文件材料应当归档：（一）死亡证明原件或者复印件；（二）火化证明存根；（三）丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明；（四）丧事承办人的有效身份证件复印件；（五）其他应当归档的材料。
第六条提供土葬服务的公墓在遗体安葬过程中形成的下列文件材料应当归档：（一）死亡证明原件或者复印件；（二）遗体安葬合同；（三）丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等；（四）丧事承办人的有效身份证件复印件；（五）补充签订的合同或者协议；（六）其他应当归档的材料。
第七条骨灰安放（葬）过程中形成的下列文件材料应当归档：（一）死亡证明或者火化证明的复印件;（二）骨灰安放（葬）合同；（三）丧事承办人签名的骨灰安放（葬）处理表、业务流程单等；（四）丧事承办人的有效身份证件复印件；（五）补充签订的合同或者协议；（六）其他应当归档的材料。
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)科学技术档案案卷构成的一般要求1范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法，案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1科学技术文件材料 scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3.2科学技术档案 scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3.3案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4卷内文件目录 inner-file item list登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。
3.5卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单。
3.6档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.7案卷目录 file list5．5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
最新五、会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称6、盖档号章、填档号全宗号类别年度案卷号*** kj3.1 2009 1类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。
8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009 案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第1册2009.01.01～1015年002 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第2册2009.01.11～2015年003 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第3册2009.01.21～3115年004 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证第1册2009.02.01～1315年………………………附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 / 004＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证2009.01.01/2009.01.3115年4册005 / 007＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证2009.02.01/2009.02.2815年3册008 / 012＊＊镇＊＊中学2009年3月会计凭证2009.03.01/2009.03.3115年5册013 / 014＊＊镇＊＊中学2009年4月会计凭证2009.04.01/2009.04.3015年2册………………………六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
以“件”为单位整理档案应注意的问题
以“件”为单位整理档案应注意的问题以“件”为单位整理档案是档案工作与时俱进、改革创新的一项重大举措，在《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）颁布实施后已推行数年。
归档文件整理不再需要组卷，而划分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤，大大简化了整理程序，使档案人员一学就会，因此，按“件”整理档案的方法得到了普遍应用。
但在实际工作中，也带来一些新的情况和问题，为进一步提高和规范按件整理工作，下面谈谈在以“件”为单位整理档案时应注意的问题。
一是应当注意按“件”整理的适用范围。
有的单位将所有门类的档案都按“件”整理，这是错误的。
采用按“件”整理方法的归档文件种类是有限定条件的，并不是对一个单位的所有文件材料整理都适用。
《规则》中对“归档文件”的定义是“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，由此可见，此方法只对纸质的文书档案的整理适用，对科技档案、会计档案等专门档案，以及照片档案、声像档案、电子档案等特殊载体档案的整理就不适用，而要按照相关档案整理规定进行。
二是应当注意准确把握“件”的界定。
有的单位为了方便整理，把属于同一事由的若干文件作为一件来处理，如将一个会议的通知、代表名单、日程安排、领导讲话、交流材料、会议纪要等有关文件作为一件进行整理，这种做法是对“件”界定的扩大化，虽然简化了整理工作，但却给将来的检索利用设置了障碍。
因为编目时一件只体现为一条条目，如果将来利用者只想查询某一份交流材料时，从归档文件目录上不能检索到相应的文件，就会造成提供利用上的困难。
正确的做法是将会议形成的相关文件分别按件整理后，将它们排列在一起。
在实际操作中，对单位形成的文件材料进行“件”的界定时，应以不影响检索利用为前提，“红头文件”允许正本与定稿、正文与附件、正文与文件处理单、转发文与被转发文作为一件处理，而来文与复文可为一件处理；帐外文件等其它材料除应将原件与复制件、报表、名册、图册作为一件处理外，其他也不能一概而论，应视其具体内容、具体情况灵活掌握“件”的界定，同时要兼顾到简化整理与便于检索。
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)科学技术档案案卷构成的一般要求1范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法，案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1科学技术文件材料 scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3.2科学技术档案 scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3.3案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4卷内文件目录 inner-file item list登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。
3.5卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单。
3.6档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.7案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
4案卷组织4.1组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
科技档案整理要求
又有图纸。 声像材料。包括科技照片、录像、光盘等
磁性载体材料。
4、科技档案组卷程序中的鉴别
1、属性的鉴别，按照科技档案的概念，将 不需要的科技文件和不属科技档案范畴的 党政文件、科技资料区分开来，或剔除或 归入文书档案、科技资料、另行保管。
2、完整性的鉴别，对应归科技文件材料进 行完整性的审查，按照成套性要求，在数 量上保证归档文件材料不缺项、不去页， 一套文件材料能完整反映该工程的全部内 容和全过程。
5、建设工程类案卷宜按工程前期、工程设 计、工程施工、工程监理、工程竣工、工 程验收以及工程后评估等阶段排列。
6、设备仪器类案卷应按设备仪器 依据立项审批、外购设备仪器开箱 验收〔自制设备仪器的设计、制造、 验收〕、设备仪器安装调试、随机 文件材料、设备仪器运行、设备仪 器维护等阶段或工作程序排列。
鉴定〔检验〕档案按业务性质分类， 以时间段或〔检验〕可送检地区立卷； 也可按鉴定〔检验〕工程立卷。按时 间或鉴定〔检验〕报告文书顺序排列。
归档文件材料中有底〔晒〕图的，底〔晒〕 图应当平放在底图柜中保存。蓝图可随文件 材料按标准折叠保存，成套图纸集中管理， 在相关卷内备考表中分别参见号。
凡需要归档的文件材料，应当纸质、字迹 材料优良、耐久，字迹工整，图样清晰。科 技档案可采用整卷装订或按件装订，文书档 案整卷装订，其他类档案按相关管理标准进 行装订。
科研档案按专业性质分类，以课题立卷， 一个科研课题的档案材料组成一卷或数 卷。
五、鉴定〔检验〕档案是指本在履 行物证鉴定、火灾原因鉴定、车辆部 件性能检测等各类科技鉴定，检验工 作中形成的档案。一般包括：鉴定 〔检验〕结论、报告或批复；委托鉴 定〔检验〕登记表或申请表；鉴定 〔检验〕技术资料等。
档案整理的五个步骤
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用“。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度一机构（问题）一保管期限、年度一保管期限一机构（问题）、年度一保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度一机构（问题）一保管期限、年度一保管期限一机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度一保管期限分类法。