政府机关公文写作

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不加盖印章的公文 单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右 空两字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编 排成文日期,首字比发文机关署名首字右移两字,如 成文时期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二 字编制,并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机 关署名依次向下编排。
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成文日期 用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份用全 称,月、日不编虚位。成文日期的标识位置 要视印章的位置而定。
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注:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采 取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处 一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 (6)附注。 公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识 在成文日期下1行。(如上行文中联系人、电话等)
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(6)签发人。
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列
于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签 发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字, “签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置
于第1行,其他签发人姓名按发文机关顺序 依次顺排,从左至右、自上而下依次均匀编
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联合行文时,一般将各发文机关署名按发 文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章 一一对应、端正、居中下压发文机关署名, 最后一个印章端正、居中下压发文机关署名 和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交 或相切,每排印章两端不得超出版心,首排 印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行 之内。
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(四)页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心 下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一 字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码 居右空1字,双页码居左空1字。公文的版记 页前有空白页的,空白页和版记页均不标识 页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应连 续编排。
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排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行
的第一个签发人姓名对齐,并下移红色反线,
应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同
一行并使红色反线与之的距离为4mm。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的
红色分隔线。
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2.主体。包括:
(1)公文标题。
红色分隔线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或 多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称, 间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。
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1.概念。请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文 文种。 适用范围: 向上级机关请求指示、批准的事项。 陈述意见,请求指示。 提出问题,请求帮助。 说明情况,请求裁决。 提出建议,请求解决。 2.特点。 行文方向的定向性。 行文内容的请求性。 行文目的的求复性。 行文时机的超前性。 请求事项的单一性。
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(二)公文用纸幅面及版面尺寸 1.公文用纸幅面尺寸。 采用A4型纸,尺寸为210mm×297mm。 2.公文页边与版心尺寸。 公文用纸天头(上白边)为:37mm, 正负1 mm; 公文用纸订口(左白边)为:28 mm, 正负1 mm; 版心尺寸为:156 mm×225 mm(不含页 码)。
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贵在直笔是公文写作的一条基本要求。直笔就是直截 了当地表达内容,公文应当提倡直笔写作。直笔的好 处:公文是讲实用的,只有直笔才能让人更好地了解 文中所表达的内容,不至于漫无边际,摸不着头脑, 或者产生不同的理解,直笔写成的公文,方便人们去 理解、去办理、去落实;公文的语言特点是庄重、简 明、平实。这就要求公文写作要直笔。直笔写作要把 握三点:第一,在叙述时要平铺直叙,一般不采用倒 叙和插叙,使人看了公文后,就立即知道事情的始末, 知道做什么,不做什么。第二,在语言上要通俗易懂, 浅显明白,既不含蓄,又不意在弦外。第三,在主题 上要观点显露,直陈目的,主张鲜明,区别清楚。
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(3)印发机关和印发日期。 位于抄送机关之下(无抄送机关在末页首条 分隔线之下)占1行位置;用4号仿宋体字。 印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发 日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码 标识,后加“印发”二字。
版记中如有其他要素,应将其与印发机关 和印发日期用一条细分隔线隔开。
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1.版头。包括: (1)公文份数序号。 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号。如需标识公文数序号,用6位3号阿拉伯数码顶格标 识在版心左上角第1行。 (2)密级和保密期限。 如需标识密级,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角;如 需同时标识密级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版 心左上角,密级和保密期限之间用“★”隔开。 (3)紧急程度。 如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角; 如需同时标识份号、密级与保密期限、紧急程度,则按份 号、密级和保密期限、紧急程度的顺序,自上而下分行排 列。
(五)公文中的横排表格 A4纸型表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一 致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
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公文写作的总体要求:公文写作不象写记 叙文、议论文、散文等其他文章,不提倡使 用形容词或夸张性的词或句子,不允许文过 饰非、画蛇添足。公文写作贵在直笔,开门 见山。
(2)主送机关。
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时 仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主 送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将 主送机关名称移至版记,增加“主送”,置于“抄送” 之上,标识方法同抄送。
(3)公文正文。
主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。 数字、年份不能回行。结构层次序数依次为 “一、”“(一)”“1.”“(1)”
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字体和字号: 如无特殊说明,公文格式各要素一般用3仿宋
体字。特定情况可作适当调整。 行数和字数: 一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。 特定情况可作适当调整。 装订要求: 左侧装订,两页页码误差不超过 4mm。 骑马订或平订的要求: 订位为两代外订眼距版面上下边缘各70mm 处,允许误差4mm,骑马订应订在折缝线上, 平订钉距与书脊间的距离为3mm~5mm
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(5)发文字号。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居 中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年 份应标全称,用六角括号“〔〕”括住;序 号不编虚位(即1不编为001),不加“第” 字,在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号左空一字编排,与最后一 个签发人的名字处在同一行
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(三)公文格式中各要素编排规则 公文的各要素划分为版头、主体、版记三 部分。公文首页红色分隔线(宽度同版心, 即156 mm)以上的各要素统称版头;公文 首页红色分隔线(不含)以下至末页首条分 隔线(不含)之间的各要素统称主体;公文 末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的各 要素统称版记。 页码位于版心外,距版心下边缘7mm。
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(4)附件。
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3 号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和 名称。附件如有序号,使用阿拉伯数码(如 “附件:1.XXXX”);附件名称后不加标点 符号。附件名称过长回行时应与上一行首字 对齐。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上 角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识 序号;附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订,应在附件 左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在 其后标识附件(或带序号)。 政府机关公文写作
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3.类型。 从内容、目的的角度分,通常有如下几类: 求示性请示。 求准性请示。 求批性请示。 4.写作的注意事项。 坚持一文一事。 不能越级请示。 不要多头主送。 请示原则上不同时抄送下级机关。 除领导直接交办或特别紧急的事项外,请示不得直接 送领导个人。
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5.写作。 请示的结构:标题、主送机关、正文、落款等。 请示的标题由事由、文种两者构成。 正文可分三部分:一是事由;二是请示事项;三是结尾。 请示“事由”这部分的写作非常重要。能不能写好事由, 直接关系到你的请示能不能得到上级批准。写事由要很好 把握两个方面的问题:第一,围绕“请示事项”,要把事 由写足、写具体,包括背景、来龙去脉、政策依据、客观 需要等都要写清楚,讲彻底,让人觉得事由充分、有力, 令人信服。这样一来,上级看了才会引起共鸣,才会有同 意解决或支持念头(举例)。第二,写作“事由”时,层 次性、推理性、逻辑性要强,要围绕“请示事项”层层推 进,把问题“讲绝”,给看者有一种压迫感,要达到让上 级领导一看就觉得你这个非解决不可的程度。这样,你的 请示就是顶级请示(举例)。
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(4)发文机关标志。 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对 一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报 的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 如需标识公文份号、密级和保密期限、紧急程度,可 在发文机关标志上空2行向下依次标识。 发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红字标识。字 号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于 22mm×15mm(宽×高)。 联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置 于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机 关过多,必须保证公文首页显示正文。
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请示事项就是向上级提出要解决什么问题。 结尾,一般的写法有三种:第一,“以上 请示妥否,请批示。”第二,“特此请示, 请批复。”第三,“以上请示如无不妥,请 批转XXXX(单位)贯彻执行。” 请示的格式要求。其中非常重要的有三点: 第一,要套用“请示”的公文格式样本。第 二,一定要有“签发人”。第三,在“附注” 要中标明“联系人、联系电话”。
3.版记。版记应置于公文最后一面,版记的最后一个 要素置于最后一行。包括:
(1)分隔线。与版心同宽,首条、末条分隔线用粗线,中 间用细线,其中末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘 重合
(2)抄送机关。 公文如有抄送机关,在印发机关和印发日期之上一行,左 右各空1字,用4号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号; 抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的首字对齐;在 最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至版记,标识 方法同抄送机关。
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开门见山是公文开头的一种基本写法,即单刀直入, 直接揭示主题。由于文中不同、内容不同、对象不同、 目的不同,开门见山也有不同形式:第一,以根据开 头,一般使用“根据、遵照、按照”等词语开头。第 二,以原因开头,即首先说明行文的缘由,或以“由 于、因为、鉴于”等词语开头;或先概述某种原因, 然后以“因此、所以”等词语承接。第三,以目的开 头,即公文开头即表明行文的目的,一般使用“为了、 为”等介词结构。第四,以引文开头,一般使用“X 年X月X日来文收到”、“你(单位)XX号文收悉”、 “你单位《关于XXX的请示》收悉”等句子开头。开 门见山的作用是:可使用公文来龙去脉一清二楚,观 点突出,增强表现力和吸引力。
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2020/11/20
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(一)公文格式要素 公文一般由份号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、成 文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。 公文中组成部分的标识规则,参照《党政 机关公文格式》(GB/T 9404—2012)国家 标准执行。
(5)发文机关署名、成文日期和印章。 成文日期一般右空四字编排,印章用红色, 不得出现空白印章 用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份用全 称,月、日不编虚位。 单一机关行文时,一般在成文日期之上、以 成文日期为准居中编排发文机关署名,印章 端正、居中下压发文机关署名和成文日期, 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下 位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明) 一行之内。印章用红色。
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