秘书职能和职责(3篇)

秘书职能和职责
秘书的基本职能
★辅助决策：
秘书的决策职能体现在调查研究、处理来信来访、收集处理信息、参与讨论起草工作计划等实际工作中。

就决策的形成、实施、检验过程中秘书对领导的辅佐决策职能。

秘书辅佐决策的职能基础、职能特点及其方法。

一、秘书辅佐决策的职能基础。

秘书在领导机关上传下达、沟通四方，便于领会决策意图，掌握觉得依据，收集决策反馈，检验决策执行效果，对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化都能起到重要的作用，秘书辅佐觉得的职能基础主要体现在以下几个方面：
▲秘书为决策提供有效的依据。

觉得最忌凭空杜撰和依据不足。

秘书具有为领导工作综合服务的职能，以此有着为决策提供有效依据之使命。

—掌管文件材料，便于为决策提供政策依据；
—经常深入基层，调查研究，便于为决策提供群众可受性信息依据；
—在各职能部门间起到沟通协调作用，便于为决策提供各职能系统综合信息依据；—组织对外联系，是对外联系的窗口，便于为决策
提供环境变化状态依据；—组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据。

总之，秘书的职能工作，大多与领导决策有着密切联系，便于在各方面为决策提供有效的依据。

▲秘书加速决策实施的进程。

—受权督办、查办与催办，有利于加速各执行系统实施决策并检查其结果；
—发挥协调作用，调解决策执行中出现的矛盾和问题，有利于加速决策执行的进程；
—收集各子系统、各有关方面的反馈信息，有利于决策调整、补充、修正，保证决策的顺利进行；—协助领导人处理突发事件，有利于消除决策实施过程中随机出现的障碍；
—接待处理人民来信来访，有利于在决策执行中发现、分析和处理问题，转化消极因素，调动群众积极性。

总之，秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。

▲秘书促进决策的优化。

—拟定和收集多种可行方案，有利于决策的选优；
—提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，有利于发挥群体智能作用；—参与并组织有关学者行家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策；—参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施；
—撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及效果进行全面系统的分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有益的经验和教训。

总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

二、秘书辅佐决策的特点。

▲全面系统和随机辅佐相结合。

秘书辅佐决策与从事某一方面专项管理的职能部门工作人员不同。

他要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。

他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。

全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现的全过程，这是秘书辅佐决策的一大特点。

但是，秘书全面系统地辅佐决策，有具体体现其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。

秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。

在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地铺位决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

▲决策辅佐与实施辅佐相结合。

秘书辅佐决策，与专职出谋划策的研究咨询机关的专家学者不同。

专家学者受聘制定某项决策方案，但不参与决策方案的具体实施工作。

秘书则不然，他既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体
参与决策实施工作，在实践中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。

这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体地从实施决策的个步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

这些正是组织领导人在决策形成和实施中必须要全面考虑的问题。

▲超脱性辅佐与参与性辅佐相结合。

领导人及其副职，执掌着决策权（即决断权、表决权和否决权），承担着决策效果是否符合组织要求的全部责任。

秘书则不同，既不执掌决策权，又不对决策效果的好坏直接承担责任。

秘书的辅佐决策，从某种意义上说，是超脱于决策的权力与责任的。

但是，秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效，事业与期望，功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。

这就形成了秘书超脱性辅佐与参与性辅佐的有机结合。

这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；有不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论。

秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。

秘书的知识结构
秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上要有较宽广的知识面，但又要有自己的专业特点，在纵向上要有深厚的专业知识。

这样
纵横结合，可以用大写的英文“t”字母来表示，或者说秘书人才应该是“t”型人才。

秘书人员应该有三个方面的知识结构。

基础知识、专业知识、其他方面相关知识。

★基础知识。

分为两个方面。

一是社会科学基础知识，即语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等自然科学知识，以及一些工农生产和科技知识。

★专业知识。

专业知识包括两方面：一是秘书人员应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作，文书写作和文书处理，档案保管，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。

二是秘书所在工作部门的专业知识。

如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识等。

专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

★专业知识。

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。

学习这些知识，可以使秘书人员从更宽更广阔的领域从事秘书工作，比如我国当前的工作重点已转移到经济建设上来，那经济学、统计学、法学就要成为较高层次的重点知识，哪行哪业都不例外。

秘书职能和职责（二）
摘要。

秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。

在组织结构体系中，秘书是组织活动的中介，秘书的有效职能活动，能够使人们的工作效力、生产和管理成果得到有效的提高。

秘书的职能活动不能脱离社会，具有鲜明的对立统一性。

总的来说，秘书就是为领导服务。

在
秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书的职能活动、辅助职能
一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位
1.综合辅助是秘书活动的显著特点
秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。

秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。

综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。

在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领
导，以辅助其了解下情。

同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。

2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。

秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。

秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。

因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。

秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。

在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。

全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。

秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。

在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解
决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。

这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。

现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。

因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便
利条件，促进上情下达，下情上达。

在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。

当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。

秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。

秘书职能和职责（三）
《秘书职能》教学设计
颍州职业教育中心张洪锋
教学目的：
一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；
二、掌握秘书文稿撰拟要领。

教学重点。

掌握秘书的基本职能教学课时：一课时教学过程：
一、秘书的基本职能
《现代汉语小词典》这样解释“职能”—人、事物、机构应有的作用。

秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。

这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。

秘书的基本职能可以概况为。

办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。

1、办理事务
秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。

政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。

事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。

政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。

两者是相辅相成的。

秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。

秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

2、协调关系
现代管理活动处处离不开协调。

任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3、辅助决策在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。

因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书人员辅助领导进行决策一般要经过。

协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。

4、综合服务
秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。

所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。

当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。

二、秘书日常事务职能
1、办公用品管理
2、接待
3、安排领导活动
4、值班
5、通讯工作
6、印章管理
7、机要保密
三、秘书专项职能
1、信息管理
2、调查研究
3、会务工作
4、公文处理
5、档案管理
6、信访工作
四、秘书特别受权职能
1、公文写作
秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面。

要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。

2、督查
3、协调
4、谈判
受权谈判中秘书工作的任务。

①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。

②准备好谈判各方的有关材料。

③对谈判中意外情况的预测和准备。

④把握谈判进程。

⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。

五、秘书深层职能
秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。

秘书参谋的原则。

①明确角色定位，不失职不越权。

②明确参谋定位，谋而不断。

③立足规劝层面，谏而有度。

六、思考与联系
（一）、案例分析
方秘书作茧自缚
一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。

黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。

在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。

这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办。

方秘书左右为难。

几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。

由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。

当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。

2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么。

（二）、学写一篇发言稿。