秘书学第三版方晓蓉课件 第二章 秘书职能范畴
合集下载
2024年度秘书学课件
具备高度的责任心和敬业精神 ，保守秘密，遵守职业道德。
18
秘书的言谈举止与职业素养
语言规范
使用标准普通话，避免使用方言或粗俗语言 。
倾听技巧
善于倾听他人的意见和建议，并给予积极的 反馈和回应。
2024/3/24
表达清晰
在沟通中保持语速适中、语调平和，确保信 息传达准确无误。
情绪管理
在工作中保持情绪稳定，以积极的心态面对 各种挑战和压力。
撰写会议纪要、整理会议 资料、评估会议效果、跟 进会议决议执行情况。
25
案例二：公文写作与处理技巧
2024/3/24
公文写作规范
01
遵循公文格式标准、明确公文种类和行文关系、掌握公文语言
特点。
公文处理流程
02
收文登记、拟办意见、批办意见、承办与催办、归档保存。
公文写作与处理常见问题及解决方法
03
避免使用模糊语言和歧义词汇、注意公文时效性和保密性要求
秘书需要合理安排时间 ，处理多项任务，保证 工作效率和质量，时间 管理不当会导致工作混 乱和心理压力。
通过积极的心态调整、 合理的情绪宣泄、寻求 社会支持等方式缓解心 理压力。
21
组织可以通过提供心理 咨询、实施员工援助计 划、建立良好的组织氛 围等方式帮助秘书缓解 心理压力。
秘书的职业规划与发展路径
03
能够与不同性格、不同背景的人建立良好的合作关 系，促进团队的协作和发展。
15
04
秘书的礼仪与形象
2024/3/24
16
秘书的礼仪规范
01
02
03
04
接待礼仪
热情周到地接待来访者，注意 使用礼貌用语和得体的举止。
会议礼仪
18
秘书的言谈举止与职业素养
语言规范
使用标准普通话，避免使用方言或粗俗语言 。
倾听技巧
善于倾听他人的意见和建议，并给予积极的 反馈和回应。
2024/3/24
表达清晰
在沟通中保持语速适中、语调平和，确保信 息传达准确无误。
情绪管理
在工作中保持情绪稳定，以积极的心态面对 各种挑战和压力。
撰写会议纪要、整理会议 资料、评估会议效果、跟 进会议决议执行情况。
25
案例二：公文写作与处理技巧
2024/3/24
公文写作规范
01
遵循公文格式标准、明确公文种类和行文关系、掌握公文语言
特点。
公文处理流程
02
收文登记、拟办意见、批办意见、承办与催办、归档保存。
公文写作与处理常见问题及解决方法
03
避免使用模糊语言和歧义词汇、注意公文时效性和保密性要求
秘书需要合理安排时间 ，处理多项任务，保证 工作效率和质量，时间 管理不当会导致工作混 乱和心理压力。
通过积极的心态调整、 合理的情绪宣泄、寻求 社会支持等方式缓解心 理压力。
21
组织可以通过提供心理 咨询、实施员工援助计 划、建立良好的组织氛 围等方式帮助秘书缓解 心理压力。
秘书的职业规划与发展路径
03
能够与不同性格、不同背景的人建立良好的合作关 系，促进团队的协作和发展。
15
04
秘书的礼仪与形象
2024/3/24
16
秘书的礼仪规范
01
02
03
04
接待礼仪
热情周到地接待来访者，注意 使用礼貌用语和得体的举止。
会议礼仪
秘书学6(PPT85页)
领 导 决 策 层
秘 书 机 构
职 能 机 构
三、秘书机构的设置原则
1、组织形式：精简、高效能、适应领导工作、综合辅助及公务需要 2、人员配备：科学合理、分工明确、和谐有效、群体优化 3、关于分理制和综理制的组织形式
四、秘书机构的性质
（一）机密性 （二）辅助性 （三）综合性 （四）服务性
五、秘书群体结构的组合
一、部落首领近身辅助的需要
部落首领身边辅助者的出现，标志着人类秘书性活动 的萌生
二、原始社会秘书活动
1、原始纳言活动:听下言纳于上,受上言宣于下 2、原始信访活动:进善之旌、诽谤之木、敢谏之鼓 3、原始会务活动:部落联盟、宗教活动、巫史的出现 4、记言记事的史官活动：仓颉、沮诵、孔甲 5、占卜预测吉凶的巫祝活动：巫祝（最早的神职人员） 6、原始文书的出现：契、典、誓、诰、命 “誓”为我国奴隶制国家最早的政务文书
秘书学
• 第一章 绪论 • 第二章 秘书机构 • 第三章 中国历代秘书工作 • 第四章 外国秘书工作概况 • 第五章 秘书与领导 • 第六章 秘书职能环境 • 第七章 秘书工作的规律性 • 第八章 秘书的职能范畴 • 第九章 秘书任职标准和素质的优化 • 第十章 秘书的思维方法 • 第十一章 秘书工作方法 • 第十二章 秘书工作管理
案例一：
皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司 深受重用。她经常与罗斯的总经理秘书珍妮一块游玩。两 家都进行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李 丽热情开朗，乐于助人，珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人 几乎是无话不谈的好朋友。
一次闲聊时珍妮说最近的心情不太好，因为公司的生意一 直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她身上。 李丽说：“你也不要太在意，我们作秘书的要自己调节心 情，我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天早上就签订 了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可 以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判 确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜 悦之中。
秘书学全套PPT课件
二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。
二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事 务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处 理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其 职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速 政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电 话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人 员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。
三、秘书的职业特征
1.服务性：
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
各种秘书的定义
(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载 《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪： 《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面 处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代 秘书学》） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为 党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。
第二讲秘书工作职能ppt课件
1）秘书办理常规事务
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书学第三版方晓蓉课件 第二章 秘书职能范畴
程序 职责范围 时限内 分工 稳定
领导对 秘书 授权理事
领导 个人 特定的 任务 领导 一次性 个人 委授 交办事项 完成 意图 有效
时限内
（三）受权理事
秘书在受权理事中，特别要注重以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以
文书运行的注意事项。
文书运行的注意事项
（三）整理归档
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围。
文书立卷的范围
（三）文书整理
文书立卷的原则。
文书立卷的原则
文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
秘书处理随机事务要注重五个方面。
秘书处理随即事务要注重的事项
（三）受权理事
由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如下表所示。
表2-1 领导对秘书授权理事
授权方式 任务 目的 要求 步骤 方法 秘书理事
内容
行为
确定授权 确定 确定 确定 确定 确定 依令照办
弹性授权 确定 确定 确定 不作 不作 变通理事 规定 规定
（二）中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务。
秘书学课件—秘书职业
❖ 秀才型秘书
擅长写各种文稿 主要负责文稿撰写工作
❖ 综合型秘书
能应对各项工作 工作内容广且杂
❖ （四）从组织内部分工来分 ❖ 行政秘书 ❖ 一般具有较强的协调能力和组织能力； ❖ 能协助领导处理各种行政事务。 ❖ 文字秘书 ❖ 撰写文稿； ❖ 能协助领导处理公文事务。
❖ 机要秘书 ❖ 从事机密文电处理、保管、传递工作； ❖ 负责领导办公室的保密工作； ❖ 承办领导交办的各项机密工作。 ❖ 通讯秘书 ❖ 负责整个单位和领导的通讯工作。
❖ 陆天明《省委书记》第四章
❖ 焦来年是贡开宸从前的秘书，已调山南地委任副书 记，在那儿工作很出色，上下的呼声都很高，只要没什 么特别的意外，他应该是常春亭的接班人。怎么突然又 调回贡书记身边来了？郭立明呢？ 一连串的疑问在马扬心里闪电般地掠过。虽然一时 间不可能得出什么明确的答案，但政治上极敏感的马扬 从这个"重大"的人事变动中感觉出，要出什么大事了， 一定的。不一会儿，门外传来一阵急促有力的脚步声。 马扬立即站了起来。他听出来了，这是贡开宸的脚步声。 贡开宸一进门，就向他做了个手势，让他跟他一起 到里边的办公室去。 "新换了个秘书？小郭呢？"坐定后，马扬问。 "送省党校学习了。"贡开宸漫不经心地答道。 "脑袋上的伤怎么样了？" "应该没问题了吧。"
秘书工作的根本性质是辅助管理。
❖ 秘书人员的杂称： ❖ 打字员 ❖ 文书 ❖ 文员 ❖ 前台接待员 ❖ 内勤 ❖ 助理 ❖ 办公室主任
❖ （三）秘书的职业化
❖ 秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的 管理系统，有科学的管理制度保障其运行， 职业性获得了社会的广泛认可。
❖ 秘书职业化的表现：
秘书学全书课件完整版ppt全套教学教程最全电子教案电子讲义(最新)
三服务: 为领导工作服务; 为各部门和所辖地区或下级单位服务; 为人民群众服务。
四个强化： 一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化
四个转变：
从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理； 从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息； 从被动服务转变为主动服务； 从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。
值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书 构成了四方联动的秘书人才培养机制。
凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。
四、国际秘书工作的发展 （一）国际职业秘书协会 （二）欧洲专业秘书协会 （三）亚洲秘书协会
五、国际秘书节
1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位 应该得到重视和提升，就向美国商务部长提报应该建 立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世 界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周 为国际秘书周，本周的礼拜三即为国际秘书节，国际 秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始， 每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专 业周”(Administrative Professionals Week)和“行 政专业日”(Administrative Professionals Day)。
上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江 省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委 员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研 究会、中国高教学会秘书学会（现为中国 高等教育学会秘书学专业委员会）、四川 省秘书学会… … 。
例如：
教育部、人力资源和社会保障部、商务部 都成立秘书专业委员会。
中国高等教育学会秘书学专业委员会是中 国高等教育学会所属的“学科”“学术”“专 业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、 “文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、 “文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、 “文秘教材编写”、“国家级‘十二五’教材 申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘 专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推 动了秘书事业健康、持续的大发展。
四个强化： 一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化
四个转变：
从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理； 从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息； 从被动服务转变为主动服务； 从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。
值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书 构成了四方联动的秘书人才培养机制。
凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。
四、国际秘书工作的发展 （一）国际职业秘书协会 （二）欧洲专业秘书协会 （三）亚洲秘书协会
五、国际秘书节
1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位 应该得到重视和提升，就向美国商务部长提报应该建 立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世 界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周 为国际秘书周，本周的礼拜三即为国际秘书节，国际 秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始， 每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专 业周”(Administrative Professionals Week)和“行 政专业日”(Administrative Professionals Day)。
上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江 省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委 员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研 究会、中国高教学会秘书学会（现为中国 高等教育学会秘书学专业委员会）、四川 省秘书学会… … 。
例如：
教育部、人力资源和社会保障部、商务部 都成立秘书专业委员会。
中国高等教育学会秘书学专业委员会是中 国高等教育学会所属的“学科”“学术”“专 业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、 “文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、 “文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、 “文秘教材编写”、“国家级‘十二五’教材 申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘 专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推 动了秘书事业健康、持续的大发展。
秘书学全套PPT课件
主动汇报，及时沟通
主动向上司汇报工作进展和成果 ，及时沟通遇到的问题和困难， 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任，促进合作
与同事建立良好的信任关系， 积极促进团队合作，共同完成
工作任务。
分工明确，责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ，确保工作顺利进行。
沟通协调，达成共识
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时，秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松，保持良好的生 活习惯和健康的身体状态，有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战，秘书应保 持积极的心态，相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性，秘书应对任务进 行优先级排序，优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会，提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能
主动向上司汇报工作进展和成果 ，及时沟通遇到的问题和困难， 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任，促进合作
与同事建立良好的信任关系， 积极促进团队合作，共同完成
工作任务。
分工明确，责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ，确保工作顺利进行。
沟通协调，达成共识
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时，秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松，保持良好的生 活习惯和健康的身体状态，有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战，秘书应保 持积极的心态，相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性，秘书应对任务进 行优先级排序，优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会，提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能
《秘书学》ppt课件
第一、秘书学的综合性强。它与管 理学、领导学、文书学、档案学、写 作学、信息学、公共关系学等学科有 密切联系。
第二、秘书学的实践性强。秘书学 是直接指导秘书工作实践的理论。
3 现代秘书学的产生及发展
西方，二战以后兴起秘书学研 究热潮，我国80年代起步。其发展 经历了如下阶段：
3.1 现代秘书事业迅速发展 和现代秘书概念初步形成阶段
第一编 秘 书
第一章 概 述
1 秘书的涵义 1.1 《辞海》释义5种
① 秘书人员（职务名称）； ② 官名； ③ 外交人员； ④ 宫中秘藏之书； ⑤ 谶纬图箓等书。
1.2 国外3种
① 辅臣与书记；
② 社会职业；
③ 助手（国际秘书联合会与国际 职业秘书组织）
1.3 综合定义
秘书是为机关、团体、企事业单位或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。由 四部分人员组成：
4.秘书的意识
秘书意识（秘书观念），指秘书人员 对从事本职工作所应具备的职业要求的自 觉认识，包括角色意识和自我意识。
5.秘书的性别特征
秘书人员因性别而形成的兴趣、性格、 能力特征和对秘书工作的不同适应性。
第二章 秘书的素养
第一节 秘书的政治思想与道德作 风
1 秘书的政治素养 1.1 坚定正确的政治方向 1.2 较高的理论水平 1.3 较高的政策水平
3.2 秘书职业化阶段
3.3 秘书教育和秘书理论研 究蓬勃发展阶段
3.4 秘书学形成阶段
4 我国秘书学研究的兴起与发 展
80年代初，我国兴起秘书学研 究热潮，表现为：
4.1 秘书教育大发展 4.2 秘书学研究组织纷纷成 立 4.3 刊物、专著相继问世
为什么秘书学能在 80年代初兴起？ 这是因为：
第二、秘书学的实践性强。秘书学 是直接指导秘书工作实践的理论。
3 现代秘书学的产生及发展
西方，二战以后兴起秘书学研 究热潮，我国80年代起步。其发展 经历了如下阶段：
3.1 现代秘书事业迅速发展 和现代秘书概念初步形成阶段
第一编 秘 书
第一章 概 述
1 秘书的涵义 1.1 《辞海》释义5种
① 秘书人员（职务名称）； ② 官名； ③ 外交人员； ④ 宫中秘藏之书； ⑤ 谶纬图箓等书。
1.2 国外3种
① 辅臣与书记；
② 社会职业；
③ 助手（国际秘书联合会与国际 职业秘书组织）
1.3 综合定义
秘书是为机关、团体、企事业单位或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。由 四部分人员组成：
4.秘书的意识
秘书意识（秘书观念），指秘书人员 对从事本职工作所应具备的职业要求的自 觉认识，包括角色意识和自我意识。
5.秘书的性别特征
秘书人员因性别而形成的兴趣、性格、 能力特征和对秘书工作的不同适应性。
第二章 秘书的素养
第一节 秘书的政治思想与道德作 风
1 秘书的政治素养 1.1 坚定正确的政治方向 1.2 较高的理论水平 1.3 较高的政策水平
3.2 秘书职业化阶段
3.3 秘书教育和秘书理论研 究蓬勃发展阶段
3.4 秘书学形成阶段
4 我国秘书学研究的兴起与发 展
80年代初，我国兴起秘书学研 究热潮，表现为：
4.1 秘书教育大发展 4.2 秘书学研究组织纷纷成 立 4.3 刊物、专著相继问世
为什么秘书学能在 80年代初兴起？ 这是因为：
2024版《秘书学》全套课件完整版
《秘书学》全套课件完整版•秘书学概述•秘书工作基础•秘书职业素养目录•秘书实务技能•秘书沟通与协调•秘书参谋与辅助决策•秘书培训与职业发展秘书学的定义与性质秘书学定义秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
秘书学性质秘书学具有综合性、实践性、应用性等多重性质，既包含理论知识，又强调实践技能。
秘书学的研究对象与任务研究对象秘书学的研究对象包括秘书工作的基本规律、秘书人员的素质与任职要求、秘书与领导的关系等。
研究任务秘书学的研究任务在于揭示秘书工作的基本规律，提高秘书人员的职业素养和综合能力，优化秘书与领导的关系，提高组织运转效率。
秘书学的历史与发展秘书学历史秘书学作为一门独立学科，其历史可追溯至20世纪初。
随着社会的不断发展和职业分工的细化，秘书学逐渐受到重视并得到深入研究。
秘书学发展近年来，随着信息技术的迅猛发展和办公自动化水平的提高，秘书学的研究领域不断拓展，研究内容不断深化。
同时，秘书学也日益与其他学科相互交叉、相互渗透，形成了多元化的研究格局。
秘书是协助领导处理日常事务、协调内外关系、提供信息服务和辅助决策的专业人员。
秘书职业定义秘书工作特点秘书工作范围具有从属性、辅助性、服务性、综合性、机密性等特点。
包括文书处理、会议组织、信息管理、接待工作、日程安排、督查催办等。
030201秘书工作概述秘书工作原则与要求秘书工作原则坚持准确、及时、保密、规范的原则，确保工作质量和效率。
秘书工作要求具备高度的责任心和敬业精神，严格遵守工作纪律和保密规定，注重团队协作和沟通协调，不断提升自身素质和业务能力。
秘书工作方法与技巧工作方法采用分类处理、轻重缓急、沟通协调、灵活应变等工作方法，提高工作效率和质量。
工作技巧掌握文字表达、信息处理、会议组织、接待礼仪等技巧，提升专业素养和服务水平。
同时，注重细节把握和时间管理，确保各项任务顺利完成。
忠诚诚信敬业公正对组织和领导忠诚，不泄露机密，尽职尽责。
秘书学全套PPT课件
一、秘书的涵义
4、社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职 业之一。它属于第三产业（服务性行业）， 它以其处理文书、事务的知识和管理能力 为社会各行业和团体服务。如政府机关、 企事业单位、社会团体和个人等。 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著 名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自 己工作和生活的助手。
二、秘书的类别与层次
2、私人秘书（非公务秘书） 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务 的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企 业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、 民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他 个人聘用的秘书等。 这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪 由聘用者支付。
一、秘书的涵义
3、行政职位 在现代中国，各级政府机关和大型国企及 事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书 职位，秘书成为管理和处理日常行政事务 的重要人员，成为行政首长的得力助手。 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范 畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其 中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书 属于事务类公务员。
二、秘书的类别与层次
按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次。 1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、 单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行 政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也 是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务”，协助首 长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务 工作等。 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、 秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集 和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务 性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发 保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通 常也被称为秘书工作人员。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1. 公文管理 公文管理主要负责公文的撰写、发送、接收、审 批与归档工作。 公文管理模块最基本的功能是提供撰写公文的文 本编辑环境和文档模板，公文管理模块一般需要得到 流程建模管理模块的支持。
（二）网络办公系统的结构
2. 邮件管理
邮件管理主要负责邮件的发送与接收工作。一般
网络办公系统的邮
件管理功能可分为
四、网络办公
（一）网络办公的特点 网络办公的特点主要体现在高效管理、规范管 理、跟踪管理、知识管理、更新灵活、成本低廉六 个方面。
网络办公的特点
（二）网络办公系统的结构
一般性的网络办公系统的系统结构。
网络办公系统结构图
（二）网络办公系统的结构
根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为 若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过 Internet / Intranet技术将所有的模块集成到统一的网站 界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各 种应用模块的功能可以弹性变化。
归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成 案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。
归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完 整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保 持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。
（四）文献材料的保管和利用
秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领 导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活 动中查阅。
（二）网络办公系统的结构
7. 系统管理 系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使 用。一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户 名、邮件地址、设置访问权限；保证网络的正常访 问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该 能对管理员的所有工作提供支持。 8. 流程建模管理 流程建模管理的功能是让用户能够根据实际情 况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流 程来更好地完成自己的工作。
（一）会务工作的原则和任务
会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协 调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造 势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。
秘书会务工作的原则。
秘书会务工作的原则
（一）会务工作的原则和任务
要有效地发挥会议的功能，必须从三方面 入手（见图2-19）。
有效地发挥会议的功能
秘书工作绩效隐透性的具体体现
第二节 办公事务辅助
一、办文 二、办会 三、办事 四、网络办公 相关链接
一、办 文
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。
办文是秘书性人员为领导和管理工作服 务的重要手段，是其辅政的主要方式。
（一） 文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料。
秘书处理随机事务要注重五个方面。
秘书处理随即事务要注重的事项
（三）受权理事
由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如下表所示。
表2-1 领导对秘书授权理事
授权方式 任务 目的 要求 步骤 方法 秘书理事
内容
行为
确定授权 确定 确定 确定 确定 确定 依令照办
弹性授权 确定 确定 确定 不作 不作 变通理事 规定 规定
程序 职责范围 时限内 分工 稳定
领导对 秘书 授权理事
领导 个人 特定的 任务 领导 一次性 个人 委授 交办事项 完成 意图 有效
时限内
（三）受权理事
秘书在受权理事中，特别要注重以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以
（二）秘书工作的主要特征
秘书工作特性是在秘书工作实践中形成 的。它是一个结构有序的系统，全面地反映 了秘书工作特征。
（二）秘书工作的主要特征
1. 角色意识多重性 角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书 工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往 往要扮演多种角色，具有多重角色意识。 2. 公共事务操办性 秘书工作的公共事务操办性是对其工作内 容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职 能活动都有公共事务操办性特征。
秘书文献资料工作中必须注重的事项。
秘书文献资料工作必须注重的事项
二、办会
秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操 办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效 果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分 纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事 务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工 作和文件材料处理事务。
（六）会务操办
秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工 作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整 理工作和信息反馈工作等。
（七）综合协调
秘书综合协调，主要是指通过自身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种关 系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突， 以实现组织有序运转。
（八）督促检查
二）会前筹备
秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的 基础性工作。
会前筹备工作主要包括：领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导 审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机 构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者 名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按 会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工 作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会 议期间的住宿和接站车辆。
文书运行的注意事项。
文书运行的注意事项
（三）整理归档
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围。
文书立卷的范围
（三）文书整理
文书立卷的原则。
文书立卷的原则
文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
会后催办工作。
三、办事
（一）日常事务
日常事务有着共同的特征：
具有领导工作需要的选择性； 具有操作的规范性； 具有与领导工作的主辅协同性； 具有运作的适应性； 具有服务的周密性； 具有公众性； 具有尽职守岗的严格性。
（二）随机事务
秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或 在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。
（四）信息工作
秘书信息工作，是围绕领导活动和组 织管理需要开展的对各种相关信息的收 集、处理、传递、贮存提供利用、反馈 等一系列目的明确、真实可靠、及时全
面的信息服务。
（五）参谋辅助
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考 方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中， 发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾 遗补阙、纠正错误的建议和规劝。
第二章 秘书职能范畴
了解秘书工作的主要内容 理解公文运行的特征 了解秘书职能范畴的特征 掌握秘书文稿撰拟要领 理解公文运行的特征 掌握秘书文书整理的要领 理解秘书会务工作原则和任务 理解秘书日常、随机、受权事务的特征 了解网络办公的特点及网络办公系统的结构
能明确秘书工作的主要内容 能应用秘书的基本属性分析案例 能操作秘书日常办公事务 能通过网络进行秘书日常事务的处理 能应用参谋智能辅助的方法 能处理管理失调时的协调辅助
第一节 秘书工作概论
第二节 办公事务辅助 第三节 参谋智能辅助 第四节 管理协调辅助
第一节 秘书工作概论
秘书工作的主要内容 秘书工作的基本属性
一、秘书工作的主要内容
事务办理是秘书工作的重要内容，包括日 常事务、临时交办事务及突发事务。
一般机关全局性的、跨部门的公务及整体 性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书 工作的内容。
（二）网络办公系统的结构
5. 日常管理 日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件 和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公 用品领用和办公设备的维护和更新等。 6. 会议管理 在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视 频会议方式。会议管理功能可以将通知与会人员、分 配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度 检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的 实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视 频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式， 大大节省了会议成本，提高了会议效率。
不确定 抽象 抽象 不作 不作 不作 自主理事 授权 规定 规定 规定 规定 规定
（三）受权理事
秘书授权理事与法定权力配置的区别，如
表2-2所示。
表2-2 秘书授权理事与法定权力配置的区别
比较要素
权力 来源
方式
比较项
范围
有效期
用权 依据
稳定 程度
法定权力 组织 法定 确定的 任期 职能 任期内
配置
（二）中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务。
（三）文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、 印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、 拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、 保管、利用等文书档案的处理工作。
（三） 会间事务
会议召开期间，必须办好以下工作：
会间调度，这是指对会议程序、内容、会场 服务的安排和调整；
会议记录，这是指会议情况的原始记录，它 是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础；
会议简报，这是反映会议进程、动态，通报
（四）会后工作
草拟和印发会议纪要，以记载和传达会
组织会议代表离会，为其提供各种方便；
（二）网络办公系统的结构
2. 邮件管理
邮件管理主要负责邮件的发送与接收工作。一般
网络办公系统的邮
件管理功能可分为
四、网络办公
（一）网络办公的特点 网络办公的特点主要体现在高效管理、规范管 理、跟踪管理、知识管理、更新灵活、成本低廉六 个方面。
网络办公的特点
（二）网络办公系统的结构
一般性的网络办公系统的系统结构。
网络办公系统结构图
（二）网络办公系统的结构
根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为 若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过 Internet / Intranet技术将所有的模块集成到统一的网站 界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各 种应用模块的功能可以弹性变化。
归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成 案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。
归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完 整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保 持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。
（四）文献材料的保管和利用
秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领 导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活 动中查阅。
（二）网络办公系统的结构
7. 系统管理 系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使 用。一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户 名、邮件地址、设置访问权限；保证网络的正常访 问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该 能对管理员的所有工作提供支持。 8. 流程建模管理 流程建模管理的功能是让用户能够根据实际情 况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流 程来更好地完成自己的工作。
（一）会务工作的原则和任务
会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协 调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造 势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。
秘书会务工作的原则。
秘书会务工作的原则
（一）会务工作的原则和任务
要有效地发挥会议的功能，必须从三方面 入手（见图2-19）。
有效地发挥会议的功能
秘书工作绩效隐透性的具体体现
第二节 办公事务辅助
一、办文 二、办会 三、办事 四、网络办公 相关链接
一、办 文
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。
办文是秘书性人员为领导和管理工作服 务的重要手段，是其辅政的主要方式。
（一） 文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料。
秘书处理随机事务要注重五个方面。
秘书处理随即事务要注重的事项
（三）受权理事
由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如下表所示。
表2-1 领导对秘书授权理事
授权方式 任务 目的 要求 步骤 方法 秘书理事
内容
行为
确定授权 确定 确定 确定 确定 确定 依令照办
弹性授权 确定 确定 确定 不作 不作 变通理事 规定 规定
程序 职责范围 时限内 分工 稳定
领导对 秘书 授权理事
领导 个人 特定的 任务 领导 一次性 个人 委授 交办事项 完成 意图 有效
时限内
（三）受权理事
秘书在受权理事中，特别要注重以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以
（二）秘书工作的主要特征
秘书工作特性是在秘书工作实践中形成 的。它是一个结构有序的系统，全面地反映 了秘书工作特征。
（二）秘书工作的主要特征
1. 角色意识多重性 角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书 工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往 往要扮演多种角色，具有多重角色意识。 2. 公共事务操办性 秘书工作的公共事务操办性是对其工作内 容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职 能活动都有公共事务操办性特征。
秘书文献资料工作中必须注重的事项。
秘书文献资料工作必须注重的事项
二、办会
秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操 办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效 果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分 纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事 务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工 作和文件材料处理事务。
（六）会务操办
秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工 作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整 理工作和信息反馈工作等。
（七）综合协调
秘书综合协调，主要是指通过自身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种关 系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突， 以实现组织有序运转。
（八）督促检查
二）会前筹备
秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的 基础性工作。
会前筹备工作主要包括：领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导 审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机 构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者 名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按 会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工 作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会 议期间的住宿和接站车辆。
文书运行的注意事项。
文书运行的注意事项
（三）整理归档
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围。
文书立卷的范围
（三）文书整理
文书立卷的原则。
文书立卷的原则
文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
会后催办工作。
三、办事
（一）日常事务
日常事务有着共同的特征：
具有领导工作需要的选择性； 具有操作的规范性； 具有与领导工作的主辅协同性； 具有运作的适应性； 具有服务的周密性； 具有公众性； 具有尽职守岗的严格性。
（二）随机事务
秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或 在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。
（四）信息工作
秘书信息工作，是围绕领导活动和组 织管理需要开展的对各种相关信息的收 集、处理、传递、贮存提供利用、反馈 等一系列目的明确、真实可靠、及时全
面的信息服务。
（五）参谋辅助
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考 方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中， 发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾 遗补阙、纠正错误的建议和规劝。
第二章 秘书职能范畴
了解秘书工作的主要内容 理解公文运行的特征 了解秘书职能范畴的特征 掌握秘书文稿撰拟要领 理解公文运行的特征 掌握秘书文书整理的要领 理解秘书会务工作原则和任务 理解秘书日常、随机、受权事务的特征 了解网络办公的特点及网络办公系统的结构
能明确秘书工作的主要内容 能应用秘书的基本属性分析案例 能操作秘书日常办公事务 能通过网络进行秘书日常事务的处理 能应用参谋智能辅助的方法 能处理管理失调时的协调辅助
第一节 秘书工作概论
第二节 办公事务辅助 第三节 参谋智能辅助 第四节 管理协调辅助
第一节 秘书工作概论
秘书工作的主要内容 秘书工作的基本属性
一、秘书工作的主要内容
事务办理是秘书工作的重要内容，包括日 常事务、临时交办事务及突发事务。
一般机关全局性的、跨部门的公务及整体 性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书 工作的内容。
（二）网络办公系统的结构
5. 日常管理 日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件 和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公 用品领用和办公设备的维护和更新等。 6. 会议管理 在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视 频会议方式。会议管理功能可以将通知与会人员、分 配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度 检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的 实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视 频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式， 大大节省了会议成本，提高了会议效率。
不确定 抽象 抽象 不作 不作 不作 自主理事 授权 规定 规定 规定 规定 规定
（三）受权理事
秘书授权理事与法定权力配置的区别，如
表2-2所示。
表2-2 秘书授权理事与法定权力配置的区别
比较要素
权力 来源
方式
比较项
范围
有效期
用权 依据
稳定 程度
法定权力 组织 法定 确定的 任期 职能 任期内
配置
（二）中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务。
（三）文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、 印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、 拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、 保管、利用等文书档案的处理工作。
（三） 会间事务
会议召开期间，必须办好以下工作：
会间调度，这是指对会议程序、内容、会场 服务的安排和调整；
会议记录，这是指会议情况的原始记录，它 是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础；
会议简报，这是反映会议进程、动态，通报
（四）会后工作
草拟和印发会议纪要，以记载和传达会
组织会议代表离会，为其提供各种方便；