秘书学第三版方晓蓉课件 第二章 秘书职能范畴

（二）中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务。
（三）文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、 印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、 拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、 保管、利用等文书档案的处理工作。
秘书文献资料工作中必须注重的事项。
秘书文献资料工作必须注重的事项
二、办会
秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操 办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效 果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分 纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事 务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工 作和文件材料处理事务。
程序 职责范围 时限内 分工 稳定
领导对 秘书 授权理事
领导 个人 特定的 任务 领导 一次性 个人 委授 交办事项 完成 意图 有效
时限内
（三）受权理事
秘书在受权理事中，特别要注重以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以
秘书处理随机事务要注重五个方面。
秘书处理随即事务要注重的事项
（三）受权理事
由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如下表所示。
表2-1 领导对秘书授权理事
授权方式 任务 目的 要求 步骤 方法 秘书理事
内容
行为
确定授权 确定 确定 确定 确定 确定 依令照办
弹性授权 确定 确定 确定 不作 不作 变通理事 规定 规定
归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成 案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。
归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完 整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保 持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。
（四）文献材料的保管和利用
秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领 导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活 动中查阅。
第一节 秘书工作概论
第二节 办公事务辅助 第三节 参谋智能辅助 第四节 管理协调辅助
第一节 秘书工作概论
秘书工作的主要内容 秘书工作的基本属性
一、秘书工作的主要内容
事务办理是秘书工作的重要内容，包括日 常事务、临时交办事务及突发事务。
一般机关全局性的、跨部门的公务及整体 性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书 工作的内容。
（一）会务工作的原则和任务
会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协 调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造 势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。
秘书会务工作的原则。
秘书会务工作的原则
（一）会务工作的原则和任务
要有效地发挥会议的功能，必须从三方面 入手（见图2-19）。
有效地发挥会议的功能
（六）会务操办
秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工 作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整 理工作和信息反馈工作等。
（七）综合协调
秘书综合协调，主要是指通过自身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种关 系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突， 以实现组织有序运转。
（八）督促检查
（二）秘书工作的主要特征
5. 主辅运作协同性 秘书工作中的最本质的关系是领导与秘书的关 系。主辅运作协同性特征，反映了秘书工作关系状 态中的特殊性。 秘书工作主辅运作协同性的体现（见图2-9）。
秘书工作主辅运作协同性的体现
（二）秘书工作的主要特征
6. 工作绩效隐透性是秘书工作的绩效特征。秘书 工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导 和管理工作的绩效和价值之中的。 秘书工作绩效隐透性的具体体现。
（二）网络办公系统的结构
7. 系统管理 系统管理主要是由网络办公系统的管理员所使 用。一般管理员的工作有负责为每个用户分配用户 名、邮件地址、设置访问权限；保证网络的正常访 问以及系统内部的数据安全等，系统管理模块应该 能对管理员的所有工作提供支持。 8. 流程建模管理 流程建模管理的功能是让用户能够根据实际情 况的变化维护和更新已有的流程，设计生成新的流 程来更好地完成自己的工作。
（二）秘书工作的主要特征
秘书工作特性是在秘书工作实践中形成 的。它是一个结构有序的系统，全面地反映 了秘书工作特征。
（二）秘书工作的主要特征
1. 角色意识多重性 角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书 工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往 往要扮演多种角色，具有多重角色意识。 2. 公共事务操办性 秘书工作的公共事务操办性是对其工作内 容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职 能活动都有公共事务操办性特征。
文书运行的注意事项。
文书运行的注意事项
（三）整理归档
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围。
文书立卷的范围
（三）文书整理
文书立卷的原则。
文书立卷的原则
文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
（三） 会间事务
会议召开期间，必须办好以下工作：
会间调度，这是指对会议程序、内容、会场 服务的安排和调整；
会议记录，这是指会议情况的原始记录，它 是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础；
会议简报，这是反映会议进程、动态，通报
（四）会后工作
草拟和印发会议纪要，以记载和传达会
组织会议代表离会，为其提供各种方便；
秘书撰拟文稿的注意事项
（二）文书办理
文书办理包括收文和发文两个程序化运 行过程。 收文程序的主要环节有：签收—登记—初
审—承办—传阅—催办—答复。 发文程序的主要环节有：复核—登记—印
制—核发。
（二）文书办理
文书办理可根据机关规模、文件流量、沟通往 来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行 调整，增减其中的某些环节。
（二）秘书工作的主要特征
3.
秘书职能活动中介性的主要体现。
秘书职能活动中介
（二）秘书工作的主要特征
4. 作息边界模糊性是秘书工作在时间要素上的特 征，指的是秘书工作不像一般工作那样工作作息时 间有明确的规定并严格地按规定的作息时间执行。 秘书工作作息边界模糊性的具体表现。
秘书工作作息边界模糊性的具体表现
四、网络办公
（一）网络办公的特点 网络办公的特点主要体现在高效管理、规范管 理、跟踪管理、知识管理、更新灵活、成本低廉六 个方面。
网络办公的特点
（二）网络办公系统的结构
一般性的网络办公系统的系统结构。
网络办公系统结构图
（二）网络办公系统的结构
根据日常办公事务的种类将整个办公系统划分为 若干模块，每个模块完成相对独立的功能，然后通过 Internet / Intranet技术将所有的模块集成到统一的网站 界面供办公人员使用。针对不同企业和行政组织，各 种应用模块的功能可以弹性变化。
（二）网络办公系统的结构
5. 日常管理 日常管理主要是指对办公活动中经常发生的事件 和办公资源和设备的管理。一般包括考勤管理、办公 用品领用和办公设备的维护和更新等。 6. 会议管理 在网络办公系统中除了传统的会议，还有网络视 频会议方式。会议管理功能可以将通知与会人员、分 配会议筹备任务、安排会议地点、会议筹备工作进度 检查等会议前期工作通过网络化的形式来简洁高效的 实现。而且在网络视频技术的支持下，新型的网络视 频会议为办公人员提供了跨越时空的会议交流方式， 大大节省了会议成本，提高了会议效率。
第二章 秘书职能范畴
了解秘书工作的主要内容 理解公文运行的特征 了解秘书职能范畴的特征 掌握秘书文稿撰拟要领 理解公文运行的特征 掌握秘书文书整理的要领 理解秘书会务工作原则和任务 理解秘书日常、随机、受权事务的特征 了解网络办公的特点及网络办公系统的结构
能明确秘书工作的主要内容 能应用秘书的基本属性分析案例 能操作秘书日常办公事务 能通过网络进行秘书日常事务的处理 能应用参谋智能辅助的方法 能处理管理失调时的协调辅助
秘书工作绩效隐透性的具体体现
第二节 办公事务辅助
一、办文 二、办会 三、办事 四、网络办公 相关链接
一、办 文
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运 行、整理及保管利用。
办文是秘书性人员为领导和管理工作服ห้องสมุดไป่ตู้务的重要手段，是其辅政的主要方式。
（一） 文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料。
督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作。秘书随同领 导进行督促检查，办理具体事务；或者在领导 者授权后，代表领导者或领导机关、按领导的
二、秘书工作的基本属性和 主要特征
秘书工作的基本属性指的是秘书一切业务 活动中的本质属性，是一切秘书工作领域都能 体现出的属性。秘书工作的特征，是某些领域 的秘书工作和某些秘书行为中表现出的特征。
（一）秘书工作的基本属性
近身综合辅助性，是指的领导近身综合辅助性， 是秘书工作的基本属性。
领导近身指的是秘书工作的位置，处于领导者 身边，处于领导机关内部领导层的外围。
综合是区别于专项职能而言的，是对领导和管 理全局性工作的综合性辅助和服务，是协助领导对 全局工作的整合。
辅助指明了秘书与领导配合中的作用是辅助而 不是主持。
电子邮件管理和即
时消息管理两类。
电子邮件
管理模块的结
构。
电子邮件管理模块结构
（二）网络办公系统的结构
3. 日程管理 日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能， 可分为个人日程，部门日程等，主要解决以电子日历为 基础的日程的安排、存储、到时提醒任务和需要说明的 事项等。 4. 档案管理 档案管理主要是实现对准备归档的公文或者企业各 类合同、协议、文件、指示、资料等的电子化的存储和 管理。需要存为档案的信息一般都具有一定的价值和长 期保存的要求，因此档案管理模块需要提供较高的访问 安全性和访问权限设置，同时应该提供丰富的档案检索 和查阅手段，使用户方便快捷地获得所需的信息。
不确定 抽象 抽象 不作 不作 不作 自主理事 授权 规定 规定 规定 规定 规定
（三）受权理事
秘书授权理事与法定权力配置的区别，如
表2-2所示。
表2-2 秘书授权理事与法定权力配置的区别
比较要素
权力 来源
方式
比较项
范围
有效期
用权 依据
稳定 程度
法定权力 组织 法定 确定的 任期 职能 任期内
配置
（四）信息工作
秘书信息工作，是围绕领导活动和组 织管理需要开展的对各种相关信息的收 集、处理、传递、贮存提供利用、反馈 等一系列目的明确、真实可靠、及时全
面的信息服务。
（五）参谋辅助
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考 方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中， 发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾 遗补阙、纠正错误的建议和规劝。
会后催办工作。
三、办事
（一）日常事务
日常事务有着共同的特征：
具有领导工作需要的选择性； 具有操作的规范性； 具有与领导工作的主辅协同性； 具有运作的适应性； 具有服务的周密性； 具有公众性； 具有尽职守岗的严格性。
（二）随机事务
秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或 在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。
（二）会前筹备
秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的 基础性工作。
会前筹备工作主要包括：领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导 审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机 构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者 名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按 会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工 作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会 议期间的住宿和接站车辆。
1. 公文管理 公文管理主要负责公文的撰写、发送、接收、审 批与归档工作。 公文管理模块最基本的功能是提供撰写公文的文 本编辑环境和文档模板，公文管理模块一般需要得到 流程建模管理模块的支持。
（二）网络办公系统的结构
2. 邮件管理
邮件管理主要负责邮件的发送与接收工作。一般
网络办公系统的邮
件管理功能可分为