秘书学复习资料

第一章绪论

第一节

一、秘书的涵义：学术上有较普遍四种说法：

（1）宫中秘藏之书；（2）辅臣；（3）行政职位；（4）社会职业

二、秘书的类别：

【中国】机关秘书、行政秘书、企业秘书、机要秘书、私人秘书、文字秘书、涉外秘书、教学秘书、科研秘书。

【美国】行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书。

三、秘书的分类：

（1）按组织形式（服务对象和经济来源）分：

①公务秘书（为各级机关、企事业单位、社会体团服务）、

②私人秘书（为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务）

（2）按工作性质分：机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、

事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书

（3）按社会领域分：党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书四、秘书的层次

【中国】（1）政府机关秘书有行政级别：

①省厅级（高级秘书）

②处科级（中级秘书）

③科员级以下（初级秘书）

（2）劳动和社会保障部根据知识、能力对企业秘书进行职业鉴定：初级、中级、高级秘书

【英国】行政级、执行级、文书级、助理文书级

【美国、日本、澳大利亚等】A级（秘书）B级（文员）

五、【中国】根据职责大小对秘书分层：

（1）初级秘书：①文员、前台接待、电话接线生、部门事务助理；

②职责单一、技术含量低、薪金较低、25岁左右。（2）中级秘书：①办公室主任、部门经理秘书、经理助理、中小企业经理秘书；

②权力和职责稍大、外语、计算机能力要求更高、很好

的协调能力、不轻易跳槽、关心发展机会、35岁。（3）高级秘书：①秘书长、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书；

②处于高级领导层、曾做管理工作、强调领导协调

管理能力、35—45岁。

六、秘书的职业特征：

1、服务的直接性，体现在以下方面：

（1）秘书工作内容与领导工作一致；

（2）领导亲自指派、直接安排秘书工作，秘书直接向领导请示、汇报；

（3）秘书做工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接有关。

2、服务的稳定性（固定性），体现在以下方面：

（1）知识化；（2）年轻化；（3）女性化。

第二节

一、秘书工作内容：

1、初中级秘书的工作内容：

（1）文书撰写；（2）文书制作；（3）文书处理；（4）档案管理；（5）会议组织

（6）日常事务；（7）接待工作；（8）办公室管理；（9）信息资料工作；（10）临时交办事项

2、高级秘书的工作内容：（1）调查研究；（2）协调工作

（3）督查工作（4）信访工作（5）日程安排二、秘书的职业特征：（1）辅助性；（2）服务性；（3）综合性

（4）机密性[首要职业道德]

三、秘书工作的作用：（1）助手职能；（2）参谋职能；（3）枢纽职能

（4）协调职能；（5）公关职能

第三节

一、秘书学的含义：研究秘书工作规律的一门学科，以秘书和秘书工作为研究重点。

二、秘书学研究对象：秘书工作、秘书机构、秘书人员。

三、秘书学的研究方法：

（1）理论和实践结合的方法

（2）学科联系的方法（写作学、管理学、档案学、社会心理学等）（3）经验分析的方法

（4）案例分析的方法

第二章

第一节

一、秘书工作的起源：

1、部落首领近身辅助的需要（标志着人类秘书活动的萌生）；

2、原始社会秘书活动（如：原始纳言活动、原始信访活动）。

二、奴隶社会时期的秘书工作：出现秘书官员和秘书工作制度

三、封建社会时期的秘书工作：

1、秘书官员和秘书工作制度；

2、官府文书和应用文。

第二节

一、改革开放时期的秘书工作：

1、秘书工作的正常化、制度化；

2、文书工作、档案工作的加强；

3、大兴情况调查、注重政策研究；

4、信访工作发挥重大作用；

5、科学、系统地培养人才，开展秘书学理论研究；

6、走向办公自动化和秘书工作的科学管理。

第三节

一、外国秘书工作的趋势：

1、由事务型转为智能型；

2、秘书工作日益专业化；

3、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。

第三章

第一节

一、秘书工作机构的设置原则：1、精简原则；2、纵向层次尽量少；

3、横向幅度可适当加大。

二、秘书组织机构一般有两种模式：钝角模式、锐角模式。

三、我国秘书工作机构名称有两种：

1、广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅）；

2、狭义：“秘书”命名的局、处、科、室。

四、社会团体的秘书工作机构名称：命名为“秘书处”，采用综理制。

五、临时性的秘书工作机构：“秘书处”，采用综理制或分理制。

第二节

一、秘书工作机构的地位：

（1）秘书工作机关：组织严密、人员设施齐全、相对独立的工作机构；

（2）秘书工作部门：在领导的直接指挥下工作、从属性明显；（3）秘书岗位：不设独立“办公室”的小型单位，主管的工作助手。

二、秘书工作机构的性质：（ppt没有）

（1）机密性；（2）辅助性；（3）综合性；（4）服务性

第三节

一、秘书工作机构的职能（与秘书工作的作用区别）：

（1）助手职能；（2）参谋职能【形式：常规性参谋（被动型参谋）、随机性参谋】；（3）枢纽职能；（4）协调职能；（5）保密职能；（6）公关职能。

二、秘书工作机构的工作原则与要求

（1）明确职责、权限、目标、任务；

（2）制定秘书工作的各项制度和标准；

（3）分清主次，有条不；（4）科学地安排工作程序

（5）准确细致，切实无误；（6）迅速果断，讲求实效

（7）忠于职守，安于之分；（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力。

第四节

一、秘书部门和秘书人员工作的要求

（1）机构与部门职责；（2）岗位责任制；（3）工作程序和工作方法（4）信息系统；（5）办公自动化

二、秘书人员的自我管理

（1）工作管理：常规工作、临时工作、计划性、次序性、严要求；（2）行为管理：做事干净利落、穿着得体大方、言辞简要清晰、态度谦逊随和、语气温和明朗；

（3）时间管理；

（4）办公环境管理：办公室、办公桌、办公用品。

三、【补充】秘书处理陌生人的电话，要注意：

1、不随便说上司“在”或者“不在”。

2、尽量诱导对方说出姓名和意图。

3、请示。在弄清对方的身份和目的之后在说：“请您稍等一下，我去看看---是否在公司。

第四章

第一节

一、秘书的知识结构：