秘书学概论复习资料

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第一章：秘书学概述

现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。

幕学核心：刑钱之学本质：佐治之术

秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理

秘书学的发展状况主要特征

建立了秘书学科，但未发展为常规学科

关注基础理论，但没有获得实质性突破

成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常

创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范

有了自己的专业期刊，但期刊档次不高

秘书工作是秘书学研究对象

秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）

秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。

秘书学的研究方法

（一）理论联系实际

1，理论来源实际

2，理论应用于实际

3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道

（二）重视经验性研究

秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额

经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性

秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。

第二章秘书和秘书角色

你眼中的秘书

工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质

秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。

国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手

秘书的定义：

狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员

广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务

秘书的职业定义：

从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员

秘书的分类

二分法：公务秘书和私人秘书

公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。

私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员

横向分类___根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类

秘书工作的业务分工（行政秘书）

秘书工作的行业特征（商务秘书）

纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类

秘书角色

定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）

社会公众对秘书角色的认知偏差

秘书是花瓶秘书是“二首长”秘书是领导的家奴

秘书角色的定位（领导的助手）

秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中

助手是秘书职业产生的根本原因

助手是配角的具体内涵

助手与参谋之间并不存在对立关系

助手角色的重要性

1，是参谋不是二首长

2，是事物处理者不是家奴

3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶”

4，是文书处理者不是“作家”“秀才”

秘书角色的把握？

具备明确的秘书意识

协调好秘书角色冲突或者角色矛盾

根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）

第三章秘书机构

秘书机构

是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分

是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构

是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分

秘书机构的组织形式

因人设置（综理制）因事设置（分理制）混合设置

秘书机构的设置原则

适应性原则

精简高效原则

1 秘书机构人员要精干

2 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效

3 分工合理，重视秘书机构的群体优化

秘书机构的性质（机密性）

（一）综合辅助性（是秘书机构的本质属性）

1 辅助决策中的综合性

2 管理职能的综合协调

（二）系统中介性

1 系统中介的兼顾性

2 系统中介的沟通性

3 系统中介的协调性

（三）组织关系的相对封闭性

1 上下级秘书机构之间具有业务指导关系

2 横向秘书机构之间的互相交流关系

秘书机构的管理（p47~52）

第四章秘书的职业素养

定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件

所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、

道德情操与道德品质的总和。

秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导

秘书的职业道德

忠诚守信

甘居幕后

洁廉自律

谦和谨慎

一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向

秘书的知识结构

（一）基础知识

1 科学文化基础知识

2 哲学和政治经济基础知识

（二）专业知识

1 秘书专业知识

2 行业业务知识

（三）相关知识

1 法律类知识

2 管理类知识

3 心理学知识

秘书能力结构

（一）基本能力

观察力思维力记忆力注意力想象力

记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。

良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机

（二）职业能力

秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。

1 表达能力

2 办事能力