第二章秘书工作

第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
（2）中国港台地区秘书种类繁多。 在港台的一般组织系统中，按照职能可分为决策层、经营层、 管理层、监督层和执行层。秘书人员按其资历和等级分属于各个 不同的层次中，例如助理级秘书包括在决策层中，主任级秘书包 括在经营层中，部长、科长级秘书包括在管理层中，股长级秘书 包括在监督层中，而一般的中、初级秘书和见习秘书则包括在执 行层中。
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
(2)工商企业的秘书工作
大、中型企业的企业主管身边配备了秘书机构或秘书人员， 如董事会秘书的职责是处理董事会文件、签署根据董事会决定授 权发行的公司股份证书和行政管理性合同、发布信息、对外联络 等，甚至还要承担经营管理和决策的职能。
人员不多的小公司，也配备了办理日常事务的秘书。企业的 秘书机构和秘书人员，为企业主管分担事务，收集、处理、利用 经营管理信息，综合处理各方面的关系，逐步成为企业经营管理 机构中的不可缺少的组成部分。但是工商业秘书机构一般结构简 单，人员不多，大多是一名秘书为几个高层服务或者专职辅助一 名主要管理者。
第一节 秘书工作的基本内容与特点
小结
秘书工作的内容和特征决定秘书人员的角色定位，如何做到 工作到位而不越位，如何做好宣传又注意保密，如何在被动中争 取主动，如何在综合性的日常事务工作中为领导的决策提供最大 的帮助，这是秘书在熟悉秘书各项工作内容和特征的前提下应该 追求的目标。
第二节 秘书工作机构 一、学习目标
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
2.国外秘书工作 (1)政府机构的秘书工作
在欧美国家政府机构内，秘书部门都处于政权的中枢位置， 充当各级首脑的重要参谋助手。政府机构的秘书工作具体体现在 以下方面：
1)秘书的地位得到巩固。 2)秘书的工作分工更细。 3)政府要员一般都配备有私人秘书或秘书班子。 4)秘书人员的素质要求更高。
辅仁大学东方语文学系毕业之后，就考上亚航的空服人员 只是无法戴隐形眼镜矫正视力，就转向外销成衣公司及清华广告 公司担任短期工作。最后，亚航招考地勤人员，因缘际会，还是 进入日本亚细亚航空公司。
在机场担任服务员四年之后，机场经理有秘书的空缺，调任 又做了八年。但是有了孩子之后，觉得回到家八、九点太晚，大 胆请求调回台北。倒是公司方面也同意安排一份秘书工作在台北， 但不久主管调到日本，旋即又调任会计部门。这时工作压力大， 很辛苦，表现又差劲。不得已，越级请教人事最高主管，经他指 点，才发现：“太刻板，没有微笑亲切的感觉，给人第一印象不 快乐，欣赏度因此降低。”
改变之后再出发，吴慧玲找到一个机会。日本总公司某一次 有两位人员出差到台湾，因为接驳飞机赶不上，她于是将事前事 后的准备工作都安排妥当。不久就因为这个表现获得担任台湾支 社社长秘书的职位。
二、案例导入：实力挂帅
“这时我虽然已在公司工作了十五年，但才发现自己原来所 接触的层面很有限。一切再学习，工作忙也踏实。”这时的吴慧 玲坦诚已经进入人生的另一个历程。
第一节 秘书工作的基本内容与特点
董事长秘书和董事会秘书的工作内容比较
第一节 秘书工作的基本内容与特点
2.秘书工作的特点
(1)机密性：管好自己的嘴，看好自己的门，收好自己的文 。
(2)综合性：秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平 和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办 文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪 等方面的知识，会操作现代化办公设施等等。
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
一、学习目标
1、了解中国的港台地区及国外秘书工作在理论和实践 方面的特点。
2、掌握秘书工作的本质规律和发展趋势，适应进一步 改革开放的需要。
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
二、案例导入
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
三、知识链接
1.中国港台地区的秘书工作 （1）中国港台地区对秘书的理解有两种：广义的秘书是指 投资经营者或组织管理者处理业务的辅助性工作人员，包括助理 人员、参议咨询人员、决策智囊团人员及办公室专司文秘业务的 工作人员。狭义的秘书则是专指跟随组织体系的经营者和管理者 并给予协助和服务的专司文秘工作的人员。中国港台秘书人员绝 大部分都是机关或公司的雇佣服务人员。
第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况
（2）中国港台地区秘书种类繁多。 从横向分，秘书类别的多少随社会行业的多少而定。 从纵向分，企业界有初级秘书、中级秘书、高级秘书。 初级秘书是指从大专院校商文科、秘书科或相关科系毕业的 初入企业界从事此工作者。高级秘书亦称执行秘书，她并非以例 行性的秘书工作为主，事实上她十分了解公司的组织、政策和业 务状况，在上司的授权下，作若干行政上的决定，并代表上司和 其他公司的业务代表洽谈；尤其当上司不在时，并须督导下属处 理一切业务，因此她在上司的信任与授权下，侧重于主动决定与 督导执行的工作。
第二节 秘书工作机构
3)三资企业是我国改革开放以来发展很快的一类具有中国特 色的企业类型，其秘书机构的设置大致可以分为以下几种情况：
一是大型的三资企业，由于其发展时间较长，管理比较规范， 更多地采用了国际上的管理方式和组织体制，分工比较细，比较 专业，人员比较稳定。这些企业的秘书机构一般称为“行政部” 或“总务部”等。
目前担任支社长秘书，除了一般例行工作，也负责部分招考、 福利、体检及免费机票等等事情。“公司的日本人主管来台湾上 任，安顿家业，我都愿意帮忙。还有日常要倒茶水、洗茶杯，有 些人会以为是很委屈，可是我的想法不同。这些是工作的一部分， 没有什么贵贱的区分。”吴慧玲非常识趣地说，就算自己是中国 人，为外国人多做点事也没有什么不对。
第二章秘书工作
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第 二 章 秘书工作
第一节 秘书工作的基本内容与特点
一、学习目标
1、掌握秘书工作的主要内容。 2、理解秘书工作的基本特点。
第一节 秘书工作的基本内容与特点
二、案例导入：实力挂帅
在台湾，能够找到日系服务的秘书接受访问，并不是太容易， 资深绩优而又开朗大方的吴慧玲，在当选为台北台北市秘书书协 会第一副会长之后，把个人服务十八年的心得分享大家，是一件 难能可贵的经验。
第一节 秘书工作的基本内容与特点
三、秘书工作的基本内容 1.秘书日常工作和机关行政事务管理工作 2．文书撰写与制作工作 3．文书档案管理工作 4．信息资料管理工作 5．调查研究工作 6．信访工作：
第一节 秘书工作的基本内容与特点
三、秘书工作的基本内容
7．督促检查工作 8．综合协调工作 9．会务工作 10．公共关系事务 11．保密工作 12．其他临时交办的事项。
第二节 秘书工作机构
2.秘书机构设置的原则与要求 1)机构设置要精简。 2)任务分工要明确。 3)工作程序要规范。 4)信息渠道要畅通。
第二节 秘书工作机构
小结
秘书工作机构是秘书工作开展的载体和场所，了解秘书机构的类 型能使秘书人员具体问题具体分析，根据秘书机构类型的不同来开展 不同的工作，增强工作的灵活性。理解秘书机构设置的精简原则，有 利于秘书人员正确对待办公室的纷繁复杂的事务性工作，学会积极主 动地开展工作。掌握秘书机构的工作要求，有利于秘书人员积极开展 办公室工作的改革，以适应时代的急剧变化。
以前不知道日系和其他外商有什么不同，但是加入秘书协会 这三年，倒是深有所悟。日系人员内敛含蓄，是实力派，其他外 商的秘书则比较外向活泼，力求表现。”吴慧玲毫不讳言提到， 参与初期，还有人认为她过手矫饰而加以抨击“我倒是后来想通 了，只要待人以诚，日子久了，自己的风格才会受人肯定。”
二、案例导入：实力挂帅
“尤其是由于代表公司赞助机票给协会之后，我也加入秘书 协会，认识很多志同道合的朋友。以往在工作公司内部没有更资 深的秘书指导，现在总算有了模仿及学习的新对象。”由全然陌 生的一个会员，到贡献服务，而今年最高票荣膺第一副会长，其 中的改变，只有自己最能体会。吴慧玲形容说：“我好像变了一 个人。”“我希望能为别人做一些事，再往前跨一步。”
1、了解秘书工作机构的各种类型。 2、理解秘书机构设置的设置原则和要求。
第二节 秘书工作机构
二、案例导入
第二节 秘书工作机构
三、知识链接1.秘书机构的类 Nhomakorabea (1)党政机关的秘书机构 我国党政机关的秘书机构设置有分理制 和综理制两种情况。 所谓分理制就是采用分部门办公的形式。 所谓综理制就是不分部门办公的形式，由秘书机构综合管理机关 的一切日常事务。
二是中小型三资企业。经营时间较长并且管理正规的，一般 都配备了独立秘书机构，即使没有专门的秘书机构也为企业的重 要管理人员配备专职秘书。有的还有速记员、打字员或者前台文 员协助秘书工作。至于开办时间不长的小外资企业，往往就只为 几位老总配备专职秘书或文员。
第二节 秘书工作机构
(4)临时性秘书机构 临时性的秘书机构是有关部门为应对临时性的大型活动或突发事 件而成立的办公机构。一般是从本单位的几个部门抽调人员组成或者 从几个单位抽调人员组成。这种临时性的秘书机构一般命名为“××秘 书处”、“××办公室”、“××委员会”等。这些机构的下设机构依 需要而定，可少设也可多设，北京奥组委的下设机构就达26个之多， 包括“秘书行政部”、“总体策划部”、“国际联络部”、“新闻宣 传部”、“市场开发部”、“法律事务部”、“运动会服务部”、 “监察审计部”、“人事部”、“文化活动部”等。
第一节 秘书工作的基本内容与特点
2.秘书工作的特点
3．服务性 秘书部门是各级各类机关和企事业单位的办事机构，承担着 协助领导者处理日常事务的责任，以保证组织工作的有效与高效 运转,这就决定秘书工作的服务性特征。
4．被动性 秘书工作的被动性特征主要表现在两个方面：第一，秘书部 门和秘书人员必须执行领导指示，按领导意图办事，不能自行其 是。第二，秘书部门是相关组织的信息枢纽，临时性的工作较多， 事先无法预料。