湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本

第—章总则

第一节适用范围

高速公路工程文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。是高速公路工程建设项目的历史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。

《湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本》(以下简称《范本》)旨在规范、统一湖南省高速公路工程文件材料编制、归档与档案整理的要求和方法。

本《范本》适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文件材料的编制、收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。

第二节编制与归档依据.

高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较多，编制依据较多，本《范本》主要依据以下标准规范和文件:

1)交通部关十印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的通知(交办发[2001] 390号)

2)交通部发布《关十贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》(2004年8月13日·交通部·交公路发[2004] 446号)

3)中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归

档要求与档案整理规范》

4)关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项

验收办法》和《交通档案进馆办法》的通知(交办发[2007]436号) 5）交通部关十发布《交通文件材料立卷归档办法》的通知(1992年1月9 日交办发[1992]100号)

6)《交通部关十颁发《交通部科学技术档案分类编号办法》的通知([87]

交办字315号)

7)国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

8)交通部关于印发《交通档案管理办法》的通知(2005年9月19日交办

发[2005]431号)

9)交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的

通知(交办发[1992]121号)

10)国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》

11)国家标准GB50300-2001《建筑工程施工质量验收统一标准》

12)《中华人民共和国档案法》(1996年)

13)中华人民共和国档案法实施办法》(1999年)

14)《中华人民共和国保守国家秘密法》(1988年)

15）《建设工程质量管理条例》(2000年1月30日国务院第279号令)

16) 2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准

DA/T22-2000《归档文件整理规则》

17)交通部办公厅转发国家档案局《关十印发<建设项目(工程)档案验收

办法>的通知》的通知(厅档案字[1992]21号)

18)交通部令《公路工程竣(交)工验收办法》2004年交通部令第3号

19)国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》

20)国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》

21)国家标准GB/T17678. 1-1999 《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》

22)交通部关十印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知(交公路发[2004] 507号)

23)中华人民共和国建设部令第90号《城市建设档案管理条例》

24)湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第3 1号《湖南省档案管理条例》修订版

25)湖南省交通厅文件《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》(2000年)

26)现行公路工程标准、规范、规程等

第三节名词解释

下列名词解释与定义适用于本范本。

1.高速公路工程文件材料

是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。高速公路工程文件材料是高速公路养护、改建、扩建的重要依据。

2.高速公路工程档案

指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料(以下简称“工程档案”)。

3.案卷

由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

4.卷内目录

案卷内登记文件材料及其排列次序的表，排列在卷内文件之前。

5.卷内备考表

说明案卷内文件材料状况的表，排列在卷内文件之后。

6.档号

由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标记。

7.保管期限

分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下，含十五年)三种。

第二章组织与管理

第一节组织机构与职责

公路工程建设单位(业主)、施工单位、施工监理单位(以下简称监理单位)、科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室(柜)，采取各种积极措施，

确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。

目前湖南省内高速公路建设单位对文件材料的编制与归档管理有两种模式，一种为业主负责管理，另一种为业主委托第二方咨询机构协助管理，其组织机构图如图2-1所示。

图2-1高速公路工程文件材料编制组织机构图

一、业主负责管理模式

各方的职责如下:

1.业主的职责

(1)制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。

(2)明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。

(3)协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境;并督促各职能部门及时履行相应职责。

(4)负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。

(5)提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。

(6)在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。

2.施工单位的职责

(1)明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室

(2)及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报

送工作。

3.监理单位的职责

(1)明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。

(2)及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。

(3)及时全面审查承包商上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。