浅谈文档的信息化管理

浅谈文档的信息化管理

作者：冯燕灵

来源：《中国管理信息化》2013年第10期

[摘要] 本文通过分析电子文档在档案管理工作中的现状和存在问题，提出了一些解决问题的方法。

[关键词] 电子文档；信息化；管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 052

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）010- 0090- 02

随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、网络化渐趋完善，越来越多单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和办公OA系统上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，实现无纸化办公，因此产生了大量的电子文件。那么，作为从事档案工作的专业人员，我们又应该如何看待文档信息化，或者说如何更好地利用和推进文档信息化，做以下阐述。

1 文档信息化的现状和趋势

近年来，档案界及许多先进企业的档案专家、档案人员对文档信息化做了大量有益的探索，并在许多方面取得了实质性的突破。从2004年年末开始，我公司全面实行无纸化，采用OA（办公自动化）系统，就是将收文、发文和档案管理实现文档一体化，对从其他办公自动化系统中来的电子文件或纸质及实物档案进行归档处理，提供网上电子借阅，分配权限，支持各种查询。近年来，我们通过不断地实践和探索，综合起来有以下的成果：

（1）对电子文件有了比较客观、全面的认识。传统的纸质文件大多都是以书写记录或印刷的形式将各类语言、文字、符号等记录在实实在在的物质载体上，其表现形式和储存形式直观、简单、明了；而电子文件则以磁性介质为载体，需要借助计算机才可以变为直观的视屏信息或输出打印纸质载体信息。从电子文件的生成过程和基本原理可以看出，它便于修改、拷贝、查询、分类、编目、剪辑、移动、粘贴、重新编辑组合等优点。

（2）电子文档系统得到逐步开发应用。近年来，一些优秀的档案计算机管理系统、软件被推广应用，并在档案工作中起着越来越重要的作用。如，我公司所使用OA系统，已实现在电子文件到达档案数据库后，由档案管理人员对档案文件进行鉴定、整理、归档、借阅、移交、销毁的操作，同时可以对文件处理的全过程进行自动跟踪记录，实现收发文的网上归档和文书档案的网上全信息查阅。

2 文档信息化管理存在的问题

文档信息化为档案事业带来了一个良好的发展趋势，但在实践过程中，还存在着一些需要解决的问题，主要如下。

2.1 电子文件的安全防护问题

在电子文件给人类的工作、生活、学习和管理带来快捷迅速、灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点的同时，也带来一定麻烦和不安全因素，诸如数据丢失、病毒侵害、氧化变质、理化损伤、载体霉变、信息泄露、传输失密、噪声干扰、温湿度影响、有意破坏、人为作案等。因此，电子文件的安全防护问题必须引起足够的重视。

2.2 电子文件名不符实，档案工作量增大

完整的电子文件是将电子公章“盖”在正文上，并将文件的正文、附件、电子印章及发文流程信息等一起打包加密压缩，最终生成带有电子公章的电子公文文件，且要保证电子印章和正文内容不可拆分，并确保远程传输版文件不走样。目前，由于受到诸多因素的制约，虽然在理论上和技术上电子文件都是成立的，但从目前已开发的电子文档管理软件来看，无论在设计思想还是在具体运用上，尚缺乏明确统一的规范标准，与文档实践工作还存在脱节的地方。若收、发方不采用相通的公文交换平台，电子文件就无法充分发挥其快捷便利的功效。由此带来的电子与纸质的文件“双套制”，从某种程度上来说，反而增加了档案人员的工作量和耗费了更多的人力、财力、物力。

2.3 网络技术在文档工作中的应用问题

目前在这一领域遇到的主要问題有：①资金困难，由于文档信息化的投入较大，所以目前我国能将档案上网的单位为数不多。②因特网网络本身也存在许多问题，比如，网络线路的拥挤，有时上网或下载时间过长；网络通讯费用高，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少；“黑客”出没，使网络安全性没有保障等等。③网页内容还需不断丰富，档案人员还需要充分更新网络知识，大部分省、市级档案馆、企业档案馆网上信息主要是档案馆介绍、馆藏、业务咨询、编研成果、利用办法等条目，库藏档案全文检索基本上都未开通。④档案信息本身具有其特殊性，文件需要正确处理好开放与不开放问题，故相当部分的档案信息未能及时上网。

3 应对对策和措施

3.1 做好电子文件的安全防护问题

对电子文件的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。首先，要抓好信息系统安全保护，存储载体：硬盘光驱、软件程序，输入输出设备，因为任何一个部分发生问题都会给电子文件的齐全、完整和有效利用造成严重的影响。其次，选择优质的材料储存备份电子文件材料，确保文件载体寿命，积极研究和开发电子文件的安全防护设备，使之适应电子文件安全存放要求，同时加强防磁、防磨损、防强震、防病毒等措施。

3.2 实行电子档案与纸质档案的“双套制”保管

“双套制”是指将具有相同内容的纸质文档和电子文档一并保存，这也是目前我国档案管理普遍采用的工作方式。“双套制”既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。而且由可以避免在电子文档出现故障和丢失时，可以及时查阅纸质文档，并且可以通过纸质文档重新修复和重造电子文档。

3.3 规范电子文档归档管理标准

面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理模式和方法已经无法适应，因此，要确保企业建设、管理、生产经营、运行工作中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须切实注重加强相关标准、规范的研究和执行，要结合企业实际，不断探索信息化条件下电子文档管理的基本要求及标准，做好这项工作，应该按照档案种类分别编制电子文档归档管理标准，还要增补“电子文件的光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法” 两项标准，前者是对电子文件的光盘存储和保存进行规范，后者是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出了细致的规定。