文书档案形成与归档字体格式要求
档案整理质量的统一规范要求
档案整理质量的统一规范要求（试行）：一、文书档案的文件幅面应为A4。
不足A4的要装裱，大于A4的要折叠。
二、文书档案的文件装订用缝纫机(30年、10年的可用不锈钢订书钉)白线扎边，页面位置纵向的在左侧扎，页面位置横向的在上方扎。
三、盖归档章位置：页面位置纵向的在左上角空白处，页面位置横向的在右上角空白处，且与装订线垂直。
归档章的印色为黑色。
四、文书档案盒均采用2cm厚的盒子，其正面全宗名称（单位名称）用12.5×2.5规格的印章,字体用宋体。
印章的印色为黑色。
五、文书档案盒背脊要求：全宗号用2号字钉；年度用3号字钉；保管期限（永久、30年、10年）用二号宋体印章；机构（问题）为三号宋体印章；起止件号为4号字钉；盒号为2号字钉。
字钉、印章印色均为黑色。
六、各种档案（文书、会计、基建、设备、照片、电子档案）装具的纸材及规格按国家有关标准。
可统一在档案局购买。
七、照片档案应有完整的时间、地点、内容、人物、背景等的说明。
八、光盘档案要求：1、应归档的光盘按年度---问题分类，按时间或重要程度进行排列。
2、光盘装盒后编盒号、盒内每张光盘编张号。
3、光盘档案一式3套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
4、光盘填写说明，格式如图所示：5、软件环境指操作系统（WIN2000、XP等）、相关软件（紫晶软件等）。
6、硬件环境指中央处理器、内存等。
7、光盘档案的目录存入计算机保存，建立文件数据库。
九、档案保管的温湿度标准纸质档案：温度14—24℃,相对湿度为40%—60%；照片档案：温度14—24℃，相对湿度40%—60%；照片底片：温度12—15℃，相对湿度35%—45%。
十、会计、基建、设备等其他档案按有关规定整理。
十一、推荐采用的铁皮档案柜1、规格：1940（高）×900（宽）×400（深）mm2、式样：如下。
各类文件字体及间距要求
各类文件字体及间距要求常规文件一、标题：方正小标宋体（简体）、小二号字(加粗）二、正文：仿宋GB2312、四号字三、行间距：1、标题：“固定值”36—38磅之间，以36磅为宜2、正文：“固定值”21—24磅之间，以24磅为宜四、字间距：一般不作要求红头文件一、标题：方正小标宋体（简体）、二号字（加粗）二、正文：仿宋GB2312、三号字三、行间距：1、标题：“固定值” 38磅2、正文：“固定值” 28磅四、字间距：一般不作要求各级标题字体要求一、标题方正小标宋体（简体）、二号字（加粗）二、主标题（又称一级标题）黑体加粗四号三、二级标题楷体GB-2312四、三级标题和正文仿宋GB-2312如何写好公文一、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。
二、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。
三、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。
四、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。
学生会工作公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。
因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。
1、学习和研究公文写作专著。
2、要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。
3、抓住“一个中心”和“三个基本点”。
每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。
这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。
中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。
如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。
在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。
对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。
档案目录格式规范
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
文书档案要求
文书档案要求
一、文件标题的组成部分，按学期整理资料：标题：山后幼儿园+二○一○学年第一学期×××，如果是按年度整理的资料：山后幼儿园+二○一○年度上半年×××。
（一般只有教师个人工作计划总结是按年度整理的，其他都是按学期整理）。
二、各级文字大小、字体的要求。
三、文书档案页边距上下左右都是2.5，首行空两格。
（一般在文档编辑好后，在“格式段落中选择，孤行控制这一栏中不要打勾。
四、如果是表格就按本文中表格的要求进行。
五、“有将无兵”现象，就是文件的页末只有一个标题，而没有具体内容的，这时需要调节文件中的字间距，使它多一行或是少一行，以避免这一现象。
六、最后署名：萧山区义桥镇中心幼儿园山后分园，如果标题中已经注明了“XX 班级”署名后面就不用再加班级名称，没有就要注明，如果是个人的，要在署名后空一个字符，加上名字，最后的时间，全称下一行跟时间，如二〇一〇年十二月三日，可在插入时间中去选择，要写到日。
时间中的“二”要和全称中的“区”对齐。
七、两页以上要插入页码、页码要居中。
八、表格中的行距可以调整为单倍行距，
10899060090291111807024 10857041465490100907034 10832022320890700907047。
《电子公文归档规范》开始施行——文本类统一要求为OFD格式
《电子公文归档规范》开始施行——文本类统一要求为OFD格式国家标准化管理委员会在2020年第26号公告中批准《党政机关电子公文归档规范》（以下简称《规范》）已于2021年6月1日正式实施。
《规范》根据保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则，除了规定党政机关电子公文文档归档格式，例如文本类统一要求为OFD格式，还对归档流程、元数据要求、归档数据组织等提出了具体要求，对电子公文的收集、整理、移交、接收以及电子公文归档系统功能要求、归档接口要求等作出了规定，为党政机关规范开展电子公文归档提供了依据，也为其他机关和企业事业单位电子文件的归档提供了参考。
《规范》规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式要求，适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。
其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理也可参照执行。
那么《规范》到底规定了哪些内容呢，主要是归档中的12个环节——捕获、录入，转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。
下面我们来简单的介绍一下：捕获、录入及转换这部分是电子档案的制作过程，捕获就是收集产生的公文。
我们在收集电子文件的时候不能叫收集要叫捕获。
就像空姐、空少有些场合叫乘务员，飞机有些场合叫航空器，马云有些场合叫爸爸一样。
在不同的语境下，有不同的叫法。
这里主要要注意一点：不同于纸质文件直接收到一块就行了，电子文件收集一定要把元数据也一起收过来。
而元数据就是指档案的公文标识、文种、份号、紧急程度、发文字号等等。
录入则是针对有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的，又或者是比较久远的纸质文件公文，对这部分公文，要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。
转换是指转换文件格式。
为了确保归档的电子文件能够长期识读，《规范》中规定了不同文件类型的指定格式。
比如文本文件就要求转换为双层OFD文件（显示层、元数据层）。
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设施仪器、产品）、会计档案、干部员工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不一样种类，不一样载体的档案有不一样的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“依照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一样价值，便于保留和利用”。
一、基本要求：要整理好文书档案就一定学习领悟中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实行细则》。
二、基本观点：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完成应作为文书档案保留的纸质文件资料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转变的标记，是文书办理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、集体或其余的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，建立全宗的主要资格是立档单位拥有独立的法人资格，能够独立履行职权，并能主要以自己的名义独自对外行文。
一般来说，一个立档单位的所有档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐备完好的文件资料，归档整理就不可以很好地反应立档单位的历史相貌和工作状况。
所以，采集应归档的文件资料一定保证齐备完好；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
一定采纳以下相应举措：1.立档单位要成立健全收发文登记制度，有完好的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依照归档范围，采集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”资料能否采集归档。
如①会议资料：本单位年度工作会议资料（总结、计划）、表彰资料，专业会议资料，代表讲话资料；本单位在上司工作会议上讲话、报告、经验资料、典型资料、沟通或发表论文、观察报告。
《公文材料格式及存档要求》
《公文材料格式及存档要求》一、公文格式1.用纸。
采用a4纸，其成品幅面尺寸为。
210mm×297mm。
用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm ±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
2.标题。
用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。
副标题应居中，用楷体字，字号同正文。
3.正文。
标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自然段首行左空二字，回行顶格。
有不能回行的情况（如标点符号，数字年份，阿拉伯书写的数值）。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号（一）无标点。
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。
正文中的标题一律不加粗。
独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。
14.行数和字数。
一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
5.附件。
如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xx”）；附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。
文书档案归档整理规则
文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。
二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。
2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
3、归档的文件必须是原件。
4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。
5、文件材料的归档必须办理移交手续。
三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。
（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。
传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。
（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。
四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。
1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。
2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。
（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
文书档案盒盒号的填写要求
文书档案盒盒号的填写要求1. 任务背景在日常工作中，对于文书档案的管理是非常重要的。
每一个文书档案都需要有一个唯一的标识，以方便查找和归档。
其中，文书档案盒盒号就是其中一个重要的标识。
本文将介绍文书档案盒盒号的填写要求，包括其格式、编码规则和填写注意事项等内容。
2. 文书档案盒盒号格式文书档案盒盒号一般由数字和字母组成，具体格式如下：•目前采用的格式为：YYYY-NNNNN•YYYY代表年份，占4位，取值范围为1900至9999年•NNNNN代表序列号，占5位，取值范围为00001至99999例如：2023-00001 表示2023年第一个文书档案盒。
3. 文书档案盒盒号编码规则为了保证文书档案盒盒号的唯一性和易读性，在编码时需要遵循以下规则：3.1 年份编码规则年份部分采用四位数进行表示。
年份应当按照实际情况进行填写，不得造假或者误填。
3.2 序列号编码规则序列号部分采用五位数进行表示。
序列号从00001开始，依次递增。
同一年度内的文书档案盒盒号序列号应当连续，不得有遗漏或重复。
3.3 填写要求•文书档案盒盒号必须清晰、准确地填写在文书档案盒上，并且不得涂改。
•文书档案盒盒号的字体大小应与其他标识信息相同，以保证整体美观。
•文书档案盒盒号应使用黑色墨水或打印机进行填写，以保证清晰可辨认。
•盒号应位于文书档案盒的正面中上部分，以方便查找和辨认。
4. 填写注意事项在填写文书档案盒盒号时，需要注意以下事项：4.1 格式正确性确保文书档案盒盒号按照规定的格式进行填写，包括年份和序列号的正确顺序、分隔符的使用等。
4.2 唯一性每一个文书档案盒都应有唯一的文书档案盒盒号，不得重复使用。
在编制新的文书档案盒盒号时，应先进行查询，确保该盒号尚未被使用。
4.3 顺序性文书档案盒盒号的序列号应按照顺序递增，不得跳号或错位。
4.4 清晰可辨认性填写文书档案盒盒号时，要求字迹清晰、规范，以便于查找和辨认。
如有需要，可以使用打印机进行填写。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书档案管理细则(二篇)
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
(档案管理)档案封面模板
（档案管理）档案封面模板一、档案封面设计原则1. 简洁明了：档案封面应简洁大方，便于识别和查找。
避免使用复杂的设计元素，以免影响阅读体验。
2. 规范统一：档案封面格式应遵循国家档案局相关规定，确保档案封面的规范性和统一性。
3. 实用性：档案封面应具备一定的实用性，便于档案的存放、搬运和查阅。
二、档案封面模板内容1. 档案名称：位于封面正中央，字体加粗，字号适中，突出显示。
2. 档案编号：位于档案名称下方，字号略小于档案名称，便于检索和归档。
3. 归档部门：位于档案编号下方，字号与档案编号相同，明确档案归属。
4. 档案密级：位于封面右上角，根据档案内容确定密级，如“绝密”、“机密”、“秘密”等。
5. 档案类型：位于封面左上角，如“文书档案”、“科技档案”、“会计档案”等。
6. 档案起止日期：位于封面右下角，注明档案的形成时间范围。
7. 档案页数：位于封面左下角，便于统计档案总页数。
三、档案封面模板示例档案名称（字体加粗，字号适中）档案编号：0归档部门：部门档案密级：机密档案类型：文书档案档案起止日期：2021年1月1日 2021年12月31日档案页数：100页请根据实际需求调整档案封面模板内容，确保档案封面符合规范，便于管理和使用。
（档案管理）档案封面模板四、档案封面设计注意事项1. 色彩搭配：档案封面的色彩应保持沉稳，避免使用过于鲜艳的颜色，以免影响档案的正式性和严肃性。
2. 留白处理：合理留白，使封面内容布局更加清晰，方便阅读和识别。
3. 材质选择：根据档案的重要性和使用环境，选择合适的封面材质，如牛皮纸、亚克力、塑料等。
4. 尺寸规范：档案封面尺寸应与档案盒尺寸相匹配，确保档案的整体美观和整齐。
五、档案封面个性化定制1. 企业标识：可在档案封面加入企业LOGO或标志性图案，提升档案的辨识度。
2. 分类标签：根据档案内容，设计不同颜色的分类标签，便于快速识别档案类别。
3. 防伪措施：对于重要档案，可在封面上添加防伪标识，确保档案的安全性和真实性。
文书档案形成与归档字体格式要求
⽂书档案形成与归档字体格式要求⽂书档案形成与归档要求为使我园⽂书档案做到格式规范、⽂体规范、⽂字规范，特制定《⽂书档案形成与归档要求》，请遵照执⾏。
⼀、档案形成要求(⼀)计算机档案形成要求1．统⼀纸张。
⼀般情况下使⽤A4纸，如有特殊情况可使⽤A3纸。
2．统⼀格式。
根据教办要求，按页⾯设置：上3.7厘⽶，下3.5厘⽶，左2.8厘⽶，右2.6厘⽶；格式：固定值，30磅。
主标题：华康简标题宋体字，⼆号或⼩⼆号，（根据字数多少⽽定）；正⽂⼩标题：⿊体，三号；正⽂：仿宋GB ——2312，三号字。
（字体⼀律不需加粗）如果没有“华康简标题宋体字”，可将字体⽂件复制到电脑“C/windows/fonts”⽂件夹即可。
3．统⼀操作。
建⽴新⽂档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置⾏间距为最⼩值，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正⽂的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正⽂对⽅设置为两端对齐；打开⽂件中的页⾯设置，设置上3.7厘⽶，下3.5厘⽶，左2.8厘⽶，右2.6厘⽶。
输⼊法设置在全⾓状态下，以确保每个标点符号的规范。
标题与正⽂之间⽤回车键键⼊后空⼀⾏。
操作正⽂时，先⽤空格键空两个汉字位置，以后每⼀段⽤回车键后就会⾃动空两个汉字的位置。
如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段⽂字⾸⾏退回到顶格处，然后⽤空格键空出两个字的位置。
如果在使⽤层次序数时出现⾃动编号现象，请⽤“撤消键⼊”后再进⾏操作。
4．统⼀序数。
结构层次序数，第⼀层为“⼀、”，句末不⽤标点；第⼆层为“（⼀）”，句末可⽤标点，但⼀般不⽤；第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要⽤标点。
5．统⼀时间。
年份⼀律采⽤公元纪年，且⽤四位数表达，如“2010年”不能省略为“08年”。
不能使⽤“今年”、“当年”、“本⽉”、“上⽉”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产⽣歧义。
⼀般应⽤具体⽇期，即要表明年⽉⽇。
6．统⼀封⾯。
档案整理要求
档案整理要求
1.文书类：正在收集的资料，要统一标题、字体、字号、间距标准。
围绕方案（计划）——活动情况（工作过程）——效果的顺序收集整理，要大量充实工作活动方面的资料，工作活动资料要细、实，有文字、图片、宣传信息。
2.数据类：分年度分类设计统计表，收集印证资料，整理归档，统计表、印证资料要分年度装三角袋。
所有数据涉及到教育事业统计年报的，要与年报数据一致，未涉及的要与标准或学校实际相符。
普及程度类档案按照0—18周岁统计表——基教年报——入学率、巩固率统计表的顺序整理装盒。
文化户口普查册单独存放。
年度数据要衔接好。
数据口径：标准课桌椅配备率、标准食堂配备率、寄宿制学校一生一铺率100%；教师校际交流人数占教师总数的10%；教师全员培训100%；培训经费占学校年度公用经费5%；医保、公积金全额预算（剔除个人缴纳部分）；优质高中招生名额分配辖区初中比例70%以上；适龄儿童、少年入学率100%；初中三年巩固率98%；艺术教育活动辖区学校实施面80%以上；学生体质健康标准实施面达90%以上，学生测试合格率80%以上；教育质量评价合格率小学100%、初中98%；适龄残疾儿童、少年入学率85%以上。
3.每盒档案资料的厚度不得超过档案盒厚度的三分之二，便于查阅，资料较多的，要分盒装，每个三角袋中的资料也不要装的太多。
档案盒侧签和面签内容要一致，三角袋标签内容要准确，不得出现笼统概括或直接打上目录内容。
4. 完成档案目录，自评表，索引。
按照自评表、目录、资料的顺序整理。
5. 整理装订1—2卷特色档案。
附：义务教育均衡数据档案目录
义务教育均衡数据档案目录。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版第一章总则第一条为规范文书档案的建立、归档和管理，保证文书档案的安全、完整和可查阅，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位各部门、各单位的文书档案建立、归档和管理工作。
第二章文书档案的建立第三条文书档案的建立是指对单位产生的各类文书进行归类整理、编目、编号、登记和装订的工作。
第四条文书档案的建立应坚持以下原则：（一）根据文书的性质和用途进行归类整理；（二）采用统一的编号和编目方法，确保文书档案的有序和便于管理；（三）对于重要的文书，应进行备份，并标明备份时间和地点；（四）对于涉及机密信息的文书，应加密处理，确保机密信息的安全性。
第五条文书档案的建立流程如下：（一）文书归类整理：根据文书的性质和用途，将文书划分为不同的类别，如行政文书、财务文书、人事文书等。
（二）编号和编目：给每个文书分配唯一的编号，同时编制文书目录，便于查询和检索。
（三）登记和装订：将文书登记到档案登记簿上，并装订好，确保文书的完整和安全。
（四）备份和加密：对重要的文书进行备份，并采取加密措施，确保文书的安全性。
第三章文书档案的归档管理第六条文书档案的归档是指将完成建立的文书整理归档到档案柜中，并进行管理和维护的工作。
第七条文书档案的归档管理应坚持以下原则：（一）归档文件应按照编目进行分类存放，确保档案的整齐和易于查阅；（二）档案柜应保持干燥、通风和防火的环境，防止档案受损；（三）档案柜应设有门禁和监控措施，保证档案的安全性；（四）档案柜应定期清理维护，确保档案的完整和良好状态。
第八条文书档案的归档管理流程如下：（一）整理：按照编目将文书归类整理，然后装订好；（二）归档：将整理好的文书放入相应的档案盒或文件夹中，然后放入档案柜中；（三）登记：将归档的文书登记到档案登记簿中，包括文号、标题、归档时间等信息；（四）管理：对档案柜进行定期检查、清理和维护，确保档案的安全和完整；（五）借阅和归还：对需要借阅的档案进行登记和审批，并进行归还的管理。
文书档案如何编页号或件号
、
。
写 才 能适应 档 案保管 统 计 利用 的 需要
。
,
、
料 该编 件号 一 般来 说 机关 单位所形 成 的
,
,
大 多数文 件 材料 都适 宜 编页 号 不宜编 件号
只有 少部份文 件 材料 如 : 会议 记录 薄 、 领导 人
、
、
工 作 笔记本 财 务账 本 上级机关编写 的业 务
、
、
参考 资料汇 编 单独 的 图纸 照 片或零 散文 件
。
等 不 装订 的案 卷可 编件 号 如 果经 过装订 也
。
阶段 往往 因各 种原 因 会发生 一些 变动 为避
、
,
免反 复涂 改页 号 件号 污损 档案 可先用 铅笔
,
编 写 待 向档 案 馆 移 交 时 再 用 碳 素 墨 水 或墨
。
汁编 号
.
总 之 编写文 书 档案 的页 号或 件号 应遵
、
,
循科学性 稳定性 的 原 则 按照 一 定的 规范 编
,
、
,
要 居乙写 总 页 数 不 装 订 的 案 卷 要 填 写 总 件
。
’卜
,
数 因此 凡属 于 文书 档案 归档 范 围的文 件
.
。
材 料 经整理 立 卷 后 都 要编 写页 号或 件号
如 何编 写 呢 ? 具 体 做 法 如 下 :
、
,
一 根据 本 单位 的实 际情 况 确 定编号 方
。
,
法 看 哪些文 件 材料 该编 页 号 哪些文 件 材
。
。
张 号 只能编页号 或件 号
、
,
十 页 号 或件 号 的 编写 只 能 由专 人 编 写
深圳龙岗文书档案标准
深圳龙岗文书档案标准深圳市龙岗区的文书档案标准主要是指在文书编写和档案管理方面的一些规定和要求。
下面将就深圳龙岗文书档案标准进行以下的介绍：一、文书编写标准1.文件格式要求：文书应采用A4纸张大小，左右上下边距各2.5厘米，页眉与正文间距应为3厘米。
2.文字排版：文书中的字体大小应为小四号或五号，正文应为宋体。
标题字体大小一般为二号，加粗。
正文段落与段落之间要有明确的分行，段前段后的空白行应保持一致。
4.文件名称规范：文书的文件名称应简洁明了，能反映内容特点，不应使用模糊难辨或与实际不符的名称。
5.语言表达：文书应使用规范、准确和简明的语言进行表达，避免使用模棱两可或庞大复杂的词汇。
二、档案管理标准1.档案分类和归档：档案应根据主题、时间或类型进行分类，并按照一定的规范进行归档，以便于档案的检索和管理。
每个档案盒应标明档案名称、存档日期和密级，并按照一定的规则进行编号。
2.档案标识和封装：档案应使用固定的标识符进行标识，包括档案编号、分类符号和档号等。
同时，在档案封装的过程中，应选用酸性、耐水、耐磨蚀的材料，并采取密封措施，以保护档案的完整性和安全性。
3.档案存储和保管：档案应放置在通风、干燥、无烟尘、无物品堆放、无暴露于阳光直射的地方。
同时，档案存储设施应具备防火、防潮、防盗、防尘的功能，并定期进行防虫、防霉的处理。
4.档案检索和借阅：归档的档案应制定档案检索和借阅制度，明确档案的归还期限和借阅规定。
在档案借阅的过程中，应确保档案的完整性和安全性，并记录借阅人员的信息和归还日期等。
5.档案销毁和转移：档案在达到保管年限后，可以进行销毁或转移。
销毁应按照一定的程序进行，确保档案的安全销毁；转移应按照规定的档案流转制度进行，确保档案流转的准确性和完整性。
总之，深圳市龙岗区的文书档案标准是为了规范和提高文书的编写质量和档案管理水平而制定的一系列规定和要求。
只有按照这些标准进行操作，才能更好地保护档案的完整性和安全性，提高档案的利用价值和效率。
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文书档案形成与归档要求
为使我园文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定《文书档案形成与归档要求》，请遵照执行。
一、档案形成要求
(一)计算机档案形成要求
1．统一纸张。
一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。
2．统一格式。
根据教办要求，按页面设置：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；格式：固定值，30磅。
主标题：华康简标题宋体字，二号或小二号，（根据字数多少而定）；正文小标题：黑体，三号；正文：仿宋GB ——2312，三号字。
（字体一律不需加粗）如果没有“华康简标题宋体字”，可将字体文件复制到电脑“C/windows/fonts”文件夹即可。
3．统一操作。
建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为最小值，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距
和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，设置上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。
标题与正文之间用回车键键入后空一行。
操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。
如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。
如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。
4．统一序数。
结构层次序数，第一层为“一、”，句末不用标点；第二层为“（一）”，句末可用标点，但一般不用；第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要用标点。
5．统一时间。
年份一律采用公元纪年，且用四位数表达，如“2010年”不能省略为“08年”。
不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。
一般应用具体日期，即要表明年月日。
6．统一封面。
如果是材料的汇集，一般需加封面和封底。
封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。
(二)手写体档案形成要求
手写体档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。
二、档案归档要求
实行“1+1”存档制，即将纸质档案上交给级组长的同时，还要将一份相应的电子档案放在相关电脑的文件夹内，并经档案人员“确认”。
请各班老师把各项计划或总结等档案先交给所在档案资料组的负责人，等收齐、检查后一起归档。
上沙幼儿园
2010年。