管理信息系统课程报告

课程设计

课程名称:管理信息系统课程设计

设计题目:档案管理课程设计

学院:机电工程学院

专业:工业工程

年级: 2011级

学生姓名:刘家林

学号: 201110303127

指导教师:孔令波

日期: 2014年12月10日至2014年1月4日

教务处制

一、应用背景

管理信息系统起初应用于最基础的工作,如打印报表、计算工资、人事管理等,进而发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理,

这属于电子数据处理(EDP,E lectronic Data Processing)系统。当

建立了企业数据库,有了计算机网络从而达到数据共享后,从系统观

点出发,实施全局规划和设计信息系统时,就达到管理信息系统的阶段。随着

计算机技术的进步和人们对系统的需求进一步提高,人们更

加强调管理信息系统能否支持企业高层领导的决策这一功能,更侧重

于企业外部信息的收集、综合数据库、模型库、方法库和其他人工智

能工具能否直接面向决策者,这是决策支持系统(DSS, Decision Support System)的任务。

我国20世纪70年代末有少数企业开始MIS的局部应用。“六五”期间,选择一些大型企业进行MIS的开发试点,其中首都钢铁公司、

北京第一棉纺厂、湖北第二汽车制造厂、宁江机床厂等取得了经验。

20世纪80年代中后期,在全国性的计算机应用热潮中,许多企业纷

纷从财务管理、人事管理等单项应用入手,尝试建立MIS。许多企业,如北京内燃机厂、北京电视机厂、沈阳鼓风机厂、天津渤海无线电厂

的MIS初具规模,建立了覆盖全厂的计算机网络。“八五”期间,企业

逐步走向市场,MIS建设的目标和需求日益明确。一些企业的系统,

如北京第一机床厂、山西经纬纺织机械厂、成都飞机制造公司等都达

到了很高水平,与企业中其他系统集成,形成了CIMS。目前,我国

MIS已经有了相当的普及率,几乎覆盖了各个行业及各个部门。

有了以上应用的基础,根据当前企业的现状与需求,特别建立了适合企业的档案管理体统,为企业提供高效的管理功能。

二、系统目标

2.1企业档案管理系统要完成的功能主要有:

档案管理主要完成对员工档案的查询、增加、修改或删除。

档案管理还要完成对部门档案的查询,员工花名册的打印。

档案管理系统要能够统计满足任一条件的人数,如文化程度、政

治面貌和年龄等。

2.2人事档案管理功能说明

人事档案管理功能包括人事档案信息的增加、修改、删除和查询: (1)增加功能

该系统按照管理人员的书写习惯,可对员工的编号、员工的姓名、性别、出生年月、职位名称、最高学历、家庭住址、联系电话、等基

本信息进行记录。信息录入后最终自动生成详细的易于操作的人事档

案表,可以随时的记录了解本公司的员工信息,一目了然。

(2)修改功能

该系统提供的档案修改功能可以在员工的基本情况发生变化后,

根据修改的项目修改员工原始的各种信息,比如修改学历、所在部门、职务名称等。

(3)删除功能

该系统中删除的功能是为了考虑人员的流动性,当员工提出辞职后,可及时得把员工信息删除,在选择删除某一条信息后,为了防止

误操作,系统会再次提示“您是否真的删除”,如果您选择确认后,才能删除。

(4)查询功能

对人事信息,根据查询条件列出查询结果,其中,查询条件可以

是单一查询条件,也可以是组合查询条件。

(5)档案打印功能

可根据需要,打印出员工数据库中所有或部分人事档案。

三、系统分析

3、1组织结构

了解清楚对象系统内部各种组织机构,向系统分析人员进一步明确

调查对象和方向。通过调查可得一般企业组织结构图如图 3.1所示:

图3.1一般企业组织结构图

3.2档案管理信息系统功能总体设计图如图 3.2所示

图3.2档案管理信息系统功能总体设计图

3.3业务流程

业务流程图体现了信息的流动过程,调查管理业务流程时应顺着

原系统流动的过程逐步进行。通过对企业管理业务的实际调查分析,弄清了该企业档案管理工作的业务流程和管理功能,系统的档案管理业务流程如下图 3.3.2所示:

图 3.3.1 业务流程图图例

员工人事部其他部门

N

Y

填写员工入职档案登记表

员工档案处理

合格员工入职档案登记表

档案审核

档案存储台账

档案信息查询及管理

任职通知

合同表

不合格员工入职档案登记表

员工入职档案登记表

与员工签订合同

图3.3.2系统的档案管理业务流程图

从业务流程图可以看出该企业的档案管理主要有以下几项功能:档案单审核,人事部的审核员负责对入职员工所填的档案单进行审核,检查档案单填写的是否符合要求,档案的信息是否真实。

不合格的档案单交由人事部返还给员工重新填写,合格的档案单转给档案室进行档案存储。

登录档案存储台账,管理员依据合格的档案单登记档案存储台账,记录每一笔档案业务。

档案信息查询及管理,管理员根据企业要求对档案的信息进行维护和日常管理(包括添加,删除,更改,查询,人数统计,部门花名册打印等功能)。

3、4数据流程图

根据档案管理的业务流程图和相关功能得出档案管理的数据流程

图如3.4.2图所示:

图 3.4.1 数据流程图图例

顶层数据流图:

档案处理登录查询

档案输出

图 3.4.2 顶层数据流图

第一层数据流图: