文件资料记录管理制度.doc

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工程项目文件记录管理制度

工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。

二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。

三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。

负责归档工作的人员应具备相关资质。

2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。

3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。

4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。

5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。

四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。

2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。

3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。

五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。

2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。

3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。

4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。

六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。

2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。

3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。

文件和记录管理制度

文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。

二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。

三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。

（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。

（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。

（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。

（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。

2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。

（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。

（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。

（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。

四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。

（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。

（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。

（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。

2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。

审核应包括内容、格式、语法等各方面。

文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。

它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。

本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。

1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。

资料文件管理制度

资料文件管理制度一、总则为规范和加强公司内部的资料文件管理工作，提高资料文件管理效率，保障公司资料文件的安全性、完整性和可追溯性，制定本管理制度。

二、管理范围本管理制度适用于公司内所有与业务活动相关的资料文件管理工作。

三、管理机构公司设立资料文件管理部门，负责资料文件管理工作的具体实施。

资料文件管理部门下设资料文件管理员，负责具体的资料文件管理工作。

四、文件分类1. 根据内容和用途分类（1）业务文件：包括公司日常业务活动产生的文件，如合同、报告、会议纪要等。

（2）行政文件：包括公司内部管理相关的文件，如文件、通知、通告等。

（3）财务文件：包括公司财务相关的文件，如财务报表、收支明细等。

2. 根据保存期限分类（1）永久保存文件：对公司重要的历史文件、会议记录等，需要永久保存。

（2）长期保存文件：对公司日常经营活动的文件，需要保存5年以上。

（3）短期保存文件：对公司临时性的文件，需要保存3年以上。

五、文件管理流程1. 文件的起草文件的起草由相关部门负责人或工作人员完成，应符合公司的规范和标准。

文件的内容应真实、合法、准确，不得含有虚假信息。

2. 文件的审批文件的审批由相关部门负责人或领导完成，确保文件内容的合规性和准确性。

对于涉及重要决策的文件，应在全体领导层会议上审批通过。

3. 文件的备案文件的备案由资料文件管理员负责完成，将文件按照分类存档，并在备案表上登记相关信息。

备案后，将文件存放在文件柜中，并定期进行检查。

4. 文件的传递文件的传递由相关部门负责人或工作人员完成，应按照规定的程序和方式进行。

对于重要文件，应采取密封并签字确认的方式传递。

5. 文件的保密文件的保密由所有工作人员共同负责，不得擅自泄露文件内容。

对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保护。

六、文件管理制度的执行1. 全体员工应严格遵守本管理制度，按照规定的流程和要求进行文件管理工作。

2. 资料文件管理员应加强对文件管理工作的监督和检查，确保文件的存档和保管工作得到有效执行。

文件、记录和档案管理制度

文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。

2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。

3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。

3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。

4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。

5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。

2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。

3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。

4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。

如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。

5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。

6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。

公司文档和记录管理制度

公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。

全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。

二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。

紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。

2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。

内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。

3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。

项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。

4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。

数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。

三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。

•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。

2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。

•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。

•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。

3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。

•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。

•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。

4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。

•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。

资料、档案管理制度（5篇）

资料、档案管理制度一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。

二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。

三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

四、资料归档范围1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。

3、本公司的请示与上级部门的批复。

4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。

5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。

6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。

7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。

8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。

9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。

10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。

五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。

六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。

七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。

八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。

九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密，未经公司董事长领导批准，不准翻看、抄录、复印、带走，确因工作需要，经过批准的要有详细登记，并办理有关手续。

十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料，档案室要定期(按年)清理造册，并经总经理审核批准后，在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。

文件、档案资料管理制度

文件、档案资料管理制度（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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工程文件记录管理制度

工程文件记录管理制度一、总则为确保工程项目文件记录的完整性、准确性、及时性和可追溯性，规范和统一文件记录管理工作，提高工程管理效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有工程项目的文件记录管理工作，包括但不限于项目文件的备份、归档、管理、迁移等环节。

三、文件记录管理的原则1、合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度，确保文件记录管理工作合规。

2、完整性原则：保证文件记录的完整性，不得删除、篡改、遗漏文件内容。

3、准确性原则：准确记录项目各阶段的工程文件信息，确保文件内容真实、准确。

4、及时性原则：对项目文件记录及时更新、整理、备份和归档，确保信息的及时传递和查询。

5、保密性原则：严格保护工程文件的保密性，未经授权不得向外部披露相关信息。

6、责任原则：明确文件记录管理的责任人，建立责任追究机制，确保文件管理工作顺利进行。

四、文件记录管理的内容1、文件记录的分类按照项目进度和内容的不同，将文件记录分为立项阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、验收阶段文件和竣工阶段文件等。

2、文件记录的命名规范文件记录应按照统一的命名规范进行命名，包括项目名称、文件类别、时间等信息，确保文件命名清晰明了。

3、文件记录的归档管理对项目文件进行按年按阶段分类归档管理，建立档案目录和索引卡，方便文件的查找和管理。

4、文件记录的备份与迁移定期对项目文件进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行文件迁移，将过期的文件移交至档案室进行长期保存。

5、文件记录的保密管理对于涉密性文件要设置权限，确保只有授权人员可以查看和使用相关信息，避免信息泄露。

6、文件记录的验收与审查对文件记录管理工作进行定期验收与审查，发现问题及时整改，确保文件管理工作的有效性和规范性。

五、文件记录管理的责任1、项目经理负责全面领导项目文件记录管理工作，制定项目文件记录管理的实施方案和工作计划。

2、项目部门负责人负责组织、协调和监督项目文件记录管理工作，确保文件记录管理的顺利进行。

文件及资料管理制度

文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。

第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。

第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。

第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。

第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。

第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。

第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。

第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。

第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。

第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。

第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。

第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。

第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。

第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。

第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。

第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。

第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。

第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。

第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。

文件资料的管理制度

文件资料的管理制度第一章总则第一条为加强对文件资料的管理，规范文件的产生、流转、利用和保存，提高工作效率、规范工作行为，保护重要文件资料的安全和完整性，特制定文件资料管理制度（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于本单位所有工作人员在工作中产生的文件、资料的管理及利用。

第三条本制度所称文件资料，是指文字、图表、图片、影印件、磁带、光盘、电子文档等载体上所载记载内容的文件和资料。

第四条文件资料的管理应当遵循“谁产生，谁管理”的原则，实行责任到人。

第五条本制度执行委员会为单位的领导小组，负责监督并落实文件资料的管理及相关政策。

第六条全体员工都应当严格遵守本制度，不得违反本制度规定行事。

第七条对于重要文件资料，必须按照国家有关保密规定及本单位规定加强保密管理。

第八条本制度之规定如有更改，须经本单位领导小组批准后方可施行。

第二章文件资料的分类管理第九条文件资料应当按照不同的性质、用途、来源等因素予以分类，确保其有序管理。

第十条文件资料的分类应当有明确的标识和归档规范，便于管理和检索。

第十一条文件资料应当按照密级和保管期限进行分类管理，密级较高或保管期限长的文件应当进行特殊管理。

第十二条文件资料的分类管理应当定期进行整理和清点，确保档案的完整和准确。

第十三条对于重要文件资料的变更、修订或废止，应当依照程序及时调整并更新档案资料。

第三章文件资料的流转管理第十四条文件资料的流转应当有专门的领取、归还手续，并严格按照规定流转范围和权限。

第十五条文件资料的流转应当有记录，明确流转的时间、地点、人员及目的等信息。

第十六条文件资料在流转过程中应当保证其安全性，不得对文件资料进行私自复制或泄露。

第十七条对于流转后的文件资料，应当及时归还原处，并进行核实确认。

第十八条对流转中有遗失或损坏的文件资料，责任者应当承担相应的责任。

第四章文件资料的利用与传输第十九条文件资料在利用过程中，应当严格遵守相关规定，不得擅自更改、删除或篡改文件内容。

公文档案管理制度.DOC

公文档案管理制度**公文档案管理制度为规范公文档案管理，提高公文的办理质量、效率，根据上级有关公文管理制度，本着精简、及时、程序、质量原则，结合我所实际情况，制定本制度：一、公文管理（一）行政公文由办公室负责登记、编号、送印、封存。

党、工、团等文件材料由各相应部门管理。

（二）各部门会议途径取得的公文，应及时交由办公室处理。

办公室定期对已收文件进行清理，任何人或部门不得私存、拖交、拒交公文原件。

二、公文办理，包括收文办理与发文办理。

（一）我所公文办理实行网上电子办文与纸质办文相结合。

厅、局、处公文以网上电子办文为主，纸质办文为辅，非特殊情况一般不以纸质形式传办文件。

非必要情况不予另行复印纸质文件。

（二）收文办理。

包括收进、启封、登记、分送、批办、承办、催办、归档。

1. 网上电子收文。

办公室秘书须每天查收网上文件，提交办公室主任审核，发送有关部门或所领导批办后发送有关部门。

属于急件的，应电话提醒相关部门查收办理。

2. 纸质文件收文。

厅、局、处网上已发的文件，文件管理员应做好登记、编号、存放归档备查。

特殊情况不能网上办文的应及时填写公文处理笺，办公室提出拟办意见呈单位领导批示后交有关部门阅处。

属急件的应在接件后即时报送。

3 .各部门收到办公室分发的各类文件，应填写办理情况，必要时应转所属部门人员传阅或办理。

文件主要承办部门要写明承办落实情况。

（三）发文办理。

包括拟稿、审核、签发、缮印、传递、存稿、归档、销毁。

1. 起草公文要符合国家法律、法规，符合党的方针、政策及有关规定。

2. 使用文种要准确、文件内容要讲究质量，做到情况确实，观点明确，文字精练，标点正确，力求简洁。

3. 草拟公文应使用统一规格的稿纸，用钢笔、毛笔或黑色签字笔书写，或使用稿纸格式电子文稿打印，但不能用喷墨式打印机打印，不得用铅笔、圆珠笔或红色、纯蓝色墨水笔书写。

拟稿人、核稿人、会签人、签发人应写姓名全称，并注明年、月、日。

4 .部门草拟的公文，由部门负责人严格把关核稿签字，凡涉及多个部门的，由拟稿部门送相关部门会签。

医疗器械文件资料记录管理制度

医疗器械文件资料记录管理制度一、文件管理制度（一）、文件管理包括文件的起草、审核、批准、复制、发放、执行、归档、保存和销毁的一系列过程的管理活动；（二）、质量管理文件由质量部各部门负责起草：（三）、起草后的文件由公司质量科科长负责审核后，由公司分管经理批准，办公室负责打印复制、分发至有关部门，并组织学习培训，具体培训工作由质量部协助完成。

文件的分发应有相应的记录，保证不被纂改和复制。

（四）、各有关部门负责执行相关的质量管理文件，并将执行的情况做相应记录，要求记录完整、真实并按月整理装订交质量部保存；（五）、质管科负责质量管理文件的分类归档工作，将文件保管至规定的年限；（六）、办公室负责外界来往文件的收发、传阅、分发工作，要求有收发传阅记录。

办公室负责公文性文件的归档工作；（七）、对超过保存期的文件，由负责保管的部门进行登记造册并提出销毁申请，报总经理批准后，由办公室予以销毁；（八）、查阅存档文件的管理：l、外界人员查阅存档文件需持有效证件，经经理授权人批准后方可进行；2、公司文件的编号根据文件的类型，按年度编号；二、记录、资料管理制度：（一）、公司在经营活动中产生的各种记录应有质管科设专人保管、分类、整理，不得随意更改内容，保证记录的真实、完整、可追溯性。

（二）、记录按制度要求的年限保存，过期后，应由质管科组织销毁，并作记录。

（三）、公司收集到各种资料，应由办公室统一管理，要做到查找方便，妥善保管。

属于有关质量方面的资料，应交质管科有关人员。

一、首营企业、首营品种的质量审核制度1、“首营品种”指本企业向某一医疗器械生产企业首次购进的医疗器械产品。

2、“首营企业”指本企业向某-医疗器械生产企业或经营企业首次购进的医疗器械产品的企业。

3、首营企业的质量审核，必须提供加盖生产单位原印章的医疗器械生产许可证、营业执照、税务登记等证照复印件，销售人员须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围及有效期，销售人员身份证复印件，还应提供企业质量认证情况的有关证明。

文件资料记录管理制度

文件资料记录管理制度一、总则为规范和管理部门的文件资料记录，确保文件资料的完整性、准确性和方便查阅，提高工作效率和信息的共享与传递，特制定本文件资料记录管理制度。

二、适用范围本制度适用于所有部门的文件资料记录管理工作。

三、文件资料的定义文件资料是指各类文件、资料和记录，包括纸质文件、电子文件、图片、音频、视频等形式的记录。

四、文件资料的分类1.根据内容的分类：包括行政文件、业务文件、经济文件、技术文件等。

2.根据形式的分类：包括纸质文件和电子文件。

3.根据重要性的分类：包括重要文件、一般文件和临时文件。

五、文件资料的登记管理1.文件资料的登记：所有纸质文件和电子文件均需按照一定的格式进行登记，包括文件编号、文件标题、发文日期、份数等信息，并在登记簿或系统中进行记录。

2.文件资料的收发：所有文件的收发均需通过正式渠道进行，包括文件交接、签收、备查等环节，确保文件的完整性和准确性。

3.文件资料的归档：根据文件的重要性和保存期限，将文件进行分类归档，并标注文件编号和归档位置，以便后续查阅和管理。

六、文件资料的保管管理1.文件资料的妥善保管：所有文件应妥善保管，避免遗失、损毁或泄露。

纸质文件应存放在专门的文件柜或档案室中，电子文件应存放在安全的服务器或云存储中，并设置权限管理措施。

2.文件资料的备份与恢复：重要的电子文件应定期进行备份，并保存在安全的地方，以防止数据丢失。

同时，备份文件应进行定期检查和恢复测试，确保备份文件的完整性和可用性。

3.文件资料的有效期限管理：根据文件的保存期限，及时进行文件清理和销毁，避免过期文件的占位和信息泄露。

同时，在销毁文件时，应采取安全的销毁方式，如打孔、破碎等，以确保文件的彻底销毁。

七、文件资料的查阅与借阅1.文件资料的查阅：所有部门内的员工均可根据工作需要，向文件管理人员申请查阅文件资料。

查阅时需填写查阅申请表，经批准后方可查阅，并在查阅记录中进行登记。

2.文件资料的借阅：只有特殊情况下，部门内的员工可向文件管理人员申请借阅文件资料，借阅期限由文件管理人员根据具体情况决定。

文件资料记录管理制度范文

文件资料记录管理制度范文文件资料记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件资料的记录、利用和管理工作，提高文件资料的资源化、共享化水平，保障文件资料的真实性、完整性和安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位及其下属各部门的文件资料记录工作。

第三条文件资料应按照合法、及时、完整、准确、便于查询和运动的原则进行记录、管理和使用。

第二章文件资料的记录第四条文件资料记录应按照统一规范和存储方式进行，确保文件资料的安全和有效。

第五条文件资料应采用数字化管理方式，文件电子化和网络化的尽可能将文件电子化，并在单位内网中建立文件共享平台。

第六条文件资料的记录应包括：文件名称、文件编号、文件主题、文件起草单位、文号、文件日期、文件密级、归档类型等信息。

第七条文件资料的记录应按照形成顺序先后进行，并要求对外发文、接收文、签发文等分别进行记录。

第八条文件资料记录应按照原件、复印件和电子档案进行分类管理，确保文件资料的保存安全。

第三章文件资料的利用第九条文件资料的利用应按照合法授权和提供服务的原则进行。

第十条文件资料的利用应遵循“谁利用、谁创意、谁负责”的原则，确保文件资料的正常运行。

第十一条文件资料的利用应按照提供查询、提供复制、提供提供、提供借阅、提供下载等多种方式进行。

第十二条文件资料的利用申请应采用书面方式，对于涉密文件资料的利用应进行审查和批准，并保证涉密资料的安全。

第十三条文件资料的利用可以根据用户的需要进行定制，提供更加个性化的服务。

第四章文件资料的管理第十四条文件资料的管理应建立相应的制度和流程，确保文件资料的管理工作的有序进行。

第十五条文件资料的管理应明确职责和权限，明确文件资料的保管人、使用人和管理人。

第十六条文件资料的管理应实行责任制，对于负责人应定期进行考核，确保文件资料管理工作的有效进行。

第十七条文件资料的管理应定期进行检查，对于存在问题的文件资料进行整改。

第十八条文件资料的管理应建立定期备份和预防文件资料丢失的措施，确保文件资料的安全。

单位文件资料管理制度

单位文件资料管理制度第一章总则第一条为了规范单位文件资料的管理工作，建立完善的文件资料管理体系，提高单位的工作效率和服务质量，保障单位文件资料的安全性和完整性，根据国家相关法律法规和单位的实际情况，制定本文件资料管理制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文件资料的管理和运用工作，包括电子文件、纸质文件等。

第三条文件资料管理的基本原则是全面管理、分类管理、规范管理、安全管理、便捷管理。

第四条所有单位工作人员都应当遵守本制度，并按照规定认真履行文件资料管理的责任。

第五条文件资料管理工作由文件资料管理部门统一管理，协助各部门做好文件资料的归档、整理、传输和运用等工作。

第六条文件资料管理部门应当每年定期对文件资料进行清点、整理，并定期向单位领导报告文件资料的管理情况。

第七条未经文件资料管理部门同意，任何单位工作人员不得私自销毁、外借、调剂文件资料。

第八条文件资料管理部门应当建立健全文件资料管理档案，依法依规定对文件资料进行归档和保存。

第二章文件资料管理的分类和归档第九条文件资料管理应当根据文件的性质和用途进行分类，分为行政文件、财务文件、人事文件等。

第十条归档工作由文件资料管理部门统一进行，按照文件的重要性和紧急程度进行归档。

第十一条文件归档时，应当做好文件编号、文件整理、文件封存等工作，确保文件的完整性和安全性。

第十二条文件资料管理部门应当建立文件资料借阅制度，对外借文件进行登记和监控，确保文件的安全使用。

第十三条文件资料管理部门应当建立文件备份制度，对重要文件进行定期备份和存档，以备不时之需。

第三章文件资料管理的传输和运用第十四条文件资料管理部门应当建立文件传输和运用的流程，保障文件的及时传阅和使用。

第十五条文件传输和运用时，应当遵循保密原则，确保文件的安全性和保密性。

第十六条文件资料管理部门应当建立文件查阅制度，对查阅文件的人员进行登记和审核，确保文件的合理使用。

第十七条文件资料管理部门应当定期组织文件资料的培训和交流活动，提高文件管理人员的专业水平和工作效率。

文件记录及档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。

第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。

第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。

第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。

第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。

第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。

2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。

3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。

4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。

5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。

6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。

公司文件记录管理制度

公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。

第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。

文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。

第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。

第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。

第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。

第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。

第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。

第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。

第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。

第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。

第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。

第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。

第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。

第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。

第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。

第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。

文件资料记录管理制度范本

文件资料记录管理制度范本一、目的和原则为了加强企业文件资料的管理，确保文件资料的准确性、完整性和可追溯性，提高工作效率，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本制度。

本制度遵循科学、规范、安全、高效的原则，对文件资料的产生、传递、使用、保存和销毁等环节进行严格管理。

二、适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，以及与企业在业务上有往来的合作伙伴。

三、文件资料的分类与编码1. 文件资料分为企业内部文件、外来文件和内部资料三大类。

2. 企业内部文件分为：指令性文件、管理性文件、技术性文件和事务性文件。

3. 外来文件分为：上级文件、平行文件和下级文件。

4. 内部资料分为：企业内部报告、统计数据、档案资料等。

5. 文件资料编码按照企业规定的编码体系进行。

四、文件资料的产生和传递1. 企业内部文件的产生：由相关部门根据工作需要提出，经过审批后，由文书部门进行起草、排版、印刷和分发。

2. 外来文件的传递：由文书部门负责接收、登记、分发和归档。

3. 内部资料的产生：由相关部门根据工作需要编制，经过审批后，由文书部门进行归档。

4. 文件资料的传递应采用适当的方式，确保及时、准确、安全地送达接收人员。

五、文件资料的使用1. 文件资料的使用应遵循保密、合法、准确、及时的原则。

2. 员工在使用文件资料时，应经过授权，严格按照规定的范围和用途使用。

3. 文件资料的使用过程中，应注意保护文件资料的完整性，不得随意涂改、破损、遗失。

六、文件资料的保存和销毁1. 文件资料的保存应遵循安全、有序、方便查阅的原则。

2. 企业应设立专门的文件资料室（柜），确保文件资料的存放环境符合要求。

3. 文件资料的销毁应遵循国家有关法律法规和企业规定，经过审批后，由专人负责实施。

4. 重要文件资料的销毁应采取可靠的技术手段，确保信息无法恢复。

七、监督与检查1. 企业应设立文件资料管理监督机构，对文件资料的管理工作进行定期检查和不定期抽查。

文件与记录管理制度

文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。

第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。

第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。

第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。

第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。

第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。

第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。

第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。

第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。

第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。

第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。

第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。

第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。

第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。

第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。

第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。

第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。