单证工作的意义

众所周知，从某种意义上讲，国际贸易是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI 无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉单证知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确沟通和交流，就意味着所进行的交易

不可能正常，其结果很可能会是旷日持久的官司，永远无法取得的货款和一辈子都收不到的货物。国际贸易单证工作如此重要，自然受到业内各方人士的瞩目和重视。

1.单证的含义：广义的单证指的是在国际贸易各环节中所使用的各种单据、文件、证书和证明等，狭义的单证则是信用证和与信用证有关的单据。

2.单证课程的主要内容：根据有关信用证、合同、惯例和法律法规制作符合要求的托运单据、通关单据、结汇单据、外汇核销和出口退税单据、配合银行做好单据的提交、审核和流转、掌握处理进口单证工作的能力、能够利用EDI进行电子单据的操作、尽快全面提高从业人员单证制作技巧和处理单证疑难问题的应变能力。

3.《国际贸易单证实务》的理论性、实践性、专业性、衔接性和完整性极强，涉及众多的国际公约、惯例、国内规定和准则。

一、单证工作的意义

1.企业进出口收、付汇的需要。实际业务中对如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。

2.合同履行的手段和证明。在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。

3.避免和解决争端的依据。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。

4.直接影响国家、企业和个人的形象和利益。做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。

5.单证工作是企业经营管理的重要环节。企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、报检、报关、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以所有企业都应加强、重视单证工作，力争为每笔业务画上圆满的句号。

二、单证从业人员的要求对于单证从业人员的要求，因每个公司经营规模、经营品种、经营方法等各异会有所不同，但基本要求如下：

1.爱岗敬业。由于单证工作的特殊性，从业人员应具有很高的政治、职业、道德素质。

2.知识能力。做好单证工作，从业人员还必须具有功底深厚的国际贸易专业基础理论和专业外语知识。在对外签订、履行合同过程中，如不了解相关的理论知识，就很容易出差错。在我国的贸易发展进程中曾发生过因单据中的一个单词或字母错误而致几十万甚至上百万美元损失的案件。

所以从业人员必须掌握以下专业知识：贸易政策和贸易惯例法律；贸易实务理论及操作；贸易合同、信用证和单据；与贸易有关的运输、保险、报关等各环节的知识；外语知识则应至少能看懂、理解所有单证的要求并followsuit，以合同、信用证和单据为主线有序操作。

3.相关技能、技巧。单证从业人员应具备多种技能：

使用计算机处理业务的能力：目前许多单据都是通过计算机制作完成的，所以从业人员必须具备操作计算机和有关应用软件的相关能力，同时还要掌握电子报关、电子报检、网上备案核销、退税、网上申领许可证等和利用INTERNET进行电子商务活动的知识和技能。

独立制作、协调和管理各种单据的能力：麻雀虽小，五脏具全。不管一笔合同金额多少，应提交的单据必须在规定的时间内如数提供。有些单据是出口企业制作，有些则由其它部门予以配合，不同的合同要求的单据可能会有区别，企业在一定的时间内可能会有几笔合同同时履行，这样就要求操作人员在制作单据时应该做到：职责分明、沟通顺畅、先后有序、纵览全局。

业务核算能力：能正确运用所学知识进行价格、运费、保险费和汇率等业务内容的运算。

4.从业人员的培训和职业资格认证。单证工作如此重要，从业人员必须定期或不定期参加相关知识的培训。在上海等地地方培训经验的基础上，从2005年开始，商务部委托中国对外贸易企业协会在全国范围内开展了单证员资格统一考试，并作为一项制度，每年定期举办。该考试的目的在于使全国单证从业人员能够在更规范、更标准的环境下成功完成单证工作，并大幅度提高我国单证从业人员的总体制单水平。

5.必须建立单证工作专人负责/单独部门负责制。通过对现阶段企业单证工作的调查发现，在信用证这种对出口方最有利的付款方式下，企业能正确、正点、及时向银行提交单据所占比例不到30%，这势必会直接影响企业的经济效益；只有10%的企业有单证部或专人负责制单；有些公司由业务员或财务部共同负责制作单据；有35%的企业由业务员对相关业务采用“一条龙”的形式（从合同谈判到办理退税）操作，这样一来，由于从业人员为非专门人员，缺乏对单证知识的全面了解，所制作的单据有不符点就不足为奇了。另外，某些规模较小的企业不愿意设置专门岗位或认为没有必要配备专门人员进行制单，就将该项工作委托银行或代理人操作，这样对企业信息保密和规模的扩大都会有影响。

三、通过单证相关知识的培训应达到的目标：

使制单人员充分、真正理解制单工作的重要意义并制作出符合合同、信用证和法律规定的单据；少走弯路，缩短花钱买经验的时间，减少不必要的重复失误。对那些只顾眼前利益（节省开支）而雇佣没有经验、刚刚走向工作岗位的人的企业而言，少花钱自然是好事，但走马灯式地频换单证人员对企业的发展是有百害而无一利，应舍得在员工培训上投资；通过对员工进行培训，可稳步提高全国从业人员的制单结汇水平。以往之所以出现部分企业单据制作水平低下，原因之一是缺乏单证知识的系统学习，这样就造成了从业人员接触相关工作时难以得心应手。

企业必须培养一批精通国际结算规则，精通各种结算方式，精通各种信用证，精通制单结汇的外贸业务员和单证操作人员，同时还应建立一套信用证、单据管理和流转制度。