记录控制管理程序
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
6.4记录修订：
6.4.1运行体系记录修改即表单的修改与表单内容的修改；
6.4.1.1表单的修改应由表单原制作单位提出申请，填写《文件发放申请表》经部门负责人核准后连同修改的表单交文控中心重新归档；
6.4.1.2表单内容的修改：表单(报告)中数据或内容若发现有错误，用划线的方式进行更正，然后在其旁边填写正确内容，并签上更改人的签名与更改日期。
6.5.3保存注意事项：
6.5.3.1记录保存要注意标识、汇集、编目、确保记录可检索、易查、快速调阅；
6.5.3.2记录应保存在安全、干燥的地方，做好防火、防潮、防虫等工作，对光盘中的记录应做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的质量/环境记录丢失；
6.5.3.3根据记录的分类及数量，按月、季度及年度进行装订成册，成册的运行体系记录建立相关目录，以有利于查询时检索。
6.8.2 各职能部门应按运行体系记录控制目标要求经常对记录实施有效性评审，运行体系记录应定期的进行统计分析，实施运行体系记录的持续改进。
7、相关文件：
7.1《文件控制管理程序》企业代码-QAD-001
8、使用记录:
8.1《文件管制总览表》企业代码-QAD-011
8.2《文件发放申请表》企业代码-QAD-116
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
1 of 3
1、目的:
对质量/环境/职业健康/HSF/社会责任体系（以下简称为“目前运行体系”）记录进行控制和管理，保证“目前运行的体系”有效运作以及产品、相关活动的可追溯性，同时，满足法律法规要求和与环境因素相关的其他要求，为采取的纠正措施和改进措施提供有效的依据。
6.6.2如客户或其它相关代表要求查阅我司有关记录，经管理者代表批准后方可按要求执行。
6.7记录处置
6.7.1 需销毁的运行体系记录经本部门负责人审批后，上交文控中心，必要时经管理者代表批准后，由文控中心统一销毁；
6.8记录有效性评价和改进
6.8.1 文控中心对运行体系记录表格的审批、发放、换版作为一个监控点，同时，对各部门记录表格有效性控制、记录的填写及归档等不定期检查评价；
6.3.2运行体系记录的填写应及时、完整、清晰，应有记录者的签名、日期，并经过负责人的签字确认；
6.3.3运行体系记录中不必填写的事项必须在相应空格内画上“/”斜杆或其他截止符号；
6.3.4运行体系记录应使用不褪色的圆珠笔、钢笔、签字笔等填写；字迹要清晰、整洁；
6.3.5注意保持记录的清洁，严禁在记录上乱涂乱画，如需更正必须签名标识；
2、范围:
2.1适用于“目前运行体系”记录及“目前运行体系”活动记录的控制和管理；
2.2运行体系记录：内审记录、管理评审记录、文件控制记录、教育培训记录、量规仪器和测试设备校准记录、设备管理记录、纠正预防措施记录等；
3、权责:
3.1 文控中心：对“目前运行体系”记录进行控制和管理，负责编制《运行体系记录清单》，备案各类运行体系记录的样本。
3.2 各职能部门：负责对本部门所属记录进行整理、归档及保存,并向有关部门提供所需的运行体系记录。
4、定义：
阐明已取得的结果或提供已从事活动的证明的文件，称为记录。
5、作业流程：
5.1记录管理作业流程:
作 业 流 程 图
记录/表单
权责部门/负责人
流程步骤
记录保存
记录修订
NG
记录受控
记录使用
记录Байду номын сангаас阅
相关部门
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
3 of 3
6.5.4外来的记录（如原材料出厂检验报告、原材料ROHS测试报告，国家计量监督局设备检定报告等）由相关部门负责保存.
6.6记录查阅：
6.6.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录（公司保密性质的记录除外），如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还。
6.5记录保存：
6.5.1保存方式：分原稿保存和光盘保存等；
6.5.2保存时间：本公司各记录保存期限见《运行体系记录清单》，清单如无特殊要求保存期以1年为准;涉及到产品安全特性和可追溯性的记录保存期限为3年;HSF管理体系的相关记录保存期限均为10年以上.若法律法规或客户对运行体系记录的保存期限有特别要求时，则依法律法规或客户要求执行。
6.2.2表单经相关人员审批后，把电子版发给文控中心；
6.2.3文控中心将所有受控表单的电子版共享给整个网络，各部门可通过访问查阅表单；
6.2.4各部门表格如使用量较大，需采购印刷时，表单的《请购单》(附样版)需经过文控中心核对后，方可交采购部采购。
6.3记录使用：
6.3.1运行体系记录的填写指表单（报告）内容的填写；
所取绩效而编制的一种文件格式；
6.1.2涉及到几个部门使用的运行体系记录表单由其部门主管编制，经相关部门会签后方可发布实施；
6.1.3表单由相关部门人员编制，编制时，编制者应充分考虑表单内容的充分性、适应性、美观性等。
6.2记录受控：
6.2.1记录编码为R，具体编码规则请参照《文件控制管理程序》，表单编号由文控中心提供；
1
1．《文件管制总览表》
文控中心
2
相关部门
3
1．《文件发放申请表》
相关部门
4
1．《文件管制总览表》
相关部门
文控中心
5
相关部门
6
相关部门
文控中心
7
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
2 of 3
6、流程说明：
6.1 记录编制：
6.1.1表单编制：表单是各部门根据本部实际工作的需求，为证实本部门“目前运行体系”有效运行
6.4.1运行体系记录修改即表单的修改与表单内容的修改；
6.4.1.1表单的修改应由表单原制作单位提出申请，填写《文件发放申请表》经部门负责人核准后连同修改的表单交文控中心重新归档；
6.4.1.2表单内容的修改：表单(报告)中数据或内容若发现有错误，用划线的方式进行更正，然后在其旁边填写正确内容，并签上更改人的签名与更改日期。
6.5.3保存注意事项：
6.5.3.1记录保存要注意标识、汇集、编目、确保记录可检索、易查、快速调阅；
6.5.3.2记录应保存在安全、干燥的地方，做好防火、防潮、防虫等工作，对光盘中的记录应做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的质量/环境记录丢失；
6.5.3.3根据记录的分类及数量，按月、季度及年度进行装订成册，成册的运行体系记录建立相关目录，以有利于查询时检索。
6.8.2 各职能部门应按运行体系记录控制目标要求经常对记录实施有效性评审，运行体系记录应定期的进行统计分析，实施运行体系记录的持续改进。
7、相关文件：
7.1《文件控制管理程序》企业代码-QAD-001
8、使用记录:
8.1《文件管制总览表》企业代码-QAD-011
8.2《文件发放申请表》企业代码-QAD-116
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
1 of 3
1、目的:
对质量/环境/职业健康/HSF/社会责任体系（以下简称为“目前运行体系”）记录进行控制和管理，保证“目前运行的体系”有效运作以及产品、相关活动的可追溯性，同时，满足法律法规要求和与环境因素相关的其他要求，为采取的纠正措施和改进措施提供有效的依据。
6.6.2如客户或其它相关代表要求查阅我司有关记录，经管理者代表批准后方可按要求执行。
6.7记录处置
6.7.1 需销毁的运行体系记录经本部门负责人审批后，上交文控中心，必要时经管理者代表批准后，由文控中心统一销毁；
6.8记录有效性评价和改进
6.8.1 文控中心对运行体系记录表格的审批、发放、换版作为一个监控点，同时，对各部门记录表格有效性控制、记录的填写及归档等不定期检查评价；
6.3.2运行体系记录的填写应及时、完整、清晰，应有记录者的签名、日期，并经过负责人的签字确认；
6.3.3运行体系记录中不必填写的事项必须在相应空格内画上“/”斜杆或其他截止符号；
6.3.4运行体系记录应使用不褪色的圆珠笔、钢笔、签字笔等填写；字迹要清晰、整洁；
6.3.5注意保持记录的清洁，严禁在记录上乱涂乱画，如需更正必须签名标识；
2、范围:
2.1适用于“目前运行体系”记录及“目前运行体系”活动记录的控制和管理；
2.2运行体系记录：内审记录、管理评审记录、文件控制记录、教育培训记录、量规仪器和测试设备校准记录、设备管理记录、纠正预防措施记录等；
3、权责:
3.1 文控中心：对“目前运行体系”记录进行控制和管理，负责编制《运行体系记录清单》，备案各类运行体系记录的样本。
3.2 各职能部门：负责对本部门所属记录进行整理、归档及保存,并向有关部门提供所需的运行体系记录。
4、定义：
阐明已取得的结果或提供已从事活动的证明的文件，称为记录。
5、作业流程：
5.1记录管理作业流程:
作 业 流 程 图
记录/表单
权责部门/负责人
流程步骤
记录保存
记录修订
NG
记录受控
记录使用
记录Байду номын сангаас阅
相关部门
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
3 of 3
6.5.4外来的记录（如原材料出厂检验报告、原材料ROHS测试报告，国家计量监督局设备检定报告等）由相关部门负责保存.
6.6记录查阅：
6.6.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录（公司保密性质的记录除外），如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还。
6.5记录保存：
6.5.1保存方式：分原稿保存和光盘保存等；
6.5.2保存时间：本公司各记录保存期限见《运行体系记录清单》，清单如无特殊要求保存期以1年为准;涉及到产品安全特性和可追溯性的记录保存期限为3年;HSF管理体系的相关记录保存期限均为10年以上.若法律法规或客户对运行体系记录的保存期限有特别要求时，则依法律法规或客户要求执行。
6.2.2表单经相关人员审批后，把电子版发给文控中心；
6.2.3文控中心将所有受控表单的电子版共享给整个网络，各部门可通过访问查阅表单；
6.2.4各部门表格如使用量较大，需采购印刷时，表单的《请购单》(附样版)需经过文控中心核对后，方可交采购部采购。
6.3记录使用：
6.3.1运行体系记录的填写指表单（报告）内容的填写；
所取绩效而编制的一种文件格式；
6.1.2涉及到几个部门使用的运行体系记录表单由其部门主管编制，经相关部门会签后方可发布实施；
6.1.3表单由相关部门人员编制，编制时，编制者应充分考虑表单内容的充分性、适应性、美观性等。
6.2记录受控：
6.2.1记录编码为R，具体编码规则请参照《文件控制管理程序》，表单编号由文控中心提供；
1
1．《文件管制总览表》
文控中心
2
相关部门
3
1．《文件发放申请表》
相关部门
4
1．《文件管制总览表》
相关部门
文控中心
5
相关部门
6
相关部门
文控中心
7
文件类别
文件编号
企业代码-QAD-002
程序文件
版 别
C/2
文件名称：记录控制管理程序
页 码
2 of 3
6、流程说明：
6.1 记录编制：
6.1.1表单编制：表单是各部门根据本部实际工作的需求，为证实本部门“目前运行体系”有效运行