Emacle文档管理系统主打胶片V1.0

文档管理与协同-标签管理
支持多达10种标签
文档保密-回收站
回收站-防止文档的误删除 支持回收站文件筛选、排序
文档管理与协同-实时评论与任务
• 小组会议，边看边进行讨论， 甚至通过互联网远程参与讨 论 针对性强，直观和互动性强， 实现针对文件的动态与静态 沟通。 操作简单，如评论微博一般。
•
系统管理
完善的系统管理让文件集中受控，所有人的操作一览无余
成员操作日志
文控流程设定
文控审计
保密审计
支持多角色管理员权限（三权分立） 将系统管理和文档管理权限分开
系统管理-日志审计、报表
文档操作日志 •记录用户所作的全部操作 •可以根据时间、访问类型、用户查询， 或联合查询 支持报表 •用户登录报表 •在线用户报表 •安全权限报表 •文档操作日志报表 •文档上载报表 •文档删除报表 •XML、PDF
•支持证书管理，文档保密通过用户专有的证书进行 保护，也可以使用符合国家商密标准的硬件设备进
行保密支持。
文档保密-离职员工文件交接
管理员通过管理后台，对公司文件做统 一管理，即使在员工离职时，也能实现 员工文件交接，避免文件丢失，保证工 作成果的延续性，积累工作成果。
智能的文件交接
文档保密-全面的安全解决方案
目标客户
1.有大量销售、供应商等外部 访问人员，且有大量文件共享 和交互需求的客户； 2.对企业内文档等信息有安全 访问及控制需求的客户； 3.对企业内文件有统一管理和 备份（私有云）需求的客户； 4.有大、中型内部研发部门的 客户；
文档云
方案结构视图-支持多样化的客户应用场景
客户
应用场景
文件中转站
A. 公司介绍
目录
B. 企业文档管理的挑战 C. Emacle解决方案 D. 典型案例
CONTENTS
非结构化数据爆炸给企业管理带来的挑战
1. 2. 3. 4. 企业如何更好的提高工作效率、降低成本 需要管理的信息爆炸性增长，很难找到想要 的信息资料 对数据访问的安全性，跨地域，跨平台的访 问是迫切的需求 严格的审计、合规方面的要求 growing money from information
分类
实现文档版本管理 强大的文档搜索功能 部门间的协同合作,发送文档链接代替附件传送 功能需求 文档进行审计、追踪的功能 知识信息分类保存 知识信息发布 知识信息管理流程 友好和易用的操作界面 灵活扩展新的文档管理功能 安全需求 企业管理需求 运维管理需求 重要文档通过权限控制来存取和浏览，确保文档的安全利用 机密文档要实现加密传输和存储 满足企业、政府的文档管理要求 提供系统维护工具及友好界面 具备日志审计，方便系统管理员实现全方位的管理和监控 业务、管理 管理 IT 业务
平台特点及优势：支持全文检 索、支持文控审批、灵活多样 访问、支持跨平台 （Windows+Mac+iOS）、 支持管理权和所有权分离、支 持多控件及标准API、后台实 时监控和告警等（操作留痕）； 成功案例：新华社（外访采编 人员使用客户端或Web浏览器， 通过内外网，访问或提交的海 量的文档、视频、照片）
1. 2. 3. 4. 5.
文档和档案都在一个资料库中，便于查找。 知识或是文档可以很容易找到减少重复性的”创造活动” 纸张消失，代之以电子文件，通过文档管理系统可以很快 找到档案和文件。 高安全性，内外部用户，不同的角色访问不同的内容。 可审计。什么人、什么时间做了什么文档操作都可以审计。
需求分析-客户要什么
织结构，分部门层层审批流程: 提交->审批->发布
单据 用户 上传 其他业 文档
消息 服务
人员 组织
分析 报表
操作 日志
•
灵活的审批规则定义：可在多
个用户间串行、并行审阅或中 途转给其他人审批。
务系统
发布
用户1 用户2 用户3
易美云文档 管理系统
共享 借阅 删除
•
自定义审批对象：自定义审批
人，可以是具体的人，也可以 是部门或项目群组。
CONTENTS
需求分析-文档管理的现状和目标
观点 目标 内容
现状
企业文档管理
工程文档
培训文档
内部办公
出差人员
文档中心
个人文档 多媒体文档 培训文档 工程文档管理
1. 2. 3. 4.
员工文档主要保存在个人电脑中 公司文档主要分布在各个应用系统中 通过邮件、QQ、MSN互相传递文件 通过共享服务器实现文档共享
文档保密-文档加密
•与Office无缝结合，不改变用户使用习惯。
•防扩散系统，没有权限的客户即使拿到文件也无法 打开阅读。 •自动加密，文档的保密权限由共享权限授予，既用 户通过分配共享文件夹中的成员权限，就可完成加 密过程，简单快捷。 •全面而灵活的保密范围，保密体系可全面管控到企
业和员工的全部文件。
文档管理系统技术交流
A. 公司介绍
目录
B. 企业电子文档管理的挑战 C. Emacle解决方案 D. 典型案例
CONTENTS
公司介绍
合作伙伴
国家发改委资助项目
易美云（北京）信息技术有限公司，致力于为企业提供专业的文档管理系统，完善的全文档解 决方案，可靠的技术服务。注册资本3,300万元，已经为超过10,000家的企业和团队提供专业 的文档管理和协同办公服务，涉及工程制造、媒体广告、教育培训、设计建筑、投资金融、汽 车、政府等诸多行业。
分发越来越困难
•版本管理混乱，文档修
文档文档统计报告？
•由于多终端分散存储，
流失
•没有文档操作日志，
改、升级，版本容易混 淆
•不能远程访问文档，影
加大文档搜索困难
•多个副本
– 哪个是正确
员工对文档误操作， 难以追溯责任
•纸质文档损坏后无法
的?
容易丢失、损坏
响效率
恢复
•合规性要求
A. 公司介绍
目录
B. 企业文档管理的挑战 C. Emacle解决方案 D. 典型案例
媒体素材库
档案管理
ISO文控管理
企业文档中心
知识库
文档管理与协同
文档保密 权限管理
文控管理 流程管理 审批协作 消息管理 任务管理
系统管理 账号管理
系统扩展
邮箱服务API 接口 OA系统API 接口 LDAP接口 XX服务API 接口
文档 管理 系统
文档集中管理 自动同步/上传 在线预览 在线编辑
文档共享/锁定 版本管理 标签管理 实时评论/任务
系统的易用性-帮助引导,可以让用户快速掌握系统的操作
帮助用户 了解此处 是通知、 请求功能。
系统提供多 层次的文件 夹结构，例 如公司文件 夹、共享文 件夹、个人 文件夹等。 通过下载客户端， 可以自动完成文档 的同步工作。 帮助用户如何新建文件夹，并可以 上传文件、归类文档选中一个文件 夹后，就可以添加共享成员等操作。
• 与OFFICE、AUTOCAD等软件 完美结合，无需上传下载，
•
贴合用户使用习惯，实现对文
档的编辑，支持保存后自动同 步更新。
•
智能历史版本：多人共同修改
一份文档，可生成多个版本。
•
历史版本可随时预览、下载。
文档管理与协同-便捷的文档搜索
全文检索
针对文档内容进行搜索，迅速查找出文档 位置。
高级搜索 通过创建时间、作者及文件类型等其它一 系列附加信息进行过滤，得出更为精确的 结果。 标签搜索 可以为文件增加多个tag，通过Tag搜索， 就可以轻松搜索到相关类型的文档。
•
•
•
保真格式，无需考虑接收文件者的系统环境
图片格式 .jpg .png .gif .tiff .jpeg 等 多媒体格式 flv、mpg、avi、wmv、swf等 行业专用格式 制图类（.psd） 程序类（.cpp .php .py .vi .sql）等 工程类（.dwt .dwg）等。
文档管理与协同-在线编辑
• 提供API供第三方应用二次开发与集成.
ຫໍສະໝຸດ Baidu
文档集中管理
企业统一文档库 独立工作区
通过接口，支持纸质文档（如合同、发票、图纸等）转换为电子文档，便于存储、保存、查找、调用 权限设置与企业的组织结构相匹配，多级文件夹层层汇总，实现集中存储、统一授权。杜绝泄密隐患 指定文档自动同步、支持全面的版本管理 支持文档批量上传、下载 通过API接口，支持与邮件系统的有效集成、能够更方便的进行邮件归档、查询、共享和发送文件
• • •
未经授权，该文档就不能修改、 复制，不能打印、分发， 即使拷贝出去，也无法打开， 防止文件的扩散。 保证正确的人，用正确的方法， 正确的使用文件。
文档保密-细粒度的权限管理
• • •
精确到“字符级”保密 权限跟随文件，文档被泄露也不用担心内容泄密，防止文档的扩散。 细粒度权限控制：8种角色，10种权限
结构化数据
非结构化数据
增长量 5,000+ PB 每天
80%
非企业应用创建
企业文档管理的挑战
文档存储？ 文档共享？
•大文件、异地、一对多
文档搜索？
•如何快速准确查找所需
文档安全？
•缺少版本控制 •员工离职、重要文件
•纸质文档过多，打印和
存储成本高
•企业文档数据增长很快 •企业文档资料存储分散 •文档难以统一备份 •文档存储在个人电脑，
•
•
通过系统通知、客户端、邮 件等方式查看最新评论和任 务消息。
文档管理与协同-支持客户端
• 在资源管理器进行各种操作，共享
权限，外链和发送，气泡即时通知 • 大文件，极速同步，过滤不需要同
步的文件格式
• 易美云文档管理系统支持Windows， Mac系统
文档保密
易美云文档保密系统为企业文档的整个生命周期提供有效管理服务，保护企业文档，防 止用户非法查看、复制、下载、修改、转发、打印等
文档管理与协同-自动同步、批量上传
• • • •
不限制文件大小，上G文件秒级发送 一次上传，一次分发给多人 无需双方同时在线 自动断点续传，无需人工全程职守
文档管理与协同-文档共享、文档锁定
文档管理与协同-智能的版本管理
智能的版本管理
•多人共同修改一份文档，可生成多个文件版本
•历史版本可随时预览、下载
基础设施 •防火墙 •防DDoS系统 •端口安全检测 •异地登录提醒 •主机密码暴力破解防御 •网站后门检测 •加密传输、加密存储
应用安全 •安全认证 •权限控制
•操作留痕
•GlobalSign代码签名证 书
文控管理
重要文档的发布、下载等，经过管理员的许可，方可执行
文控管理-灵活的流程定义
• 自定义流程层级：根据企业组
主要内容
实现企业文档统一存储与管理
负责部门
备注
解决方案概览
方案定位和主要功能
定位 面向云存储的企业级文档统一 管理及安全交互平台 主要功能 文档集中管理、自动同步、批 量上传、 索引和搜索、权限及 保密管理、在线预览和编辑、 版本管理、协作和社交、离职 员工文档交接、审计和追踪等 模块；
方案的优势/案例
文控管理-灵活的审批协作
发文审批流程
•
全面的流程管控：针对文档的上传、下载、 编辑、发送、归档、删除等全过程，全面控
制机密文件。
借阅审批流程
•
授权管控：将文控管理的权限授权给部门主 管、项目负责人或指定的员工。降低IT管理 难度。
删除审批流程
•
自由交流：针对被审文件，审批者与提交者 之间可以自由的发表意见，提出修改意见等， 即时协作办公。
操作日志报表
•可知用户在某段时间的操作 •针对企业的全部文档，或某个文件夹
•针对某种访问类型或权限类型
灵活的访问方式
通过移动客户端，用户可以随时随地访问企业文档
支持主流的浏览器（IE、Chrome、 Firefox、360、Safari、Opera……）
•支持iPhone、Android、iPad客户端 •随身携带档案库、产品库、知识库…… •主管出差在外，及时审批文件 •企业级的安全性
文档加密
离职员工文 档交接 全面的安全 解决方案
日志管理
报表管理
搜索服务
回收站
支持客户端
存储
方案技术架构设计-分布式系统
Windows/Mac/iOS/Android客户端/API • 易美云文档管理系统采用国际领先的云存 储技术架构。
• 分布式云存储架构可支持大容量数据访问
的可扩展性。 • 客户根据自身的业务需要，灵活适配已有 的存储体系。 • 已成功的构建在HDFS，Aliyun OSS， EMC Atmos， Amazon S3等业界成熟的 系统之上。
•系统自动保存文档的历史版本 •历史版本差异比较
文档管理与协同-在线预览
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文档格式
Office 2003 （.doc .xls .ppt） Office 2007 （.docx .xlsx .pptx） WPS系列（.wps .et .dps） 普通文本（.txt .rtf）等 便携文件格式（.pdf） 网页（.html .htm .mht .css .xml）