(教你画一张漂亮的表格)-记录讲座解析
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1、线条
斜线
反线
花线
正线
17
2、文字
表单是由线条及文字组合而成，只有文字没 有线条不叫表单！有线条而没文字的表单表达不 了什么，所以表单上的文字非常重要！那么所用 的文字字体也是有一定的规范，而不是想用什么 字体就用什么字体，想用什么字号就用什么字号， 这与表格的美观度有关，我们见到的表格虽然都 有图文，都能反映问题，但设计得好坏，看上去 感觉就不一样，特别在字体和字号的运用上更为 突出。
线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜
线代之。
10
2、基本要求
（6）签署要求：记录中会包含各种类型的签署（各级 职能人员签名），有作业后的签署，有填表、认可、
审定、批准等签署，这些签署就是原则、权限和相互
关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任 何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允 许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许将名字签 得龙飞凤舞，谁都不认识。签名后面同时要写上日期 ，
记录
----教你画一张漂亮的表格
----ISO9000系列知识讲座
王国友
讲座内容
一、记录理论 二、表单基础
三、表单设计
2
一、记录理论
(一) 什么是记录？ (二) 记录的作用与基本要求
(三) 记录的管理和控制
3
(一)什么是记录？
把能反应作业过程的内容，产生的问题结果用表格， 图片，文字等形式来描述的帐卡表单，通称为记录。是 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件！ 可以用公式表示为： 记录= 多样的格式 + 动态的数据
表体
表尾 页脚
22
1、标题：
表单的名称！ 标题的字体一般用黑体，字号用二号到三号之间， 可以加粗！标题字数多的话可以分二行，上面一项字 号要比下面一项小，标题下面也可加花线以突出主题 。 主标题下面还可加上副标题，内容包括：填表单位 或收表单位以及填表日期。涉及的数据如有时间界限 的应加上裁止日期。副标题的字体和字号可以同表体 相一致。
别人都看明白。
8
2、基本要求
（4）笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔 误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖， 正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用 原使用的笔墨先画一至二条横平行线，再在笔误处的
上行间或下行间填上正确的文字和数值。
9
2、基本要求
（5）空白栏的处理：有些记录在运作的情况下个别栏 目无内容可填。怎么处置呢？空白栏目不能不填，其 填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录 者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横
为依据）。
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（三）记录的管理和控制
2、 记录的控制：我们在质量环境管理体系程序中编 制了一份专门与记录有关的《文件控制程序》， 其文件编号为SK/P01-2011，该程序中系统地规定了 文件的分类和编号、文件的编写与审批、文件的保存
和标识、文件的发放、修订、回收和销毁等等详细的
规定，这部分请参加《文件控制程序》的讲座。
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文字在表单上的排列
群众有困难找警察 群众有困难 找 警 察 群众有困 难找警察
杭州市长春药店
杭 州 市 长春药店
产 品 名 称
杭州市长 春 药 店
产品名 称 王老五 张三 产品名 称 王老 五张 三
产 品 名 称
产 品 名 称 王老五
王老五 张 三
张三
王老五张 三
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3、颜色
颜色运用原则：
颜色
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（三）记录的管理和控制
3、 记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷 贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负 责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和 存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并配备合 适的架、箱。应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、 变质和丢失。 一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记 录应保存3年，重要的记录应长期保存。
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2、表头：
统计的范围与项目！ 表头可以根据实际内容进行设计成纵式、横 式、单列式、归类式和交叉式等。表头的字体用 仿宋、楷体和黑体三种为宜，字号用五号到小四 号之间，可以加粗！
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3、表体
表体部份用细实线划分成横直分列的格子，用来 填各种数据，与表头紧密相连，不可分割！格中输 入的数字或文字如果打印出来以后不需要人工修改 的话，尽量设置为居中，如需要修改的则设置为靠 下，留一小格给别人填修改后的数。 表体内的字体一般用仿宋或楷体，不必加粗，字 号与表头相等或小一到半号。
颜色 颜色
颜色
颜色 颜色
颜色
颜色 颜色
颜色
颜色 颜色
颜色
颜色 颜色
在表格上应用颜色分为字体颜色与底板颜色二种，其目的是利用颜 色来区分类别，另外就是增加美观度。但是如果你运用得不好，则效果 相反！会弄得哭笑不得！
20
三、表单设计
（一）基本构成
（二）常见缺陷
21
（一）基本构成
页眉 标题 表头 公式 分联 编号
日期也应写全年月日，不得少年缺月。
11
（三）记录的管理和控制
1、 记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档 和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应 包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、 表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格
是无效的表格（表单的编号以对应的程序文件的编号
5
2、基本要求
（1）永不褪色：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或
签字笔，原则上一律用黑颜色，不能用红、蓝色。
要考虑其字迹的持久性和可靠性，以确保记录 永不褪色。
6
2、基本要求
（2）第一手数据：记录要保持现场运作，如实记录， 做到原始性。 原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。
7
2、基本要求
（3）清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得 结果或提供完成活动的证据，首先要属实，要做到属 实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰， 语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使
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二、表单基础
各单元基本常识 线条、文字、颜色
15
（一）各单元基本常识
1、线条
（1）正线：也称细实线， 一般用于表格的内芯---表体部份； （2）反线：也称粗实线， 一般用于表格的外框或重要的分栏线； （3）斜线：也称分栏线， 一般用于交叉式表格之用； （4）花线：也称装饰线， 一般用于装饰表格的外框及标题之用。
我们平常所见到的订单、生产计划单、随工单、首件 记录、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日 报表、统计表、工资单等等。
4
(二)记录的作用与基本ຫໍສະໝຸດ Baidu求
1、作用： （1）为产品的过程和结果是否符合质量管理
体系要求及有效性提供证据,具有可追溯性；
（2）为正确评价产品质量提供客观证据；
（3）为采取预防和纠正措施提供重要依据。
1、线条
斜线
反线
花线
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2、文字
表单是由线条及文字组合而成，只有文字没 有线条不叫表单！有线条而没文字的表单表达不 了什么，所以表单上的文字非常重要！那么所用 的文字字体也是有一定的规范，而不是想用什么 字体就用什么字体，想用什么字号就用什么字号， 这与表格的美观度有关，我们见到的表格虽然都 有图文，都能反映问题，但设计得好坏，看上去 感觉就不一样，特别在字体和字号的运用上更为 突出。
线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜
线代之。
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2、基本要求
（6）签署要求：记录中会包含各种类型的签署（各级 职能人员签名），有作业后的签署，有填表、认可、
审定、批准等签署，这些签署就是原则、权限和相互
关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任 何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允 许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许将名字签 得龙飞凤舞，谁都不认识。签名后面同时要写上日期 ，
记录
----教你画一张漂亮的表格
----ISO9000系列知识讲座
王国友
讲座内容
一、记录理论 二、表单基础
三、表单设计
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一、记录理论
(一) 什么是记录？ (二) 记录的作用与基本要求
(三) 记录的管理和控制
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(一)什么是记录？
把能反应作业过程的内容，产生的问题结果用表格， 图片，文字等形式来描述的帐卡表单，通称为记录。是 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件！ 可以用公式表示为： 记录= 多样的格式 + 动态的数据
表体
表尾 页脚
22
1、标题：
表单的名称！ 标题的字体一般用黑体，字号用二号到三号之间， 可以加粗！标题字数多的话可以分二行，上面一项字 号要比下面一项小，标题下面也可加花线以突出主题 。 主标题下面还可加上副标题，内容包括：填表单位 或收表单位以及填表日期。涉及的数据如有时间界限 的应加上裁止日期。副标题的字体和字号可以同表体 相一致。
别人都看明白。
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2、基本要求
（4）笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔 误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖， 正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用 原使用的笔墨先画一至二条横平行线，再在笔误处的
上行间或下行间填上正确的文字和数值。
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2、基本要求
（5）空白栏的处理：有些记录在运作的情况下个别栏 目无内容可填。怎么处置呢？空白栏目不能不填，其 填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录 者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横
为依据）。
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（三）记录的管理和控制
2、 记录的控制：我们在质量环境管理体系程序中编 制了一份专门与记录有关的《文件控制程序》， 其文件编号为SK/P01-2011，该程序中系统地规定了 文件的分类和编号、文件的编写与审批、文件的保存
和标识、文件的发放、修订、回收和销毁等等详细的
规定，这部分请参加《文件控制程序》的讲座。
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文字在表单上的排列
群众有困难找警察 群众有困难 找 警 察 群众有困 难找警察
杭州市长春药店
杭 州 市 长春药店
产 品 名 称
杭州市长 春 药 店
产品名 称 王老五 张三 产品名 称 王老 五张 三
产 品 名 称
产 品 名 称 王老五
王老五 张 三
张三
王老五张 三
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3、颜色
颜色运用原则：
颜色
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（三）记录的管理和控制
3、 记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷 贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负 责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和 存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并配备合 适的架、箱。应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、 变质和丢失。 一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记 录应保存3年，重要的记录应长期保存。
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2、表头：
统计的范围与项目！ 表头可以根据实际内容进行设计成纵式、横 式、单列式、归类式和交叉式等。表头的字体用 仿宋、楷体和黑体三种为宜，字号用五号到小四 号之间，可以加粗！
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3、表体
表体部份用细实线划分成横直分列的格子，用来 填各种数据，与表头紧密相连，不可分割！格中输 入的数字或文字如果打印出来以后不需要人工修改 的话，尽量设置为居中，如需要修改的则设置为靠 下，留一小格给别人填修改后的数。 表体内的字体一般用仿宋或楷体，不必加粗，字 号与表头相等或小一到半号。
颜色 颜色
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颜色 颜色
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颜色 颜色
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颜色 颜色
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颜色 颜色
在表格上应用颜色分为字体颜色与底板颜色二种，其目的是利用颜 色来区分类别，另外就是增加美观度。但是如果你运用得不好，则效果 相反！会弄得哭笑不得！
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三、表单设计
（一）基本构成
（二）常见缺陷
21
（一）基本构成
页眉 标题 表头 公式 分联 编号
日期也应写全年月日，不得少年缺月。
11
（三）记录的管理和控制
1、 记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档 和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应 包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、 表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格
是无效的表格（表单的编号以对应的程序文件的编号
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2、基本要求
（1）永不褪色：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或
签字笔，原则上一律用黑颜色，不能用红、蓝色。
要考虑其字迹的持久性和可靠性，以确保记录 永不褪色。
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2、基本要求
（2）第一手数据：记录要保持现场运作，如实记录， 做到原始性。 原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。
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2、基本要求
（3）清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得 结果或提供完成活动的证据，首先要属实，要做到属 实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰， 语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使
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二、表单基础
各单元基本常识 线条、文字、颜色
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（一）各单元基本常识
1、线条
（1）正线：也称细实线， 一般用于表格的内芯---表体部份； （2）反线：也称粗实线， 一般用于表格的外框或重要的分栏线； （3）斜线：也称分栏线， 一般用于交叉式表格之用； （4）花线：也称装饰线， 一般用于装饰表格的外框及标题之用。
我们平常所见到的订单、生产计划单、随工单、首件 记录、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日 报表、统计表、工资单等等。
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(二)记录的作用与基本ຫໍສະໝຸດ Baidu求
1、作用： （1）为产品的过程和结果是否符合质量管理
体系要求及有效性提供证据,具有可追溯性；
（2）为正确评价产品质量提供客观证据；
（3）为采取预防和纠正措施提供重要依据。