办公用品管理办法细则

办公用品管理办法（暂行）

一、目的

为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。

二、适用范围

公司内部所有人员。三、管理部

门

办公用品的管理部门是公司办公室，采购由办公室根据各部门及分公司需要实

施采购。由公司总经理室监管执行。

四、日常管理

1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包

括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等，同时遵守固定资产

管理制度。消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等进行以旧换新，并且根据

岗位需求量进行领取。

2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。

3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。

4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。

5、属于个人使用的物品，如因使用不当造成损失的，由使用人全额进行赔偿。

如因使用年限时间过长损坏，使用人需以旧换新进行申领。

6、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。

五、采购管理

1、公司所有办公用品的采购工作，统一由办公室负责，由总经理进行审批。

2、各部门及分公司应于每月 25 日至 30 日根据工作需要编制下月的办公用

品需求计划，需填写《办公用品申领单》，交办公室进行审核，办公室根据各部

门需要，统一进行审报，由总经理审核后进行采购。具体物品发放依据实际需要

情况而定。

3、办公用品采购的一般程序为：A、办公室定期向各个部门统计需采购的物

品，填写《办公用品申领单》（附

表一）；

B、办公室确认库存无可用或可替代的物品后，填写《办公用品采购预算清单》（附表二）并及时上报总经理审批后进行采购；

C、办公室将物品发放给所需部门人员，领用人需在《办公用品领用登记表》（附表三）上签字确认；六、用品入

库

1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由办公室登记入库，

财务部进行验收；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

2、物品采购发票由财务部、办公室签字确认入库后，方可报销。

3、办公室须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

七、办公用品的领用 1、一般办公用品的发放，由办公室依据《办公用品领用标准

表》（附表四），

在登记好《办公用品领用登记表》（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。

2、领用时，领用人须在《办公用品领用登记表》（附表三）上写明日期、

领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取接待用品( 如水果、烟、茶、纸杯等) 时应由办公室接待人员在《办公用品领用登记表》（附表三）上登记签字。

3、办公用品定期进行领用，每周原则上只需领取一次。

4、领取的非消耗性办公用品( 如订书器、计算器、剪刀、台历架等) 应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

5、特殊办公用品的发放，应由办公室指定专人负责，经使用部门办理有关领

用手续后，交使用部门具体使用和管理。

6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用

多少领多少，专领专用。

7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制

办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验

法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权

拒付。

八、办公用品的保管1、办公用品由办

公室统一保管。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供

应好、周转快、消耗低、费用省。

3、批量购入的办公用品应及时入库存储，采购人员应做好验收及时入库，在( 办公用品入库登记本) 上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随

时待用；替换下的各类办公设备交由办公室统一保管，要及时回收。登记造册，修

旧利废，充分利用。

5、定期进行办公用品库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质

量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

九、办公用品的使用1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻

的思想，在日

常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努

力降低办公成本。

2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最

大限度的延长办公设备、用品使用寿命。

4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸

应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面

利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。

5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。

6、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购

置。使用中办公设备出现故障，由办公室人员负责协调和联系退换、保修、维修、配

件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。

7、办公用品因使用不当，由使用人负责赔偿。十、用品转

移

1、员工离职时应依《办公用品领用登记表》（附表三）所领物品一并退回（消

耗品除外），由办公人员填写《办公用品移交表》（附表八），离职员工签字确认。

2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财

务部办理迁移手续后，方可执行。

十一、物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）

时由使用部门向办公室提出维修申请。2、办公室若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。

3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写《办公用品维修记录单》（附表五）。

4、维修经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由

财务部按规定报销。

5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》（附表七）说明

情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交总经理室，由总经理

决定是否需进行报废处理。

十二、遗失物品管理1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。

2、如办公物品出现人为遗失，应由使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。

3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，

遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关