知识产权-知识产权文件与记录控制程序

1 目的

为规范企业内部文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新所需的控制，以及外来文件与记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，特制定本程序。

2 适用范围

适用于公司对所有知识产权管理体系文件的管理。

3 定义

3.1 一级文件：知识产权手册。

3.2 二级文件：知识产权程序文件。

3.3 三级文件：知识产权相关的部门管理规定。

3.4 四级文件：知识产权表单/记录。

3.5 外来文件：本程序所指的外来文件包括行政决定、司法判决、律师函件等，不包括法律法规和其他要

求文件。法律法规和其他要求的识别、获取与管理按《法律法规和其他要求控制程序》执行。

4 相关文件

4.1 《法律法规和其他要求控制程序》

4.2 《保密管理程序》

5 职责

5.1 总经理负责策划和管理知识产权管理体系，对体系文件进行统筹规划。

5.2 研发部

5.2.1 负责一级文件、二级文件的归口管理；

5.2.2 控制、分发外来文件及存档原件和处理作废文件；

5.2.3 负责指导和监督各部门形成资料的归档工作；

5.2.4 负责各级体系文件的分发、原稿的存档及作废版本处理；

5.3 各职能部门

5.3.1 负责三级文件的归口管理；

5.3.2 负责在本部门职责范围内执行相关文件；

5.3.3 负责管理本部门使用的外来文件；

5.3.4 负责编制和管理本部门的记录文件。

5.4 各级文件的制订、审核、批准与控制职责：

5.4.1 一级文件由研发部编写，管理者代表审核，总经理批准，研发部归口管理。

5.4.2 二级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.3 三级文件由研发部组织编写，管理者代表审核，研发部归口管理。

5.4.4 四级文件随二级、三级文件一同提交审批，由使用部门归口管理。

6 内容

6.1 总则

6.1.1 受控文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新，以及外来文件与记录的标识、

贮存、保护、检索和处置，按本程序执行。

6.1.2 本程序所称的文件及资料包括：《知识产权管理手册》；知识产权程序文件；知识产权相关的

部门作业文件；知识产权记录文件；知识产权外来文件、资料。

6.2 文件编制规范

6.2.1 文件的表头格式：首页表头必须注明文件名称、编号、版本、版次等。

6.2.2 文件应统一编排文号，具体编号格式为：

6.2.2.1 一级文件（管理手册）：IPM-两位流水号（如：IPM-01）；

6.2.2.2 二级文件（程序文件）：IP-P-两位数流水号（如：IP-P-01）；

6.2.2.3 三级文件（制度文件）：IP-M-两位数流水号（如：IP-M-01）；

6.2.2.4 四级文件（记录文件）：IP-条款号-两位数流水号（如：IP-421-01）。

6.2.3 版本号：文件的版本编号为A、B、C、D……依此类推；版次编号为0、1、2、3依此类推。

修订时依次递增为A/1、A/2…，至A/9后版本升为第二版，以B表示；第三版以C表示，依

此类推。

6.2.4 文件的行文格式可根据内容多少分章（节）、条、款、项、目结构表达，内容单一的也可直接