物业档案管理规章制度

物业档案管理规章制度

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对性的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作说实记录，以所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

1、档案的建立与分类

小区档案指在建设及经营管理小区的活动中形成的全部文件和资料的总和。

⑴小区管理档案室分类

①业委会工作资料；

②委托管理合同及小工管理涉及的其他合同文本；

③住户管理：主要包括住户资料（住房登记表、住户证件等）、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等；

④社区文化资料；

⑤清洁卫生管理记录资料；

⑥绿化管理记录及资料；

⑦车场、（车棚）管理记录及资料；

⑧文化娱乐场所管理资料；

⑨消防、治安管理记录及资料。

⑵工程技术、设备管理档案

①小区建设竣工资料；

②管理处接管小区的有关资料和协议；

③装修管理资料；

④房屋及公共设施维修（维护）资料；

⑤设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料；

⑥科技图书及资料。

⑶管理处内务管理档案

①经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料；

②人事劳资：主要包括人事资料、员工培训、考核资料；

③规章制度及往来文件；

④管理及动作规章制度；

⑤政府、主管部门所发的法律、法规文件；

⑥物业管理有限公司文件；

⑦其他外来文件；

⑧本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文；

⑨质量管理文件及相应的资料、记录；

⑷其他文件

1、档案管理

⑴管理思路

①依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密，

专人管理。

②档案管理除详细记录管理过程外，一个重要的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理、编入档案的初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性

地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见，物业经理决策修正工作

规程。

⑵档案管理的基本模式

①采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图

表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。

②采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。

③严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保

文件的安全。

④加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。

⑤坚持对档案管理工作的指导，一方面检查档案管理绩效，另一方面从档案中可侧面

了解管理处各项工作的动作情况。管理处各部室每月检查一次本部门管理文件记录情况，

督促档案管理人员及时将工作记录文件归入档案；管理处经理每季度对档案管理工作进行

一次全面的检查，检查文件管理是否规范，有无遗漏，批出工作不足，以便更好地提高档

案管理工作。

秩序维护员岗位职责

一、负责小区的安全保卫工作，保障小区物业管理工作的顺利进行。

二、牢固树立“业主至上，服务第一”的服务宗旨；和“忠诚公司，爱岗敬业”的职

业道德。

三、负责发生火灾、盗窃、凶杀等突发事件时，做好必要的应急处理并保护好现场，

及时通知本上级主管和辖区派出所。

四、进行经常性治安防范巡视和防火安全检查，发现隐患及时上报上级主管和服务处。

五、严禁外来闲杂人员进入小区，来访人员必须登记，准许后方可入内。

六、对进出车辆和停放车辆要严格管理，统一指挥，严禁乱停乱放；未经登记允许不

得进入小区，严禁贮装易燃易爆危险品的车辆进入小区。

七、做好各项登记及交接班记录。

八、完成上级交办的其它工作。

环卫绿化部岗位职责

负责小区环境卫生的各项工作，其具体职责是：

一、负责物业管理的保洁服务工作，包括小区道路、组团间公共部位、居民楼道的清洁。

二、负责垃圾袋装化的组织实施，上门收集、转运生活垃圾。

三、负责物业的环境卫生各项管理工作的落实。

四、宣传和执行上级有关卫生管理的法规，完成城市卫生主管部门上达的任务。

五、负责管理好小区内的绿化、并对绿化工作计划、种植、养护进行建议、监督和实施。

六、负责小区内企事业单位和网点房的“门前三包”和“环境卫生管理规定”的具体

落实。

七、负责小区居民物业管理综合服务费征收和具体落实、监督工作。

八、负责各种清洁工具的购买、保管、使用和维修。

九、负责小区各种卫生设备包括垃圾箱、果皮箱的清洁、完好。

十、完成领导交办的其它工作。

保洁主管岗位职责

在主管的领导下，全面负责小区清洁卫生工作的安排和监督，其职责如下：

一、

服从领导，模范带头，以身作则，积极带领队员完成上级交给的各项任务。

二、全面负责小区内的清洁卫生工作的安排,做好每日检查记录并及时向主管汇报。

三、负责做好保洁员的思想教育、法纪教育工作,组织保洁员学习文化和专业知识。

四、

提交小区内除四害消杀工作，组织安排保洁员完成此项工作。

五、

每日检查监督卫生、消杀,评定工作效益,搞好环境卫生，抓好宿舍内务卫生管理。

六、坚持每日巡查小区卫生，劝阻和制止不卫生、不文明的现象和行为。

七、

坚持原则、办事公道。

八、

完成上级交待的其它任务。

保洁员岗位职责

一、遵守公司各项管理制度，服从管理、为业主提供优质服务；

二、负责卫生区域的清洁卫生，及时清运垃圾；

三、做好卫生管理工作，及时发现不卫生状况并处理，纠正一切不良卫生习惯和行为，对有严重影响环境卫生的行为要及时报告主管，做出处理；

四、在所负责区域内发现有需维修之处，要及时上报主管；