(完整版)合同档案管理实施细则

合同档案管理实施细则

第一章总则

第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各类经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律、法规和集团公司《合同管理办法》的规定，制定本实施细则。

第二条本细则所称合同是指公司及其被授权人与自然人、法人、其他组织之间签署的民事权利义务关系的协议，适用于施工承包合同、合作联营协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购及租赁合同、加工承揽合同等经济合同。

第三条公司及其被授权人订立、履行、变更及终止合同时，应遵守《中华人民共和国合同法》等法律、法规、集团公司《合同管理办法》及本细则的规定，遵循自愿、公平公正、诚实信用的原则。

第四条公司和下属项目以其名义对外签署的经济合同应符合本细则的规定。

第二章一般规定

第五条公司经理部是公司合同管理、协调部门，具体职责为：

1、制定、贯彻公司合同管理相关制度，建立合同管理体系；

2、办理集团公司法定代表人以集团公司名义对外签订施工承包合同的授权委托，并可根据集团公司法定代表人的授权签订施工承包合同；

3、制定、推行公司统一、规范的合同文本；

4、参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订工作，负责公司合同管理的日常工作；

5、对项目经理部上报的各类重大合同的合法性、可行性、合理性进行审查，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目经理部的合同履行、变更和解除等情况；

6、参与、协调各项目经理部经济合同纠纷的处理工作；

7、考核项目经理部的合同管理工作，提出奖惩意见；协助查处利用合同进行违法、违纪行为的案件；

8、管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；

9、督促各项目经理部建立合同管理部门和配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训工作；

10、负责公司施工承包合同的保管和归档工作。

第六条项目经理部应设立合同管理部门，业务上接受公司经理部的指导，具体负责：

1、贯彻、落实公司《合同管理实施细则》和各项规章制度；

2、负责授权范围内合同的起草、谈判、签订工作；

3、负责项目的工程计划、计量、变更、索赔、结算等工作；

4、严格按规定程序完成合同的审批手续，及时与公司经理部取得业务联系；

5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；

6、发生合同变更、纠纷、解除等重大事项，及时上报项目相

关领导和公司经理部，并参与合同纠纷处理，提供相关证据；

7、及时向公司经理部报送统计报表和有关资料；

8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。

第七条项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。

第八条从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。

第九条对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集团公司法律事务室或公司法律顾问咨询，以便采取合理、合法的有效措施，切实维护公司利益。

第十条订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

第十一条公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。

第十二条合同的内容应包括：

1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；

2、标的、数量及质量；

3、价款或者报酬及支付方式；

4、履行期限、地点和方式；

5、违约责任；

6、解决争议的方法。

第十三条合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予以解释。

第十四条一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。

第十五条采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。

第十六条不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；订立合同前，应审查对方以下情况：

1、对方当事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；

2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；

3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证明和授权委托公证。

第十七条合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章），表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。

第十八条合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。

第十九条合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。

第二十条除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。项目完工后向公司经理部交帐时，项目应将经济合同原件及台帐一并移交公司财务部保存、归档。

第二十一条本细则所称合同正本是指合同的正文及附件，以及与该合同事宜有关的授权证明、授权委托公证、来往信函、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。

第三章合同的履行、变更与解除

第二十二条签订合同后，双方应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。如遇有不可抗力等影响合同正常履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存相关证据。

第二十三条合同订立人在申请履行合同支付义务时，财务部门在核对合同订立人的授权并经公司经理或项目经理同意后才能履行支付义务。

第二十四条合同订立人超越授权范围订立的合同，未被公司或项目负责人追认的，公司或项目财务部门不得履行支付义务；该合同在获得公司或项目负责人的追认后，公司或项目财务部门方可履行支付义务。

第二十五条合同订立人对合同履行过程负有监督责任。当发现对方有出现下列情形之一的可能时，应在第一时间通知公司或项目经理部，并协助经理部及时采取防范措施：

1、经营状况严重恶化；