采购业务流程介绍

目录

采购管理 (2)

1.1 采购标准业务流程 (2)

1.2 采购暂估业务流程 (17)

1.3 采购退货业务流程 (28)

采购管理

采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。

1.1 采购标准业务流程

采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。

采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：

采购申请单进入路径界面

（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：

采购申请单编辑界面

（3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，

1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审

核单据，如图所示：

采购合同编辑界面

（4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下

推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：

采购合同下推订单界面

（5）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】。如图所示：

采购订单编辑界面

提示录入采购订单有三种方式，一种是下推关联方式，如上例所示；第二种是上拉关联方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头的“选单类型”处选择“合同（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出合同界面，将对应的合同选中双击，此时合同信息将回填采购订单相关字段，此方式实质上与第一种是同一种方式，只是操作方法不同；第三种是手工新增方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入所有信息。（6）收料通知单：点击【供应链】—【采购管理】—【收料

通知】—【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：

收料通知单编辑界面

注意采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。（7）外购入库单：点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，

将对应的收料通知单DD000001选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：

外购入库单编辑界面

提示 1、审核后的单据是不能进行修改的，若发现错误需要修改已经审核的单据，要先反审核，在单据序时簿界面选择需要反审核的单据，点击【编辑】菜单下的【反审核】即可。 2、若已经关联了下游单据则需要先删除下游单据，再反审核当前单据来进行修改。（8）采购发票：点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据，如图所示：

图采购发票编辑界面

（9）在采购发票编辑界面的【查看】菜单下，选择“采购费用发票”，如图所示，系统会调出费用发票录入界面，如下图所示：

关联生成采购费用发票界面

费用发票编辑界面

提示费用发票表头的“应计成本费用”有两个选择“计入成本”和“不计成本”，本案例中的运费是要计入材料成本的，此处选择“计入成本”。（10）将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，如下图

所示：

采购发票序时簿界面

系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如图所示，在“费用发票”页签下是关联的费用发票，如下图所示，点击【钩稽】的按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提示钩稽成功，如下图2-1-14所示

采购发票与外购入库单钩稽界面

费用发票钩稽界面

钩稽成功界面

提示已经钩稽的采购发票可以通过反钩稽取消钩稽操作，具体操作是在采购发票序时簿界面【编辑】菜单栏下进行【反钩稽】。（11）进行外购入库核算：点击【供应链】—【存货核算】—【入库核算】—【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分配”按钮，如下图所示：

费用分配完毕界面

提示