章 会议筹备工作.ppt

会议结束后，临时的会务工作机构也就随之撤销 了。
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构
这是小型会议所设置的会务工作机构，只有 会议秘书组这一级办事机构，由会议领导指定一 个人牵头负责，并根据会务工作内容配备适当的 人员，共同完成会议筹备工作的有关事宜。
从拿到会议的批件一直到会议开始进行 现场注册，这期间都可以统称为筹备阶段。
筹备阶段是会议四个阶段中最长的阶段。
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链接：会议准备工作的5W1H
5W1H是指会议准备工作需要特别注意的六个方面， 用英文缩写表示为5W1H。
Why：会议的目的 What：讨论的话题． Who：参加者(确认与否／事先准备) When：日期及开始／结束时间 Where：地点及设备 How：规章制度
第四章 会议筹备工作
第一节 成立会务工作机构 第二节 制订会议工作计划 第三节 会议印刷品 第四节 场地与布置 第五节 会场座次安排 第六节 餐饮 第七节 住宿 第八节 交通 第九节 其它活动安排 第十节 会议预先注册 第十一节 全面会前检查
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第四章 会议筹备工作
举办会议的整个过程可以分为四个阶段： 申办阶段、筹备阶段、举行阶段和善后阶段。
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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
会议将讨论研究中消协2010年工作要点；讨论 研究2010年年主题；开展“树立XXXX观，开创消协 新局面”讨论情况交流。
各项会议活动环节可自拟。 如何根据工作需要，设置必要的工作机构？各
工作机构（工作小组）的任务是什么？
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工 四、确定会议对外公布的联络人
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构 (五)三级会务工作机构
一般而言，重要的会议，单位委派一位领导担任 会议的总协调，由会务组负责向主管领导汇报，其他 小组配合会务组负责人的安排，如有异议，可向主管 领导申诉。
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第一节 成立会务工作机构
常设工作机构。 如在一些领导机关内部设立的会务处、会务科
和会务组等。
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构
这是为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议 工作机构。
例如：XX会议筹委会、XX会议筹备组、XX会议筹 备办公室、XX会议秘书处等。其内部还可分设秘书、 宣传、保卫、后勤、组织、生活服务等分支机构，在 会议领导机关的统一领导下，分头开展工作。
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练习：
全国消费者协会工作会议将于今年11月在北京 召开，参加会议的有各省、市、自治区工商局分管局 长、消委(协)秘书长、副省级城市、计划单列市消委 (协)秘书长。出席会议的领导有国家工商总局副局长、 中消协会长、中消协秘书长和各位副秘书长。会议将 由中消协会长主持，秘书长作工作报告，国家工商总 局副局长将发表讲话。
例如： 必须关闭手机；准时；交通／住宿等
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第一节 成立会务工作机构 在会议筹备阶段，组建会议组织机构是 一个重要的内容环节。不同类型的会议需要 的会务工作机构不同。 链接：会议召集人制度
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 这是专门为领导机关日常的工作会议所设置的
会务筹备机构常常被分成多个小组，各组分工明确，互相 协调。常见各小组的名称及职责分工如下： 1．会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的 组织、协调工作。 2．秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做 好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 3．接待组：负责生活服务、交通疏导和医疗服务等工作。 4．宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外 宣传报道。 5．财务组：负责会议经费的统筹使用、收费和付账工作。 6．保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
“一揽子”会务工作机构
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第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构
这是中型会议所设置的会务工作机构，由二 级组成。
例如：
会议筹备办公室
wenku.baidu.com
秘书组、宣传组、保卫组、生活服务组
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
通讯地址和收件人 电子邮件 会议网页 电话 传真
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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
根据会议预期达到的目的与目标，拟定详细的会议 工作计划，对会议基本要素予以书面安排。
1确定会议名称。 2会议目的 3确定议题。 4确定与会人员。 5确定时间地点。 6确定会议通知内容，及跟进落实程序与要求。 7会场布置要求。 8会议文件资料种类、内容、要求。
设立会务秘书组的小型会议，会务秘书部门负责人一般称 为秘书组长和副组长，下设若干名秘书分管各项会务工作。有 的党政机关、企事业单位中的小型会议，常常由办公室或领导 指定一名秘书负责会务工作，这名秘书的身份、称呼与平时一 样。
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第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构 (五)三级会务工作机构
这是大型会议所设置的会务工作机构，由三级组成。
例如： 大会筹备(或组织)委员会
大会筹备(或组织)委员会办公室
秘书处 宣传处 外联处 生活服务处 保卫处
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称(自行阅读)
设立秘书处的大中型会议，其会务秘书部门的负责人，一 般称为秘书长和副秘书长，如会务秘书机构称为会务办公室， 其负责人称为主任和副主任。大会秘书处(或办公室)下设立的 会务、简报、后勤、保卫等处(组)的负责人，分别称为会务处 处(组)长、简报处处(组)长、后勤处处(组)长、保卫处处(组) 长等。