章 会议筹备工作.ppt
认真做好会议筹备工作,
认真做好会议筹备工作,1.引言1.1 概述概述在现代企业管理中，会议作为一种重要的沟通和决策工具，扮演着至关重要的角色。
无论是讨论重要的业务战略，解决问题，还是对项目进行评估，会议都被认为是团队成员之间相互交流和协作的关键场所。
然而，要确保会议的顺利进行和取得预期的成果，充分的筹备工作是必不可少的。
会议筹备工作涵盖了从准备会议议程到确保会议所需资源的规划，以及组织参会人员的邀请和会议场地的预订等方方面面。
这些建设性且关键的准备工作将为会议的成功奠定稳固的基础。
本文将深入探讨会议筹备工作的重要性和影响，并提供一些建议和方法，以提高会议的效率和成果。
通过有效的会议筹备工作，我们可以确保会议的顺利进行，并使每个与会人员充分参与讨论和决策的过程。
在快节奏的商业环境中，认真做好会议筹备工作对于组织的成功非常关键。
1.2文章结构文章结构部分的内容可以按照以下方式进行编写：1.2 文章结构本文主要分为三个部分，分别是引言、正文和结论。
下面将对每个部分的内容进行简要介绍。
引言部分主要包括概述、文章结构和目的三个部分。
在概述中，将简要介绍会议筹备工作的重要性和必要性。
接着，文章结构部分将对本文的组织和内容进行概括性描述，帮助读者对整篇文章有一个整体的认识。
最后，目的部分将明确阐述本文的目标，即通过对会议筹备工作的探讨，提高会议效率和质量。
正文部分包含了两个小节，分别是会议前的准备工作和会议期间的组织与管理。
在会议前的准备工作中，将介绍如何制定会议议程、确定参会人员和场地、准备会议材料等重要工作。
而在会议期间的组织与管理中，将探讨如何确保会议的顺利进行，包括议事规则的制定、会议主持人的角色和技巧、会议记录与跟进等内容。
结论部分将总结本文的主要内容，并强调会议筹备工作对会议效率和质量的重要性和提升空间。
同时，给出一些改善会议效率的建议，以供读者参考。
通过以上的文章结构，本文将全面介绍认真做好会议筹备工作的重要性、具体做法及其对会议效率和质量的影响。
《会议与会务工作》课件——第二章-会前准备工作5
头发适时梳洗
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
头发出油的原因
1.与个人体质关系密切 2.起居不正常 3.空气环境污染 4.个人清洁不良 5.使用劣质洗发或护发产品 6.过度烫染
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
会议接待人员的仪容设计技巧
头发出油的解决办法
第二章 会前准备工作5
接待人员形象
教学 目标
一、知识和能力目标：让学生掌握会议接待人员形象设计的 基本要求、会议接待人员形象设计技巧、会议接待人员仪 态设计技巧、会议接待人员的仪装设计技巧。
二、过程与方法目标：通过归纳、练习等方法让学生掌握会 前准备工作的一些相关知识。让学生学会发现式及自主式 学习方法。
（四）接待周到，言行有礼
1.会议接待的介绍礼仪 遵守介绍规则、注重介绍姿态、讲究介绍语言
2.会议接待中使用名片的礼仪 3.会议接待的握手礼仪
接待人员形象设计技巧
（五）用语礼貌，掌握分寸
（1）称谓合理 （2）用语文雅 （3）感情真挚
会议接待人员的仪态设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）服饰搭配和谐 1.款式、色彩、搭配的和谐美。 2.服饰与自身条件的和谐美。
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
除头皮屑的方法
1.饮食 2.洗发水使用方法 3.水温 4.梳头方法 5.洗发水轮换使用 6.美发用品 7.勤梳头 8.药物
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（二）面容洁净，妆容适宜
会议接待人员的仪容设计技巧
四原则：1.符合审美原则 2.符合自然原则 3.符合协调原则（3个W：when、where、what） 4.相对保守原则
换届工作会议筹备情况汇报
换届工作会议筹备情况汇报各位领导、同事们：大家好！我是XX部门的XX，今天我很荣幸能够向大家汇报我们部门换届工作会议的筹备情况。
首先，我们从会议的筹备工作着手，确定了会议的主题和议程。
我们认为，换届工作会议的主题应该突出团结、奋进和担当的精神，因此我们确定了“团结奋进，携手新征程”为本次会议的主题。
在确定了主题后，我们紧接着制定了详细的会议议程，包括会议时间、地点、主题发言人、议题安排等内容，以确保会议的顺利进行。
其次，我们着重做好会议的宣传工作。
我们制作了精美的会议海报和邀请函，通过部门内部通讯、电子邮件等方式向全体员工发送，以确保每位员工都能够及时了解会议的相关信息。
同时，我们还积极利用企业微信、部门公告栏等渠道进行宣传，以吸引更多员工的关注和参与。
另外，我们还加强了会议场地和设备的准备工作。
我们与后勤部门积极沟通，确定了会议的具体场地，并提前进行了布置和调试工作，以确保会议现场的整洁和设备的正常运转。
同时，我们还安排了专人负责会议现场的接待工作，以确保每位参会人员的到来能够得到及时的指引和安排。
最后，我们还对会议的后勤保障工作进行了全面的安排。
我们与餐饮部门协商确定了会议的用餐方案，以满足参会人员的需求。
同时，我们还安排了专人负责会议纪要的记录和整理工作，以确保会议的成果能够及时传达和落实。
总的来说，我们在换届工作会议的筹备工作中，充分发挥了团队合作的精神，认真细致地做好了各项工作。
我们相信，通过我们的共同努力，本次会议一定能够取得圆满成功，为我们部门的发展注入新的活力和动力。
感谢大家的聆听，希望大家能够积极参与本次会议，共同见证我们部门的新篇章！谢谢！。
会议筹备教学精品PPT课件
花饰）
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
8
用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
18 购买用品、水果
9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
19 房间安排
责任人 核查
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
（二）各阶段准备工作的主要内容
思考：如何筹备一次会议？
❖ 一、拟定会议计划 ❖ （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、
时间、地点、参与人员等。 ❖ （二）成立会务工作机构，如有必要可对工
作人员进行分组。 ❖ （三）制订会议预算
❖
❖ 二、拟定会议议程、日程与程序
❖ 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
一、会议准备工作的内容
❖ （一）总体思路 ❖ 1.估算工作量 ❖ 2.调配资源 ❖ 3.明确职责 ❖ 4.落实重点 ❖ 5.会前综合检查
运营大会策划方案ppt课件
运营管理原理
2
会议运作
策划 筹备进
会度议竟赛 活动
会议内容
奖项设 置
会议PPT 文案材料
Part
2.1 筹备进度
2
运营管理原理
前期筹备(当月20日－
A确定执行25方日案) B确定会议流程 C成立工作小组
会议实施(会议当日)
A会议举行 B参会接待 C现场秩序安排
D互动环节协调 E应急预案
step
1
现 场
每桌有部门名牌、供活动用纸张、 记号笔
会议预热，开始前公司宣传片PPT
布
视频滚动播放
置
设置钉钉会议签到提醒，实行会 场钉钉扫码签到
根据需要定制会议横幅、悬挂气
球、展板
会议中间休息期间，大屏使用当
月会议主题
Part
3.3 安保措施
3
运营管理原理
安 保 措
四个注意事
施项
秩序维持
1 行政人事部负责指导场内人员
座位分配；对场地周边饮水、 休息、卫生间等做好服务提醒 工作； 医疗救护
2 行政人事部配备简单的医疗用
品，如止血纱布、碘伏、创可 贴、金嗓子喉宝等。
防火应急
3 提前与酒店方确定会场灭火器
设备及摆放位置，并确保消防 通道位置及畅通。
其他
4 其他安全事宜，请在这里输入
您的文字请在这里输入您的文 字。
总结评估
召开会议，对
活动进行总结
汇报，对活动
效果评估进行
评估。
其他
与酒店方接
洽，完成账
务清算，完
成其他相关
工作。
感谢聆听
行政人事 2017部 11
Part
会议筹备工作分工表(范本)
XX会议筹备工作安排
1
2
3
参会人员酒店代预订
XXX（领
导）
XXX（执
行）
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿情况
XXX（执
行）
会前2天完成
会议总负责人：XXX（领导）电话：
会务工作负责人：XXX 电话：
媒体负责人：电话：
国外代表接待负责人：电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。
如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
4。
会议筹备工作方案(3篇)
会议筹备工作方案（3篇）会议筹备工作方案（精选3篇）会议筹备工作方案篇1为总结20__年政府系统办公室工作，表彰先进，激励斗志，全面提高20__年全县政府系统办公室工作效率，推动政府系统办公室工作再上新台阶，更好服务全县跨越发展大局，经研究，定于20__年2月__日召开全县政府系统办公室工作会议，现制定筹备方案如下：一、会议名称：全县政府系统办公室工作会议二、会议时间、地点：时间：暂定2月下旬地点：县劳动局四楼会议室三、参会范围：参照20__年全县政府系统办公室培训班参会人员，初步确定参会范围如下：1、县领导：夏培剑(县委、常务副县长);2、开发区和乡镇：开发区管委会、各乡镇分管领导，办公室主任(28人);3、县直单位：县直及驻惠有关单位分管领导，办公室主任(160人);4、受表彰的政府系统办公室工作先进个人(待定);5、县政府办公室全体同志(40人)。
共计260人左右。
四、主持人：王良耕(县政府办公室主任)五、会议议程：1、县政府办公室副主任、应急办主任李炜东宣读表彰决定;2、颁奖(根据主席台就座领导分组进行);3、表态发言;(1)胡集镇政府办公室(2)辛店乡政府办公室(3)农业局办公室(4)发改局办公室(5)河务局办公室(6)电信公司办公室4、县委、常务副县长夏培剑作重要讲话。
六、责任分工：(一)会议由县政府办公室主办，县政府办公室主任王良耕、副主任李长宝负责牵头协调。
1、秘书科负责通知下发、会议签到、主席台服务(根据评选领导小组评选的先进单位和个人，通知相关人员参会);2、调研室负责会议主持词、讲话、表彰决定及会议发言材料的起草和把关，印发《关于对20__年全县政府系统办公室工作先进单位和先进个人进行表彰的决定》;3、政务接待科负责会场布置(会标、鲜花、席位签、发言席、话筒)、奖品购置(奖牌、证书)、座区划分(分为乡镇、县直部门、领奖区三个部分)及引领、颁奖安排、就餐;4、机关服务科负责会议车辆的安排调度，会务安排两辆机动车;5、政府网站、电视台、新闻中心记者各1名负责新闻报道;6、县广电局安排专人负责音响。
会务工作培训课件ppt
方法：采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确：需要提前 确定会议主题和目的，并制 定详细的议程。
参会人员不合适：需要确定 合适的参会人员，包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理：需要 提前确定会议时间，并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作： 协助会务组进行会 场布置，检查设备 是否正常
会议中的服务工作： 保持会场整洁，及 时倒茶水，清理纸 杯等
会议后的收尾工作： 整理会场，检查设 备是否有损坏，及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题，化 解矛盾
有效沟通，确保信 息传递准确无误
积极协调，达成共 识，促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范，容易出 错
会议接待费用过高，超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择：考虑参会人员数量、活动类型等因素，确保场地适宜 会议设备准备：提前安排好音响、投影、灯光等设备，确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排：根据参会人员数量和需求，合理安排茶歇和午餐，提供高品质服务 会议流程安排：制定合理的会议流程，包括议程、时间安排等，确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈：提供具 体的反馈意见， 帮助改进会议 组织和管理。
应用：将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理，提高会议效
率和质量。
目的：评估会 议的效果和价 值，为管理层 提供决策依据。
章 会议筹备工作.ppt
1、讲台 2、揭幕架 3、会标 4、会徽 5、旗帜 6、天幕、台布与花卉 7、后台
主席台的台侧与后台，应设为在主席台就座领 导和与会者的休息室，以便于他们候会，并尽可能在 后台排好上台入座次序，以免造成混乱。
有时会议也许发生了一些小故障，后台还可以让 有关人员作商量对策，排除困难之用。
主席团成员开会，也可利用后台休息室。
1×6原则规定人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度 的一倍，最远不能超过屏幕宽度的六倍。
（3）音响设备
一般会场面积小于50平方米时可以不使用 音响设备。
当音响设备和放映设备一起使用时，音响 和屏幕应放在同一地点。研究表明，当声音和 图像来自同一方向时，容易增加人们的理解程 度。
（4）彩电、VCD/DVD机 （5）录像机
四、会场环境装饰 1、会场背景的装饰 2、色调的选择
红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快，可以 表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合 于庆典性会议。
天蓝、绿、米黄等色调庄重、典雅，比较适合于严肃 的工作会议。
中空圆形
中空多边形
4、中空椭圆（长方）形
中空椭圆（长方）形：
这种布置是将主席台与与会者桌子连接在一 起，形成椭圆形或长方形，中间留有空隙，椅 子只安排在桌子外侧。中间空隙处可以摆放花 草装饰。这种布置形式体现出主次之分。
中空椭圆形
5、董事会长方（椭圆）桌形
董事会长方（椭圆）桌形：
特点是两排桌子合并形成一列，铺上桌布 ，下垂长度较随意，也是适合于各种小型会议 。与会者之间距离比较近，可用于召开董事会 、高级经理人会议等。
许多会议室都采用优质的木质桌和豪华的 经理椅，布置成永久性会议室布局。
6、U形（马蹄铁形）
会议筹备工作十要点42
会议筹备工作十要点42会议筹备工作十要点满足于421.明确会议目标：确定会议的主题、目的和预期结果，并与相关团队共享这些信息。
2.确定会议日期和地点：根据与参会人员协商，选择一个合适的日期和地点。
3.制定会议议程：创建一个详细的会议议程，包括会议的起止时间、每个议题的议程和安排。
4.邀请参会人员：根据参会人员列表，发送邀请函或邮件，并确保他们在会议期间的可用性。
5.准备会议材料：整理和准备与会议议题相关的材料，如报告、演示文稿和其他参考资料。
6.安排设备和技术支持：确认会议所需的设备和技术支持，并通知相关人员进行安排。
7.预订餐饮服务：根据会议的时间和参会人员数量，预订适当的餐饮服务，并考虑饮食偏好和特殊要求。
8.安排交通和住宿：对于需要远程出差的参会人员，提供交通和住宿安排，确保他们的到达和离开顺利。
9.确认参会人员的需求：与参会人员联系，了解他们在会议期间可能需要的任何特殊服务或支持。
10.确认会议细节：在会议前，确认所有细节，包括参会人员的到达时间和日程安排、会议场地的预约和技术设备的可用性。
以上是会议筹备工作的十个要点，希望能够帮助您顺利进行会议筹备工作。
会议筹备工作是一个细致而重要的过程，可以确保会议的顺利进行并达到预期效果。
下面将继续介绍与会议筹备相关的内容。
11. 特殊需求的考虑：在邀请参会人员时，要注意他们是否有特殊需求，例如身体上的残疾、饮食习惯的限制等。
为满足参会人员的需求，并为他们提供舒适的参会环境，需要提前准备相关设施和服务。
12. 确定会议预算：会议筹备过程中，需要确定会议的预算，并在此基础上进行合理的支出安排。
这可能涉及到会议场地租金、餐饮服务费、交通和住宿费用、演讲者的酬金等方面。
确保预算的正确估算和灵活运用，以保持会议的经济合理性。
13. 发布会议公告：在确定会议日期和议程后，及时发布会议公告，让所有参会人员了解会议的基本信息，并提醒他们留出时间和做好准备。
公告可以通过电子邮件、企业内部网站等方式发布，确保信息传达到位。
第四章 会议基本流程
八，准备会议材料
1，会议文件 开幕讲话报告、专门发言、议程文书、日程
安排、各部门统计报表、财务报表、公告等。 2，会议证件
会议胸卡或代表证、请柬、出席证、列席证 等各种入场证、工作证、服务证、汽车通行证以 及资料袋、座签等。会议证件的内容有会议名称、 与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重 要证件还贴上本人照片，加盖印章。会议票证制 发的应兼顾会场安全和工作方便两方面。
大型会议的会前检查还包括警卫部署， 票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主 席台服务人员的就位，供电安全、疏散通 道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或 磁带的检查等等。
十二，会议宣传
结合会议要求组织各种形式的宣传工 作，联系并协助新闻单位做好报道，保证 信息的及时发布与交流。
十三 会议各项工作计划
• 温度。 室内温度在20。C，相对温度在40%60%之间最合适。
• 色彩。 色彩要力求和谐一致，留有较大的空间， 以利于人的活动。
• 装饰。 宽大整洁的桌子，简单舒适的座椅（沙 发），墙上可挂几幅风格协调的书画，室内也可 装饰有适当的工艺品、花卉、标志物。
课堂任务：布导人听取大 会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。 其中，现场检查是主要形式。检查的重点 是会议文件材料的准备、会场布置以及安 全保卫工作等等。
2，会场格局
（1）小型会议室
（2）中型会议室
（3）大型会议室
3，座位的安排 （1）身份排座法 （2）职务排座法 （3）自由择座法 （4）策略排座法
4，会场气氛渲染
（1）主席台的装饰
设有主席台的会场，主席台是装饰的
重点。因为主席台是整个会场的中心。一 般应在主席台上方悬挂红色的会标(亦称横 幅)，会标上用美术字标名会议的名称。主 席台背景处(亦称天幕)可悬挂会徽或红旗以 及其它艺术造型等，主席台前或台下可摆 放花卉。
新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
如何做好会议筹备工作
如何做好会议筹备工作如何做好会议筹备工作如何做好会议筹备工作会议是一个动态性的合成词。
从字面含义上讲，“会”的基本意思有聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。
现代意义上的会议，是指有组织、有领导的召集人们商议事情、安排工作的行为过程。
筹备会议，看似简单，其实里面有着非常复杂的程序和一定的工作技巧，笔者根据多年工作的经验，就如何筹备好会议简要总结如下：会议组织工作大致可分为会前、会中和会后三个基本程序。
由于会议的性质、议题、规模等各有不同，会议组织工作的具体环节和内容也有一定的差异。
一、会议前期的筹备工作（一）制定会议预案。
会议召开之前应根据工作需要和领导意图拟订会议计划，对其必要性、重要性、可行性进行论证，对其整个过程制定周密、细致的会议预案，以保证会议的顺利进行。
会议预案中应明确下列内容：一是会议名称。
拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名实不符。
二是会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想。
三是会议时间，即会议的起止日期。
四是参会人员。
这要依据会议的性质和内容来确定参会人员的范围，既不过宽，也不过严。
五是会场安排。
会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。
六是会议的其它活动。
如表彰发奖、现场参观、电子演示、录像、照相（重要会议需要提前联系新闻媒体）等。
（二）准备会议材料。
会议材料的准备是开会之前最重要的工作环节，也是占用时间、精力最多的环节。
一是确定会议议程。
根据会议的内容，合理安排会议进行过程中需要的程序，包括领导讲话、文件传达、表态发言等。
二是会议通知。
会议召开之前都要发出会议通知，要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。
会议通知要写明为何开会、会名、会期、时间与地点，参加人员范围。
如果需要相关单位准备发言材料的，要提前下发预备通知，以便准备。
三是相关文秘材料。
根据会议的内容和领导意图，撰写领导讲话、工作方案、主持词、交流材料等。
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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
会议将讨论研究中消协2010年工作要点；讨论 研究2010年年主题；开展“树立XXXX观，开创消协 新局面”讨论情况交流。
各项会议活动环节可自拟。 如何根据工作需要，设置必要的工作机构？各
工作机构（工作小组）的任务是什么？
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工 四、确定会议对外公布的联络人
设立会务秘书组的小型会议，会务秘书部门负责人一般称 为秘书组长和副组长，下设若干名秘书分管各项会务工作。有 的党政机关、企事业单位中的小型会议，常常由办公室或领导 指定一名秘书负责会务工作，这名秘书的身份、称呼与平时一 样。
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第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工
第四章 会议筹备工作
第一节 成立会务工作机构 第二节 制订会议工作计划 第三节 会议印刷品 第四节 场地与布置 第五节 会场座次安排 第六节 餐饮 第七节 住宿 第八节 交通 第九节 其它活动安排 第十节 会议预先注册 第十一节 全面会前检查
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第四章 会议筹备工作
举办会议的整个过程可以分为四个阶段： 申办阶段、筹备阶段、举行阶段和善后阶段。
通讯地址和收件人 电子邮件 会议网页 电话 传真
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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
根据会议预期达到的目的与目标，拟定详细的会议 工作计划，对会议基本要素予以书面安排。
1确定会议名称。 2会议目的 3确定议题。 4确定与会人员。 5确定时间地点。 6确定会议通知内容，及跟进落实程序与要求。 7会场布置要求。 8会议文件资料种类、内容、要求。
例如： 必须关闭手机；准时；交通／住宿等
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第一节 成立会务工作机构 在会议筹备阶段，组建会议组织机构是 一个重要的内容环节。不同类型的会议需要 的会务工作机构不同。 链接：会议召集人制度
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 这是专门为领导机关日常的工作会议所设置的
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构 (五)三级会务工作机构
这是大型会议所设置的会务工作机构，由三级组成。
例如： 大会筹备(或组织)委员会
大会筹备(或组织)委员会办公室
秘书处 宣传处 外联处 生活服务处 保卫处
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
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练习：
全国消费者协会工作会议将于今年11月在北京 召开，参加会议的有各省、市、自治区工商局分管局 长、消委(协)秘书长、副省级城市、计划单列市消委 (协)秘书长。出席会议的领导有国家工商总局副局长、 中消协会长、中消协秘书长和各位副秘书长。会议将 由中消协会长主持，秘书长作工作报告，国家工商总 局副局长将发表讲话。
“一揽子”会务工作机构
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第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构
这是中型会议所设置的会务工作机构，由二 级组成。
例如：
会议筹备办公室
秘书组、宣传组、保卫组、生活服务组
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
常设工作机构。 如在一些领导机关内部设立的会务处、会务科
和会务组等。Biblioteka 5第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构
这是为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议 工作机构。
例如：XX会议筹委会、XX会议筹备组、XX会议筹 备办公室、XX会议秘书处等。其内部还可分设秘书、 宣传、保卫、后勤、组织、生活服务等分支机构，在 会议领导机关的统一领导下，分头开展工作。
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称(自行阅读)
设立秘书处的大中型会议，其会务秘书部门的负责人，一 般称为秘书长和副秘书长，如会务秘书机构称为会务办公室， 其负责人称为主任和副主任。大会秘书处(或办公室)下设立的 会务、简报、后勤、保卫等处(组)的负责人，分别称为会务处 处(组)长、简报处处(组)长、后勤处处(组)长、保卫处处(组) 长等。
从拿到会议的批件一直到会议开始进行 现场注册，这期间都可以统称为筹备阶段。
筹备阶段是会议四个阶段中最长的阶段。
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链接：会议准备工作的5W1H
5W1H是指会议准备工作需要特别注意的六个方面， 用英文缩写表示为5W1H。
Why：会议的目的 What：讨论的话题． Who：参加者(确认与否／事先准备) When：日期及开始／结束时间 Where：地点及设备 How：规章制度
会务筹备机构常常被分成多个小组，各组分工明确，互相 协调。常见各小组的名称及职责分工如下： 1．会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的 组织、协调工作。 2．秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做 好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 3．接待组：负责生活服务、交通疏导和医疗服务等工作。 4．宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外 宣传报道。 5．财务组：负责会议经费的统筹使用、收费和付账工作。 6．保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
会议结束后，临时的会务工作机构也就随之撤销 了。
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构
这是小型会议所设置的会务工作机构，只有 会议秘书组这一级办事机构，由会议领导指定一 个人牵头负责，并根据会务工作内容配备适当的 人员，共同完成会议筹备工作的有关事宜。
(一)常设的会务工作机构 (二)临时的会务工作机构 (三)一级会务工作机构 (四)二级会务工作机构 (五)三级会务工作机构
一般而言，重要的会议，单位委派一位领导担任 会议的总协调，由会务组负责向主管领导汇报，其他 小组配合会务组负责人的安排，如有异议，可向主管 领导申诉。
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第一节 成立会务工作机构