视频会议系统服务规范

视频会议系统服务规范

部门：信息中心岗位：系统管理员

视频服务内容：

1、全省办公调度视频（行业电视电话）会议保障，全市视频会议或视频培训保障。

2、一楼LED显示屏欢迎标语、影视短片、PPT播放。

3、二楼会议室LED显示屏欢迎标语制作、影视短片播放、高清及VGA线路保障、无线网络通讯保障，会议音响调试。

4、五楼会议室高清及VGA线路保障、无线网络通讯保障。

服务标准规范：

1、接受会议服务指令：

全省办公调度视频会议一般于每月6日前后召开。获取会议信息的渠道包括：一是每月6日前后关注省局网站通知栏目，了解会议具体时间。二是省局信息中心会议联络人电话、短信即时通知。三是行业或省局临时组织的电视电话会议，以省局网站、会议通知或相关职能部门的电话、短信通知为准。

全市烟草系统视频会议、专题视频培训，以市局办公室在内网发布的会议通知为准。会议主办部门应于会前半天将会议需求电子文档发信息中心视频会议系统管理员，方便系统联调。有需要播放视频影像、PPT、分会场发言等特殊需求的，承办部门应提前提供相关资料。

单位（部门）来客需要使用LED电子显示屏制作欢迎标语，主办部门应提前一小时告知标语发布地点，并将标语全称电子文档发信息中心视频会议系统管理员。

2、会前视频系统联调：

视频会议系统管理员接到会议指令后，按照会议通知中明确的时间进行联调，联调工作须在会议正式开始前一小时完成。联调内容包括：音视频通讯、音响、影像播放、PPT演示等。其中：PPT演示由主办部门明确专人负责，并自带笔记本电脑。

LED电子显示屏欢迎标语制作应准确无误，按照申请部门要求的时间播放和关闭。

3、会议期间效果监控：

系统管理员在会议期间必须全程现场监控，确保会议效果。播放影像资料切换时间控制在1分钟之内；PPT演示切换时间控制在1 分钟之内；视频会议过程中，发生临时中断应迅速查明原因并尽快恢复，因主会场（省局）发生通讯中断的，应及时联络，并告知承办部门。

4、会议结束效果评价：

系统管理员应在会议结束后，及时关闭视频、音响、显示等设备，做好会议日记，内容包括：会议名称、召开日期、参加人数、主办部门、联调准备情况、会议效果、会议过程中存在的问题等，并在会议现场由主办部门签字评价。会议日记于会议当日归档。

5、视频会议系统维保：

及时解决设备故障。会议过程中发生会议中断的，应在会后联系设备供应商及时处理，故障解决不得超过24小时。

定期保养会议设备。按照维保合同约定的时间定时对设备进行保养，确保设备正常运行。

设备故障处理与正常维保应做好记录并及时归档。

二〇一二年十一月一日