档案分类与整理教材ppt

归档章样式
填写归档章项目时应
使用符合档案保护要 求的字迹材料
全宗号
年度 室编件号
机构或问题 保管期限 馆编件号
2008
0012
办公室
永久
归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》， 包括：归档文件目录和归 档文件目录封面
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。来文与复文件作为一件时，只对复文进行编 目。
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
2、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
立卷整理——以卷为管理单位
案卷是由互有联系的若干文件组合成的 档案保管单位
立卷就是业务承办部门或人员将办理完 毕的，具有保存价值的文件材料，根据 文件之间固有的联系及形成的规律，组 成案卷的过程
《文书档案案卷格式》 GB/T 9705 –2008
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
制定档案分类方案
综合档案室（按门类分类）
综合档案室
文书 档案
科技 档案
类类类
类
类类
综合档案室（按职能分类2）
高校综综合档合案档室案室
党 群 管 理 类
行 政 管 理 类
学 籍 类
教 学 类
科 研 类
基 本 建 设 类
仪 器 设 备 类
产 品 生 产 类
出 版 物 类
外 事 类
财 会 类
特 种 载 体 类
❖高等学校档案管理办法（教育部27号令）
综合档案室（按职能分类3）
间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供 利用，装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括： 修裱规格较小或破损的文件； 复制字迹模糊或易褪变的文件； 折叠超大的文件； 去除文件上易锈蚀的金属物。
档案分类与整理
档案整理工作
档案整理
按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作。
档案整理方法：
以卷为管理单位 以件为管理单位
档案整理一般程序
从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全 宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷 （或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注等项目。
归档文件的装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案 盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称。 装盒的要求：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
例2：2004年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2005年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2006年：……
例3：2004年：永久、30年、10年 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 ……
会计 档案
业务 档案
特种 载体
党行人计监 业群 务政事划察 务团 类类类信稽 管类
贷核 理 类类 类
信贷 会计 银行卡 档案 档案 档 案
专业 储蓄 房信 国际 会计 会计 会计 会计
凭帐报其 证册表他
综合档案室（按职能分类1）
综合档案室
行党人
基
人特
政群事业本科设会事种
管管教务建研备计档载
理理育类设类类类案体
企业综合档案室
行
党
经
生 产
科 学
设
基
干
政群营 技 产 技 备本会部
管工管 术 品 术 仪建计职
理作理 管 类 研 器设类工
类
类
类
理 类
究 类
类Hale Waihona Puke Baidu
类
类
❖工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。
4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构 或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的要求
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之
文件装订
装订规则
归档文件应按“件”装订，装订时，正 本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原 件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件 在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本， 中文本在前，外文本在后。
装订方法
线装 包角
分类
分类方法：
年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法
分类方案：
1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） 2、年度—保管期限（例3）
例1：2004年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2005年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2006年：……