公司电子文档管理办法

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公司文件电子档管理制度

第一章总则第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。

第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保信息安全；（二）统一管理，分工负责；（三）规范操作，提高效率；（四）保密原则，防止泄露。

第二章文件分类与命名第四条公司电子档文件分为以下类别：（一）公司制度文件；（二）业务文件；（三）合同文件；（四）财务文件；（五）人力资源文件；（六）其他文件。

第五条文件命名应遵循以下规则：（一）文件名应简洁明了，便于识别；（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。

第三章文件存储与备份第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。

第七条文件备份应遵循以下要求：（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。

第四章文件查阅与修改第八条文件查阅应遵循以下要求：（一）查阅人员应具备相应的权限；（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。

第九条文件修改应遵循以下要求：（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。

第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。

第六章责任与奖惩第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。

第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。

公司电子文件管理办法

公司电子文件管理办法
第一条电子文件归档应遵照《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第二条要加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。

各级档案部门应参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作。

第三条各级立档单位要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与落实公司档案事业发展规划结合起来，全面普及应用档案管理软件，加快推进公司档案信息化建设。

第四条具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第五条电子文件应在办理完毕后三个月内向档案部门归档。

1。

公司电子文档管理制度

第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。

第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。

第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。

第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。

第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。

第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。

第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。

电子文件管理办法

电子文件治理方法1.目的为标准公司电子文件治理，促使公司文件掌握有效运行，特制定本方法。

2.适用范围本规定适用于公司在治理体系中所产生的电子文件掌握活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更等。

3.职责3.1企业治理部3.1.1负责编制及修订《公司电子文件治理方法》，是公司电子文件的归口治理部门；3.1.2负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.1.3负责对各部门文控的运行状况进展指导、监视、检查、考核；3.1.4负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。

3.2各部门3.2.1按《公司电子文件治理方法》实施电子文件的治理；3.2.2负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.2.3负责将本部门电子文件共享给企业治理部及相关使用人员，供企业治理部优化流程、标准治理做参考；3.2.4负责将企业治理部供给的相关文件信息准时反响给相关部门/人员，并准时做好跟踪落实工作。

4.主要内容4.1公司企业治理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。

4.2公司文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业安康与安全手册；b)公司其次层次文件：各体系程序文件；c)公司各级程序文件引出的治理文件和表单； d〕《体系文件清单》、《外来受控资料名目》、《记录清单》。

4.3公司各部门文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司各部门编制的与体系有关的各类治理标准等文件〔程序文件引出的文件除外〕；b)《体系文件清单》、《受控资料名目》、《记录汇编》。

4.4体系电子文件的收集4.4.1公司各部门专〔兼〕职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。

4.4.2公司各部门电子文件的格式依据《文件掌握程序》要求编制，具体参照公司《文件掌握程序》执行。

4.4.3对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式应尽量承受通用格式，本方法推举的通用格式为：文字型电子文件承受 DOC 、XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、WPS 、ELS格式；图形电子文件承受 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；图像电子文件承受 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；音频电子文件应承受 WAV 、 MP3 格式；视频和多媒体电子文件承受 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式。

公司的电子文件管理制度(5篇)

公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。

二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。

三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。

电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。

2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。

4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。

5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。

6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。

7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。

8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。

9、系统数据应至少每月备份一次。

10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。

11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。

12、工作人员定期更改密码。

13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。

公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。

二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。

公司电子文档管理制度范文

公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。

第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。

第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。

第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。

2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。

3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。

4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。

5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。

第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。

第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。

第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。

第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。

公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

公司电子文档安全管理制度

第一章总则第一条为加强公司电子文档的安全管理，确保公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改、损坏等风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档，包括但不限于文档、表格、报告、电子邮件、数据库等。

第三条公司电子文档安全管理遵循以下原则：1. 隐私保护原则：保护公司内部敏感信息和客户隐私。

2. 安全可靠原则：确保电子文档的安全性、完整性和可用性。

3. 责任明确原则：明确各部门和个人的安全责任，确保安全管理制度的有效实施。

第二章组织与职责第四条公司设立电子文档安全管理部门，负责电子文档安全管理的组织、协调和监督工作。

第五条各部门负责人为本部门电子文档安全管理的第一责任人，负责组织本部门员工遵守电子文档安全管理制度。

第六条各部门应指定专人负责电子文档的安全管理工作，包括但不限于：1. 制定本部门电子文档安全管理制度；2. 落实电子文档安全防护措施；3. 定期开展电子文档安全培训；4. 处理电子文档安全事件。

第三章电子文档分类与标识第七条根据电子文档的敏感程度，将其分为以下三个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密、商业秘密和客户隐私的电子文档；2. 二级保密：涉及公司内部敏感信息的电子文档；3. 三级保密：一般性电子文档。

第八条各级保密电子文档应明确标识，包括保密等级、保密期限、密级标识等。

第四章电子文档安全防护措施第九条电子文档安全防护措施包括但不限于以下内容：1. 访问控制：根据用户职责和权限，设置合理的访问控制策略，确保电子文档的访问安全。

2. 数据加密：对敏感电子文档进行加密处理，防止信息泄露。

3. 权限管理：定期审查用户权限，确保权限与职责相匹配。

4. 物理安全：对存储电子文档的设备进行物理保护，防止设备丢失或损坏。

5. 安全审计：定期对电子文档进行安全审计，及时发现并处理安全风险。

6. 数据备份：定期对电子文档进行备份，确保数据不丢失。

第五章电子文档安全培训与宣传第十条公司应定期组织电子文档安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。

电子文档管理办法

电子文档管理办法
目的:随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。

1. 适用范围:适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动
化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。

2. 职责
(1)综合管理部负责公司服务器、各部门计算机、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。

(2)各部门负责本部门内的电子文档管理。

3. 工作程序
(1)各部门在公司服务器上共享文件的管理。

部门在公司服务器上共享文件的存放地址为:“//netserver/部门名称/文件夹名称” (2) 电子文档的更改文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件。

(3) 电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、部门计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。

在公司服务器上的电子文档防护工作由综合管理部负责;部门计算机上的电子文档防护工作由该部
门计算机用户负责，计算机出现故障应及时向综合管理部反馈。

(6)电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。

特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并做好电子文件档的移交工作。

(7)电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过
期、无效文件删除。

综合管理部
2009年7月23日。

公司电子文档管理制度

公司电子文档管理制度一、目的为了规范公司内部的文档管理行为，提高工作效率、保障信息安全，特制定此电子文档管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有部门和岗位。

三、定义1. 电子文档：指利用电子设备或软件生成、处理、传输、存储的各类文件、资料，包括但不限于文字、表格、图片、音视频等。

2. 文档管理：指对电子文档进行分类、整理、存储、检索、发布和销毁的一系列管理活动。

3. 文档管理系统：指为了对电子文档进行有效管理而采用的软件或平台。

四、管理原则1. 规范、便捷、安全、可追溯。

2. 信息共享、知识积累、保密安全。

五、文档管理流程1. 文档生成：所有电子文档必须以规定的格式、命名规范进行生成，确保文档内容清晰明了，便于后续管理和利用。

2. 文档归档：根据文档的内容和用途，将文档归档至相应的文件夹或数据库中，以便日后检索和使用。

3. 文档审批：对于需要经过审核或者审批的文档，必须按照规定的审批流程进行审批，确保文档的合法性和准确性。

4. 文档存储：所有电子文档必须存储在公司指定的文档管理系统中，不得存储在个人或非公司设备上。

5. 文档检索：员工在需要使用文档时，应通过文档管理系统进行检索，确保文档的准确性、及时性和完整性。

6. 文档发布：对于需要发布的文档，必须按照规定的权限和程序进行发布，确保信息的有效传达和控制。

7. 文档销毁：对于已经过期或者不再需要的文档，必须按照规定的程序进行销毁，确保信息的安全性和保密性。

六、文档管理系统公司将建设专门的文档管理系统，包括但不限于文档库、审批流程、权限控制、版本管理、在线预览等功能，以便员工对电子文档进行有效管理和利用。

七、员工责任1. 每位员工都有义务按照公司规定的文档管理制度进行操作，保证文档的完整性和安全性。

2. 不得私自删除、篡改或泄露公司的电子文档，发现问题应及时上报。

3. 对于有权限访问的文档，必须按照规定的权限进行使用和发布，不得超越权限进行操作。

公司电子化文档管理制度

第一章总则第一条为规范公司电子化文档的管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电子化文档的创建、存储、使用、共享、归档和销毁等环节。

第三条公司电子化文档管理应遵循以下原则：1. 安全可靠：确保电子化文档的安全性，防止信息泄露、篡改和丢失。

2. 规范统一：统一电子化文档的命名、分类、格式和版本管理。

3. 效率优先：提高文档处理速度，缩短信息传递时间。

4. 便于检索：确保电子化文档易于检索，方便员工查阅和使用。

第二章文档分类与命名第四条公司电子化文档分为以下类别：1. 公司规章制度类；2. 项目资料类；3. 财务报表类；4. 市场营销类；5. 人力资源类；6. 其他类。

第五条电子化文档命名应遵循以下规范：1. 按类别命名：在文档名称前加上类别名称；2. 使用中文名称：文档名称应使用中文名称，避免使用缩写或代号；3. 包含关键词：文档名称应包含能反映文档内容的关键词；4. 使用“-”连接：不同词语之间使用短横线“-”连接。

第三章文档存储与备份第六条公司电子化文档存储应采用以下方式：1. 内部文件服务器：用于存储公司内部重要文档；2. 云存储服务：用于存储公司共享文档；3. 移动存储设备：用于存储个人工作文档。

第七条文档备份应遵循以下要求：1. 定期备份：根据文档重要性和使用频率，确定备份周期；2. 多重备份：在同一备份介质上，至少备份两份；3. 备份存储：备份介质应存储在安全的地方，防止丢失或损坏。

第四章文档使用与共享第八条公司员工应遵循以下规定使用电子化文档：1. 严格保密：未经授权，不得泄露公司内部信息；2. 合理使用：仅限于工作需要，不得滥用；3. 及时更新：对过时或错误的文档，应及时更新或删除。

第九条文档共享应遵循以下原则：1. 严格控制：仅对授权人员共享；2. 明确用途：共享文档应明确用途，避免滥用；3. 及时反馈：共享文档后，应及时跟踪使用情况，确保信息安全。

公司电子文档安全管理制度范本

第一章总则第一条为加强公司电子文档的安全管理，确保电子文档的保密性、完整性和可用性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的生成、存储、传输、使用、备份和销毁等各个环节。

第三条公司电子文档安全管理遵循以下原则：1. 预防为主，防治结合；2. 系统管理，分级负责；3. 严格审批，规范操作；4. 责任明确，奖惩分明。

第二章电子文档的分类与标识第四条公司电子文档分为以下类别：1. 公开文档：公开于公司内部或外部，不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文档；2. 内部文档：仅限于公司内部使用，涉及公司内部管理、业务和技术秘密的文档；3. 密级文档：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文档，分为绝密、机密、秘密三个等级。

第五条电子文档应进行标识，标识内容包括文档类别、密级、生成日期、修改日期等。

第三章电子文档的生成与存储第六条电子文档的生成应遵循以下要求：1. 严格按照业务流程和规范操作，确保文档内容的真实性和准确性；2. 文档生成时应选择合适的格式，便于存储、传输和使用；3. 文档生成后，应进行审核、审批，确保文档符合相关规定。

第七条电子文档的存储应遵循以下要求：1. 选择具有安全性能的存储设备，如硬盘、光盘等；2. 按照文档类别和密级，将电子文档分别存储在不同的存储设备或存储区域；3. 定期对存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行。

第四章电子文档的传输与使用第八条电子文档的传输应遵循以下要求：1. 传输过程中，应采用加密技术，确保传输过程的安全性；2. 传输对象应经过严格审批，确保文档内容的安全性；3. 传输完成后，应及时删除传输过程中的临时文件。

第九条电子文档的使用应遵循以下要求：1. 严格按照权限范围使用电子文档，不得越权使用；2. 使用过程中，应采取有效措施，防止文档泄露、篡改和丢失；3. 使用完毕后，应及时关闭文档，释放资源。

第五章电子文档的备份与销毁第十条公司应建立电子文档备份制度，定期对电子文档进行备份，确保文档的完整性和可用性。

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法一、总则(一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

(二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

(三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

(四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。

二、电子文件管理体系(一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

(二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）。

有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

(三)一般电子文件的分类：1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据。

三、电子文件的收集与保存(一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。

在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。

如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

(二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

(三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

(四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。

归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。

外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。

内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

(完整word版)公司电子文档管理规定

电子文档管理办法1 目的对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。

2 范围本办法适用于公司所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。

3定义3.1文件、文档：信息及其承载媒体。

管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。

管理体系文件是管理体系运行的依据。

3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。

3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。

3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。

3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。

3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。

4 程序4.1文档的建立各部门按要求建立相关文件。

4.2文档的管理4.4.1按职责分工负责收集与公司有关的电子文件，电子文件的收集范围和分类按《文件管理程序》有关规定执行。

4.4.2 收集积累要求①保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。

②在“无纸化”计算机办公产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。

③计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.5 收集、积累方法4.51收集和积累为做归档准备。

在每次归档前提前通知各部门文档员收集待归档的电子文档，并存放于服务器所在部门文件夹中的“待归档”文件夹，由各部门主管审核。

4.5.2 各部门一份文件登记表，重要电子文件每份均需在“电子文档登记表”中登记。

4.5.3 电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存，并附有纸张打印件。

公司电子文件管理暂行办法

公司电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范公司电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用、安全，促进信息资源开发利用，推动信息化建设健康发展，根据《中华人民共和国档案法》及《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅〔2009〕39号）、《电子文件归档与管理规范》GB/Tl88942002等有关法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指公司在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

（二）全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

（三）便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

（四）安全保密。

按照国家有关法律法规和公司保密规章制度的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

第四条移交与接收的电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子文件的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

第二章电子文件管理体制、机构及职责第五条公司各部门兼职档案员负责电子文件日常处理；公司档案部门负责归档电子文件管理；公司网络中心负责为电子文件管理提供信息化支持；公司保密委员会负责涉密电子文件的保密监督管理。

第六条公司对电子文件进行统筹规划、统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中到档案部门进行管理。

（一）公司各部门分管档案工作的领导应在原有档案管理工作的基础上，重视电子文件的管理和归档工作，各归档部门要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累和移交工作。

（二）电子文件的形成、处理、收集、整理、移交等工作，由电子文件形成单位负责，将电子文件移交到档案部门前的工作纳人电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

公司电子文档安全管理制度

一、总则为加强公司电子文档的安全管理，保障公司电子文档的保密性、完整性和可用性，预防电子文档的泄露、篡改和损坏，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于公司内部文件、电子邮件、电子表格、电子报表、电子书籍、图片、音视频等。

三、管理职责1. 公司信息安全管理委员会负责制定公司电子文档安全管理制度，监督、检查和指导各部门执行电子文档安全管理。

2. 各部门负责人对本部门电子文档的安全管理负总责，负责组织本部门员工学习、执行电子文档安全管理制度。

3. 各部门信息管理员负责本部门电子文档的日常安全管理，包括文档的创建、存储、传输、备份和销毁等工作。

四、电子文档安全要求1. 保密性：公司电子文档应根据文档的保密等级进行分类管理，严格按照保密规定进行访问控制，防止未授权访问。

2. 完整性：电子文档在存储、传输和使用过程中，应确保其内容的完整性和准确性，防止被篡改。

3. 可用性：电子文档应保证在需要时能够及时、准确地被访问和使用。

4. 可追溯性：电子文档的创建、修改、访问等操作应有详细记录，便于追溯。

五、电子文档安全管理措施1. 电子文档分类管理：根据电子文档的保密等级，分为绝密、机密、秘密、内部资料等类别，实行分级管理。

2. 访问控制：根据电子文档的保密等级和员工岗位，设置合理的访问权限，确保只有授权人员才能访问相应级别的电子文档。

3. 加密传输：传输电子文档时，应采用加密技术，确保传输过程中的安全。

4. 数据备份：定期对电子文档进行备份，确保在发生数据丢失、损坏等情况时，能够及时恢复。

5. 病毒防护：加强对电子文档存储设备的病毒防护，定期进行病毒查杀，防止病毒感染导致数据丢失或损坏。

6. 操作记录：对电子文档的创建、修改、访问等操作进行详细记录，确保可追溯性。

7. 培训与宣传：定期对员工进行电子文档安全管理培训，提高员工的安全意识。

六、奖惩措施1. 对严格执行电子文档安全管理制度，有效预防电子文档泄露、篡改和损坏的部门和个人，给予表彰和奖励。

企业电子文档管理办法

企业电子文档管理办法电子文档管理办法1 总则1.1 为了规范公司电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系，保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。

1.2 本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。

1.3 公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.1 电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

2.3 归档电子文件：是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

2.4 电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

2.5 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

2.6 电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

2.7 电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8 电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

公司电子文件怎么管理制度

公司电子文件怎么管理制度我们需要明确电子文件管理的目标。

这包括确保信息的准确性、完整性和及时性，同时也要保证信息的合法获取、存储和使用。

为此，企业应建立一套完整的电子文件管理流程，从文件的创建、传输、存储到销毁的每一个环节都要有严格的规定。

我们将具体阐述这一制度的几个关键组成部分：1. 文件分类与命名规则企业应根据业务需求，将电子文件进行合理分类，并为每一类文件设定统一的命名规则。

这样不仅便于员工快速识别和检索文件，也有助于维护文件系统的整洁和有序。

2. 权限设置与访问控制为了保护电子文件的安全，企业应为不同级别的文件设定相应的访问权限。

只有授权的员工才能访问或修改特定级别的文件。

对于敏感信息，应实行更为严格的权限管理和访问控制。

3. 存储与备份策略电子文件的存储应遵循“分散风险”的原则，采用物理和网络隔离的方式存放重要文件。

同时，企业应定期对电子文件进行备份，并将备份数据存放在不同的地理位置，以防万一发生灾难性事件。

4. 文件的传递与共享在保证安全的前提下，企业应鼓励内部文件的有效传递与共享。

可以通过建立内部通讯平台或者使用安全的云服务来实现文件的快速流通和协作。

5. 审计跟踪与日志记录为了追踪文件的使用情况并及时发现潜在的安全问题，企业应启用审计跟踪功能，记录所有对电子文件的操作行为。

这不仅能提高员工的责任感，也为事后审计提供了依据。

6. 培训与意识提升企业应定期对员工进行电子文件管理的培训，提升他们的信息安全意识。

让员工了解相关法规和企业政策，明确自己在电子文件管理中的责任和义务。

7. 应急响应与事故处理企业应制定电子文件管理的应急预案，一旦发生数据泄露或其他安全事故，能够迅速响应并采取有效措施以减轻损失。

通过上述措施的实施，企业可以构建起一个全面、高效、安全的电子文件管理体系。

这不仅有助于提升企业的管理水平，也是对企业资产和员工劳动成果的一种保护。