(完整版)公司档案管理制度及公司文件合同管理规定
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公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定
第一部分公司档案管理制度
一、目的
为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,杜绝资料流失,同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议,会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。
2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。
三、归档制度
1、凡属归档范围的文件资料,均由公司集团办公室集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
2、归档的文件资料,原则上必须是原件,各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的,集团办公室保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅。
3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。
4、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交集团
办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。
四、档案保管制度
1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、集团办公室设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
6、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责
1、集团办公室设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作:负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
六、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度,即:每月30日和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4、实施细则:各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总经办王如,其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档期,需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。
七、档案查阅和借阅要求
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第二部分公司文件管理制度
一.定义
公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。
二.发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等,均属发文范围。
公司的公文主要分为以下类:
(一)管理制度
适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
(二)工作通知
适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项。
(三)人事通知
适用于公布公司体制机构变动,干部任免,人员录用、晋升、调动、降职等事项。
(四)会议纪要
适用于全公司性会议进行的记录的文件。凡各业务部门,如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部门名义用《工作简讯》
发会议纪要。
(五)对外发函
适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
(六)决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
(七)通报
表彰先进,批评错误,传达重要信息。
(八)其它
其它有关公司的重大事项
三.发文程序
公司行政文件由集团办公室或总经办起草,主管副总审核,总经理或董事长审批签发;
公司各部门的文件由各部门负责起草,主管副总审批,签发。
对全公司影响较大,涉及两个以上部门分管范围文件,须由总经理审批签发。
文件审批签发后,由起草部门再次校对、打印、盖章、下发、流转。四.文件控制程序
(一)文号管理
公司所有发文,一定要由集团办公室统一编号,各部门在起草文件时,先向集团办公室索要文号,并统一排版。统一编号格式为冀华裕字〔2014〕1号、冀华裕字〔2014〕2号……按顺序编号。
(二)文件处理
遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行。
1. 公司所有发文,发文部门应有存档,经批准领导签字文件原稿连同电子版由集团办公室分别分类归档,保存备查。集团办公室对公司发文存档后,将电子版分类编入公司文件汇编,并转发给各部门传阅。凡传阅原件的部门或个人需按照《档案查阅和借阅要求》进行传阅手续登记,集团办公室做好传阅台账。
2. 属于保密的文件,起草部门确定报送范围。保密文件由起草文件部门专人印制、报送,保密文件由起草部门收回归档,集团办公室对保密文件电子版亦不编入公司文件汇编。
第三部分公司文件格式规范标准
一. 眉首
(一)发文标识
由公司全称“华裕农业科技有限公司”后面加“文件”组成。37号宋体字,加粗,居中,用红色标识。
(二)发文字号
由公司简称字、年份和序号组成,字体三号仿宋。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,2004不能写成04),用六角中括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。例:冀华裕字〔2013〕1号代表公司文件。
注意:用直角中括号“冀华裕字[2004]10号”,用小括号“冀华裕××(2004)