三级体系文件编写工作要求 -
三级文件编写规定
受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。
2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。
4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
质量体系三级文件撰写指南
×。
中
（空一行，下同）
2 引用文件(如没有就不写)
××××（文件号） ×××××××××××（文件名称）
××××（文件号） ×××××××××××（文件名称）
3 定义(如没有就不写) ××××：×××××××××××。 ××××：×××××××××××。
4 职责 4.1×××××××××××××××。 4.2×××××××××××××××。
×××。
附录 A 记录和表格
××××××××××××（表格代号） ××××××××××××（表格代号）
××××××××（表格名称） ××××××××（表格名称）
结束符，2 磅、5 厘米，正文结束后空三行处
附加说明： ×××××××××××××××××××。 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××
部门第三层次文件的撰写指南
部门的第三层次文件可被视为是一种特殊的程序文件，它是依据本所程序文件（第 二层）的要求对应在本部门的具体实施。 1、 第三层次文件类别 a 管理类第三层次文件
包括本部门的管理制度、工作程序或工作流程，如工作细则、岗位规范等。 a 技术类第三层次文件
包括在部门范围内通用的操作说明书，工艺文件、技术规范等。 2、第三层次文件编制原则 a 协调性：作为体系文件要协调好各级文件之间的关系，第三层次文件的编写要以所
4、第三层次文件的编号 请参照所质字【2008】04 号文执行。 5、第三层次文件格式按照本次会议发放的部门第三层次文件编写格式执行。
表一：各部门必须编制的第三层次文件清单
序号 文件编号
文件名称
依据的程序文件
*1 ×—××—001 本部门文件管理程序
a Q/KDZ 4-01-2008《文件管理程序》 a Q/KDZ 4-02-2008《质量管理体系
体系文件编写规则
4.3.1若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：
本文件等同采用***×××文件（版号）
本文件等效采用***×××文件（版号）
本文件参照***×××文件（版号）制定
注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”；不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照”。
注2：***为文件编码；×××文件名称。
4.3.2等同和等效采用外部文件的文件编码如下：
本公司文件编码规＋外部文件文件编码或其他简便方式
如HTR&D2.321－YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。
4.4质量记录编码说明
质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101,由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.101－01直至HTR&D3.101－99。又如：
HTPD1.711，若有派生的质量记录，则是HTPD3.711－01。
质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。
5、版本号
换版印发次数，如V1.0、V3.3、V6.5、V8.0标注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1开始，一直往上升；小数点后的数码表示修订状态，修订状态采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。
⑤HT－公司名称识别码。
⑥◇－特许简码。
⑦××－在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、02……16等。
4、应用指南
4.1职能代码（如附表）
4.2特许简码的应用
三级文件编写说明
一.需要编写的三级文件清单
序号
文件名称
文件编号
参照文件/编写内容
编制部门
备注
1.
投标管理作业指导书
P 2.1 W-1
例文
销售/技术/财务
2.
特殊特性控制作业指导书
P 3.1 W-1
例文
技术
3.
每一道工序的操作作业指导书
P 3.1 W-3、4、5…
自编
技术
4.
产品试制作业指导书
P 3.1 W-2
自编
生产
10.
工序能力验证工作指导书
P 4.1.1 W-4
例文
质量/技术
11.
产品返工、检验作业指导书
P 4.4 W-1
例文
质量/技术
12.
偏倚作业指导书
P 4.8.1 W-1
例文
质量
13.
线性作业指导书
P 4.8.1 W-2
例文
质量
14.
稳定性作业指导书
P 4.8.1 W-3
例文
质量
15.
重复性再现性业指导书
烽火波纹管
题目:
发放编号：
共页第页
编号:
版本B/0
2.正文
1.目的
2.范围
3.职责
4.定义
5.程序
6.相关文件
7.质量记录
8.作业流程
3.页脚
所有人:
职务:
批准:
职务:部门部长
批准：
职务:管理者代表日期：
例文
人事
27.
关键数据作业指导书
P 14.2 W-1
例文
人事
28.
三级文件编写说明-iso／ts16949-2002质量体系文件结构
❖ 1.7各部门推进委员/责任者将初稿交品证科复审， 品证科将复审意见反馈给各部门推进委员/责任者后， 由各部门推进委员/责任者组织部门人员或相关人员 再次完善定稿。
三级文件编写要领
1.8由其部门最高管理者进行定稿审核承认后，交品证 科受控发放。
三级文件编写说明-iso／ts16949-2002 质量体系文件结构
ISO/TS16949：2002质量体系文件结构
国际标准ISO9000 规定国际质量体系要求
ISO/TS 16949要求 零件和过程批准程序
国际汽车质量体系要求
顾客特定要求
顾客相关质量体系要求
第二层次:确 定谁、做什 么、何时做
质量手冊 程序文件 指导书等 质量记录
( 4.2.4 )
* 培训教育
( 6.2.2.2 )
* 内部审核
( 8.2.2 )
* 不合格品的控制 ( 8.3 )
* 纠正措施
( 8.5.2 )
* 预防措施
( 8.5.3 )
三级文件编写要领
各部门推进委员/责任者注意： ❖ 1.1熟悉与本部门有关的一级、二级文件章节和内
容。 ❖ 1.2了解本部门的主要过程和相关过程，以及本部
第一层次: 确定 途径和职责
第三层次 回答如何做
顾客支持的相关文件 Advanced
Quality planning Control plan
Tools and Techniques
二级文件（程序文件）基本要求
ISO/TS16949：2002 所必需的7个基本程序：
* 文件控制
( 4.2.3 )
体系文件编写规范(含表格)
体系文件编写规范（ISO9001：2015）1目的本规范规定了体系文件编写的一般要求，以保证管理体系文件编写的规范性及统一性。
2适用范围本规范适用于体系文件的编制。
3定义与术语体系文件：在本规范中特指手册、程序、企业标准/制度、表格和模板等文件。
4职责5工作内容5.1文件制订的基本原则1)符合性：应符合标准和有关规定的要求。
2)可操作性：应符合本公司的实际情况。
具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好。
3)协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。
针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。
4)准确性：文件描述应职责分明，语气肯定（避免使用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）。
5.2文件制定要求5.2.1第一页：封面，主要包括：1)公司最新版 LOGO；2)文件信息，包括文件类别、名称、编号、版次等；3)文件编制、审核及审批人员；4)文件发布及实施生效日期。
5.2.2第二页：文件修订记录及发布范围。
5.2.3第三页：文件目录。
5.2.4其他各页：正文及附件，正文内容一般包括：1)目的2)适用范围；3)职责；4)定义（需要时）；5)工作程序或内容；6)相关文件；7)表格使用指引；8)附件/附录（需要时）。
5.2.5页眉，包括以下内容：1)文件名称；2)文件编号；3)版次；4)页码。
注：封面页眉包括公司最新版 LOGO，不包括页码。
5.2.6公司名称及文件类别。
5.3正文内容制订说明5.3.1目的说明程序所控制的活动及控制目的。
5.3.2适用范围范围用于明确该文件所适用的有关部门、人员、活动或产品。
如：本程序适用于……。
5.3.3职责规定负责实施该制度或与之相关的部门及岗位及其责任和权限。
5.3.4定义与术语给出文件中相关术语的定义。
5.3.5工作程序或工作规范通常，工作程序或内容一章包含但不限于以下内容：1)流程图；2)流程说明A.按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节；B.规定应做的事情（What）；C.明确每一活动的实施者（Who）；D.规定活动的时间（When）；。
体系文件编写工作指引
工作指引1目的为了确保各部门编写的体系类文件内容的可行性、实用性、可操作性，及格式的规范性、一致性，特制订本程序。
2适用范围本程序适用于本公司各部门产生的体系文件。
3职责3.1 各部门：3.1.1 负责按照本文件的要求拟制、审核、审批文件。
3.1.2 负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。
3.1.3 保证三级文件和四级记录表格的有效性、操作性和完整性。
3.2 体系工程师：3.2.1 负责制定、施行《体系文件编写工作指引》，解释工作指引内容，指导工作指引的应用；3.2.2 负责文件格式的规定；3.2.3 有效管理体系一、二级文件，监督、检查三级文件和四级记录表格的适宜性和有效性。
4名词解释程序文件：是管理手册的支撑性文件，用来规定为完成某项活动的途径。
工作指引：是以一项相对具体的业务为管理对象，以对业务过程进行管理和控制，以达到期望结果为目的的管理文件。
具体包括工作本身的过程、信息与管理控制过程。
通常包括：工作活动的目的和范围；做什么和谁来做；何时、何地和如何做；应使用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。
工作指引是对程序文件的进一步分解、细化。
5工作内容5.1 体系类文件的编写、审核、审批权限要求如下：5.2 体系文件的编写格式5.2.1 程序文件的书写模板见附录A 5.2.2 工作指引的书写模板见附录B5.2.3 其它三级文件的书写模板见《技术文件管理工作指引》及《工艺技术文件管理工作指引》。
5.3 编写内容要求5.3.1 编制的程序文件和工作指引应与公司管理手册及其它体系文件内容上协调一致。
次级体系文件应服从上一级体系文件，不得与上一级文件相抵触，同级体系文件之间不冲突。
5.3.2涉及到其它部门的工作流程，文件编写人应组织有关部门对文件的内容进行讨论，对工作流程达成一致意见。
5.3.3 文字描述要求：5.3.3.1用语要求规范，措辞准确，不使用可能引起误解的语言。
环境安全三级文件体系作业指导书
环境安全三级文件体系作业指导书一、引言环境安全是现代社会发展的重要议题之一，对于保护人类生存环境和促进可持续发展具有重要意义。
为了规范环境安全管理工作，确保环境安全的有效实施，制定环境安全三级文件体系作业指导书是必要的。
本指导书旨在提供一个详细的指导框架，匡助相关人员理解和执行环境安全三级文件体系。
二、背景环境安全三级文件体系是指将环境安全管理工作分为三个层次：政策文件、规程文件和操作文件。
这三个层次相互关联，构成一个完整的环境安全管理体系。
政策文件用于制定环境安全的整体方向和目标；规程文件用于明确环境安全管理的具体要求和程序；操作文件则是具体操作指南，用于指导环境安全工作的实施。
三、环境安全三级文件体系作业指导书的编写1. 政策文件政策文件是环境安全管理的基础，用于制定环境安全的整体方向和目标。
编写政策文件时，应考虑以下要点：- 明确环境安全的重要性和目标，包括保护环境、预防污染、节约资源等；- 确定环境安全管理的原则和指导思想，如可持续发展、综合管理等；- 制定环境安全的具体目标和指标，如减少污染物排放、提高资源利用率等；- 确定环境安全管理的责任和权限，明确各级管理人员的职责和义务；- 制定环境安全的监测和评估要求，确保环境安全工作的有效实施。
2. 规程文件规程文件是环境安全管理的具体要求和程序，用于明确环境安全管理的操作流程和标准。
编写规程文件时，应考虑以下要点：- 制定环境安全管理的基本原则和操作指南，包括环境风险评估、环境影响评价等；- 明确环境安全管理的组织结构和职责分工，确保各级管理人员的责任和义务；- 制定环境安全管理的工作程序和流程，包括环境监测、事故应急等；- 确定环境安全管理的记录和报告要求，确保环境安全工作的可追溯性和透明度；- 制定环境安全管理的培训和教育要求，提高员工的环境安全意识和能力。
3. 操作文件操作文件是具体操作指南，用于指导环境安全工作的实施。
编写操作文件时，应考虑以下要点：- 明确环境安全工作的具体要求和标准，如废物处理、污水处理等；- 制定环境安全工作的操作流程和步骤，确保工作的有序进行；- 确定环境安全工作的监测和检查要求，确保工作的质量和效果；- 制定环境安全工作的记录和报告要求，确保工作的可追溯性和透明度；- 提供相关的操作指南和技术规范，匡助员工正确执行环境安全工作。
质量管理体系三级文件的编写培训课件
三级文件格式-----文件编号格式
实例
文件编写注意事项
编写文件的五忌
忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。 忌过于弹性化，失去可操作性。 忌理想主义化，导致无法实施。 忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 忌咬文嚼字，理解困难。
文件编写中常见的问题
➢ 长篇论述管理的必要性和管理对象的背景， 特别是作业文件中描述。 ➢ 原文转发或机械转发上级公司的文件。 ➢ 文件原则性太强，不具备操作性。 ➢ 将组织管理作为职责描述。 ➢ 在职责中描述具体工作内容。 ➢ 缺少对检查方法和记录的要求。
件
作 用
有利于对公司职员开展培训，提高职员素质
注：三级文件是对怎样工作或作业的科学描述。对工作细节的 正确描述，保证现场工作环节准确无误地进行，使现场处于受 控状态。即工作人员在现场工作过程中，如果确实按照工作文 件的要求去操作，就可以避免出现差错。
质量管理体系三级文件类型及作用
讨论
我们在日常的工作中会接触到哪些三级文件？
质量手册
件
程序文件
针对各职能部门，质量手册的支持性 文件
作业指导书、检验规定、技术 图纸、技术规定、管理规定/制 度、外来文件等
表格记录
质量管理体系的基础 文件
为质量管理活动提供客观证 据
质量管理体系三级文件类型及作用
管理规范
管理性文件
管理规定/制 度
三
岗位作职业责指导书（
级
检验SO指P导）书（SIP）：各工序检验规定、来料检验规定
2、适宜性原则
6、符合性
3、指导性原则
5、可读性
4、可操作性原则
三级文件格式-----技术型三级文件
1、目的
7、相关的文件与记录
三级等保,安全管理制度,信息安全管理体系文件编写规范
*主办部门：系统运维部执笔人：审核人：XXXXX信息安全管理体系文件编写规范XXX-XXX-XX-030012014年3月17日[本文件中出现的任何文字叙述、文档格式、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别注明，版权均属XXXXX所有，受到有关产权及版权法保护。
任何个人、机构未经XXXXX的书面授权许可，不得以任何方式复制或引用本文件的任何片断。
]文件版本信息文件版本信息说明记录本文件提交时当前有效的版本控制信息，当前版本文件有效期将在新版本文档生效时自动结束。
文件版本小于时，表示该版本文件为草案，仅可作为参照资料之目的。
阅送范围内部发送部门：综合部、系统运维部、技术开发部。
目录第一章总则.................................................................. 错误!未定义书签。
第二章细则.................................................................. 错误!未定义书签。
第三章体系文件的格式 ............................................... 错误!未定义书签。
第四章附则.................................................................. 错误!未定义书签。
附件................................................................................. 错误!未定义书签。
第一章总则第一条为规范XXXXX信息安全管理体系文件的编写和标识，确保上清所信息安全管理体系文件在文件格式和内容形式上的一致性。
根据《金融行业信息系统信息安全等级保护实施指引》（JR/T 0071—2012），结合XXXXX实际，制定本规范。
ISO质量管理体系工厂三级文件
受控状态：分发号：作业支持性文件（合订本）GX/QM—A—2018(依据GB/T19001—2008 idt ISO9001：2015编制)编制:文件编制组审核:批准:2018－03－22发布 2018－03－22实施文件目录任命书为确保ISO9001:2008标准在我公司的贯彻，质量管理体系的有效运行，并持续不断改进。
经公司领导层研究，对公司的相关部门人员任命如下：任行政人事部经理任品管部经理任研发部经理任制造部经理任销售部经理任物料部经理总经理： XXX2018年03月22日一、总经理1. 能认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守法律、法令；2. 具有强烈的质量安全意识；3. 能为质量安全管理提供必需的资金、设备和技术；4. 在行业中具有5年以上的工作经验；5. 具有大专以上文化程度；6. 身体健康。
二、副总经理1. 能认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守法律、法令；2. 具有强烈的质量安全意识和相应的专业管理能力；3. 在行业中具有两年以上的工作经验；4. 具有中专以上文化程度；5. 身体健康。
三、管理者代表1. 能认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守法律、法令；2. 具有强烈的质量安全意识；3. 能够独挡一面，具有处理突发事件的工作能力；4.本组织中层或中层以上级别的管理人员；5. 具有高中以上文化程度；6. 身体健康。
四、行政人事部主管1.能认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守法律、法令；2.具有一定的文字功底，熟悉各种文体格式；3.具有一定的协调能力质量安全管理的相关知识；4.具有高中以上文化程度；5.身体健康。
五、物料部主管1. 能认真贯彻党和国家的方针、政策，遵守法律、法令；2. 熟悉采购过程；3. 具有现代企业管理意识质量安全意识；4. 在行业中具有两年以上的工作经验；5. 具有高中以上文化程度；6. 身体健康。
六、物料部采购员1、熟悉采购过程；2、具有现代采购管理意识质量安全意识；3、在行业中具有两年以上的工作经验；4、独立完成本职工作，具有高中以上文化程度；5、身体健康。
三体系文件的编码和格式要求
编制: 齐建伟审核: 张彩平发放范围: 所有部门更改记录：1 目的1.1 规定了公司质量、环境、职业健康安全三体系文件的编码规则、格式要求，确保其规范性和协调性。
2 适用范围2.1 适用于公司质量、环境、职业健康安全三体系有关文件的编制。
3 术语或说明3.1 质量、环境、职业健康安全三体系涉及的文件包括：管理手册、程序文件、部门三级文件、记录表格。
4 职责4.1 质量管理部负责规定三体系文件的编码规则和格式要求，编制不同文件格式样本。
4.2 各部门按本规定的文件编码规则和格式要求编制三体系相关的文件。
5 工作程序5.1 文件的编码规则5.1.15.1.25.1.35.1.45.1.5 主要部门拼音缩写代码：5.2 三体系文件的格式要求5.2.1 管理手册的格式要求5.2.1.1 结构要求：由封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录1。
5.2.1.2 字体要求：各层次大标题按“二号”，加粗“揩体_GB2312”书写；内容条款按“小四号”，“楷体_GB2312”书写，字母或数字按“小四号”，“Arial”书写；页眉内文件名称按“小三号”，“楷体_GB2312”书写，字数较多时可适当缩小字号，“编号”、“版次”、“日期”、“页码”按“五号”，“楷体_GB2312”书写，其它字母或数字按“五号”，“Arial”书写。
5.2.1.3 段落要求：内容部分“单倍行距”，“增加段前间距”（即段前0.5行），章节号编写采用自动步进式数字编排，具体样式见附录1。
5.2.1.4 页面布局要求（cm）：页边距（上2下1.7左1.8右1.8），装订线0，页眉1.5，页脚1.5。
5.2.2 程序文件的格式要求5.2.2.1 结构要求：由总封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，其中内容部分的结构包括：1目的、2适用范围、3术语或说明、4职责、5工作程序、6相关文件、7相关记录及保存时限，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录2。
三级体系文件编写工作要求
3 体系文件的编写要求
⑤记录人员：记录填写人、会签人、审批人等； ⑥记录时间：按活动时间填写，一般应写清年、月、日； ⑦记录单位名称； ⑧保存期限和保存部门。
2 体系管理的意义 三、具有直接或间接经济效益、社会效益： 1、质量管理体系：稳定服务质量，减少客户投诉， 提高企业信誉，直接有利于拓展市场。 2、环境管理体系：节约能源资源，降低企业成本； 持续达到排放、减少排污费用，提高市场竞争力，为保 护环境作贡献。 3、职业健康安全管理体系：减少工伤事故，杜绝职 业病危害，改善劳动条件，减少企业损失，调动员工积 极性；为保持社会稳定作贡献。
3 体系文件的编写要求
●格式 (1)目的和使用范围：
一般简单说明开展这项活动的目的、要达到的目标和所涉及 的范围；
(2)职责：
指明实施文件部门及其职责、权限，接口及相互关系；
16
3 体系文件的编写要求
(3)管理内容：
是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤， 保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、 协调措施，明确从事各项活动人员的技能要求，使用的设 备、工具、工装，采用的标准、作业指导书和控制方法， 要达到的目标，需形成的记录和报告的内容，出现例外情 况的处理措施等，必要时辅以流程图。
2、EMS是 Enviromental Management System的简称，中文 意思是环境管理体系。一般只建立的ISO14001环境管理体系。
3、OHSMS(Occupation Health Safety Management System 的简称，中文意思是职业健康安全管理体系。一般只建立的 OHS18001环境管理体系。
12
3 体系文件的编写要求
5W1H原则（六何分析法） Why---------为什么要做，是原因； What--------做什么，做成什么，是目标； where-------在哪儿做，是地点； when--------什么时候做，是时间； Who---------谁来做，是执行对象； How---------怎么做，是方法。
三级体系文件编写工作要求_
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3 体系文件的编写要求
吉利表格编写要求
●文件编号和标题：
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应 统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
20
3 体系文件的编写要求
●记录表格
WI/JL-□□□□- □□
记录序号 文件编号
记录代号
21
3 体系文件的编写要求 ●记录编制内容： ①记录名称：简短反映记录对象； ②记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一 个编码； ③记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记， 若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号； ④记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；
23
3 体系文件的编写要求
●流程图举例 开始
事故处理流程图
收到事故汇报 分析事故类型
通知相关作业部门
事故处理成功否
Y
N
汇报并填写记录
结束
24
3 体系文件的编写要求
体系文件编写计划
日期
10月 25日
初稿编写
11月 12月 12月 25日 5日 10日
12月 12月 12月 责任人 15日 25日 30日
17
3 体系文件的编写要求
(4) 相关文件： 指需引用的或与本作业文件相关的其他文件。
（5）相关记录： 指实施本作业文件规定的各项活动产生记录。
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3 体系文件的编写要求
2、编写时的注意事项
●确定使用该作业文件时所产生的记录和报告的格式， 写明记录的编号和名称。
●作业文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受， 以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
企业体系文件编写及管理规定
企业体系文件编写及管理规定：1.0【目的】规范公司质量管理体系文件的编写管理要求，保证公司质量管理体系文件资料的标准符合性和格式的一致性及标识的规范化。
2.0【范围】适用于公司质量管理体系文件资料的编写管理。
3.0【定义】体系文件：质量管理体系要求的文件结构类文件（质量手册、程序文件、作业指导书、图纸类、技术标准类、检验规范类、质量记录表单等资料）。
4.0【职责】4.1 管理者代表：负责公司体系文件格式的规范、质量手册的编写和程序文件的审核；4.2 体系小组成员：负责程序文件的编写和本部门三级文级的编写；4.3 部门负责人：负责本部门所属文件的审核；4.4 总经理：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的审核。
4.5 董事长：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的批准。
4.6 各部门副总：负责本系统部门内各类体系文件的批准。
4.7 文控文员：负责体系文件资料的管理与标识。
5.0 【内容】5.1 公司体系文件资料的架构组成及编号规则和审批权限：5.1.1质量体系文件的层次第一层：质量手册第二层：程序文件(含过程方法)第三层：作业指导文件，通常又可分为：* 管理性第三层文件（如：车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等）* 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）* 外来文件第四层：质量记录表单类5.2 体系文件格式要求：5.2.1 质量手册格式（QM）1> 封面2> 颁布令3> 手册说明（适用范围）4> 手册目录5> 修订页6> 定义部分（如需要）7> 组织概况（前言页）8> 组织的质量方针和目标9> 支持性资料附录10> 质量体系要素描述—质量体系要素描述的原则；1).符合所选定的标准的要求；2).符合实际运作的需要。
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2 体系管理的意义 三、具有直接或间接经济效益、社会效益： 1、质量管理体系：稳定服务质量，减少客户投诉， 提高企业信誉，直接有利于拓展市场。 2、环境管理体系：节约能源资源，降低企业成本； 持续达到排放、减少排污费用，提高市场竞争力，为保 护环境作贡献。 3、职业健康安全管理体系：减少工伤事故，杜绝职 业病危害，改善劳动条件，减少企业损失，调动员工积 极性；为保持社会稳定作贡献。
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体系管理的意义
2 体系管理的意义 一、三体系标准是企业管理现代化的重要标志： 1、使企业的管理走向法制化的重要途径：建立管理体系后， 系统、规范的制度化文件成为企业上下人人遵守的内部法规，使 企业的管理走向法制。 2、是发动全体员工参与管理的好形式：管理层的理念、思 路及目标通过体系文件变成全员的自觉行动，使管理部门的工作 得到各有关部门的主动支持与配合。 3、使企业建立起主动的自我完善、持续改进的有效机制。 通过管理体系特有的日常监测与测量、年度审核及管理评审，企 业能主动地及时发现管理中存在的问题，实现持续改进的机制。
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3 体系文件的编写要求
⑤记录人员：记录填写人、会签人、审批人等； ⑥记录时间：按活动时间填写，一般应写清年、月、日； ⑦记录单位名称； ⑧保存期限和保存部门。
第一层 第二层
管理手册 程序文件
第三层
作业指导文件(三大标准)
第四层
QMS/OHS/EMS管理体系记录
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3 三 QMS/OHS/EMS作业文件的编写
1、作业文件内容和格式 ●文件的内容
作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和 谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、 设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原 则。作业文件的内容是描述实施程序文件所涉及到的 各职能部门的具体活动。
该说的要说到 说到要做到 做到要记录
3 体系文件的编写要求
作业指导书编写要求
●文件编号和标题：
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应 统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
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3 体系文件的编写要求
●作业指导书
WI-□□□□- □□
记录序号 文件编号 文件代号
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3 体系文件的编写要求
●格式 (1)目的和使用范围：
一般简单说明开展这项活动的目的、要达到的目标和所涉及 的范围；
(2)职责：
指明实施文件部门及其职责、权限，接口及相互关系；
16Leabharlann 3 体系文件的编写要求(3)管理内容：
是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤， 保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、 协调措施，明确从事各项活动人员的技能要求，使用的设 备、工具、工装，采用的标准、作业指导书和控制方法， 要达到的目标，需形成的记录和报告的内容，出现例外情 况的处理措施等，必要时辅以流程图。
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3 体系文件的编写要求
(4) 相关文件： 指需引用的或与本作业文件相关的其他文件。
（5）相关记录： 指实施本作业文件规定的各项活动产生记录。
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3 体系文件的编写要求
2、编写时的注意事项
●确定使用该作业文件时所产生的记录和报告的格式， 写明记录的编号和名称。
●作业文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受， 以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
2、EMS是 Enviromental Management System的简称，中文 意思是环境管理体系。一般只建立的ISO14001环境管理体系。
3、OHSMS(Occupation Health Safety Management System 的简称，中文意思是职业健康安全管理体系。一般只建立的 OHS18001环境管理体系。
●要汇编成册，统一编号。
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3 体系文件的编写要求
吉利表格编写要求
●文件编号和标题：
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应 统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
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3 体系文件的编写要求
●记录表格
WI/JL-□□□□- □□
记录序号 文件编号
记录代号
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3 体系文件的编写要求 ●记录编制内容： ①记录名称：简短反映记录对象； ②记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一 个编码； ③记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记， 若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号； ④记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；
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编写体系文件的要求
3 体系文件的编写要求 一、体系文件类别 质量体系文件包括： 一阶文件：质量手册；（战略性文件） 二阶文件：程序文件； （战术性文件） 三阶文件：作业指导书、规范、外来文件等； （方法性文件） 四阶文件：表单、记录等。 （证据性文件）
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二 QMS/OHS/EMS文件的结构关系
2 体系管理的意义 二、向公众展示企业良好形象和社会责任的佐证 和媒介： 1、质量管理体系：展示企业确保服务质量稳定，追 求“零缺陷”的目标，对客户负责的形象。 2、环境管理体系：展示企业确保在服务过程中节约 资源，少甚至无污染，追求“零排放”目标，对社会负 责的形象与责任。 3、职业健康安全管理体系：展示企业确保生产过程 中少甚至无事故、职业病，追求“零事故”的目标，对 员工负责的形象与责任。
三级文件的编写要求
品质部
C 目 录 O N T E N T S
三体系的概念 体系管理的意义 编写体系文件的要求 实例解说
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三体系的概念
1 三体系的概念
ISO9001、ISO14001和OHS18001等标准化管理体系 被称为后工业化时代的管理方法。
1、QMS是Quality Management System的简称，中文意思为 质量管理体系。一般是指建立的ISO9001:2008质量管理体系。
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3 体系文件的编写要求
5W1H原则（六何分析法） Why---------为什么要做，是原因； What--------做什么，做成什么，是目标； where-------在哪儿做，是地点； when--------什么时候做，是时间； Who---------谁来做，是执行对象； How---------怎么做，是方法。