现代信息技术对企业档案管理的影响及对策

现代信息技术对企业档案管理的影响及对策

摘要现代信息技术的广泛应用，为档案管理工作的创新提供了有利的条件。我国档案管理工作也走进信息化管理时代。本文简要分析了现代信息技术对档案管理工作的影响及创新策略。

关键词现代信息技术；企业档案管理；影响对策

引言

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，企业档案管理的建设与研究成为档案界关注的热点。档案的本质是信息，信息对企业来说至关重要。随着档案信息化建设的逐步展开，人们越来越多地意识到，檔案信息化建设不仅涉及大量管理问题，还涉及许多从未碰到过的技术问题。对绝大多数档案管理部门，特别是企业的档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其过去的管理模式很难顺利进行有关信息化内容的建设。据作者调查，目前已经或正在进行档案网站与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位，都不同程度实现了档案管理的信息化、数字化和网络化。可以认为，各级档案管理部门在档案信息化建设中利用计算机技术将成为一种普遍性的做法。

1 档案管理信息化的概念与特点

档案管理信息化是指将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，并提供档案信息资源的利用服务。总的来说就是从传统的实物记录存档转变成现代化和数字化管理。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。

档案管理信息化的特点主要表现在三个方面。首先，档案管理信息化工作的进行必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次，档案管理信息化的表现形式由传统的实物存存档转变为电子档案。政府、企业和事业单位走向信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。最后，档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势，信息化管理实现了档案信息资源管理的数字化和网络化，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。

2 企业档案管理工作的现状

2.1 档案管理不够规范

在一些企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，是大部分案卷缺少卷内目录。第四，是组卷混乱现象比较严重。

2.2 档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

2.3 人员业务素质较低

档案管理工作是一项十分专业的系统工作，档案管理人员不仅要掌握企业档案管理理论，还必须懂得关于本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，要有较宽的知识面，才能自如多方位的工作。现在很多企业的档案管理人员都是兼职，对档案知识的学习、掌握程度不够，其素质大多不能很好地适应企业档案管理工作的需要。

3 现代信息技术对企业档案管理的影响

3.1 企业档案的分类的变化

企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。虽然企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范[1]。

3.2 企业档案接收和保管的变化

企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

3.3 对档案工作者的要求发生了转变

以往人们一提到档案工作，首先想到的都是枯燥乏味，工作人员图安逸、躲清静，视档案工作是一份轻松简单的闲差。但是现如今，信息技术，高新科技不断发展，在企业信息集成系统下，我们档案管理人员应把全程管理原则运用到企业档案工作中去，将电子文件的全程管理原则体现在电子文件管理体制与模式的

确定中，体现在管理系统的设计和运行中，体现在管理制度的内容和执行等各方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。档案工作者唯有不断提高自身素质和技能，才能适应企业发展的步伐[2]。

4 档案管理的创新策略

4.1 提高档案资源的信息化程度

档案管理工作信息化的主要目的是为了更好的实现资源共享，使档案资源的价值得到最大的发挥，因此为了加快这一进程，必须加强档案资源的信息化程度。将一系列的文字档案、图纸档案转变为电子档案，这是档案管理信息化比较基础的工作。利用先进的信息技术，提高档案的信息化进程，这一过程相对比较繁杂，因为档案信息存储量比较大，所以必须有计划。分批次地进行，不然很容易造成档案资料的遗失、损坏。在实现档案资源信息化的过程中，可以进行档案、文件一体化管理，因为有的档案文件具有一定的历史价值，无法用电子信息所取代。利用计算机网络进行档案资源的共享，可以提高档案资源丰富度，实现海量存储，在这一过程，还可以实现档案资源的多处备份，有效解决了档案资源的遗失、损坏问题。4.2 加强资源建设

一，要确保所选用的服务器、网络设备等硬件设施成熟可靠、经济实用，且具有良好的通用性，档案系统、管理软件等软件设施则要性能稳定，具备一定的开放性、包容性、可扩展性，同时专设档案室，优化技术设备运行环境和完善设施保护措施，以保证信息技术能够正常发挥效用；二，要严格遵循档案管理规范，尽量确保档案资源收集的真实性、完整性、连续性与安全性，以此为档案分析质量和利用价值的提高奠定有力基础；三，要着力打造优质、专业的档案人员，可通过宣传教育和实践培训，强化其责任感，提高其技术操作水准，增强其档案信息整合和开发能力，以及主动服务和创新意识等，以此更好地胜任档案信息化管理工作[3]。

4.3 档案管理工作要有统一、规范的行业标准

从理论讲实现档案管理工作统一化、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化、检索利用便捷化、案卷完整化。信息时代档案管理工作必须进行统一标准著录标引，采用统一的档案管理系统，统一的数据格式结构，统一的机读档案著录格式。建立掌管档案信息资源的中心枢纽，操控着所有文档的运作，每份档案都通过此处进行登录、控制、分发、传递直至归档，全程跟踪管理。从技术上，要建立文档一体化的计算机管理系统。档案管理部门要把对有效信息的控制手段做到流程中去，每一份文件的产生，都是相关的用户按照流程分别著录，让每个环节跟着流程走，最终自动进入归档平台，形成一个程序化的档案工作流程[4]。

4.4 加快企业数字档案馆建设