企业档案管理信息化建设探究

企业档案管理信息化建设探究

发表时间：2019-04-11T15:43:53.530Z 来源：《基层建设》2019年第2期作者：陈舒婷[导读] 摘要：企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案管理的信息化程度标志着一个企业的现代化程度，开发企业档案信息资源、实现企业档案管理信息化成为新形势企业实现档案管理改革的重点方向和发展目标。

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摘要：企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案管理的信息化程度标志着一个企业的现代化程度，开发企业档案信息资源、实现企业档案管理信息化成为新形势企业实现档案管理改革的重点方向和发展目标。本文对企业档案管理信息化建设进行探究。

关键词：企业档案管理；信息化建设；电子档案引言

企业档案是对企业从诞生开始所经历所有实践所有记录，企业档案管理就是将这些信息进行分类整理，并对其进行妥善保存，并保证其真实性和完整性。通过这些档案，我们能够对企业过去所经历大大小小实践活动了解清楚，让我们在做出企业规划时候更能把握企业实际情况，制定符合企业实际情况发展战略。对此我们需要在企业信息化管理过程之中，保证档案完整和便于搜索，发现企业档案管理实践过程之中问题，要以创新思维来解决这些问题，强化企业档案管理信息化水平，保证企业发展。

一、企业档案管理信息化建设的重要作用

档案管理在企业的生产经营中是一个重要的环节，良好的企业档案管理能够帮助企业实现良好的技术，信息资源的反应，同时借助档案管理也能在一定程度上帮助企业更好的维护自己的合法的权益。近年来，随着信息技术的不断发展，信息化管理已经在各行各业得到了广泛的应用和发展，并且取得了很好的成效，传统的档案管理方法已经不能满足当前企业的需要，所以我们需要改善企业档案管理的工作，而档案的信息化管理就是很好的管理方法，一方面通过管理信息化能够帮助公司从自我封闭的状态中解救出来，纵向开放，一方面，档案管理的信息化能够很好的帮助公司实现转型，从原来仅有的保管和利用档案中信息资源向信息资源的采集和开发转型，这样更加的有利于信息资源的合理配置，充分的开发利用档案中的有价值的信息，更好的让档案为公司服务为社会服务。

公司企业在一些重大的决策上必须要做到准确和及时，这样就必须拥有足够有价值的信息作为决策的依据，企业档案中因为记录了公司历来的管理上的经验以及失败项目的原因等，这样公司的重大决策可以依赖这些有价值的信息作为参考。在一定程度上有利于公司企业的重大决策的制定，同时在企业的文化上，档案管理能够把公司的各项活动记录下来，这样能够实现公司企业文化的酝酿和积累，同时公司的一些重要信息通过信息化管理能方便员工的查阅，这样大大的提高了员工的工作效率，这样就会实现公司企业经济效益的提高。

二、实施企业档案信息化管理的必要性

企业档案主要涵盖人事档案、财务档案、技术档案、文书档案、司法审计档案等组成，涉及企业管理的方方面面，原有单一性、手写性、原始性的档案收集、查阅已不适应现代企业管理的需求，给企业管理带来各种不便，因此档案信息化建设管理必然要提上日程。

2.1 档案管理的信息化符合档案管理现代化要求

随着信息时代大数据的来临，各行各业的发展均受到了一定的影响，档案管理也逐渐由传统模式向信息化、数字化的方向发展。随着信息技术的普及、推广，各行各业都在进行信息化、大数据升级，因此，顺应时代的要求，在传统的档案管理中不断地将现代化信息技术引入学习和包容，将一些纸质档案进行重新收集、整理、筛选，把它们全部转化为方便存储的数字信息，并对档案整理、保管、借阅、使用、管理进行信息化升级，不仅可以优化存储空间，还节约了企业生产成本，同时可以更好地为管理者提供高效，快速、便捷的服务，所以信息化的档案管理正在被越来越多的企业所接受和采纳。

2.2 档案管理信息化有利于档案信息资源的开发利用

电子文档以其大容量的存储，快速便捷的提取，高效率的对比分析和实际空间占有量的缩小等特点使其具有纸质档案管理无法比拟的优点，在很大程度上为企业人事变动、技术革新、法律咨询、文本查阅等日常管理所需提供了优质的平台服务，进而提升了企业的综合管理水平，为档案资源配合企业发展提供更加便利的条件和途径。

三、加强企业档案管理信息化建设措施

3.1转变传统的管理观念，建立企业档案管理信息化的管理理念

新形势开展企业档案管理信息化建设的当务之急是转变传统的管理观念，实现观念上的现代化转变，根据当前企业的发展状况，建立企业档案管理信息化管理理念可以从以下三个方面展开：首先提高企业档案管理人员的信息化意识，认清企业档案管理的发展趋势，为企业的发展和社会的进步提供更加优质的档案服务；其次通过各种渠道进行企业档案管理信息化的宣传，加大企业管理层对档案管理信息化的关注，使企业领导者充分认识到档案管理信息化的重要性和必要性，从而为企业的发展做出科学的决策和管理；最后全面更新企业档案管理的服务观念，从提高档案管理和服务效率出发，加快企业数字档案馆的建设，为企业的生产经营提供全面、系统、科学的档案服务。

3.2加强企业档案管理信息化制度建设

加强企业档案管理信息化制度建设有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标，为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看，企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现，在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上，促进企业的健康稳定发展。从企业发展的具体方面来看，要加快企业档案信息化管理机制的构建，实现企业档案管理部门的独立性，明确各个部门的管理职责，并制定相关的考核制度加强对日常工作的约束，以服务企业发展为档案管理工作的重点，提高档案信息资源的服务功能。

3.3完善企业档案信息化管理平台

传统纸质档案文件，由于受到现实条件制约，其档案管理流程显得比较繁琐，传统档案管理流程是制约着管理效率一个重要原因。建立信息化档案管理平台后，这个问题就可以解决，信息化档案管理是把整个工作流程一体化，使其效率提高。在信息化档案管理之中，我们需要利用互联网技术对档案收集和提取工作进行完善，减去一些不必要档案收集流程，优化剩下流程，大大提高了效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生档案资料通过互联网传送给公司档案室，这样有利于档案室对资料收集，并且还可以为公司减少对档案室人力资源投资。

3.4稳定档案管理队伍，提高档案人员的业务素质