企业档案管理发展的信息化之路

企业档案管理发展的信息化之路

作者：张鑫梁枫

来源：《办公室业务》 2018年第3期

【摘要】随着网络技术的快速发展，企业都在积极寻找适应网络时代的管理方式，探索企

业的信息化建设，其中企业的档案管理是信息化建设的重中之重。不断提高档案管理的信息化

程度以及完善信息化档案管理的新型模式，能更好地适应企业在新时代的发展，并不断提高企

业自身的竞争力。

【关键词】企业管理；档案；信息化

时代总是在发展的，任何人无法阻止时代前进的脚步，我们面对新的时代能做的就是顺应

它的发展。在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果

一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档

案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。

一、实现信息化的重要意义

（一）体系更加完善。一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常

管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体

系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个

良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当

前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体

趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业

的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是

必然趋势。

（二）提高效率。档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去

完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的

档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再

好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率，

而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就

意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞

争力自然就显现出来了。

（三）保证档案的真实性。档案管理追求的就是原模原样地将资料分门别类存放起来，人

工操作难免出现一些错误，这样对档案管理是非常棘手的问题。将档案管理工作交由计算机系

统来完成，肯定会减小错误发生的可能性，毕竟程序一旦设定好就不易出现错误。企业把档案

管理看作之后发展计划的参考，那必然希望这些档案能真实反映出一些问题，以供后来者参考。将档案信息化存储入计算机中，可以令这些档案以本来的面目保存起来，这大大保证了档案的

参考价值。

（四）便于存储与查阅。企业将档案整理好并存储起来，为的就是以后方便查阅，以往的

工作不仅存储起来麻烦，查阅以来也是要费些功夫的。这种形式已很难适应当前的企业需求，

终究会被淘汰，所以信息化理念必然会得到企业的认同。因为这种模式不仅能快速录入档案，

查阅起来操作也十分简便，节约了大量人力、物力、财力，势必会推动企业的进一步发展。

二、如何实现档案管理的信息化

（一）重视人员的培养。无论科技怎样进步，社会如何发展，这一切的操控者还是人本身。当今时代人才是最为重要的，不管你的要求是什么，只要你有才能就能得到别人的赏识，档案

管理人才也不例外。当前的档案管理信息化面临的最大困难就是人才短缺，培养并运用这部分

人才是企业目前需要解决的问题。众所周知，档案管理工作本来就是一个非常需要耐心的工作，档案的信息化管理更不能有一点马虎。工作人员要分析相关的信息，做好档案的分类，准确录

入信息等一大堆繁琐的事情，没有相关经验与技能的人是无论如何也无法胜任的。档案的信息

化对工作人员提出了如此高的要求，企业一定要重视专业人才的培养与发掘，这样才能提高整

个企业的管理水平。

（二）改善工作体系。一支高效的管理团队离不开英明的领导决策，而促使企业做出符合

当下情况的决策必然是是良好的工作体系。一家企业的成功与否，看它的平时运作状态就可略

知一二，如果员工都散漫应付工作，工作的效率不高不说还有可能导致企业最后的解体。如果

所有员工都勤勉工作。也没有出现错误的决策，那么企业的发展一定不会太差。影响员工工作

状态的很大一部分原因就是工作体系的不完善，档案管理所受影响也是不小的。企业要利用现

代化的管理手段，顺应时代的发展，不断完善管理体系，给员工一个好的工作氛围，这样档案

管理的信息化之路又向前迈出了坚实一步。

（三）深入学习信息化理念。既然是要实现企业档案管理的信息化，那么企业不能连信息

化的概念都不清楚，这样即使档案管理实现了信息化，那么后续也不会运行的很好。所以企业

要不断学习信息化的最新理念究竟是何物，结合当前的局势进行认真分析，提出一整套适合自

身档案管理信息化的方针。只有不断提高档案管理的水平，遵循时代的发展，才能更加持久地

发展。

三、结束语

今后的企业档案管理一定是趋于信息化的，企业如果能够抓住时机将自身的管理模式适当

改变，那么一定会在新时代下取得更大的成就。企业档案管理工作本来就是一件任务量重且繁

琐的任务，在当前的形势下企业必须采取信息化的管理模式，让档案管理变得更加适应时代的

需求，从而推动企业的发展。