优化你的时间分配和使用方式

给她设置提前完成期限。
它太难了
1. 分而化乊。 2. 找一个僻静的地方去做。 3. 乘势而发，一蹴而就。
工作流不清晰或者没有计划 – 导致拖延
使用流程图定义清晰的工作流
+
Outlook 后续处理
+
种类
=
简便易行的时间管理
小练习： 处理同事的请托。
太多的责任会将你压垮。
倾向于作出过多的承诺
时间管理初级技巧培训
优化你的时间分配 和使用方式
施懿民
时间管理目的
你还有多少时间
为什么你会很忙?
ABC法则
时间管理方法
GTD
时间管理工具
工具使用
长期规划
临时规划
处理意外
学会说“不”
时间管理的目的：
决定该做些什么，决定什么事情不应该做。
小练习： 算算你还要工作多长时间.
还有40年
时间帐目表
项目 睡眠 一日三餐
习惯的养成在于
坚 持 !
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聊天套交情
接听朋友电话
紧急
浏览广告邮件
逛街 看电视 沉迷个人嗜好
不速乊客到访
列席会以 无谓的请托 临时邀约
不重要
不良的时间分配
重要
1 45%
2 5% 4
不重要
3 35% 紧急
15%
不紧急
最佳的时间分配
重要 & 紧急
1
重要 & 不紧急
2
勇于拒绝,舍得说不！
重要且紧急
避免扩大 这类工作。
紧急但不重要
-- 施懿民
工具
工作目标不明确，来回折腾。
制定计划，明确每天工作的重心。
设置定计划的时间
最好是头一天晚上订，第二天早上根据实际情冴改。
给你的时间一定的弹性， 给你的任务时间10－20％的缓冲。
每天从做一项主要工作开始。
记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你 未能做好这项工作。 每天至少完成一项主要工作； 每个时间段里做一件事情并把它做好
不要害怕说“不”
拒绝前，先倾听对方的想法
拒绝时，要以坚决不容商量的语气。
但是态度要温和
还可以提供别的选择
小练习： 处理临时的工作安排。
有效利用时间的技巧
1.
2. 3. 4. 5. 6.
要事第一
以最终的结果来开始行动 学会说“NO！” 减少冗长的会议 学会对付不速乊客 办公桌上的“5S”运动
小练习： 规划自己一周的任务。
A
• A类工作是必须要完成的，而且只能 你做。
B C
• B类工作是应该马上完成，拖延过长， 会变成A类工作。
• C类工作即使不做也不会造成什么严 重的后果。
工作的分类
重要
研拟计划 提升技能 促迚关系 调查问题
设备故障 重伤害急救 顾客抱怨 老板的事情
健康检查
不紧急
不重要不紧急
重要不紧急
玩物丧志，小玩怡情。
事先规划，多投资时间。
小练习： 再次规划自己一周的任务。
优先级
结果
1 2
1 2
3
4 5
3
4 5
6
7 8 9 10
6
7 8 9 10
二八定律
GTD守则
收集任务
（把所有你需要做的和需要完成的事情全部记录下来，放在一个“收集箱”里）
过程
（每次按照顺序，一次只做一件事）
只有3.3年
时间使用情冴调查 • 曾有一家顾问公司对100名经理人做过一次 调查，结果表明： 仅有一人认为有足够的时间； 10人认为需要有10%的额外时间； 40人认为需要有25%的额外时间； 其余的人认为需要多于50%的额外时间。
你真的很忙吗?
讨论-时间流逜
时间不够 用的原因
时间不够用的原因
每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段; 每个时间段以两小时或更少为宜。
使用Outlook管理临时突发的任务
一件不愉快的工作,我现在没心情做这件事!
1. 每天优先解决不愉快的工作。 2. 头一天晚上将不愉快的工作放在一个你不可 能忽视的地方。 3. 让其他人来做这件事情。 4. 为完成不愉快的工作列出收益和损失清单。
管理任务
（列出有详细内容的to-do列表）
复习任务
（复习你所有完成的任务，计划方案和等待完成的事情。确保每一件新迚入的任务都有很好的安排）
开始行动
GTD – Get Thing Done
二分钟法则
如果任何一件可以在二分钟内完成的事 情，那么就必须得现在马上完成
没有 支撑，再好的理 念都很 难 贯 彻 执 行 .
电话和会议太多，导致很忙。
处理电话干扰 •事后回复电话。 •集中打电话的时间。 •避免以题外话作为开场白。 •使用短信。 •打好腹稿再打电话。
喜欢临时抱佛脚，我在压力下工作绩效较佳!
在时间
压力下
压力 & 焦虑
创造力 & 绩效
给自己提前设置完成期限。
在行动前，她要先休
她：
息
一
下
!
“期限未到，急什么？”
每天耗时 8小时 2.5小时
40年耗时 13.3年 4.2年
结余 26.7年 22.5年
交通
电话 看电视上网 看报、聊天 刷牙、洗脸、洗澡 休假、白日梦、闹 情绪、身体不适
1.5小时
1小时 3小时 3小时 1小时 2小时
2.5年
1.7年 5年 5年 1.7年 3.3年
20年
18.3年 13.3年 8.3年 6.6年 3.3年
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 欠缺计划 行事优先级错误 事必躬亲 沟通不良 会议太多 拖延 不好意思拒绝 电话干扰
9.
文件满桌，找不到
10. 出差太多 11. 午餐吃太饱或吃太久
12. 上司找麻烦
时间管理最重要的功能：是透过事先的规划
… 做为日常行为的一种提醒与指引。
时间管理法 – 给你的任务排序（ABC法）