公路工程竣工资料编制方法

公路工程竣工资料编制方法目录第一章竣工资料的编制说明 (3)第一节编制目的、依据及基本要求 (3)第二节案卷盒的格式和填写 (3)第三节卷内目录和卷内备考表 (7)第四节竣工图的编制要求 (8)第五节组卷文件材料的整理和装订 (11)第六节文件档案资料的保管和移交 (15)第七节附则 (15)第二章竣工文件编制具体内容及要求 (17)第一节本工程竣工文件共分五卷，由各单位编制 (17)第二节竣工文件编制具体内容 (17)附件1：案卷盒封面示例 .................................. ・31附件2：案卷盒脊示例 .................................... ・32附件3：卷内目录示例 .................................... ・34附件4：卷内备考表示例 .................................. ・35附件5：文件材料封面示例 ................................ ・36附件6：件内目录示例 .................................... ・37附件7：竣工图封面式样示例 .............................. ・38附件8：竣工图标题栏示例 ............................... ・39附件9：竣工文件编制具体分工及五、六级类目代号表 ....... ・40附件10：公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表 (43)第一章竣工资料的编制说明第一节编制目的、依据及基本要求为了使工程项目的竣工资料整理能够标准统一、完整规范，满足竣工档案资料检索、整理归档、工程完工、资料编制整理基本结束的要求，根据国家档案管理有关规定的要求，特制定本编制办法。

竣工资料编制的基本要求：一、公路工程档案属科学技术档案，案内所反映问题的文件材料必须齐全、完整、准确。

二、案卷的构成及排列次序：档案封面，卷内目录，文件材料内容，卷内备考表以上形成一自然卷。

第二节案卷盒的格式和填写案卷盒：本工程采用的案卷盒为硬文件盒，材料用牛皮纸双裱压制，或用黄板纸制做，外裱牛皮纸。

案卷盒的外表尺寸为400mm X 220mm；厚度尺寸有待定。

一、案卷盒外封面格式见附件1。

1、案卷盒外封面印制字体规定："档号、档案馆号、缩微号”用3号宋体字加粗；“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号宋体字加粗，直线用细实线；项目名称字样用1号黑体字体一行排列，印制在案卷盒中央部位。

2、填写说明:（1）档号：由档案的分类号和案卷顺序号组成。

公路工程科技文件材料分为五级类目。

一至四级类目代号固定不变，五级为基本类目。

本工程的档号为：一级类目公路代号：“GL”二级类目公路工程：“5”三级类目道路：“1”四级类目工程项目代号：“G318 ・NZ”（例如）五级类目（见附件9）档号形式举例：GL5・1・G 318・NZ•施（监）•合同段・X—X X （例如）其中：“X”：五级类目，按五大类排序。

“X X”：五级类目的案卷顺序号（即案卷流水号、流水号可以从“1”开始编写，铅笔临时填写）（2）档案馆号：填写编微时给本案卷的编号，由接收档案馆填写，竣工资料整理阶段不填写。

（3）缩微号：竣工资料整理阶段不填写。

（4）案卷题名：案卷的定义为由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。

案卷题名应简明、准确地说明卷内科技文件材料的内容。

案卷题名的主要内容包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。

本工程的案卷题名的方式分为如下的方式：项目技术文件案卷题名的方式：国道318线XX段整治改建工程第X合同段X X桩号X X工程X X结构X X名称。

（例如）示例：国道318线XX段整治改建工程第一合同段X X桩号路基工程土石方填筑检测表。

管理性文件案卷题名的方式：国道318线XX段整治改建工程第一合同段+责任者+问题+名称（例如）示例：国道318线XX段整治改建工程第一合同段总监办关于加强安全生产管理的通知。

（5）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

如果编制单位较多，可选择两个主要的编制单位填写。

（6）编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。

即文件材料的最早最晚日期，要求精确至月份，如果文件材料最早最晚时间为同一个月份、则表示为二零零九年X月。

（7）保管期限：见附件10。

（8）密级：按交通主管部门有关保密规定执行。

（9）封面内容填写字体规定：档号填写，用4号宋体字，案卷题名、编制单位、编制日期的内容填写时，用3号宋体字。

封面内容的填写要求打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。

由于案卷题名的前段字项目名称已用1号宋体加粗字统一印制在档案盒中央，在此处的案卷题名时，可将其省略。

二、案卷盒脊背案卷盒脊背印有档号、案卷题名，格式见附件2。

档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印。

例：第一行填写分类号至4级类目“GL5•1•G318•NZ"，第二行填写施工或监理单位及标段，第三行填写五级类目及案卷顺序号。

（例如）脊背“案卷题名”内容，自右至左竖写，首行空两字。

根据脊背的厚度用3号或4号宋体字打印。

桩号打印，要求字头向右，横排。

要求具体格式为项目名称X合同段KXXXX+KXXXX段。

此处的项目名称几个字不能省略。

脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近纸张上，再贴脊背对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm。

第三节卷内目录（本册目录）和卷内备考表一、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

格式见附件3。

1、序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录、备考表不编页码）。

2、文件编号：发文机关文书部门的发文号（即文件的文号）或图样的编号。

若文件材料上有则填上，没有则空着。

3、责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者的通用标准简称（即中标合同中所用法人单位名称）。

4、文件题名：原文上有标题的，可以照录下来。

没有标题或标题不能说明文件材料内容的（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件内容的标题，外加“［广括号。

每件文件材料的标题在拟写时要顶格，如一行写不开，一横格内可书写两行，但不能超过三行字。

文件题名要完整地拟写在卷内目录内。

5、日期：填写文件材料的形成时间。

填写时间可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。

如2009年5月20日可填写为“20090520”。

6、页数：应填写每份文件材料的页数。

如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份文件填写题名页号至最后页数首页上标准的页号。

如果是一件为一卷填写文件，标注文件起止号。

如所归档文件属符号档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。

页号用铅笔编写在文件右下角。

双面书写的文字材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

7、备注：对卷内文件变化时作说明用。

8、字体：“卷内目录”用2号黑体字，标题栏用3号仿宋体，余均用4号仿宋字；边框用粗实线，表内用细实线。

二、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。

排列在卷内文件材料的尾页之后。

格式见附件4。

卷内备考表填写说明：1、卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

页数要求填写卷内每件文件数相加之总和。

2、立卷人：由档案整理组卷人签名，即谁立卷谁签名。

3、审核人：由组卷单位负责人审核签名。

4、立卷时间：填写完成立卷的日期。

5、审核时间：填写审核完成的日期。

6、卷内备考表不编页号。

7、字体：“卷内备考表”用2号黑体字，余均用3号仿宋字体。

第四节竣工图的编制要求1、竣工图、表，应全面反映工程竣工的实际情况，每图、每表必须签章完毕。

2、竣工图纸均按A3图纸(420mm X297mm)规格装订成册对折入盒；对某些大的或结构复杂的结构物图纸应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸(包括通用图)上。

3、竣工图、表的编号方法，参照原设计图纸按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码；竣工图的标题栏式详见附件8。

4、竣工图所用的图例和图幅应与原设计图一致。

5、竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：项目名称竣工图，编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理人，图章规格尺寸为80mm X60mm。

竣工图章用不褪色的红色印泥盖在竣工图纸的右下方、竣工图标栏的上方，或盖在不压图形和文字的空白处。

6、若原设计图在施工中无变更，可在图框改变后的原设计图上加盖竣工图章作为竣工图。

7、凡结构、工艺、平面布置、高程等重大改变的图纸，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章，同时注明改变部位的新旧设计变化情况。

原设计图、表涉及的内容，竣工图、表均应反映，不得遗漏。

8、竣工图表中的字体：总目录、总说明采用3号长仿宋字体；A3图附注中说明文字采用4号长仿宋字体，标题栏采用3号长仿宋字体。

各种字体、数据均采用激光打印机打印。

9、竣工图采用统一的封面。

封面式样见附件7。

10、竣工图章式样:注：图章字体用3号仿宋字体。

第五节组卷文件材料（竣工文件材料）的整理和装订一、文件材料的封面1、文件材料的封面格式见附件5。

2、根据组卷要求以件为单位进行装订，制定统一的封皮。

3、字体XXXXXXX 段整治改建工程”用1号宋体加粗字，其余用3号仿宋体，整体居中排版。

二、案件目录1、格式见附件6。

2、文件材料题名：拟写应详细具体，便于检索。

例如：路基工程土石方填筑，可按填筑层次拟写目录；桥梁工程中的桩、柱，可按根拟写目录。

3、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最终件写起止号。

4、其它栏目的填写参照“卷内目录”编写要求。

三、文件材料的整理和装订1、文件材料以件为单位放在卷内。

一件或几件文件材料组成案卷，文件之间采用不装订的方式。

案卷内各部分内容的排列顺序为：卷内目录一文件材料（文件材料封面一案件目录一内容一备考表）一卷内备考表。

2、管理文件以每份文件为一件，不编案件目录，不加件封皮。

文件阅办单放在原文之上，与原文作为一件装订。

3、每件文件在装订之前取掉金属物。

每件文件装订厚度一般为 2.0cm 左右，最厚不得超过2.5cm。

4、装订时，表头要求在上或在左，左侧装订。

5、原件有破碎或小于A4纸的，要求粘贴在A4纸上。

6、装订线压住文件内容或压住批示、签注意见的必须加边粘贴补宽处理。

7、件为不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。

四、组卷要求1、组卷要遵循科技文件材料的形成规律和项目档案的成套性、连续性，保持案卷内科技材料的相关性，并便于档案利用、查找和保管。

2、案卷内文件材料所反映的工程项目的情况和有关管理活动内容，必须完整、准确、系统。