公路工程竣工资料编制方法

公路工程竣工资料编制方法

目录

第一章竣工资料的编制说明 (3)

第一节编制目的、依据及基本要求 (3)

第二节案卷盒的格式和填写 (3)

第三节卷内目录和卷内备考表 (7)

第四节竣工图的编制要求 (8)

第五节组卷文件材料的整理和装订 (11)

第六节文件档案资料的保管和移交 (15)

第七节附则 (15)

第二章竣工文件编制具体内容及要求 (17)

第一节本工程竣工文件共分五卷，由各单位编制 (17)

第二节竣工文件编制具体内容 (17)

附件1：案卷盒封面示例 .................................. ・31

附件2：案卷盒脊示例 .................................... ・32

附件3：卷内目录示例 .................................... ・34

附件4：卷内备考表示例 .................................. ・

35

附件5：文件材料封面示例 ................................ ・36

附件6：件内目录示例 .................................... ・37

附件7：竣工图封面式样示例 .............................. ・38

附件8：竣工图标题栏示例 ............................... ・39

附件9：竣工文件编制具体分工及五、六级类目代号表 ....... ・40

附件10：公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表 (43)

第一章竣工资料的编制说明

第一节编制目的、依据及基本要求

为了使工程项目的竣工资料整理能够标准统一、完整规范，满足竣工档案资料检索、整理归档、工程完工、资料编制整理基本结束的要求，根据国家档案管理有关规定的要求，特制定本编制办法。

竣工资料编制的基本要求：

一、公路工程档案属科学技术档案，案内所反映问题的文件材料必须齐全、完整、准确。

二、案卷的构成及排列次序：档案封面，卷内目录，文件材料内容，卷内备考表以上形成一自然卷。

第二节案卷盒的格式和填写

案卷盒：本工程采用的案卷盒为硬文件盒，材料用牛皮纸双裱压制，或用黄板纸制做，外裱牛皮纸。案卷盒的外表尺寸为400mm X 220mm；厚度尺寸有待定。

一、案卷盒外封面格式见附件1。

1、案卷盒外封面印制字体规定："档号、档案馆号、缩微号”用3号宋体字加粗；“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号宋体字加粗，直线用细实线；项目名称字样用1号黑体字体一行排列，印制在案卷盒中央部位。

2、填写说明:

（1）档号：由档案的分类号和案卷顺序号组成。公路工程科技文件材料分为五级类目。一至四级类目代号固定不变，五级为基本类目。本工程的档号为：

一级类目公路代号：“GL”

二级类目公路工程：“5”

三级类目道路：“1”

四级类目工程项目代号：“G318 ・NZ”（例如）

五级类目（见附件9）

档号形式举例：

GL5・1・G 318・NZ•施（监）•合同段・X—X X （例如）其中：“X”：五级类目，按五大类排序。

“X X”：五级类目的案卷顺序号（即案卷流水号、流水号可以从“1”开始编写，铅笔临时填写）

（2）档案馆号：填写编微时给本案卷的编号，由接收档案馆填写，竣工资料整理阶段不填写。

（3）缩微号：竣工资料整理阶段不填写。

（4）案卷题名：案卷的定义为由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。案卷题名应简明、准确地说明卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。

本工程的案卷题名的方式分为如下的方式：

项目技术文件案卷题名的方式：

国道318线XX段整治改建工程第X合同段X X桩号X X工程

X X结构X X名称。（例如）

示例：国道318线XX段整治改建工程第一合同段X X桩号路基工程土石方填筑检测表。

管理性文件案卷题名的方式：

国道318线XX段整治改建工程第一合同段+责任者+问题+名称（例如）示例：国道318线XX段整治改建工程第一合同段总监办关于加强安全生产管理的通知。

（5）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。如果编制单位较多，可选择两个主要的编制单位填写。

（6）编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。即文件材料的最早最晚日期，要求精确至月份，如果文件材料最早最晚时间为同一个月份、则表示为二零零九年X月。

（7）保管期限：见附件10。

（8）密级：按交通主管部门有关保密规定执行。

（9）封面内容填写字体规定：档号填写，用4号宋体字，案卷题名、编制单位、编制日期的内容填写时，用3号宋体字。封面内容的填写要求打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。由于案卷题名的前段字项目名称已用1号宋体加粗字统一印制在档案盒中央，在此处的案卷题名时，可将其省略。

二、案卷盒脊背

案卷盒脊背印有档号、案卷题名，格式见附件2。

档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印。例：第一行填写分类号至4级类目“GL5•1•G318•NZ"，第二行填写施工或监理单位及标段，第三行填写五级类目及案卷顺序号。（例如）

脊背“案卷题名”内容，自右至左竖写，首行空两字。根据脊背的厚度用3号或4号宋体字打印。桩号打印，要求字头向右，横排。要求具体格式为项目名称X合同段KXXXX+KXXXX段。此处的项目名称几个字不能省略。脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近纸张上，再贴脊背对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm。

第三节卷内目录（本册目录）和卷内备考表

一、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。格式见附件3。

1、序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录、备考表不编页码）。

2、文件编号：发文机关文书部门的发文号（即文件的文号）或图样的编号。若文件材料上有则填上，没有则空着。

3、责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者的通用标准简称（即中标合同中所用法人单位名称）。

4、文件题名：原文上有标题的，可以照录下来。没有标题或标题不能说明文件材料内容的（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件内容的标题，外加“［广括号。每件文件材料的标题在拟写时要顶格，如一行写不开，一横格内可书写两行，但不能超过三行字。文件题名要完整地拟