浅析管理职能及其各要素之间关系

浅析管理职能及其各要素之间关系

作者：颜印华

来源：《消费导刊》2009年第18期

[摘要]国内外许多管理理论以及实践一再证明,管理过程包括五个最基本的要素,分别是:计划、组织、领导、控制以及创新。本文通过分析这五大职能的定义及其基本内容,旨在揭示其之间的内在相关联系,并通过对这些关系进行梳理、整合、归纳,进一步详细阐述五大基本职能的作用及其内部联系,为提高组织管理效率做出一点贡献。

[关键词]管理职能关系

作者简介:颜印华(1986-),女,广西桂林人,广西师范大学教育科学学院教育经济与管理专业研究生。

随着工业化的发展以及信息时代的来临,管理显得越来越重要,在当今这个互联网飞速发展而资源又相对匮乏的时代,管理不仅变得重要而且必要,任何一个组织、个人要想在这个社会立足、发展,就必须掌握管理学,才能更高效地获取资源、谋求发展。

一、管理及其五大基本职能定义

(一)管理定义。虽然国内外专家对管理的定义不统一,但是通过综合,我们将其概念进行如下表述:管理是社会组织中,为了实现预期目标,以人为中心进行的协调活动。①管理的基本职能包括:计划、组织、领导、控制以及创新。

(二)管理五大职能定义。

(1)计划职能是指定义目标、制定战略以及获取目标以及制定计划和协调活动的过程。(2)组织职能是指安排工作以及实现组织目标。(3)领导职能是指管理当局同别人一起或者通过别人去完成组织目标。(4)控制职能是指监控、比较、纠正的过程。②(5)创新职能是指在现在基础上进行革新,使其能更好的适应环境发展。

二、管理各职能的基本内容

1.计划。有的人对计划主体的认识存在误区,认为只有最高管理者才有计划权,其实不然。计划编制过程分为八个步骤,分别是:(1)确定目标。(2)认清现状。(3)研究过去。(4)预测并有效地确定计划的重要前提条件。(5)拟定和选定可行性行动方案。(6)制定主要计划。(7)制定预算。(8)用预算使计划数字化。③

2.组织。在现代企业,任何工作的完成都需要整合多种资源,包括人力、物力、信息等,而组织工作正是源于人类对合作的需要。企业的组织职能需要完成以下两大方面的工作:(1)组织结构设计、运作、整合;(2)人力资源管理。

组织中最重要的发展因素是人,从管理的定义,我们也可以看出,管理的中心是人,当今时代已经是人力资源时代,如何招牌人才、培养人才、留住人才已经成为各组织最重要的工作之一,一个组织只有依托优秀的人才加上合理的岗位、组织设计才可能最大化利用资源。

3.领导。拥有优秀的人才并不代表这些人才能各尽其力,如何让其各司其职,将其能力最大化的发挥,为组织创造更多的效益,这需要管理者运用一切可能的手段去与其沟通,对其进行有效激励,只有这样才能合理配置、使用人力资源,使其优点能为组织所用,缺点又不至于影响组织运作。

4.控制。组织外部环境并非永远不变,而组织内部对计划的执行情况,也具有较大的弹性,如何才能更有效适应环境并确保计划朝着既定的轨道顺利进行,实现企业目标,这就需要控制。

控制类型包括前期控制、同期控制以及后期控制。由其我们可以看出,控制贯穿于整个计划始终,不同时期控制发挥不同作用,只有将三者结合,才能达到控制的目的。控制过程包括确立标准、衡量工作绩效、纠正偏差三个方面,三个环节依次进行。对于组织而言,纠正偏差尤其重要,否则差错会越积越多,越积越深,最终解决将加大成本,解决难度也将加大。正因为控制,管理才得以周而复始的进行下去。

5.创新。由于知识经济、信息技术的快速发展,知识、技能更新、淘汰速度相当快,要想跟上外部环境的步伐,组织必须不断调整、变革、创新。而且组织不仅需要时时创新、更需要人人创新,尤其是各层级的管理者;另一方面,创新并没有其特有的表现形式,这与另外四项基本职能不同,但是,创新是蕴含于其他基本职能中表现出来并展示其价值的。

三、管理各职能间的相互关系

(一)管理五个职能是相辅相成、相互影响、相互作用、相互交叉渗透的,缺一不可。每一个职能都有其重要的作用及价值,缺了任何一个要素,管理活动都是无法顺利进行、有序展开的。

(二)在管理过程中,前四个职能,即计划、组织、领导和控制是呈现出一个循环的状态,每一项管理活动都是从计划开始,经组织贯彻,领导沟通协调展开,最后对偏差及其成果进行控制结束的。而上一轮控制活动结束之后又引发新一轮的计划、组织……如此反复循环,生生不息;而另一方面,创新是作用于所有环节之中的,无时无刻无人不需要创新,创新处于整个管理活动的核心,因为一个组织只有根据外部环境变革、创新的组织,才可能保持生命力、竞争力,组织才可能生存、发展下去,才谈得上管理活动的展开。因此,创新是推动管理活动开展的源动力。

(三)计划是整个管理活动的第一环节,因此也是管理的前提。整个组织所有活动的开展都是以计划为前提的,管理活动也不例外。组织生存、发展必须适应环境,要想实现组织愿景,这就必须制定不同类型的计划,没有计划,或者说没有合理的可行的计划,那么,管理的其他职能的存在也是没有意义的。

(四)组织是管理活动开展的基础和保障。任何活动开展都需要一个平台予以支持,组织正是这样一个依托。管理以及各项活动在组织中运作,其功能发挥正常与否,全赖组织结构设计、资源分配是否合理。因此说,组织保障了管理活动的开展。

(五)领导是整个管理活动得以展开的手段。前文也提到,当今社会是人力资源竞争的社会,管理的各项活动不仅需要人来制定,更需要广大被管理者的执行。如何执行;如何有效地、更好地执行,都需要管理者发挥领导艺术,只有这样才能发挥组织的作用,才能将计划贯彻,才有可能实现既定的计划和组织目标。

(六)控制是管理的最后一环,在整个管理活动中起着承上启下的作用。如果控制环节没有做好,那么不仅影响到当次的管理过程,也会对下次活动的开展埋下隐患。

通过上文的论述以及分析,我们可以清楚的发现管理的五大基本职能的重要作用及其相互之间无法切割、互相交叉渗透的关系。计划、组织、领导、控制、创新五个要素缺一不可,只有将五者科学协调、合理发展,组织才可能有序运行,才可能提高资源使用效率,进而提高组织竞争力,使其在当今社会处于不败之地。

注释

①周三多,管理学原理与方法(第四版),复旦大学出版社,2005年,第 11页②斯蒂芬·P·罗宾斯,管理学(第七版),中国人民大学出版社,2004年,第9页

③周三多,管理学原理与方法(第四版),复旦大学出版社,2005年,第171页