档案数字化管理的优势与弊端分析

档案数字化管理的优势与弊端分析

作者：周亚君

来源：《卷宗》2020年第07期

摘要：在科技迅猛发展以及信息技术水平日益提升的背景下，各个行业在发展进程当中开始广泛运用信息化技术与设备，而信息化技术也给各个行业综合管理水平的提高带来了强有力的支持。就档案管理而言，在网络信息技术和档案管理深度融合的背景下，档案数字化管理应运而生，并逐步演变成为至关重要的管理方式。档案史志馆作为事业单位，在推进单位改革发展的过程中，也把着眼点放在了档案管理上，积极运用先进的信息技术手段优化档案管理事项。但网络信息技术运用是一把双刃剑，相应的档案数字化管理也有一定的优势和弊端，对此要做好客观分析，在此基礎之上提出优化档案数字化管理的方法。

关键词：档案数字化管理;优势;弊端

在信息全球化背景下，事业单位的档案管理工作也发生了很大的变化，开始改变传统的档案管理模式，运用现代化的管理手段克服传统管理模式的不足，提高档案管理效率，满足新时代背景下的档案创新管理要求。在新时期，档案史志馆在档案管理当中积极引入科学先进的管理技术，尝试将档案数字化管理模式与档案管理进行有机结合，发挥数字化档案管理的优势，为档案资源的有效开发与利用打下基础。但从客观角度进行分析，档案数字化管理有其优势和弊端，所以要保证档案数字化管理的全面推进就要发扬优势，消除弊端，促进档案管理事业的长效发展。

1 档案数字化管理的优势

档案数字化管理是档案现代化建设的必然趋势，其伴随信息技术的普及应用得以快速发展。在单位的档案管理体系建设当中，推进数字化档案管理的优势主要体现在：一是有助于提升立卷制度执行水平。在单位的档案管理当中，有关于部门立卷的执行效果一直不够理想，立卷制度不够完善，难以保证档案信息的完整性和归档的有效性。在推行档案数字化管理之后，档案管理人员可与其他部门进行密切配合与有效沟通，把各个部门的资料录入信息化管理系统并备份传送到档案部门的计算机终端，之后由档案管理者开展统一性的立卷编码，将会极大程度上提升立卷制度的执行力以及反应力;二是有助于缩短档案管理时间。过去的档案管理工作具备时间、空间与人员管理等方面的局限性，通常需要档案管理者耗费很长的时间才能完成相关任务，从而影响到档案管理的效率。在实行了档案数字化管理之后，单位可以运用数字化手段进行档案信息的管理与开发利用，缩短档案管理时间，方便快捷的进行实践操作，并减少由人为处理带来的操作失误;三是有助于挖掘档案信息价值。数字化档案管理除了关注档案信息的保管之外，还特别关注档案资料的合理化利用，因此能够把档案信息的价值挖掘出来，为档案信息利用创造良好条件。四是有助于提升档案查询效率。单位要管理的信息档案数量众多，

而且规模较大，给档案管理带来了很大的难度，依靠单一的人工处理方法会影响到档案的查询使用。在实施数字化档案管理之后，依托先进的信息技术工具与设备能够让信息的查阅更加便利与快捷满足档案使用者的要求。

2 档案数字化管理的弊端

任何事物都是有两面性的，档案数字化管理同样也是如此，我们在看到这种先进管理模式的诸多优势之外，还需要从客观角度出发归纳总结档案数字化管理的弊端，以便在今后的工作当中规避问题，弥补缺陷，体现出档案数字化管理的优势。第一，档案数字化管理存在安全风险。档案数字化管理虽然能够明显提高档案处理的效率，但是由网络信息技术运用带来的安全风险也是不容忽视的，尤其是电脑病毒、黑客攻击等均会在极大程度上威胁档案信息安全。假如单位在档案管理当中没有做好安全保障工作，缺少安全意识的话，就会因为安全风险问题的存在，影响档案的管理与信息的利用。第二，数字化档案的存储载体显现出制约性，对计算机软件以及硬件设施有着较大的依赖性，而且会受到设施更新的影响。过去的数字化档案在建设当中有可能发生和新软件不兼容的情况，导致档案信息无法实现长久保管与恰当运用。第三，档案数字化管理在执行过程当中缺少法律保障。数字档案比较特殊，虽然存储方便且查询便利，但是档案的内容很容易被篡改，所以在数字化档案管理当中很容易出现法律效力不足的缺陷，需要专门针对数字化档案管理，给出法律约束与规范，提高数字化档案管理的规范性。

3 档案数字化管理优化落实的策略

3.1 加大部门联合实现信息共享

为了构建科学完善的档案数字化管理体系，充分发挥现代化档案管理的优势，必须保证单位内部各个部门协调配合，构建一个日趋完善的数字化档案管理系统。在管理系统建设过程中，先要做好总体设计，优化档案整理以及备份工作，尤其是要注意统一各个部门的计算机管理系统，防止出现档案不能读取的问题。各部门需要制定明确的规章制度，保证每日信息的全面录入和完整保存，上传至档案管理系统。为了保证系统的稳定运转，可以运用双服务器和光盘双备份的方法维护档案管理的效率以及安全。考虑到档案数字化管理当中存在着安全风险问题，有效设置档案查看权限，同时做好安全技术利用工作，比如应用防火墙技术、病毒查杀、防止黑客攻击系统设计等方法，在保证资源有效共享的同时，维护信息的安全。

3.2 规范操作程序保证管理规范

在档案数字化管理模式的推广应用当中，要保证管理质量，就必须对档案操作程序进行规范，明确操作程序，防止由于个人操作不当问题出现数据丢失风险。首先，要对档案信息录入进行规范。档案管理者在录入信息时要保持严谨严肃和科学认真的态度，保证全部材料录入准确真实和完整，并在录入之后进行信息比对和检查，在确认无误之后才能立卷。其次，要对档案扫描工作进行规范。在扫描档案信息时需要确认页数和信息是否有遗漏的问题，哪怕是在完

成扫描和录入之后，也不能够直接归档，而是要做好文档信息的再次检查，确保档案全部内容真实准确，最后在备份和归档。整套工作都需要在严格的程序规范之下开展，同时要严格遵循相关的制度与规章。最后，要专门针对档案数字化管理的特殊性加大制度建设力度，增加立法效力，为数字化管理提供法律保障。

3.3 建设管理队伍提高管理效果

数字化档案管理不同于传统的人工档案管理模式，对于现代信息技术的要求较高，又进一步提高了对档案管理者的专业素质要求。在引入数字化技术之后，虽然很多的档案管理事项都可以交由信息化系统处理，但是档案管理者对系统的操控是不可缺少的，而且每一个合格的档案管理者都应该具备极高的信息化素养。这是降低档案管理失误和保证档案管理安全可靠的必要条件。对此，为了保证档案数字化管理的成效，单位需要定期培训档案管理人员，构建一整套完善化的教育培训机制。首先，档案管理者要积极学习与档案管理有关的法律法规严格依照工作规范和具体程序进行数字化档案管理。其次，档案管理者要加大对信息技术的学习和掌握力度，熟练操纵信息化管理系统，提升信息化素养。最后，档案管理者要提高职业道德素养，秉持着严谨认真和负责的精神，为单位的档案数字化管理创造条件。

在现代信息技术手段日益发展和广泛应用的背景下，史志档案信息管理获得了良好的技术支撑。要想从根本上提高单位档案管理的效率和质量，就要以信息技术为依托，构建专门的信息化管理系统，让档案资料发挥应有价值。档案史志馆要提高对档案现代化管理的重视程度，尽快扭转思想，完善工作方案，准确认识档案数字化管理的优势和弊端，加快档案数字化管理改革步伐，在保证档案信息有效保存的同时，提高档案资料的利用效果，为单位发展和社会经济建设提供更好的服务。

参考文献

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[2]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016，37（9）：48-49.

[3]白苗.档案数字化管理的优势和弊端解析[J].企业文化（下旬刊），2019，（11）：143.