企业档案管理面临的困惑及对策分析

企业档案管理面临的困惑及对策分析

发表时间：2018-07-13T16:02:38.693Z 来源：《基层建设》2018年第16期作者：黄丹红

[导读] 摘要：对于现在的企业而言，档案作为企业发展的一种隐形的资产，企业档案管理的工作也占据十分重要的地位，它可以为企业的各项业务以及工作的开展创造条件，并且可以有效的为企业规避一些风险。

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摘要：对于现在的企业而言，档案作为企业发展的一种隐形的资产，企业档案管理的工作也占据十分重要的地位，它可以为企业的各项业务以及工作的开展创造条件，并且可以有效的为企业规避一些风险。只有提高档案管理的水平，对资源做到高效的利用，规范科学的管理档案，这样才可以促进企业的持续稳定发展。在市场经济的影响之下，企业档案管理的制度也在不断的进行改革。以往传统的工作模式已经与现在企业的发展已经不能相匹配，无法满足企业的发展需求。目前，很多企业始终不能意识到企业档案管理的重要性，因此企业对档案管理的工作存在着很大的不足，影响工作的正常开展，本文就企业档案管理的现状做了探讨与分析，并提出了相对应的方法与策略。

关键词：企业职工；档案管理；问题及措施

现如今，社会不断变化，市场经济也在不断的发展，企业在这种形式之下，既要迎接机遇，也要面对一些挑战。档案在企业中所占成分比较重，所以如果让企业稳定发展，档案的管理是关键，要科学有效的提高档案的利用。以往传统的管理企业档案的模式与手段存在的不足，使得档案浪费了很多有利的价值信息。负责这一项工作的管理人员，应该提高对这一工作的重视度，加强管理，提高单位的绩效。

一、企业档案管理面临的困难

（一）、对档案管理工作的认识不到位

首先，企业的领导不重视关于档案这一块的管理工作，不明白档案对于一个企业的重要性，认为档案管理这一工作只是一个形式，可有可无。企业领导不能以长远和发展的眼光去看公司，只顾眼前的利益，不能认识到档案管理的工作带来的无形的长远的效益，更甚者可能有领导为了暂时的节约公司的人员与资金，放弃对档案资源的管理。这种错误的认识，是可以直接影响企业的发展的。其次，是企业内部的管理部门的工作人员之间不能做到相互联系，共同合作，促进企业的发展，并且在工作中自身也不能认识到自己工作的重要性，在工作的过程中有所怠慢，也不能做到积极的向企业领导反映在工作中遇到的困难和关于档案管理的工作状况。大多数情况下，也会受思想的影响，企业忽视档案管理，不配备足够的人员，也不投入足够的资金，基础设施也不能完善，部门的人员享受不到同样的待遇，这些问题也会导致工作人员的思想不积极，导致出现工作不完善的态度。

（二）、档案工作人员得不到保障

首先，档案资源管理得不到领导所给予的保障。档案管理在大多数眼中本就是一项无足轻重的工作，工作人员更是默默无闻，很少有领导会去检查他们在工作过程中的功效与误区，甚至有领导会觉得他们的工作内容就是简单的收集与整理材料，只要表面功夫做好，可以应付上层的检查就可以。其次，是关于经费方面，很多企业关于档案的管理方面通常都会有资金短缺的现象，导致资源管理部门无法进行正常工作，不能承担起对档案信息化科技化和数字化等方面的发展。然后，是行政方面。企业通常会不定时的进行人员调整，裁员增效，以此来鼓励和加强一部门职能部门，而一些服务性的弱势部门则理所当然的成了裁员的最大选择对象。由于领导对企业档案管理认识的不足，加上以往传统的档案工作并不能体现工作的作用，所以资源管理部门一般是裁员的最大选择，这会严重的影响档案工作的进行与开展。最后，档案管理工作没有相应的制度保障。有的是企业的管理体制不完善，有的是企业没有关于档案的相应的规章制度，即使一些企业有这些规章制度，但很少会有企业拥有健全完整的制度，这也会影响工作的执行，从而导致文件材料丢失。

（三）、档案管理的设备落后

随着科技的迅速发展，对于企业的管理工作完全可以运用科学化的手段进行管理。在档案管理的工作中融入现在的科技手段，更好更方便的提高工作效率，以此来分担工作人员的工作，减轻工作人员的压力。对于现在大多数的企业来说，管理档案的手段都是纸质形式，很长一段时间后，纸张就会泛黄，字体也容易变得模糊，同时纸质档案也容易遗失。尤其是在一些档案的移交过程当中，很容易在工作上发生失误。要有效的利用这些档案信息，筛选出重要内容，实现资源的合理利用和共享。如果在企业的档案中添加现在的高科技的手段，引用一些新的设备，或者把纸质的文档做成电子文档，这样不仅可以节省大量的时间和空间，也更利于档案的分配管理。同时也可以避免工作人员造成存错档案或是漏存档案的现象，可以使档案内的管理更加的信息化、数字化、现代化。

二、有效企业档案管理水平的措施

提升企业的档案管理水平，可以促进企业的可持续发展。对企业的档案进行管理，可以使企业的领导轻松地了解与掌握企业的基本情况，也为领导者在对企业进行未来的人员规划和发展战略时提供了便利。在企业内，只有充分的利用档案，把人员调度最合理化，才会提高企业的发展。档案可以帮助领导者熟知企业的工作进度，为员工分配合理的职务及内容，使每一位员工都发挥他的最大的能力和价值。

（一）、加强对档案的重视程度

首先，是企业的领导方面，企业的高层和管理层应该加强对档案管理的重视程度，重视企业对一些相关资料的整理和保存，同时对借阅浏览的人员也做好登记处理，并且制定出相应的管理工作制度，并要求工作人员严格遵守。另外，负责档案管理的工作人员也应该加强对管理工作的重视，要保证管理工作的合理有序的运行，尽心尽责，以确保可以为企业管理工作提供比较有效的内容作为支撑。只有上下齐心，共同加强对企业档案管理的重视，才可以保证企业档案管理工作在企业的日常管理工作中的地位，保证企业的迅速发展。

（二）、明确档案管理工作的具体内容

在对企业的工作人员的档案的管理过程中，要加强管理，保证档案信息内容的完整性和精确性。例如，在工作人员存档之前，首先要对档案的内容的信息核对，如果出现有差异的情况，在第一时间联系该工作人员进行了解具体情况。如果是一些基本的信息等出现差异，则要让工作人员的重新记录，并加以修改。如果是档案的内容出现了一些刮痕或是涂抹迹象，也要及时调查是否是出现了档案造假的现象，如果是假档案，则要对其进行严重的教育，并进行相应的处罚，决不能姑息纵容这种现象。

（三）、建立健全科学合理的档案管理制度

对于一个企业来说，企业的管理人员应该多听取其他员工的意见，根据企业的现状做出分析，提供出科学、有效、合理又细致的档案管理制度。只有在标准的档案管理制度的要求下，才可以确保企业的档案管理工作有章可循，依章办事才可以有效确保公司的制度。企业