发票管理办法(征集意见稿)

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发票管理办法

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1 目的：加强和规范发票管理，加快资金收回，降低税务风险。

2定义及适用范围

2.1发票指我司为客户提供物流服务后，按税法规定，由我司开具的运输、配送、装卸及仓

储发票；

2.2 适用范围：公司所有客户经理和结算人员。

3管理体系

3.1 客户经理：

3.1.1负责销售发票（即指运输发票、仓储发票等收取款项的纳税凭证）移交客户方代表，

同时索取其有效签收证明文件，上传回ALIS系统，原件移交财务部；

3.1.2 负责发票差错、丢失、过期等原因形成的发票退回、挂失、公告等事项的办理与报告，

协助财务部发票管理员进行相关处理（包括ALIS的处理）；

3.1.3 负责扣款、赔偿等事项形成的收款差异（或者称为“扣款事项”）申报与证明文件管

理（包括客户方向我司开具相应的销售发票等、扫描上传系统、原件作为原始会计凭证移交财务部），协助财务部进行相关处理；

3.1.4 负责客户方相关纳税人开票资料收集，并对系统（ALIS）资料录入与维护（客户方纳

税人代码、机构代码、税款开户行和开户银行等）.

3.1.5 负责与客户方代表沟通发票开具的方法（汇总开票还是分线路开票、建议汇总开票以

提高开票效率）与频度（每月多次开票或者按周开票，以利早日办理请款手续等），确保公司款项早日回收。

3.1.6 其他公司安排的其他工作。

3.2 区域公司（含冷链物流公司，下同）：

3.2.1 督促与检查客户经理是否履行岗位职责，并对其检查结果进行通报与处置；

3.2.2 复查与稽核客户经理所移交证明文件（指往来函件、运输回单和发票等移交给客户和

移交给公司）的扫描和上传、移交总部是否可靠，保障公司债权；

3.2.3 督促、检查和跟进已满足营业收入确认条件的订单相关系统处理（及时处理（或录入）

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“确认收入”、提前开票办理请款申请、销售发票接收处理与移交户处理等），不定期发布检查报告。

3.3财务部

3.3.1 负责根据客户经理的业务收款需要而形成的销售发票的开具、邮寄、移交客户经理、

跟进到达确认及发票丢失、过期等日常管理工作；

3.3.2 负责公司的发票管理事项（发票的领、用、存等）。

3.3.3 负责发票管理办法的制订、修订、培训、执行考核和处理通报。

3.3.4 负责发票移交签收单原件及资料的保管与存档管理。

4开票必备资料和条件：

4.1公司的客户；

4.2 内容、金额等符合合同条款要求。

4.3 客户经理需提供客户方以下信息：

●收货人及纳税识别号；

●发货人及纳税识别号；

●抵扣方（付款方）；

●数量、单价、里程等基础信息；

●客户有特殊要求的需在备注栏备注清楚。

4.4 其他要求（如：允许汇总开票、必须分线路开票和抵扣联盖章等）。

5开票流程：

5.1 收入核对：

5.1.1 客户经理与客户方代表根据合同要求，复核营业收入证明文件（合同、运输回单等）；

5.2 申请开票：

5.2.1 客户经理和客户核对开票相关信息；

5.2.2 在开发票模块提交开票资料；

5.2.3 备注系统开票申请单号。

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5.3 开具发票：

5.3.1 财务部发票管理员根据系统开票资料及时开出，并在当天寄给客户经理，同时登记公

司发票台帐。

5.3.2 开票要求，需事先沟通好，避免重复劳动。

5.4 预开发票流程：

5.4.1 预开票是指物流服务已经提供，但客户经理尚未明确到某张订单的特别流程；

5.4.2 公司为加快结算与回收资金，鼓励客户经理根据公司已确认的营业收入开票与收款；

5.4.3 预开票客户需在系统提交开票资料，并备注XX客户X月份X费用。

5.4.4 发票是客户方付款的重要凭证，但不是确定营业收入和应收账款的凭证依据，客户经

理尽早向客户提交请款凭证（其中发票是重要凭证）是加速收款的主要途径。

5.5 重开票（发票错误、丢失、过期等）管理：

5.5.1 发票重开必须执行区域和财务部销售财务经理审批制度。

5.5.2 为避免发票中转丢失风险，需要重开的原始发票必须邮寄回财务部。

5.5.3 特殊情况（如遗失等）需经区域和财务部销售财务经理核实审批后方可重新开具。

6 发票传递及管理：

6.1 原则上当天15：30之前开出发票当天寄出；

6.2 公司寄出的发票，其收件人必须为公司客户经理/客户代表或者客户经理授权人（特殊

情况需经区域和财务部销售财务经理批准）；

6.3 财务部发票管理员（下同）负责发票邮寄的在途跟踪；

6.4 发票管理员必须在系统和发票登记薄中注明邮件单号便于跟踪发票，客户经理按照快

递单号清点发票并在ALIS系统签收，如有不符，必须在第一时间反馈发票管理员；6.5 发票邮件到达服务平台邮件管理员和客户经理后，客户经理在ALIS系统中进行发票接

收处理。

6.6 客户经理向客户移交发票（系统移交）后，必须向客户索取发票签收证明文件（载明

发票类型、发票号码、收票人名称和纳税号码、金额、移交人签名和收票人代表签字

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