合同管理系统的设计与实现文献综述

文献综述

1 前言

合同管理是企业管理中不可缺少的组成部分，完善的合同管理是企业健康运作的一个重要标志。由于合同形式的多样性和履行过程的多变性，许多企业对此很少有一个较好的办法来及时有效地实施合同的起草、修改、统计、监控等一系列管理工作。一个合格的合同管理信息系统应该包括签署合同方资料档案、合同资料档案的管理，合同付款处理、查询、汇总的管理，合同收款处理、查询、汇总的管理，以及合同到期未付完款、到期未收完款的全面跟踪监管控制，并具有严格的系统用户及分级权限控制，保证了企业合同数据的严格保密性。目前，很多企业采用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存在着诸多弊端，如：效率低、保密性差、电子表格容量小、关联性差、,不易于查询、更新和维护等。

2合同管理及合同管理系统

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理系统，是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。

2.1合同管理的现状及发展趋势

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理；从八十年代中期以后，人们开始更多

地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。

2.2合同管理中存在的问题

如果合同的管理操作完全靠人工进行跟踪管理，不仅工作量大，而且难度也非常大，合同管理的工作一般由法律部门主管，业务部门兼管，而这两个部门对财务状况无法完全掌握，很难对合同进行监督和检查。即使设立专门的部门，也会大幅提高成本，不利于企业的长期发展，混合式的管理模式使得职员了解合同的履行情况非常被动，这种人工管理方式远远不能满足现代化管理的需要。

采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

1)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

2)进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

3)信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

4)缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

2.3 系统实现的功能

本毕业设计要求能够设计并实现合同管理系统，主要由四大功能模块组成：客户管理模块、项目管理模块、合同信息维护模块、合同执行控制模块，各模块之间通过数据关系联系在一起，用户通过身份权限验证对该合同管理系统进行相应的处理操作。本合同管理系统旨在简化企业现实运作中的合同管理活动，将其

电子化、信息化、网络化，使用户可以便捷地通过客户终端实现异地可操作，且操作界面友好、灵活、实用、安全，可以对企业合同实现资料登记、内容修改、删除、项目进程追踪、款项状况等功能操作。此系统便于数据的集中管理，方便快捷地将合同管理功能统一化，辅助用户有效管理合同，同时满足管理人员及企业对合同的管理要求，提高工作效率。

系统设计过程中，首先要熟悉企业合同管理基本流程及功能，其次分析实现系统的设计层次，并通过创建客户管理、项目管理、合同信息维护、合同执行控制四大主要模块分区实现基于BS模式下的合同管理，前台使用Macromedia Dreamweaver8作为页面开发工具，后台数据库使用Microsoft Access2007进行编写，通过ASP语言实现动态网页，满足企业需要。

其中数据库的设计和客户端的ASP源代码编写是设计的重点和难点。合同管理系统的基础就是数据库。所以对数据库的结构设计就显得格外重要。数据库的设计工作主要包括建立管理系统的数据库，创建所需要的表。数据库应包含以下几个表：用户信息表（Users）、客户信息表（Clients）、项目信息表（Projects）、合同进展信息表（ContractProgressInfor）、合同信息表（Contract）。

3 MIS系统

合同管理系统是一个典型的MIS系统。所谓MIS（管理信息系统--Management Information System）系统，是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。MIS系统通常用于系统决策，例如，可以利用MIS系统找出目前迫切需要解决的问题，并将信息及时反馈给上层管理人员，使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说，MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。一个完整的MIS应包括：辅助决策系统（DSS）、工业控制系统（IPC）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。MIS系统与传统的管理系统相比有以下优势：

1、解决结构化问题。

2、以高速度低成本完成数据的处理业务，追求系统处理问题的效率。