全套制度及业务流程之文件管理程序

24．文件管理程序

1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投

诉；

2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归

档和销毁等。

3．工作流程：

3.1 文件分类：

3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文

件和外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联

系函、通知、会议文件、周记、制度文件等

B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方

来文、顾客来文、公共事业单位来文等

C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业

单位发出的文件等

3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术

文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应

商名录、培训记录、各类签到表、登记表等

3.2 总要求：

3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格

式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**

集团文件处理办法》之第二章“文件格式”）

3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个

人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。

3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情

况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据3.2.4订立的立卷类目，将空

白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。

3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节：

A．编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。

B．批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。

C．登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。

D．用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。

E．发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。

F．传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。

G．更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。

H．版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。

I．回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责

及时收回。

J．归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。

K．借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。

L．保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。

M．归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。

3.2.7在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可

加盖加急章）。若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。

3.2.8在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出

差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。

3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室

二次重复会签的环节。（具体做法参见《合同管理制度》）。

3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投

诉，并定期向总经理汇报；