数字化档案管理工作的实践

数字化档案管理工作的实践

摘要:随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。

关键词:数字化;档案管理;实践

在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。

一、档案管理工作数字化的必要性

在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只

需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。

二、事业单位数字化档案管理工作存在的主要问题

为了适应当前时代的发展，事业单位已经基本上实现了数字化档案管理，虽然在一定程度上提高了工作效率，但事实上仍然存在一些问题，影响档案管理数字化进程。首先，设备滞后。目前大部分事业单位所采用的计算机、影印机、扫描机，不管是使用时间较长，更为主要的是在功能上也存在一定的滞后性，数字化档案管理的实现，对软硬件设施的要求都相对较高，而设备的滞后性，将直接影响到数字档案的保存，是档案管理数字化的重要阻碍。其次，大部分档案管理人员的年龄偏大，对于数字化的接受程度相对较低，还有一部分则是非管理专业出身，一人身兼数职，缺乏管理经验，但年龄较小，需要事业单位在这一人才任用、培训方面加以重视。再次，精细化管理工作仍待完善。目前，事业单位中大部分档案仍然是纸质档案，以书面形式充分显现，这些档案存储时间较为久远，无法完全录入到计算机中，需要结合实际情况，采取有效的对接方式，保证纸质档案与数字档案的准确对接。最后，事业单位的档案管理系统与自动化办公室之间无法实现紧密对接，这也就使得单位档案管理、自动化管理系统之间缺乏管理规范，不利于档案管理工作的数字化发展。

三、加强事业单位档案管理数字化建设的有效对策

基于上述分析可以了解到，随着时代的发展，档案的数量不断增加，而内容也更为详细，传统的档案管理方式已经无法发挥作用，导

致档案管理工作有效性不高这一消极后果，需要事业单位在今后做出调整。

(一)更新硬件设备

为了更好地实现数字化，事业单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。

(二)培养复合型人才

在数字化时代背景下，复合型人才培养已经成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须要具备基本的管理工作常识，为了适应数字化档案管理发展，还需要针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培养。其次，可以选择具备一定计算机操作能力的工作人员担

任档案管理工作人员，并负责有关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可以完成管理也可以进行计算机设备操作，能够应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。

(三)做好数字化档案精准管理

与传统档案管理相比，数字化档案管理工作更为简单、方便、快捷，但是对细节的重视程度却有所提高，若是数字化档案文件没有得到有效处理，就很有可能会导致文件丢失、损坏，影响档案管理质量。因此，在今后事业单位必须要展开档案的精准化管理。一方面，应该完善管理制度，对档案管理的书面化、全面化、同步化、专业化给出具体的要求，而文件从形成、收集、整理、审核、归档、移交的各个环节，其工作规范、内容都要更为明了;另一方面，要设立专职档案员的这一职位，同时，明确岗位的工作原则与职责范围，配合责任追究制度，一旦发现问题应追究责任人的工作疏忽，避免到时候出现责任推诿的情况，同时，能够促使人员之间形成相互监督的工作氛围，为精准化管理的实现打好基础。

(四)运用现代化管理手段

现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益

广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。

四、结语

综上所述，在以往事业单位管理中，档案管理工作很难引起相应的重视，管理者通常是其他部门调剂或者是兼任该项工作，为工作质量提升带来些许影响。为此，在今后事业单位需要通过更新硬件设备、培养复合型人才、做好数字化档案精准管理、运用现代化管理手段等方式来实现数字化建设，在提高工作效率与质量的同时，还可以实现快捷调取，减少工作人员的压力，符合新时期要求。

参考文献:

［1］陈莉．数字化档案管理工作的实践与探讨［J］．卷宗，2019，9(6):5．

［2］韩云丽．企业数字化档案管理工作的实践与探讨［J］．办公室业务，2018(18):190．