文件发放领用登记表
质量记录目录
22
HDM/QR 7.4-01-05-0
沪东船用配件厂合格供方名录
23
H&Z/QR 7.5-02-08-3
特殊过程确认表
24
H&Z/QR 7.5-02-09-1
特殊过程设备认可记录
25
HDM/QR 7.5-02-01-0
焊接过程记录表
HDM/QR 7.5-02-02-0
焊材发放记录
XXXX质量记录目录
№
序号
编 号
名 称
（随各类记录要求填写）
1
H&Z/QR 4.2-01-01-0
文件会签表
2
H&Z/QR 4.2-01-02-0
文件发放领用登记
3
H&Z/QR 4.2-01-03-0
文件更改申请审批单
4
H&Z/QR 4.2-01-04-1
文件更改通知单
5
H&Z/QR 4.2-01-05-1
年度员工培训计划表
17
HDM/QR 7.2-01-01-0
合同评审意见
18
HDM/QR 7.4-01—01-0
外协外包单位能力评价表
19
HDM/QR 7.4—01-02-0
超越“合格供方名单”选择审批表
20
HDM/QR 7.4-01-03-0
供方进入合格供方名单申请表
21
HDM/QR 7.4-01-04-0
检验不合格通知处理单
40
H&Z/QR 8.5-01-01-0
纠正措施记录表
41
H&Z/QR 8.5-01-02-0
纠正措施实施汇总表
行政管理台账【可编辑范本】
７.工作人员报销记录
员工报销管理台账的相关表格，见表 4-63~表４-７3。
编号： 序号
表４-63 报销记录表
日期
报销人
报销内容
金额（元）
确认签名
填表： 审核:
表 4—64 报销单据记录台账
编号:
日期
序号
内容
金额
备注
1
有票
２
无票
总计 填表：审核：
表 4—65 报销票据接收记录
编号: 序号 交票日期 姓名 返还日期 签收人 票据份数 票据金额 本人签字 备注
执行负责人
做好行政台账，内部管理井然有序
表 4-1６ 决议事项实施表
会议名称：
决议事项
决议日期
决议负责人
部门
执行负责人
实施目标
实施进度等
评价
月份 １ 2 ３
填写日期： 使用日期
实施进度
各部门每个月的实施检查表
评价
月份
４
5
6
实施进度
评价
表 4—17 会议室使用申请表
使用时间
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
总经理
8
0８
0２
管理者代表
9
09
03
ISO 办公室
１0
10
０4
生产部
11
11
05
工程部
12
12
06
质量部
１3
13
０7
财务部
表 4—４ 收文登记表
年度:
收件人：
派发对象 仓管部
行政人事部 采购部 销售部
咨询公司 认证机构
做好行政台账，内部管理井然有序
保密文件移交登记表
保密文件发放登记表
浙江海翔川南药业有限公司 编号 037 038 039 040 041 042 043 044 045 046 047 048 049 050 051 052 053 054 文件名称 密级 领用人 领用部门 领用目的 授权人 备注 年
保密文件发放登记表
浙江海翔川南药业有1 062 063 064 065 066 067 068 069 070 071 072 文件名称 密级 领用人 领用部门 领用目的 授权人 备注 年
保密文件发放登记表
浙江海翔川南药业有限公司 编号 073 074 075 076 077 078 079 080 081 082 083 084 085 086 087 088 089 090 文件名称 密级 领用人 领用部门 领用目的 授权人 备注 年
保密文件发放登记表
浙江海翔川南药业有限公司 编号 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 文件名称 密级 领用人 领用部门 领用目的 授权人 备注 年
保密文件发放登记表
浙江海翔川南药业有限公司 编号 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031 032 033 034 035 036 文件名称 密级 领用人 领用部门 领用目的 授权人 备注 年
办公用品申购、领用、发放管理制度(5篇)
办公用品申购、领用、发放管理制度一、总则办公用品是指用于办公、工作以及公共服务的各类物品，包括但不限于文具、纸张、耗材、电子设备等。
为了规范办公用品的申购、领用、发放管理，提高办公效率和经费使用效益，制定本管理制度。
二、申购管理1. 申购范围所有需要办公用品的部门及人员。
2. 申购方式（1）采用网络申购系统进行办公用品申购；（2）申购前要进行预算核定，并由部门负责人进行审批；（3）申购单应包含申购日期、申请部门、申购物品、数量、规格型号、预算核定等内容。
3. 申购审批（1）各部门负责人或相关人员对申购单进行审批，确保申购物品与实际需求相符；（2）审批通过后，申购单交由采购部门进行采购。
4. 申购事项变更凡申购事项有变更的，申请部门应及时与采购部门联系协商处理。
三、领用管理1. 领用范围本单位所有员工均可领用办公用品，但需符合实际工作需要。
2. 领用方式（1）员工按照实际需求，在设定的领用时间及地点领取办公用品；（2）领用前需出示有效的工作证明或身份证明。
3. 领用限额不同级别的员工有不同的领用限额，领用额度由人力资源部门根据实际需求和预算核定决定。
4. 领用记录领用人员应在领用时填写领用登记表，包括领用日期、领用部门、领用物品、数量等，并由领用部门负责人进行核对签字。
四、发放管理1. 发放范围（1）办公用品根据实际需求定期发放给各部门及员工；（2）如有特殊需求，部门负责人可向采购部门提出发放申请，经审批后发放。
2. 发放方式（1）统一发放：由采购部门根据实际需求统一发放办公用品；（2）个别发放：根据特殊需求，采购部门可以个别发放办公用品。
3. 发放记录采购部门应建立完善的发放记录，包括发放日期、发放部门、发放物品、数量等。
五、办公用品管理1. 采购管理（1）采购部门在进行办公用品采购时，要遵守相关法律法规和采购制度；（2）采购部门要严格按照预算核定进行采购；（3）采购部门要保证采购的办公用品质量符合国家标准。
CNAS程序文件
二级文件清单文件控制程序1 目的为对与管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效的，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用范围包括法律法规、标准、规范性文件，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范、手册、指导书、记录表单。
3 职责3.1 检测中心主任负责质量手册和程序文件的批准、发布；3.2质量负责人负责质量手册、程序文件的审核、相关质量管理作业指导书与其它文件的批准，负责组织有关人员对现有体系进行评审；3.3质量管理部负责质量手册、程序文件的编制，所有受控文件、外来文件的发放、回收、销毁及原稿的保存；3.4技术负责人负责相关技术类作业指导书的批准；3.5各部门负责相关文件的编制和使用保管、外来文件的审查与获取，各部门负责人负责本部门相关作业指南文件的审核。
4 工作程序4.1文件与资料的分类4.1.1文件和资料分为以下几类a)质量手册；b)程序文件；c)技术性文件(包括标准技术文件、服务过程标准等)；d)其它内、外部资料(如法律、规定、制度等)。
4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件。
检测中心管理体系运行中作为执行依据的文件为受控文件；仅供参考或提供给客户及第三方参阅的文件为非受控文件。
受控文件分发时须加盖“受控文件”印章并注明分发号；非受控文件分发时不加盖“受控文件”。
4.2文件的编号4.2.2 各类文件编号统一由综合办公室文档管理员负责，文件编制部门在编制文件时，在综合办公室文档管理员处取得文件(含记录)的编号。
4.2.3 文件编号方法4.2.3.1 质量手册的编号方法由机构代号(SK)、检测中心管理体系代码(CQM)组成，示例：SK-CQM。
4.2.3.2 程序文件的编号方法由机构代号(SK)、质量程序文件代码(QP)、流水号(两位数字)组成，示例：SK-QP- 01。
4.2.3.3 作业指导书的编号方法由机构代号(SK)、作业指导书文件代码(WI)、顺序号(三位数字)组成。
受控文件发放领用登记表
受控文件发放(领用)登记表记录编号：QB／SJS-J01-01使用编号：安2012-001 序号文件名称文件编号分发号领用部门领用人／日期备注一安全生产责任制一二目标管理二三施工组织设计三四安全技术交低四五安全检查五六安全教育培训六七班前教育活动七八特种作业管理八九工作事故处理九十安全标志十十一文明施工十一十二民工夜校资料十二十三建筑施工安全检查标准JGJ592011十防汛应急预案批准人：制表人：受控文件发放(领用)登记表记录编号： QB ／SJS-J01-01使用编号： 安2012-002四 十五 消防演练预案十六 安全文明施工方案（力创.天籁福）十七重大危险源清单序号 文件名称文件编号 分发号 领用部门 领用人／日期 备注十八 危险辫识、风险评价清单QB/SJS-J22-02十九 重 要 危 险 源 管 理 方 案(2012)QB/JSJ-J22-03二十环境因素识别与评价表QS/SJS-J21-02批准人：制表人：受控文件发放(领用)登记表记录编号： QB ／二十一检 查 记 录 表QB/SJS-J17-01二十二 重要环境因素管理方案QB/JSJ-J21—03二十三 合规性评价报告（2012）二十四 合规性评价记录表（2012）二十五 建筑工程安全管理资料二十六隐患处理表QB/SJS-J-8.3-03SJS-J01-01使用编号：安2012-003 序号文件名称文件编号分发号领用部门领用人／日期备注二十七外脚手架专项施工方案批准人：制表人：。
ISO9000版质量体系文件
华贝纳（杭州）毛纺染整有限公司ISO9000质量体系文件0.1 目录标题 ISO 9001：2000标准条款对照0.1目录0.2质量手册说明 5.5.50.3质量手册修改控制0.4企业概况1.0公司组织机构图2.0公司质量管理体系结构图3.0质量管理体系过程职责分配表4.0质量管理体系 4.1、 4.2.1、4.2.24.2.3文件控制程序 4.2.34.2.4质量记录控制程序 4.2.45.0管理职责 5.05.1~5.3管理承诺/以顾客为关注焦点/质量方针 5.1 、5.2、5.35.4管理策划控制程序 5.4.1、 5.4.25.5职责和权限 5.5.1 、5.5.2 、5.5.3 、5.5.45.6管理评审控制程序 5.66.0~6.1资源管理 6.0、6.16.2人力资源控制程序 6.26.3~6.4设施和工作环境控制程序 6.3 、6.47.0产品实现 7.07.1实现过程的策划程序 7.17.2实现过程的策划程序 7.27.3设计和（或）开发控制程序 7.37.4采购控制程序 7.47.5生产和服务运作控制程序 7.57.6测量和监控装置的控制程序 7.68.0测量、分析和改进 8.18.2.1顾客满意程序测量程序 8.2.18.2.2内部审核程序 8.2.28.2.3~8.2.4过程和产品的测量和监控程序 8.2.3、 8.2.48.3不合格控制程序 8.38.4数据分析控制程序 8.48.5改进控制程序 8.5附录1 第二级文件清单附录2 质量记录清单0.2 质量手册说明1 手册内容本手册系依据ISO 9001：2000《质量管理体系——要求》和本公司的实际相结合编制而成，包括：⑴公司质量管理体系的范围，它包括了ISO 9001：2000标准的全部要求；⑵质量管理标准和公司质量管理体系要求的所有程序文件；⑶对质量管理体系所包括的过程顺序和相互作用表述。
2 术语和定义本手册采用ISO 9000：2000《质量管理体系——基本原理和术语》的术语和定义。
必需的六个程序文件
●总经理聘任内部质量管理审核员,并规定其职责.
●质量部负责制订“年度质量管理审核工作计划”,并经总经理或管理者代表批准.
●在管理者代表主持下,质量部组织实施审核,编制并管理有关审核的文件、报告和资料.
●各相关部门配合完成审核,并对不合格项采取纠正措施.
文件名
必需的六个程序文件
电子文件编码
ZLAL001
页 码
26-10
●人力资源部推荐、总经理聘任内部质量审核员,被聘人员应 具有一定资格,有管理工作经验和熟悉审核工作,并经过培训且是非从事受审核活动的人员 审核员不应审核自己的工作,并独立于受审核部门,以确保审核过程的客观性和公正性.
●审核次数、时机、内容
1人力资源部负责根据质量管理体系的过程和区域的状况,重要性以及以往审核的 结果,制订“质量管理审核年度工作计划”,并于年初报总经理批准后下发实施,一般情况下,每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核1～2次,对重要部门,根据总经理的指令可临时增加审核次数.
●质量审核报告、记录、文件由质量部按记录控制程序的规定保存.
●质量审核结果是管理评审和质量改进的输入.
●纠正措施控制程序
●预防措施控制程序
●记录控制程序
●管理评审程序
●年度质量管理审核工作计划
●质量管理审核检查表
●质量管理审核通知单
●质量管理审核现场检查记录表
●不合格项报告
●审核报告
●内审员名单
文件名
无
文件名
必需的六个程序文件
电子文件编码
ZLAL001
页 码
26-8
●记录一览表
文件名
必需的六个程序文件
电子文件编码
管理制度二阶文件
1 目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，以确保各场所使用的文件为有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量管理体系有关的文件的控制和管理。
3 职责1) 管理部负责组织质量管理体系文件的编制，负责组织对现有体系文件的定期评审；2) 各部门负责相关文件的编制、使用和保管工作；3) 管理部负责本公司与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。
4 工作制度4.1 文件的分类本公司质量管理体系文件分为三级，包括：4.1.1 第一级文件：a. 形成文件的质量方针和质量目标；b. 质量管理手册。
4.1.2 第二级文件：a. 制度文件。
4.1.3 第三级文件：a. 为确保过程的策划、运行和控制所需的管理制度、部门工作手册、作业指导书、工作标准（岗位任职要求等）；外来文件（相关的法律法规、国家标准、行业标准、技术标准、施工规范、检验规范等）；b.其它文件：如针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、专项工作计划等；c. 质量管理体系要求的记录及其它管理文件。
4.2 文件的编号4．2．1质量手册编号方法Q/ NXXF—XXXX年代号企业名缩写质量手册代号（一阶文件）4．2．2 制度文件编号方法P/ NXXF —XX编号企业名缩写制度文件的代号（二阶文件）4．2．3管理性文件（作业指导书、规程、规范）编号方法NXXF—WI—XX文件编号三阶文件企业名缩写4．2．4 记录表格标识编号方法NXXF—QRT—XX表格编号记录表格缩写企业名缩写注：部门代码。
管理部：GL；工程部：GC；项目部：XM；4.3 文件的编制、审核、批准、发布1) 管理手册、制度文件由管理部负责组织编制，由管理部审核，报总经理批准发布；2) 作为运行质量管理体系的常用实施细则和其它管理类文件，按相应的职责由各部门组织编制，由该部门主管领导审核，报总经理批准发布。
4.4 文件的发放1）管理手册和制度文件由管理部（其他文件由文件编写部门）编制《文件发放/领用登记表》，注明发放范围、份数、分发号，加盖红色“受控”印章经总经理审批后进行发放，文件领用人在发放记录上签字接收；2) 当文件破损，严重影响使用时，文件使用人应向管理部申请置换，填写《内部有效文件收发记录》，办理置换手续，交回破损文件，新文件的分发号不变；3) 因文件丢失需补发时，文件使用人应向管理部申请补发，填写《受控文件清单》，办理补发手续，补发文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。
文件控制管理要求及应注意事项
文件和记录控制管理要求及应注意事项文件包括四个层次：•第一层次：管理手册（包括方针和目标）；•第二层次：管理体系程序文件；•第三层次：管理体系支持性文件（包括与管理体系有关的内外部各类管理性和技术性文件、法律法规、标准规范、操作规程、作业指导书、技术交底、图纸等）；•第四层次：记录。
记录是一种特殊类型的文件。
文件的审批要求•《文件控制程序》中规定：文件在发布前应进行审核（必要时进行评审）和批准，以确保文件是充分与适宜的。
各类文件的审核与批准权限为：•《管理手册》由管理者代表审核，公司总经理批准。
•《程序文件》由各业务主管部门领导审核，公司分管领导批准。
•技术文件由业务主管部门负责人审核，公司总工程师批准。
•其它文件由业务主管部门负责人审核，公司分管领导批准。
《文件控制程序》对标识的要求：•公司《管理手册》、《程序文件》在文件封面和每页的页眉处标明版本、修订状态和生效日期。
公司内部发放纸制《管理手册》、《程序文件》在封面加盖“受控”印章。
•以公司名义制发的文件，以加盖公司行政公章的通知及其文号（由发文字号、年号和流水号组成）作为识别有效性的标志。
•以部门、基层单位名义制发的文件，以加盖本部门、本单位公章或有审批人签字作为有效性的标志，文件编号由制发部门、基层单位自行确定。
•外来文件以原文件的编号作为标识，若转发应按公司内部文件编号。
•作废文件如需保留时，在显要位置标明“作废留用”或“作废保留资料”字样。
文件的收、发及阅办在《文件控制程序》 4.5 中规定如下：•总经理办公室负责对接收的外来文件进行登记、报批、传阅、催办和归档保管。
基层单位接收的(顾客、监理等与基层单位之间)外来文件由基层单位负责登记、阅办和保管。
•以公司名义制发的文件，由总经理办公室负责统一发放；各部门、基层单位制发的文件，由相应制发部门、单位负责发放，并填写发放记录。
•各部门发放的操作规程、法律法规、规范标准，由各部门填写“文件领用登记表”。
领用及登记管理制度
领用及登记管理制度为更好的控制办公消耗成本，规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，倡导节俭高效的风格，特制定本规定。
第一条办公用品分类及领用一、耐用办公用品1、范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、剪纸刀、直尺、卷尺、起钉器等；2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。
二、低值易耗办公用品的领用：1、易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
2、部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白板笔等；3、个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、涂改液、电池、便签纸等4、个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。
三、公共办公用品（设施）：1、范畴：复印件、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；2、公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门经理签发实施采购和领用。
四、物品领用发放时间：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；五、领用方法：1、由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经部门主管批准后方可发放。
2、部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。
3.易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量；4、公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购；第二条办公用品计划与采购1、各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《办公用品采购申请表》；经部门经理审签后报行政人事部。
图纸发放登记表
1、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图、2、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图设计说明、3、码头及其配套工程成品码头北护岸延伸段斜坡堤施工图、4、码头及其配套工程成品码头1万吨级码头结构施工图
6
1、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图、2、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图设计说明、3、码头及其配套工程成品码头北护岸延伸段斜坡堤施工图、4、码头及其配套工程成品码头1万吨级码头结构施工图
3
1、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图、2、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图设计说明、3、码头及其配套工程成品码头北护岸延伸段斜坡堤施工图、4、码头及其配套工程成品码头1万吨级码头结构施工图
4
1、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图、2、码头及其配套工程成品码头5万吨级码头结构施工图设计说明、3、码头及其配套工程成品码头北护岸延伸段斜坡堤施工图、4、码头及其配套工程成品码头1万吨级码头结构施工图
GJ-2010-0039D-东北护岸-PY001至GJ-2010-0039D-东北护岸-PY017
3
GJ-2010-0039D-东北护岸-PY001至GJ-2010-0039D-东北护岸-PY017
4
GJ-2010-0039D-东北护岸-PY001至GJ-2010-0039D-东北护岸-PY017
5
2
ZJ090501UH1011C01码头及其配套工程成品码头（5万吨级）码头施工图升版图及第2#设计更改通知单（1套12张）
ZJ090501UH1011C02码头及其配套工程成品码头（1万吨级）结构施工图(1套4张)
码头及其配套工程成品码头（1万吨级）施工图设计说明(1套22张)
质量手册-文件和资料控制工作程序
质量手册:文件和资料控制工作程序质量手册：文件和资料控制程序1、目的对与本公司质量体系提供的有关的文件和资料进行控制，确保与质量有影响的各场所使用的文件和资料为有效版本。
2、范围本程序适用于质量体系文件和资料的控制，包括有关外来文件。
3、定义3.１质量体系文件：质量手册（包含程序文件）、工作手册（包括制度和规程）及表单记录。
3.2 内部文件：指本公司内部自行制定的文件。
3.3 外来文件：指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件，如《物业管理条例》、《消防法》、《劳动法》等；3.4 非受控场所：本公司质量体系运行以外的所有场所,如：业主、认证机构。
3.5 技术文件：设计图纸、使用说明书、技术条件等文件。
4 职责4．1管理部：负责公司内部文件的发行、回收、原件保存及销毁工作，制定有关控制规定与办法；负责外来文件的受控、发放及回收等管理工作。
4．2各部门：负责责任范围内的文件和资料的编制及修订。
5 内容5．1文件新订制定新文件时，由制定者将新订文件呈相应审核人和批准人员签字同意后，将文件交管理部发行。
5．2文件发行5.2.1质量手册和第三层次文件的发放直接由管理部根椐各部门实际需要的数量填写《文件发放登记表》，经管理者代表审批后进行发放。
5.2.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖”受控文件”印章的文件。
每份文件都有不同的分发号，便于换版时回收。
5.2.3管理部在发放文件后，将全公司的受控文件列入《受控文件清单》。
5.2.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到文件资料中心办理更换手续,交回破损文件；文件管理员将破损文件销毁。
5.2.5当文件丢失后或其它原因需补发新文件时,由文件使用部门填写《文件领用申请表》，再由原批准单位批准后，管理部重编新文件的分发号。
5.3文件的更改5.3.1文件发行实施后须更改的，原则上由制订部门填写《文件更改申请单》，说明修订原因，经原批准单位批准后，由管理部按5.2项规定程序进行更改审批与发行。
文件管理制度
文件管理制度文件制度管理篇一某公司文件、档案管理制度第一章文件管理制度第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书，从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理，综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档，建立文件的收发登记簿。
第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等，要求按公文规定格式行文。
第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定，发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。
第六条公司内部行文及对外发文，必须使用行文卡，拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后，方可盖章行文。
第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单，任何人不得打印、复印私人材料。
打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条制发文件涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商会签。
第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第二章档案管理制度第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。
即公司档案由综合管理部集中统一管理，有关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。
公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条公司综合管理部设专门档案工作，负责管理公司的全部文书、科技材料等档案，进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条归档资料包括:1、公司与有关单位的'来往信件，各种协议、合同；2、公司会议记录、纪要、决定；3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；4、会议形成的领导讲话、文件；5、公司对外交流的文件、协议、报告等；6、公司各部门的发文；7、其它具有保存价值的文件、材料。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。
2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。
本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。
3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。
5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。
5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。
6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。
体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。
b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。