谈秘书的职业素养

摘要
摘 要：随着当今社会的日渐发展，各企事业单位对秘书人员提出的要求也越来越高，因此我们不但要加强自己知识的积累而且也要具备良好的自身职业素养，做到这些才可以炉火纯青的解决和处理面对的工作。秘书是一个企业单位的形象窗口处于一个枢纽地位，主要辅助领导办事办会办文，怎样做一个高素质综合型的秘书，这需要我们秘书人员必须具备较好的政治、思想、品德、知识、技能、身心等方面的职业素养，本文从秘书人员应具备的职业素养进行分析并予以阐述，以更好地达到做好秘书本职工作的要求。
关键词：秘书人员 职业素养 辅助领导
Abstract
Abstract:With the increasing development of today’s society,the enterprises and institutions of the Secretary of the requirements of the staff is also getting higher and higher,so we must not only strengthen the accumulation of their own knowledge but also have a good professional quality,so that these can be consummate Solve and deal with the work faced.Secretary is a corporate unit of the image of the window in a hub position,the main auxiliary leadership office will do text,how to do a high quality comprehensive secretary,which requires our secreteries must have a better political,ideological,moral,skills,physical and mental aspects of professionalism,this article from the secretary should have the professional quality of the analysis and to be described in order to better meet the requirements of the Secretary to do their own work.
Key words:secretarial staff,pronfessional,support assistant lesder
目录
摘要 I
Abstract I
关键词 I
前言 1
1.秘书的概述 2
1.1关于秘书的正确看法 2
1.2秘书的概念 2
1.3秘书的工作能力 3
1.4秘书的工作知识 3
2.秘书职业素养存在的问题 4
3.秘书职业素养 5
3.1秘书职业素养的定义 5
3.2秘书职业素养的重要性 5
3.3秘书职业素养的内涵 6
3.4秘书职业素养与工作之间的联系 6
4.秘书职业素养的提高途径 6
4.1秘书人员职业素养的培养 6
4.2秘书人员知识能力素质的提高 7
谢辞 8
参考文献 9
前言
正如恩格斯所说：“每一个阶段，甚至，每一个行业，都各有各的素养。”素养是个体在先天基础上通过后天的环境影响和教育训练形成来的并且是顺利从事某种活动的基本品质或基础条件。它是一种社会意识形态，是人们调整自身、相互关系意识和行为准则，职业素养是职业内在的规范和要求在职业过程中表现出来的综合品质，包含职业道德、职业行为、职业技能、职业作风和职业意识等方面。秘书的职业素养是秘书人员在日常秘书工作中所应具备的过硬的政治、思想、品德、知识、技能、身心等方面进行磨炼积累达到的知识水平、扎实技能和较高程

度。
随着当今社会发展日新月异，秘书人员的工作已经进入了飞速发展时期，秘书工作的分工也越来越细、丰富，秘书的工作要求也越发严厉。我们要在工作态度、职业技能和职业素养上日渐发展和前进，做到这些，秘书将在平凡的工作岗位上脱颖而出，从而赢取领导的信任和支持，更好的辅助左右，使得领导左右逢源、受益匪浅。
１.　秘书的概述
１．１　关于秘书的正确看法
有一些人称秘书人员是吃“青春饭”的，这种看法我认为是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识和看法上的误区。秘书人员的工作能力和工作知识对于秘书来说也是相当重要，她们会合理利用自身的工作能力和工作知识为领导提出有新颖性创造性的建议要求并更好地辅助领导，而且在面对的任何事情时能够充分合理的分辨轻重缓和。秘书人员必须具备良好的职业素养，对于一位秘书人员来讲，有靓丽的容貌又有办事能力当然是最好的，但是两者不可兼得时她们的职业素养、工作能力和工作知识是关键的。
以上是关于秘书的正确看法，那么秘书的定义是什么？她们又有什么样的工作能力和工作知识呢？
１．２　秘书的概念
秘书是领导、专家、管理人员在执行其职务时的辅助人员，主要职责是综合服务、协助决策、承办业务、办好行政工作，是领导人的事务和信息助手。
１．３　秘书的工作能力
秘书人员的工作内容具有复杂性、多样性和全面性，因此要求秘书人员应具备多种工作能力，并且秘书人员的职业素养与工作能力是相互影响相互关联的。在工作能力稳定的基础之上秘书的职业素养也会从而体现表达出来。首先，秘书人员在工作能力方面对的任何事情都应从基础入手，其次今后工作过程中也是要一直坚持细微认真的，最后秘书的工作能力也是有进一步的要求的，比如洞察能力、接待能力、写作能力、应变能力、口头表达能力、社交能力、办事能力、心态调节能力。
１）　洞察能力。
洞察能力是一个秘书人员必须具备的，要善于洞察，积极细心洞察辅助、服务的领导，只有对领导的喜好追求了解到位，双方工作配合才会有较高的默契度，从而取得领导的信任；积极细心洞察办事办会办文的过程，认真对待领导交代的工作进展和其他同事的反馈消息；积极细心洞察周边环境，比如同事的相处是否融洽、公司设备是否破损等等。一个良好的洞察能力需要在工作中日渐培养和不断地锻炼。
２）　接待能力。
接待能力是秘书人员在工作中必不可少的一个能力，需要秘书人员微笑服务、热情专业，要有干净整洁的仪容仪表，并且要熟络相关秘书

的礼仪礼节知识。优秀的秘书人员应做到这五点：主动积极点、微笑美一点、行动多一点、做事多一点、服务好一点，具备这些接待客户时必须微笑热情主动更好地服务周全，从而令客户增加较好的体验感。客户的一个好的体验感是相当重要的，接待好每一个客户得到客户的夸赞就是得到了领导的认可。
3 ）　写作能力。
写作能力，顾名思义，是指秘书人员办事办会办文的书面表达能力。写作能力是由语言表达能力、想象能力和思维能力等多种因素综合而形成的，写作能力的高低，能看出秘书人员的职业素质。写公文或应用文应表达清楚、条理清晰、符合范文，也应掌握汉字简化字语法修辞逻辑知识、公文应用文文体知识、大量词汇知识、不一样的句式标点符号知识的用法等。不断地积累和总结工作中先进经验，将更好地提高自己的写作能力。
4 ）　应变能力。
所谓应变能力，是指当面对的环境条件对手等发生突发状况时，能够积极快速的采取措施加以对策。处理突发状况或其他意外事件最能体现秘书人员的应变能力，是对秘书人员才和智的全面考察，需要出色智慧、广泛知识、灵敏头脑以及经验丰富来加强完善应变能力。
5 ）　口头表达能力。
口头表达能力是指用头口语言来表达自己的思想和情感。在办事办会办文时，秘书人员最多用到的是口头语言，首先秘书人员要善于口头表达，其次要吐字清晰的说一口流利标准的普通话，对领导叙述工作内容时要思想敏捷的说出重点并简洁明了，对同事或客户交谈工作内容时不得拖泥带水要口齿清晰，最后要做到交谈时用自己的诚心感化周边人。
6 ）　社交能力。
当今秘书人员具有丰富广泛的社交活动，秘书人员需要学习心理学知识加强人格修养，了解并掌握社交活动的特点，提高沟通能力善于处理繁杂的人际关系。同时在社交活动中也要适当的注意更方面的礼仪礼节，体现出秘书人员该有的职业素养。
7 ）　办事能力。
秘书人员应首先明确自己身在公司的职责范围，在办公室办事的范围频繁而又广泛，需要独立自主和高效准确地处理工作内容。然后在办事办会办文的过程中应熟络工作程序并知晓工作的有条不紊。不管是面对的内在工作还是外在工作都要有条不紊的处理从而提高办事能力。
8 ）心态调节能力。
秘书人员是关系领导、同事之间的桥梁，秘书人员应当每天上班保持良好的心态，积极的态度，同事之间互相问好打招呼，把好的心态传递给周边的同事。即使工作中或生活中遇到压力也要学会自身调节，从而培养一个好的心理素质。面对工作的繁琐复杂要学会乐观积极

的态度去适当处理好本职工作，越多的挑战带给秘书人员磨炼方可调整好自身的一个良好的心态。
１．４　秘书的知识
对于一个秘书人员的工作而言，一个完整合理的知识结构包含三个方面：基础知识、专业知识和相关知识。
1 ） 基础知识。
基础知识是秘书人员工作必须具备的知识、前提条件，是秘书人员知识的第一个层次。秘书人员的基础知识要踏实稳固，对外界的知识面也要广泛。主要包括两个方面:一方面则是社会科学文化知识，包括政治、外语、数学、地理、历史等等，其中外语和政治尤为重要，秘书人员要注重语言知识和政治知识的并且不断提升。还有一方面则是政策法规知识，包含党的路线方针政策、国家的宪法、法律法规法令等相关联的知识。这是秘书人员在日常的办事办会办文中经常接触到的知识，应有较高的注重并加以学习。
2 ） 专业知识。
专业知识是秘书人员办事办会办文的主体和核心，包含公文和应用文写作文书制作和档案处理，办公室管理，档案保存，调查研究，会议组织，信访工作，信息科技和公共关系知识等。秘书人员在各个环节操作常识、基本技能、操作规范、公文和应用文的写作时要严格苛刻的要求自己完善好每一步，秘书人员在辅助领导办事办会办文的过程中起着很大的作用，秘书人员应该不可怠慢的加强完成面对的每一个工作问题。所以，一个具备渊博的专业知识的秘书人员是至关重要的。
3 ） 相关知识。
相关知识是秘书人员的辅助知识，重要涉及社会科学和自然科学知识、管理学知识、社会交往知识、心理学知识和社会国际知识。随着当今社会的进展，秘书人员应该不断地积极主动了解内在外在和直接间接的各方面知识，方可适应和掌握当今社会的进展。
２．　秘书职业素养存在的问题
经过对企业单位秘书人员职业素养现状的调查，发现秘书人员的职业素养存在一些问题。以下是某一企业单位秘书人员关于职业素养发生的案列并进行分析：杨秘书是某一企业单位刚上任的秘书人员，有一天在领导需要茶水的时候恭谨端水送入办公室，这时领导正在书写的纸张滑落置地，杨秘书见纸落下立即平稳放好茶水捡拾纸张并仔细的看了内容交给了领导，领导瞬然不满道，“纸留下茶水端走吧！”杨秘书不知做错了什么又怕领导再生气急忙端走茶水。可一分一秒的过去了杨秘书还是百思不得其解，便主动敲领导门进去礼貌问道：“老总，刚才为什么你突然就生气了，我哪里做的不对你大可说出来我可以改哦。”“刚刚你迅速拿起我不小心拉下的纸张甚好，

可是作为一个秘书人员不应该仔细查看老总的文件甚至一张纸，你也是不知道那张纸的重要性，以后注意就好了。”领导语重心长的说道。杨秘书顿时明白并答谢领导保证以后不会再犯。就这一案列而言可以反映出秘书人员的职业素养，面对于领导的私人文件或物品时，没有征求领导同意的情况下是不得查看，更不得细致入微的查看。而且是作为一个新的秘书人员在没有得到领导信任和支持的情况下，更不应该做触犯领导底线的事情。下面让我们来看看秘书人员的职业素养在秘书工作中的重要性和之间存在的关系。
３．　秘书职业素养
３．１　秘书职业素养的定义
你们会问职业素养是什么呢?素养是每个人在不同社会活动中应当遵循的习惯作风。通过每个人的信念信仰、行为习惯和社会活动过程中表现出来的全面素质，因此旁人会评判和辨别该人的素养的是否和好坏。那么职业素养是每一个人在职场中表现出来的素养，一个职场人员包含秘书人员的智慧和成功的素养可以在日常的工作事务中体现出来。秘书的职业素养是指秘书人员在政治、思想、品德、知识、技能、身心等方面进行磨炼积累达到的知识水平、扎实技能和较高程度，在此基础之上进一步的具备秘书工作能力和工作知识。此外，秘书人员应适当摆正自己身处的位置，不得对上低头弯腰和阿谀奉承，不得对下指手画脚和仗势欺人，应当亲切随和与其他同事处理好人际关系。
３．２　秘书职业素养的重要性
随着当今社会的发展和成熟，当今社会的人更多关注的是职业素养的提升，现今我们中国式教育改革中就包含有职业素养教育，可见一个较好职业素养在现今生活的重要性。
秘书这个部门成了当今社会不可缺少的一个职业窗口。在公司办事办会办文时，秘书人员的职业素养直接或间接地影响着态度和发展。曾看到中国教育招生考试网上的一段话，“负责招聘的一些人力资源部经理们中曾向记者诉苦：各企业单位一旦发布招聘秘书的信息通知，前来应聘的往往不下数百人，能达到秘书职业素养的则很少，真正有经验有能力有地位并且能够称得上高素质秘书的人更是凤毛麟角。”良好的职业素养决定于领导的赏识信赖和进一步走向成功。
因此秘书人员在工作中一定要不时提醒自己、坚定自己立场和摆正自己，得力的做到有经验有能力有地位和拥有良好的职业素养辅助领导，使得领导左右逢源、受益匪浅。
３．３　秘书职业素养的内涵
秘书人员职业素养涵盖比较广泛，每个人的行为作风及个人习惯全面反映了自身的职业素养，其中包括自身的内在素养和外在素养。
1 ）内在